Administrationsgrundlag for godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser og kørsel

Transkript

1 Administrationsgrundlag for godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser og kørsel Udover at alle ansatte skal opleve at blive behandlet ordentligt ved godtgørelse af udgifter til erhvervsmæssig kørsel, skal administrationsgrundlaget sikre, at alle ansatte i Næstved kommune får godtgjort deres udgifter ved tjenesterejser og kørsel i henhold til Byrådets beslutninger og SKATs regler. Handling Som hovedregel skal du gøre brug af tjenestebiler/ cykler og kører flere i samme bil eller bruger offentlig transport. Vil du bruge en anden transportform, skal du aftale det med din nærmeste leder. Ved tjenestekørsel til aktiviteter med overnatning, skal din leder vurdere, om du kan bruge en tjenestebil til kørslen. Du kan ikke få godtgjort transportudgifter, når du bevæger dig mellem administrationsbygninger, afdelinger af virksomheder og lignende småture, som kan foregå til fods eller på cykel. Merudgiftsprincippet følges dvs. der ydes kun godtgørelse ved reel merkørsel Hvad får du dækket Næstved Kommune har besluttet, at ved tjenstlig kørsel godtgøres merudgifter efter statens laveste takst. I få ganske særlige tilfælde kan lederen udfærdige en skriftlig kørselsbemyndigelse om udbetaling af kørselsgodtgørelse til høj takst, hvis der med jobbet er forbundet regelmæssig kørsel af større omfang og/eller speciel art i egen bil. Kørselsbemyndigelse gives i forhold til det formål der er angivet for kørslen. Kørselsbemyndigelsesblanket ligger på ERNA og skal journaliseres med underskrift på medarbejderens personalesag. Vær dog særlig opmærksom på, at der i Næstved kommune er besluttet en minimumsgrænse på km. pr. år før der udbetales kørselsgodtgørelse til høj takst. Dog således, hvis det vurderes ved årets begyndelse, at du kører mere end km. pr. år, er det alle kørte kilometer, der dækkes af kørselsbemyndigelse, der udløser høj takst også kilometer. Kørsel ud over km i det enkelte kalenderår udbetales til lav takst. I helt særlige og pludseligt opståede situationer, hvor det viser sig nødvendigt, at en medarbejder benytter egen bil til fx borgerbesøg, kan centerchefen for det pågældende område tillade, at medarbejderen godtgøres for kørslen efter høj takst på trods af, at minimumskravet for kilometertallet pr. år ikke er opfyldt. Bemyndigelsen skal journaliseres på medarbejderens personalesag. 1

2 Kørselsgodtgørelse udregnes efter merudgiftsprincippet, hvilket betyder, at der kun ydes kørselsgodtgørelse ved reel merkørsel. Ved merudgiftsprincippet udbetales, der kun kørselsgodtgørelse ved kørsel i egen bil for den del af den samlede kørsel, som overstiger det antal km, som normalt køres mellem bopæl og arbejdssted. Ved kørsel mellem arbejdsplads og mødested ydes kørselsgodtgørelse for hele strækningen. (se eksempler på det i bilag 1). Dermed skal medarbejder ikke huske at ændre i forhold til kørselsfradrag. Udgangspunktet er, at det er billigste transportudgift der refunderes ved tjenesterejser i egen bil Næstved Kommune kan ikke forlange, at en medarbejder stiller egen bil til rådighed i tjenesten. Det kan kun ske ved aftale. På tjenesterejser dækkes udgift til offentlige transportmidler (bus, tog, færge, bro eller fly) eventuelt kombineret med taxa. Du skal attestere alle udgifter. Der opfordres til at centre/virksomheder anskaffer rejsekort og evt. brobizz til brug for de ansatte. Hvis du bruger eget transportmiddel, selvom det ikke er det billigste, refunderes udgifter svarende til det billigste transportmiddel, med mindre din nærmeste leder har godkendt andet. Registrering og udbetaling af kørsel Kørsel der foregår i egen bil skal registreres på en af 2 forskellige måder: Af medarbejderen selv via App (mobil eller web) Af administrativ medarbejder på vegne af medarbejderen via Rollebaseret indgang (RI) (engangsydelser) Vejledning til indberetning i de forskellige systemer fremgår af: g/rollebaseret_indgang medarbejder indberetning.aspx Ved at anvende denne løsning sikres der en korrekt dokumentation i forhold til SKATs regler, korrekt kontering og udbetaling af den rigtige takst. Udbetaling af kørselsgodtgørelse sker den sidste bankdag hver måned via lønnen efter leders kontrol og godkendelse (mulighed for uddelegering af leders kompetence). Tildeling af adgang (Bruger ID, Adgangskode, mobilkode) Kørsels-registrering laves af medarbejder Godkendelse af leder Via RollebaseretIndgang Udbetaling via løn 2

