REFERAT. af repræsentantskabsmøde den 22. maj Formand Søren Høgsberg bød velkommen til Boligkontoret Århus repræsentantskabsmøde.

Transkript

1 REFERAT af repræsentantskabsmøde den 22. maj 2014 Formand Søren Høgsberg bød velkommen til Boligkontoret Århus repræsentantskabsmøde. 1. Valg af dirigent og referent m.m. Formand Søren Høgsberg foreslog valg af dirigent - Søren Madsen fra BL. Søren blev valgt. Formand Søren Høgsberg og Dirigent Søren Madsen foreslog Mette Kjær Larsson som referent. Mette blev valgt. Dirigenten konstaterede mødets lovlighed og antallet af stemmeberettigede. Forretningsorden og dagsorden blev godkendt. Der valgtes et stemmeudvalg bestående af fire personer: Poul Stranddorf (afdeling 9), Torben Ulrich Sørensen (afdeling 28), Carl Danielsen (administrationen) og Chris Mikkelsen (administrationen). 2. Bestyrelsens årsberetning samt udvalgenes årsberetninger Formand Søren Høgsberg forelagde beretningen med følgende overskrifter: Værdier o Attraktiv o Demokratisk o Social o Fremtidsorienteret o Kompetent Strategi o Byens bedste service o Nytænkning af beboerdemokrati o Din fremtidssikrede bolig Beboerne og boligerne o Helhedsplaner o Hjemfald o Boligerne o Renoveringer o Ejendomsfunktionærerne o Elektronisk administration Udvalgenes beretninger: Demokratiudvalg v/robert Thorsen Hvem har i det sidste års tid oplevet nytænkning af beboerdemokratiet i vores organisation? Fra organisationens side er det forsøgt at måle på nytænkningen, hvilket har vist sig meget svært. Foreløbig måles kun på deltagelsesprocenten, som ligger på 52% og det er godt, når minimum i målingen er på 40%. Side 1 af 7

2 Konklusionen heraf kunne være, at demokratiet fungerer og at der ikke er behov for nytænkning. Fra 2014 måles på tilfredsheden med hvordan beboerdemokratiet fungerer. Før nytænkning kan finde sted skal vi først have defineret o Nye fælles rammer o Fælles kultur o Fælles accept af hvordan vi gør tingene her hos os Når rammerne, kulturen og den fælles accept/forståelse er på plads kan vi begynde på nytænkningen, som i øvrigt starter ved os selv altså hos hver især der virker som frivillig i vores organisation. Råderetsudvalg v/mogens Carlsen Har arbejdet på at få udvalgets eget hjørne på hjemmesiden op at køre. Forslag om at kunne låne af afdelingen til alle forbedringsarbejder i forbindelse med råderetten har været på afdelingsmødet i afdeling 67. Forud for mødet blev kopi af artikel fra Kvarteret omdelt til beboerne. Forslaget blev godkendt. Opfordring til alle afdelinger om at få et sådant forslag på afdelingsmøderne. Redaktionsudvalg v/søren Høgsberg Udvalget har haft problemer med at skaffe skribenter, og Kvartet udkommer derfor ikke i juni måned. Håber på et par stykker, der vil påtage sig den opgave at skrive til bladet. Så kan der komme et par udgivelser igen til efteråret af et blad for beboere, af beboere og til beboere. Nybyggeri- og renoveringsudvalg v/per Hasager Mange byggesagsrapporter er blevet gennemlæst i udvalget. Udvalget foreslår, at udvalget lægges sammen med Miljø, energi- og klimaudvalg. Miljø- energi & klimaudvalg v/robert Thorsen Energistrategi er udarbejdet og under implementering, og klimapartnerskabsaftale er indgået med Århus Kommune. Der er behov for en mere konkret indsats. Udvalget søger derfor en afdeling, som er interesseret i energi- og klimaoptimering. Ungdomsboligudvalg v/søren Høgsberg Planlagt konference blev aflyst på grund af for få tilmeldinger. Kursusudvalg v/henrik Autzen Der er afholdt to konferencer siden sidste repræsentantskabsmøde - med rimelig tilslutning. Herudover er der holdt økonomi-, intro- og dirigentkursus. Kurserne gentages i efteråret. Næste konference planlægges fra fredag eftermiddag til lørdag eftermiddag. Kommunikationsudvalg v/brian Kristensen Udvalget har blandt andet kigget på sprogbrugen i Kvarteret. Vi skal huske at tage hensyn til alle vores beboere, der ikke alle har lige let ved at forstå det skrevne. Udvalget har samarbejdet en del med IT- og multimedieudvalget. Og så har der været en dialog med administrationen omkring autosvar. Side 2 af 7

