Møde i Studentersamfundets bestyrelse

Transkript

1 Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 21. januar, 2015 klokken 16.30, Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Anders Steen Mortensen, ** Kristoffer Mæng, næstformand Johan Sørensen, kasserer Pia Gunvald, bestyrelsesmedlem Kristoffer Sundmark, bestyrelsesmedlem Christian Gasberg, bestyrelsesmedlem (AFBUD) Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Christian Wormslev, bestyrelsesmedlem (AFBUD) Anja Lykke Borre, Studenterhusets repræsentant (AFBUD) Observatører: Michael Trabjerg, Ordfører (ikke til stede) Daniel Seehausen, Erhvervsgruppen Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... (ODB) [45 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Økonomien fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Bajers bars vedtægter (ODB)[5 min] 5. UniFitness kontakt (ODB)[10 min] 6. Erhvervsgruppen (ODB)[15 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 6

2 Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Kristoffer Referent: Anders Godkendelse af dagsorden Punkt rykkes op som punkt nr. 2 Punkt tilføjes: Ansøgning til udviklingspuljen Punkt tilføjes: Budget Erhvervsgruppen (ODB)[15 min] Motivation: Christian Gasberg Erhvervsgruppen har på et tidspunkt indgået en aftale med en samarbejdspartner, hvori en del af aftalen beror på frivilliges arbejde. Jeg synes bestyrelsen bør opsætte nogle faste rammer for hvor og hvilke aftaler der kan indgåes med eksterne samarbejdspartnere gennem erhvervsgruppen der beror på de frivilliges arbejde. Dette er for at sikre, at vi ikke står i en situation som nu, hvor sparsomme frivillige ressourcer gør det svært at overholde en aftale med en samarbejdspartner. Indstilling: Der udarbejdes i samarbejde med erhvervschefen, kommunikationsgruppen og bestyrelsen faste rammer for aftaler hvori disse parter indgår. Salgschefen orienterer omkring aftaler, der potentielt kan påvirke de frivilliges arbejde. Der fastsættes en plan i samarbejde med Kommunikationsgruppen. 3. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Kasseapparat - I bero Nyhedsmail - Der udsendes nyhedsmail slut januar. Hall of Fame Webshop Spørgeskema til studerende Opslagstavle Overleveringsweekend Bestyrelsen skal sørge for, at de tanker der måtte være i den nuværende bestyrelse omkring strategi osv. overbringes til den nye bestyrelse. (Flere igangværende opgaver er punkter) Side 2 af 6

3 4. Nyt... (ODB) [45 min] fra en DSF s aktivitetsopgørelse For at DSF kan få støtte fra DUF skal DUF vide hvad alle medlemsorganisationerne i DSF render og laver. Dette betyder, at vi inden d. 15. januar skal have lavet en aktivitetsopgørelse. Jeg har haft en dialog med DSF omkring hvad denne skulle indeholde, da vi ellers lynhurtigt kommer til at blive rigtig stor. Jeg har aftalt med SD, at de sørger for al den politiske aktivitet - Sundmark har klaret opgaven fra vores side. Har en del eksamener i januar, jeg er stadig til rådighed, men muligvis med en lidt længere svar tid Eksamensdatoer; 5. januar 6. januar 12. januar; aflevering af miniprojekt 13. januar 22. januar 27. januar I februar vil jeg fysisk ikke være til stede i et par uger (grundet ferie) Dette betyder bl.a. at jeg d. 18. februar ikke vil være fysisk til stede til mødet. Jeg vil dog være almindeligt til rådighed pr. telefon og mail. Samarbejdsaftalerne med fagforeningerne er stadigvæk under udarbejdelse, Mæng og jeg vil i løbet af januar færdiggøre arbejdet. Study Smarter (fra Microsoft) har spurgt, om vi skal afholde arrangementet igen. Både Mæng og undertegnede var tilstede til første event, og må blankt erkende, at jeg ikke synes det var godt nok. Jeg synes det var på et alt for lavt niveau, jeg ville kunne afholde et oplæg omkring brugen af produkterne meget bedre, end hvis oplægsholder skulle gøre det igen. Jeg vil motivere for, at vi ikke afholder sådant et arrangement igen hvis det er ham, der skal være oplægsholder. Jeg har snakket med oplægsholder omkring det, og har lovet at give noget konkret feedback, som han kan bruge til at forbedre oplægget. Hjemmesiden skal opdateres, således at Sanne s opgaver/ansvarsområder ikke længere fremgår. Anders ordner det. Jeg skal have holdt møde med Studenterhuset i januar omkring vores fortsatte arbejde, er der en, der kunne tænke sig at deltage i dette evt. hjælpe med at komme med et oplæg til samarbejdet? Johan, Sundmark og Tsinat finder en løsning på dette. Erhvervsgruppen havde til sidste bestyrelsesmøde efterspurgt, hvorvidt det kunne lade sig gøre, at lønne Agendas layouter med 2 timer mere i måneden. Dette godkendte jeg efter en længere snak med Erhvervschefen. I udgangspunktet Side 3 af 6

