IT strategi for kommunesamarbejdet

Transkript

1 Område: Udarbejdet af: Afdeling: Journal nr.: /4629 Telefon: Dato: 7. august 2007 Statusnotat august 2007 IT strategi for kommunesamarbejdet Status på implementering af projekter i IT-strategien til understøttelse af samarbejdet mellem sygehuse, kommuner og praksissektoren i Region Syddanmark. August 2007 Baggrund Region Syddanmark og kommunerne i regionen har sammen vedtaget en strategi for itunderstøttelse af samarbejdet mellem sygehusene, kommunerne og praksissektoren i regionen. Det er ambitionen med it-strategien, at e-kommunikation mellem sygehuse og kommuner bliver et vigtigt indsatsområde i Region Syddanmark. It-strategien udpeger den meddelelsesbaserede kommunikation mellem sygehus og kommune som det vigtigste indsatsområde. Det indebærer, at der igangsættes konkrete projekter, der kan digitalisere den nødvendige kommunikation til understøttelse af det sammenhængende patientforløb på flg. områder: Sygehus hjemmeplejekommunikation med advis-kommunikation, elektronisk færdigbehandlingsvarsling, elektroniske plejerapporter Elektroniske genoptræningsplaner For at opnå de ønskede effekter i form at større sammenhæng og effektivitet i sundhedssektoren til gavn for patienterne, er det aftalt, at alle kommuner og sygehuse deltager i disse 2 projektområder. Der et opstillet en tidsplan for projektet, således at alle kommuner og sygehuse kan udveksle elektroniske advis er og genoptræningsplaner pr og at alle kan udveksle færdigbehandlingsvarsling og plejerapporter via korrespondancemodul pr Alle parter skal kunne anvende MedComs strukturerede meddelelser pr /2011 (afhængigt af regionens EPJ-strategi). Derudover etableres: Elektroniske fødselsanmeldelser til kommunernes sundhedspleje for de sygehuse og kommuner, der ønsker at implementere dette. Det er planen, at den elektroniske fødselsanmeldelse er i udbredt anvendelse ved udgangen af Derudover igangsættes telemedicinske spydspidsprojekter, der kan bane vejen for generel udbredelse i hele regionen. Her peges på flg. områder: Telemedicinsk understøttelse af sårbehandling Telemedicinsk understøttelse af KOL-patienter Anvendelse af videokonferencer til fx udskrivningskonference eller konference mellem terapeuter i kommunen og på sygehusene. Interesserede kommuner og sygehuse kan melde sig som deltager i disse projekter.

2 Som sidste projekt implementeres et fælles sundhedsfagligt visitations- og informationssystem med information om behandlingstilbud, kontaktinformation og patientforløbsbeskrivelser fra sygehusene, speciallæger og kommuner. Derudover igangsættes udredningsprojekter indenfor psykiatriområdet, forebyggelsesområdet og syge/dagpengeområdet, hvor kommunikationsbehov og muligheder skal afdækkes. Udgangspunktet for denne prioritering har været dels at opnå et generelt højere digitaliseringsniveau med udbredelsesprojekterne i hele regionen, dels at give mulighed for også at vise vejen videre frem i form af spydspidsprojekter. Og samtidig med dette igangsætte udredningsarbejde, der kan danne baggrund for påbegyndelse af nye egentlige implementeringsprojekter. Status august 2007 Der er etableret et projektsekretariat i afdelingen for kommunesamarbejde i Region Syddanmark som et fælles projektsekretariat for alle projekterne. Projektsekretariatet omfatter 3 konsulenter, 1 projektsekretær og 1 chefkonsulent. Der er desuden slået en AC-stilling op til området. Der er etableret en IT-styregruppe for tværsektoriel sundhedskommunikation som fælles styregruppe for implementering af it-strategien og med den opgave at koordinere initiativer på kommunikationsområdet fælles for kommuner, sygehuse