3 IT- og multimedieudvalg v/torben Ulrich Sørensen Der er arbejdet med strategiplan på netværksområdet. Der er en vis tilfredshed med de nye hjemmesider der mangler dog en platform, der tilpasser til smartphones og tablets. Samarbejde kommunikationsudvalg og IT- og mulimedieudvalg I tre forsøgsafdelinger laves en 30 minutters tv-udsendelse, der gentages hele døgnet rundt. Ønsker en afdeling selv at kaste sig ud i optagelser, kan en videokasse lånes af udvalget, og udvalget står klar til at hjælpe. Husk at billeder, film og piktogrammer altid har været tydelig og klar kommunikation mellem afsender og modtager. DEBAT Evaluering af organisationsstrukturen. Opfordring til at emnet tages op på mere end et dialogmøde. Måske en idé at overveje, at der ikke indkaldes til for mange møder. Måske kan nogle slås sammen? Rekruttering til bestyrelsen Undren fra dele af forsamlingen over, at bestyrelsen ikke har gjort sig klart hvilke profiler, man ønsker i bestyrelsen. Bestyrelsen har valgt ikke at stille med kandidater, men det forhindrer ikke hvert enkelt medlem i at komme med forslag. Sociale klausuler De to nye helhedsplaner har som noget helt nyt fokus på sociale klausuler. Der er indgået et samarbejde mellem alle boligorganisationer I Aarhus om koordinere, hvor der er praktikpladser. Vi har mange skibe i søen omkring dette. Boligsocial medarbejder i Møllevangen Der er i en overgangsperiode ansat en boligsocial medarbejder i Møllevangen. I en overgangsperioden, fordi der kun i en overgangsperiode er penge fra Landsbyggefonden. Afdelingerne i Møllevangen betaler også nogle penge dem er det alene op til afdelingerne og boligorganisationerne i bydelen at råde over. Boligsøgende Når man er boligsøgende, kunne det være fint at få et brev med jævne mellemrum, så man ved, at man stadig står som søgende. Kommunikation til folk på ventelisten håndteres fælles i AARHUSbolig og det er svært at finde en form for kommunikation, der passer alle på ventelisten. Det er imidlertid altid muligt at tjekke sin placering på hjemmesiden eller ved at henvende sig. Bestyrelsens årsberetning godkendt. Side 3 af 7

4 3. Godkendelse af årsregnskab 2013 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne Administrationschef Carl Danielsen præsenterede regnskabet, hvorefter det blev sat til afstemning. Årsregnskabet godkendt. 4. Forelæggelse af budget 2015 for Boligkontoret Århus Administrationschef Carl Danielsen præsenterede budgettet til repræsentantskabets orientering. 5. Vedtægtsændringer Direktør Morten Homann gennemgik forslaget, hvorefter det blev godkendt. 6. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom Næstformand Henrik Autzen gennemgik forslaget, hvorefter det blev vedtaget. 7. Behandling af indkomne forslag a. Alle almene boliger i boligkontoret tildeles uden særlige fortrinsrettigheder for handicappede. Forslaget trukket under forudsætning af at bestyrelsens vedtagelse tilpasses, så det helt svarer til udlejningsbekendtgørelsen. b. Administrationen pålægges at sørge for at afdelingernes kasserer har adgang til netbank. Forslaget trukket, da adgang til netbank blot kan aftales direkte med Danske Bank. c. Hvorvidt man kan lave ændringsforslag til afdelingsmøderne. Hvis man skal kunne det, skal det skrives i vedtægterne. Forslaget trukket, da princippet er en fast del af dansk foreningsret. Vil man være helt sikker, kan man bede administrationen indføje det i afdelingens forretningsorden for afdelingsmødet.. d. Forskel på malingsstandard ved fraflytning i forhold til indflytning. Forslaget trukket, da spørgsmålet hører hjemme på det enkelte afdelingsmøde. e. Strategi om nybyggeri i de bestående afdelinger Forslag gennemgået af næstformand Henrik Autzen og med ændringen i 2. afsnit Processen skal ske i dialog med de relevante afdelingsbestyrelser og det skal derefter godkendes på afdelingsmødet blev forslaget godkendt. 8. Kåring af årets afdeling Afdeling 27, Frydenlund og afdeling 41, Viruplund var på forhånd indstillet af organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet valgte afdeling 27 som årets afdeling. Side 4 af 7