4 syntes jeg ikke, at denne skulle have mere i løn på baggrund af motivationen, men ud fra Erhvervschefens meldinger, har layouteren fået MEGET mere arbejde grundet den større udvikling i salgsfladen for Erhvervsgruppen. Hans arbejde har udviklet sig meget i forhold til den oprindelige kontrakt (infoskærme, facebook, hjemmeside, online version osv.). Velkomstreception; I det kommende semester har Adgangskursus skemalagt introduktionsarrangement fredag den 6. februar Se venligst vedhæftede program. Vil I som tidligere kunne medvirke med en orientering om jeres virke? Sundmark deltager og fortæller om Studentersamfundet. Ansættelse af ny Salgschef og Salgskonsulent; jeg skal bistå Daniel S i ansættelse af ny salgschef og salgskonsulent. Dette kommer til at foregå henholdsvis d. 28. januar og d. 4. februar Fri fadøl for resten af året; vi skal have planlagt arrangementerne for resten af året, hvilke datoer vil I foreslå? Jeg har givet et bud pr. mail. Februar d. 27. April d. 24. Marts d. 27. Maj d. 29. Juni d. 26. Møder med rektor 2015: 22. januar kl. 14:30-15:15 5. marts kl april kl maj kl juni kl august kl september kl oktober kl december kl Møderne er lagt nogle dage før et direktionsmøde eller bestyrelsesmøde. Direktionsmøder afholdes pr hver 3. uge om formiddagen. Strategicafeer; som AAU studererende kan man deltage i strategimøder for AAU de næste 5 år. Generalforsamling Indkald Indkaldelse foreligger 1. februar, oplys om alt Mad om morgenen Mæng bestiller bord hos Abbey Road hos kl. 10 til 15 mand Ordstyrer og referent Anders leder Mad i løbet af generalforsamlingen (vi er der senest til kl. 00:00) Alt bestilles fra Føtex - Anders bestiller Side 4 af 6

5 Snacks Mad (135 personer) Sodavand (i store mængder) Drikkevarer Tsinat kontakter Aalbar for at høre om de vil stå for drikkevarer. Fadøl til senere (men dette er først efter generalforsamlingen, så nok ikke så meget). Formøde Afholdes d. 23. marts kl. 15 fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Mæng: International juleaften, kæmpe succes. Pia: Fri fadøl og arbejdet med Gigantium-projektet. Tsinat: Lavet småopgaver og snakket med psykologi festudvalget. Johan: Budget for 2015, opgjort julefrokosterne med et positivt resultat. Budgettet for Studentersamfundets julefrokost er med rimelighed overholdt. Sundmark: Møde med universitetet om universitets strategi for miljø og bæredygtig udvikling den 2.februar Studerende fra Elektroniske Systemer har spurgt omkring oprettelse af et decentralt fagråd. Michael Trabjerg har taget teten på opgaven. fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Økonomien Se punkt Budget fra grupper repræsenteret ved mødet Lyd og Lys skal lave stå for teknikken til Riberpris showet. Side 5 af 6

6 5. Bajers bars vedtægter (ODB)[5 min] Motivation: Tsinat Berhane Bajers bar har sendt deres vedtægter til godkendelse. Vedtægterne godkendes uden forbehold. 6. UniFitness kontakt (ODB)[10 min] Motivation: Anders Steen Mortensen Direkte citat fra mail fra UniFitness daglige leder: Jeg vil høre såmænd dig, om det ikke er muligt, at vi får en tilknyttet en fast kontaktperson og ansvarlig hos jer til at varetage UniFitness interesser? Tænker at det, for begge parter, modsat i det daglige arbejde kan være svært altid at medtænke hinandens interesser. Det kunne således kan være et tiltag til at udbygge og styrke vores interne samarbejde, på samme vis som I har til rækken af andre organisationer og aktiviter på Campus. Hvis der er opbakning til det, må du gerne bringe det til generalforsamling og eventuelt udpege en person til opgaven. 7. Ansøgning til udviklingspuljen (ODB)[10 min] Motivation: Anders Mortensen Barbaren har sendt en ansøgning til udviklingspuljen. Kristoffer Sundmark erklærer sig inhabil i sagen, idet han sidder i Barbarens bestyrelse. Johan Sørensen svarer på vegne af bestyrelsen til BarBaren at ansøgningen afslås grundet teknikaliteter. 8. Budget 2015 (ODB)[30 min] Motivation: Johan Sørensen Budget 2015 fremlægges. Orientering omkring det igangværende arbejde omkring budgetplanlægning for Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Side 6 af 6