og almen praksis. De lokale samordningsfora vil være et naturligt sted at koordinere den lokale opfølgning på implementeringsprocessen. Projektsekretariatet vil afgive statusrapporter til de lokale samordningsfora. Som opstart på implementeringsprocessen er der afholdt kick-off-møder i samarbejde med de 6 lokale samordningsfora sidst i april/først i maj. Møderne har været afholdt på de 6 sygehusområder i regionen og alle kommuner har været repræsenteret. Der har i gennemsnit været deltagere på hvert af møderne. På møderne blev it-strategien præsenteret med fokus på, hvad det indebærer for sygehusene og kommunerne. Alle sygehuse og kommuner opfordres til at etablere egen projektorganisation og udpege lokal projektleder som tovholder. På kick-off-møderne blev projektsekretariatet præsenteret og samspillet mellem projektsekretariat og det lokale projektarbejde blev drøftet. På kick-off-møderne tilbød projektsekretariatet besøg lokalt og flere kommuner og sygehuse har taget imod tilbudet. Projektsekretariatet er således i gang med en møderunde for at drøfte en fælles implementeringsplan og lokal organisering. Der ligger en særlig udfordring i forhold til at få sygehussystemerne tilpasset, så de forskellige meddelelser kan komme til at lande i de IT-systemer, som klinikerne arbejder i, og der har på den baggrund været gennemført tætte møder med IT-staben samt repr. fra sygehusene. Status er her følgende: Sygehus Sønderjylland: Planlægger udvidelse af den elektroniske patientjournal OPUS så der er mulighed for at sende plejerapporter og genoptræningsplan. Fredericia, Kolding, Vejle og Give sygehuse: Side 2 af 7

3 Arbejder på at etablere en mulighed for at kunne kommunikere meddelelserne elektronisk fra den elektroniske patientjournal IPJ. OUH: Planlægger at kunne modtage information i den elektroniske patientjournal Cosmic. Udbredelse af genoptræningsplan i web-baseret genoptræningsmodul. Sygehus Fyn: Den elektroniske patientjournal Medicare er klar. Udbredelse af genoptræningplan i web-baseret genoptræningsmodul. Sydvestjydsk sygehus: Er i gang med udbredelse af advis kommunikation fra den elektroniske patientjournal Harmoni. Projekt elektronisk genoptræningsplan Fase 0: Pilottest af Medcom standarden for genoptræningsplan GOP. På Fyn er der udviklet et web-baseret genoptræningsmodul, som er integreret med FPAS (det patientadministrative system for Sygehus Fyn og OUH). Herfra blev den første genoptræningsplan afsendt i maj via korrespondancemeddelelsen til Svendborg Kommune og til en praktiserende læge, og de er kommet fint igennem. Der er hul igennem. Det web-baserede genoptræningsmodul udbredes organisatorisk på sygehusene på Fyn, således at genoptræningsplanerne udarbejdes i dette system. Pilotprojektet med elektronisk afsendelse har stået lidt stille, fordi videre udbredelse forudsatte, at Svendborg Kommune skulle have opgraderet deres elektroniske omsorgsjournal (EOJ) til en version, der kan håndtere modtagelse af meddelelser på borgere, der ikke er kendte i systemerne (ikke modtager ydelser i kommunen). Det skulle være på plads ultimo juni 2007, og der forsøges igen med afsendelse af en test, inden der startes videre udbredelse. Den anden pilotkommune - Odense kommune - har meddelt, at de ikke organisatorisk er klar til at modtage en korrespondancemeddelelse før i løbet af efteråret Fase 1: Elektroniske genoptræningsplaner sendes via korrespondancemeddelelsen. Tidsplanen for projektet er, at alle 6 sygehusenheder skal kunne afsende elektroniske genoptræningsplaner i en korrespondance inden udgangen af Det første projektledermøde for de kommunale og sygehusenes projektledere på