5 9. Valg a. Valg af næstformand Henrik Autzen blev valgt uden modkandidater. b. Valg af tre bestyrelsesmedlemmer Opstillede: Johnny defeuth Eriksen Kristine Simonsen Lise Ryde Rasmus Berlin Johnny, Kristine og Rasmus valgt. c. Valg af suppleanter for ét år Opstillede: Per Hasager Martin Westy Løvendahl Peter Lykke Nielsen Alle tre valgt uden modkandidater. Per Hasager blev efterfølgende ved lodtrækning udpeget som førstesuppleant, Martin Westy Løvendahl som andensuppleant og Peter Lykke Nielsen som tredje suppleant. d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede Opstillede: Heidi Wulff Bindløv Peter Lykke Nielsen Kim Assentoft Per H. Hasager Kirsten Thomsen Anders Isaksen Brian Helge Kristensen Grethe Rasmussen Alle opstillede valgt uden modkandidater. Helle Margrethe Jensen Lise Ryde Martin Westy Løvendahl Robert Wesley Thorsen Torben Ulrich Sørensen Suppleanter Hans-Jørgen Krickhahn e. Valg af udvalg Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen, afd. 4 Jesper Rasmussen, afd. 10 Lise Ryde, afd. 29 Kirsten Hillebrandt, afd. 38 Robert Thorsen, afd. 72 Olav Bertelsen, afd Side 5 af 7

6 IT- og Multimedieudvalg Hans-Jørgen Krickhahn, afd. 42 Torben Ulrich Sørensen, afd. 28 Kristine Simonsen, afd. 35 Johnny defeuth Eriksen, afd. 25 Brian Kristensen, afd. 48 Philip Mouritsen, afd. 13 Asbjørn Andersen, afd Kommunikationsudvalg Brian Kristensen, afd. 48 Johnny defeuth Eriksen, afd. 25 Torben Sørensen, afd. 28 Kristine Simonsen, afd. 35 Hans-Jørgen Krickhahn, afd. 42 Helle M. Jensen, afd. 48 Kursusudvalg Henrik Autzen, afd. 17 Søren Høgsberg, afd. 15 Johnny defeuth Eriksen, afd. 25 Miljø-, energi- og klimaudvalg Anders Isaksen, afd. 10 Hans Jørgen Nielsen, afd. 16 Micky Hansen, afd. 59 Robert Thorsen, afd. 72 Nybyggeriog renoveringsudvalg Henrik Autzen, afd. 17 Per Hasager, afd. 15 Torben Kjølhede, afd. 52 Kenneth Jegstrup Jensen, afd. 73 Redaktionsudvalg Søren Høgsberg, afd. 15 Peter Ebbesen, afd. 5 Martin Westy Løvendahl, afd. 11 Rasmus Berlin, afd. 3 Mogens Carlsen, afd. 67 Råderetsudvalg Mogens Carlsen, afd. 67 Søren Nissen, afd. 29 Kirsten Hillebrandt, afd. 38 Erik Vandet, afd. 62 Grethe Rasmussen, afd. 67 Heidi Bindløv, afd. 72 Robert Thorsen, afd. 72 Side 6 af 7

7 Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afd. 3 Søren Høgsberg, afd. 15 Torben Kjølhede, afd. 52 Mogens Carlsen, afd. 67 f. Godkendelse af revisor Revisionsinstituttet godkendt. 10. Eventuelt Opfordring til at der holdes en pause inden valg. En tak for julehilsenen til repræsentantskabet og udvalg. Forslag om, at kandidaterne til bestyrelsen lægges på hjemmesiden med kompetencer m.v. og begrænse taletiden på mødet til 45 sekunder. Afdeling har fejret 60 års jubilæum. Men ingen mødte op hverken fra afdelingerne eller fra administrationen. Man kan stadig låne telt ved henvendelse hos administrationen, men man skal selv stå for opsætning. Opfordring til indsats omkring artikler til beboerbladet Kvarteret - først og fremmest til udvalgsformændene og organisationsbestyrelsen. Forslag om at bruge journalistelever fra journalisthøjskolen. Opfordring til løbende at tjekke afdelingsmailen og følge med på BKÅ Portalen. Dirigenten sluttede af med at takke for god ro og orden. Formanden takkede administrationspersonale, ejendomsfunktionærer, afdelingsbestyrelser, udvalgene og bestyrelsen for godt samarbejde i det forgangne år. Herefter takkede formanden også de afgående bestyrelsesmedlemmer for godt samarbejde og overrakte dem en gave. Søren Madsen Søren Høgsberg Mette Kjær Larsson Dirigent Formand Referent Side 7 af 7