3 Udgifter til offentlig transport og udlæg i forbindelse med f.eks. bro og parkering afregnes fortsat efter lederattesteret udgiftsbilag via engangstillæg i Rollebaseret Indgang Link til KMD RI findes i Citrix. Udbetaling af udlæg bør så vist muligt foretages hver måned og altid i det korrekte regnskabsår. Udlæg i forbindelse med rejser f.eks. bus-, tog- og brobilletter er ikke oplysningspligtige til SKAT. Al dokumentation opbevares elektronisk eller i papir hos den bogførende enhed. Skatteregler Der er visse formelle krav i skattereglerne, der skal iagttages i forhold til beskatning af kørselsgodtgørelse: Definition af Skattefri befordringsgodtgørelse (erhvervsmæssig kørsel) o kørsel mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for en 12 måneders periode (det forudsætter at der er indgået en særlig aftale mellem Næstved Kommune og medarbejderen). Befordringsgodtgørelsen udbetales efter en kilometersats og dækker udgifter til erhvervsmæssig kørsel i egen bil, motorcykel, knallert eller cykel.) o kørsel mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver o kørsel inden for samme arbejdsplads (møder, efteruddannelse, kurser ol.) Definition af Skattepligtig befordringsgodtgørelse Kører du mere end 60 arbejdsdage, inden for de forudgående 12 måneder, mellem bopæl og en arbejdsplads (til samme konkrete adresse) anser SKAT kørslen som privat fra og med arbejdsdag nr. 61. Det er kun kørsel hvor bopælen er i den ene ende der bliver talt med i de 60 dage. Weekender, feriedage og sygedage bliver ikke regnet med i de 60 arbejdsdage, men de afbryder heller ikke 60 dags-perioden. Næstved kommune har vurderet, at kun social- og sundhedspersonalet kan være omfattet skattepligtig befordringsgodtgørelse jf. 60 dags reglen. Læs også SKATs vejledning omkring skattepligtig befordringsgodtgørelse: Specielt for ansatte efter overenskomst for social- og sundhedspersonale: Det er bestemt i overenskomsten, at såfremt den ansatte selv stiller befordringsmiddel til rådighed, betales der for de faktiske antal kørte kilometer fra hjemadressen i Næstved Kommune eller fra kommunegrænsen med fradrag af 4 kilometer pr. dag, såfremt befordringsmidlet er nødvendigt for at varetage tjenesten. Dette gælder også selvom tjenesten påbegyndes eller afsluttes på et distriktskontor. 3

4 Overholdelse af færdselsloven i kommunens biler Det kan få ansættelsesretlige og økonomiske konsekvenser, hvis en ansat i Næstved kommune overtræder færdselslovens bestemmelser. Næstved Kommune har besluttet, at der vil ske modregning i en ansats løn, hvis medarbejderen har begået en hastighedsforseelse, der resulterer i, at Næstved Kommune pålægges en bøde herfor. Dog får medarbejderen mulighed for inden for 30 dage efter, at Næstved Kommune har modtaget bøden, at erkende over for politiet at han/hun var fører af kommunens bil, da det skete samt at betale bøden. Modregning vil kun foretages hvis, der foreligger tilstrækkelig dokumentation for, at medarbejderen kørte bilen på gerningstidspunktet. Center for Koncernservice og Økonomi vil orientere inden der sker modregning i lønnen. Medarbejderne gøres via ansættelsesbrevet opmærksom på Næstved kommunes holdning. Merudgifter ved tjenesterejser Merudgifter til fortæring og småfornødenheder i forbindelse med rejser med overnatning dækkes efter statens takster. Dog reduceres beløbet, såfremt kost er betalt, med følgende procentsatser: Morgenmad 15% Frokost 30% Middag 30% Fuld Kost 75% Restbeløb = lommepengebeløb til småfornødenheder udbetales. Rejsegodtgørelse er skattefri, men oplysningspligtig til SKAT. Intern procedure Det anbefales, at centre og virksomheder vurderer behovet for at udarbejde intern procedure for hvilke konkrete situationer, som udløser befordringsgodtgørelse. Hvis det findes relevant kan procedurerne eventuelt tilføjes eksempler på situationer fra den konkrete virksomhed/afdeling. Interne procedurer skal altid udarbejdes således, at de som minimum overholder dette administrationsgrundlag og retningslinje og skal godkendes af det lokale MED-udvalg. Kontrol De ansvarlige ledere har ansvaret for at dette administrationsgrundlag, retningslinjen og den til enhver tid gældende lovgivning på området følges og at de relevante medarbejdere er informeret. Færdselslovens bestemmelser skal overholdes! Den som attesterer eller godkender, stilles til ansvar for, at administrationsgrundlag og retningslinje er overholdt og, at der blandt andet er taget stilling til om den konkrete udgift er korrekt. Den interne revision, som den eksterne revision følger ved stikprøvekontrol op på, at der er foretaget korrekt indberetning, samt at der foreligger korrekt dokumentation. Hvor medarbejderen selv har indberettet kørsel i egen bil, opbevares denne information elektronisk i RI. Med henblik på kontrol er det yderst vigtigt, at de bogførende enheder opbevarer 4

5 dokumentation for udlæg, merudgifter og sekretærindberettet kørsel elektronisk i RI eller SBSYS, så det er let at finde frem. Retsgrundlag - Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejsen indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet. - Aftale om tjenesterejser indgået mellem finansministeriet og på den anden side de underskrivende centralorganisationer eller organisationer, der har tilsluttet sig disse. - Overenskomst for social- og sundhedspersonale indgået mellem KL og Forbundet af offentlige ansatte. - Ligningslovens 9b og 9c. Læs også Retningslinje for godtgørelse af merudgifter til tjenesterejser og kørsel. Administrationsgrundlaget beskriver den praktiske efterlevelse af retningslinjen. Godkendelse af et administrationsgrundlag er direktionens kompetence. Godkendt den 29. maj