projekt e- genoptræningsplan blev afholdt den 14. juni Fra flere kommuner har der været ønske om at deltage i disse projektledermøder med 2 repræsentanter ofte en teknisk og en organisatorisk repræsentant. Dette har vi accepteret, men det bevirker selvfølgelig, at vi nu er oppe på ca. 50 deltagere til disse møder. Den overordnede status er, at der fra alle sider er stor interesse for at få etableret elektronisk kommunikation af genoptræningsplanerne. Generelt er der på indeværende tidspunkt en forventning om, at alle er klar til at kunne kommunikere den elektroniske korrespondancemeddelelse inden udgangen af kommuner mangler p.t. at blive koblet på sundhedsdatanettet, som anvendes til at kommunikere EDI-meddelelser, men alle forventer at blive klar i løbet af efteråret. Risici: Der er dog nogle udfordringer, som kan vise sig at påvirke implementeringen, så tidsplaner måske ikke kan overholdes og/eller kommunikationen ikke bliver tilfredsstillende. Nogle af udfordringerne er Side 3 af 7

4 1. at udviklingen af IT-systemerne og/eller leverance af nødvendige moduler til håndtering af den elektroniske kommunikation bliver forsinket, så tidsplaner må skubbes. 2. at den organisatoriske implementering af de elektroniske muligheder ikke når ud i hele organisationen på sygehusene og i kommunerne. - herunder at meddelelserne ikke er tilgængelige i de IT-systemer klinikerne arbejder i, og derfor ikke bliver anvendt. 3. En yderligere udfordring er den rent organisatoriske for så vidt angår udfyldelsen af genoptræningsplanerne. Flere kommuner har allerede klaget over kvaliteten af indholdet i genoptræningsplanerne. En undersøgelse der har været foretaget har vist, at det overvejende problem findes i de genoptræningsplaner, der er udfyldt af læger. Der forestår altså en opgave med at få motiveret sygehuspersonalet til at udfylde den gode genoptræningsplan. Planlagte aktiviteter: Teknik: Kommunerne: der holdes løbende kontakt til de kommuner, der mangler at komme på sundhedsdatanettet. Sygehusene: Der afholdes jævnlige møder med IT-staben med henblik på at sikre valg af løsninger samt fremdrift i anskaffelse og implementering af moduler til skrivning ag afsendelse af genoptræningsplaner. Organisation: Kommunerne: den organisatoriske implementering følges primært i de faste projektledermøder samt ved direkte kontakt og besøg til de kommuner, der er længst bagud. Næste projektledermøde afholdes den 18. september Sygehusene: der arbejdes på at få fokus på problemstillingerne dels via sygehusledelsesmøder og dels ved at opbygge et proces-team i afdelingen, der kan tage ud og hjælpe sygehusene med processen og sikre, at alle har forstået de lovmæssige krav vi er underlagt. Fase 2: Elektroniske genoptræningsplaner sendes via korrespondancemeddelelsen eller den strukturerede MedCom standard (GOP-standarden) hvor den er implementeret. Forventes at køre efter planen hen over 2008, hvor de sygehuse der har implementeret GOP-standarden tager den i anvendelse, og de kommuner, som er klar til at modtage GOP-standarden, får den struktureret ind i deres journal. Her bliver udfordringen at styre, hvem der kan hvilken standard. Det forventes, at der indgås et samarbejde med KMD-net om styring af standard og versioner samt konvertering, således at brugerne ikke påvirkes af hvilken teknik, der anvendes. Projekt sygehus-hjemmeplejeprojektet Fase 1. Tidsplanen i projektet i fase 1 som går ud på at alle kommuner og sygehuse kan udveksle elektroniske advis er pr ser ud til at holde og alle er positive i at overholde tidsplanen. Der er undersøgelser i gang med henblik på at afdække, om der stadig er pukler hos leverandørerne efter strukturreformen, som i givet fald vil kunne forsinke tidsplanen. Side 4 af 7

5 Fase 2. Tidsplanen for fase 2 som går ud på at alle kan udveksle færdigbehandlingsvarsling, og plejerapporter via korrespondancemodul er under forberedelse. Gennemførte aktiviteter: Der er etableret en fælles projektgruppe for sygehus-hjemmepleje projektet med projektledelse i afdelingen for kommunesamarbejde, hvor alle kommuner og sygehuse deltager med en projektleder. Derudover er det hensigtsmæssigt, at der på hvert sygehusområde og i hver kommune etableres en lokal projektorganisation med ansvar for lokal implementering teknisk og organisatorisk. Første møde i den fælles projektgruppe for sygehus-hjemmeplejeprojekt har været af holdt i juni måned med deltagelse af næsten alle kommuner og alle 6 sygehusområder. Næste møde er planlagt til september måned, hvor målet for organisatorisk implementering af advis tages op og optimering af indholdet i indlæggelsesvaret. Der har været afholdt en workshop med it-afdelingerne på sygehusenes brugerservicecentrene, IT-staben i regionen og projektsekretariatet hvor hver it-afdeling har udarbejdet en status. IT-staben i regionen har givet et bud på løsningsmodeller på sygehusene til at kunne opfylde målene indenfor sygehus-hjemmepleje-projektet og den elektroniske genoptræningsplan. Fase 2 Etableres en funktion som giver plejepersonalet mulighed for at sende en færdigbehandlingsvarsel og en udskrivningsrapport og modtage en indlæggelsesrapport fra kommunen i løbet af foråret I kommunerne er der forberedelser med udarbejdelse af forskellige implementeringsplaner efter hvor langt kommunerne er i forhold til tidsplanen. Risici Tidstro registrering. Det er vanskeligt for sygehusområderne at sikre, at indlæggelses- og udskrivningsregistrering af patienterne på sygehusene sker korrekt og tidstro. Årsagerne til dette er, at indlæggelses og udskrivningsregistrering de fleste steder sker i sygehusenes PAS-systemer, som ikke er det naturlige dokumentationsværktøj for plejepersonalet, og at registreringerne ikke prioriteres i en travl hverdag, hvor man ikke er opmærksom på eller vidende om, at disse registreringer har konsekvenser for den kommunale sektor. Anvendelse af vikarer og personaleflow et på sygehusene gør det vanskeligt at sikre, at personalet er ajourført i forhold til de samarbejdsaftaler der ligger for sygehus-kommune samarbejdet. Hvis ikke kommunerne kan regne med, at registreringen på sygehusene sker tidstro, har de ikke mulighed for at anvende adviserne i forbindelse med planlægning af det daglige arbejde, idet der eksempelvis vil være risiko for, at udskrevne borgere ikke kommer på de relevante kørelister. Forkert registrering medfører ofte, at der afsendes nye adviser i forbindelse med rettelser. Dette oplever kommunerne som forvirrende, idet der pga. dette ofte modtages adskillige adviser på den samme patient i forbindelse med en enkelt indlæggelse. En løsning af problemet kræver ledelsesmæssig opmærksomhed og prioritering af tidstro/korrekt registrering på sygehusene. Organisatorisk implementering. Side 5 af 7

6 På kommunal side må man, af hensyn til patientsikkerheden, tilpasse den organisatoriske anvendelse af adviserne til de faktiske forhold, og får som følge deraf ikke den tilsigtede gevinst ved implementeringen. Kommunernes motivation for at implementere adviserne organisatorisk, er afhængig af, at de modtagne adviser reelt afspejler om borgeren er indlagt eller ikke. Den organisatoriske og tekniske implementering af adviserne har fra projektets start været på meget forskelligt niveau i kommunerne, og adviserne anvendes således i forskelligt omfang og i forskellige sammenhænge. Med henblik på at få præciseret målene for den organisatoriske anvendelse af henholdsvis indlæggelsesadvis og udskrivningsadvis i kommunerne, vil emnet blive taget op på næste møde i den regionale projektgruppe. Opsætninger og drift i kommunerne. I nogle kommuner er der vanskeligheder med at få opsat de elektroniske omsorgsjournaler, så de modtagne adviser bliver tilgængelige for de rette personer i de rette sammenhænge. Årsagen er, at der flere steder er skiftet EOJ efter strukturreformen, hvilket har medført et stort implementerings og undervisningsarbejde. Opsætning og implementering ift. kommunikationsstandarderne, er derfor ikke prioriteret før nu. Opdateringer til nye versioner af EOJ-systemerne medfører endvidere ændringer i opsætningsmulighederne, og dermed er der behov for, at systemadministratorere og brugere i kommunerne løbende opdateres om ændringer og konsekvenserne af disse. Med henblik på at understøtte kommunernes mulighed for udnyttelse af adviserne, foreslås det at der tilknyttes personer med kompetencer indenfor de relevante EOJsystemer til projektet. Driften af kommunernes kommunikationslinier og fagsystemer er på nuværende tidspunkt ikke sikret udenfor almindelig dagarbejdstid, og der er mange steder aftalt parallelle arbejdsgange med henblik på at opretholde patientsikkerheden. Den øgede organisatoriske implementering af elektronisk kommunikation gør kommunerne sårbare overfor nedbrud, og der er derfor behov for etablering af 24/7 timers driftsovervågning evt. fælles via omsorgssystemleverandørerne eller KMD. Projekt elektronisk fødselsanmeldelse Der er interesse for at få gang i den elektroniske fødselsanmeldelse fra fødested i regionen til sundhedsplejersken i kommunen. Der er planlagt pilotest af den elektronisk fødselsanmeldelse mellem fødeafdelingen i Svendborg og sundhedsplejerskerne i Svendborg kommune. Aftestning er i gang. Fødselsanmeldelsen er sendt fra sygehuset til leverandør af den elektroniske sundhedsplejerske journal, så efter sommerferien skal forsendelsen til kommunen i gang, når kommunen har teknikken klar til at modtage fødselsanmeldelsen. Når pilotesten er OK, vil der være mulighed for interesserede kommuner at kunne modtage fødselsanmeldelsen elektronisk fra fødestederne på Fyn, Odense og Svendborg. Der er igangsat en kortlægning af elektronisk fødselsregistrering på de øvrige fødesteder i regionen. Projekt fælles informationssystem En projektgruppe er ved at udarbejde forslag til etablering af et fælles visitations- og informationssystem. Der er forslag til systemet indhold, tekniske udformning og organisatoriske ramme. Projektgruppen har sidste møde i august måned, hvor det endelige forslag færdiggøres. Side 6 af 7

7 Projekt quickguide vedr. de lovgivningsmæssige rammer Ændringer til sundhedsloven er nu vedtaget, så projektet igangsættes. Telemedicinske projekter Temadag afholdes den 31. august Hvert sygehusområde og hver kommune kan deltage med 2 personer. Temadagen er tænkt som en appetitvækker til at igangsætte telemedicinske projekter lokalt. Det er hensigten at etablere et katalog over pilotprojekter i regionen. Det er hensigten at anvende MTV-metoden som ramme om beskrivelsen af de enkelte projekter. Desuden skal kataloget indeholde en slags Kom godt i gang - beskrivelse af de enkelte projekter. Aktuelt er beskrivelser af projektet Sår i Syd igangsat. Analyse-projekter IT-understøttelse af indsatsen overfor sindslidende igangsættes nu med Psykiatriafdelingen som tovholder. Der etableres en projektgruppe, hvor projektsekretariatet deltager. De øvrige analyseprojekter er ikke igangsat. Side 7 af 7