Indholdsfortegnelse Brugervejledning til Generelt i Caretaker

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Brugervejledning til Generelt i Caretaker Login og afslut 1 De vigtigste funktioner i Caretaker desktop version 1 Skærmbilledet 2 Navigatoren 3 Præsentationsformer 4 Koder 4 Relationer 5 Find-vinduer 5 Flere funktioner og genvejstaster 6 Hvornår er data i databasen? 7 Kodelister 8 Anvendelse af kodelister 9 Adressebibliotek 9 Opbygning af adressevinduet 9 Dokumentbibliotek 10 Hjælp 10 Opsætning af personlige standardværdier 11 Personlige genveje i modulerne 12

2 Generelt i Caretaker Login og afslut Caretaker er et system bestående af flere moduler (programmer). Ved login skal benyttes brugernavn og kodeord. Vejledningen på skærmen er inddelt i afsnit som svarer til de enkelte moduler. Caretaker afsluttes gennem Windows-menuen: Arkiv-Afslut Caretaker. Databasen lukker sig selv ned, når Caretaker afslutter. Enhver bruger af Caretaker kan kun have én indlogning ad gangen. Hvis brugeren allerede er logget ind, spørges i forbindelse med den nyeste indlogning om denne skal gennemføres eller ej. I bekræftende fald bliver brugerens første indlogning markeret som afbrudt. Meddelelsen om, at brugeren allerede arbejder i systemet (allerede er logget ind) kan forekomme i to situationer: 1. Hvis der rent faktisk er tale om, at der fra en anden arbejdsplads tidligere er foretaget indlogning - og denne stadig er logget ind - med samme brugernavn og kodeord. 2. Hvis Caretaker er blevet afbrudt ukontrolleret - for eksempel ved at der er slukket for computeren uden, at Caretaker først er korrekt lukket ned. Afbrydelse af en indlogning har kun brugermæssige konsekvenser i det tilfælde, hvor afbrydelsen skyldes, at der fra en anden arbejdsplads er foretaget indlogning. I dette tilfælde vil der på den arbejdsplads, hvor den første indlogning er foretaget gives en meddelelse om, at indlogningen afbrydes - altså at arbejdet her nu vil blive afbrudt. Forinden gives dog en mulighed for af godkende eventuelle ændringer. De vigtigste funktioner i Caretaker desktop version Caretaker kan, på nær få undtagelser, betjenes uden brug af mus. I en registreringssituation, hvor der er tale om mange data der skal indtastes, er musen ikke altid særlig hensigtsmæssig. Caretaker benytter sig i vid udstrækning af Windows-standarder, men er yderligere forsynet med en del knapper med ikoner, som kan gøre arbejdet en del lettere for den nye bruger. Der er genvejstaster til følgende vigtige funktioner og ikoner: 1

3 Genvej Betydning Ikon Ctrl N Ctrl F11 Ctrl O Ctrl F Ctrl D Opret (N for New) Nulstiller Viser data til objekt Åbner Find-vindue Slet (D for Delete) Ctrl Q Kodeliste (Q for Question) Ctrl S Godkend (S for Save) Ctrl R Fortryd (R for Retrieve) Ctrl P Udskriv (P for printer) En række funktioner er generelle og anvendes mange steder i Caretaker. Disse funktioner er væsentlige at blive dus med, før registreringen sættes i gang. Skærmbilledet Caretaker skærmbilleder er opbygget således, at de enkelte moduler rummes i selvstændige vinduer. Det er således muligt, at have flere moduler aktive på skærmen på én gang, selvom dette stiller krav til pc ens ressourcer. Inde i den enkelte moduls hovedvindue kan der så arbejdes med de forskellige funktioner. En moduls hovedvindue er opbygget efter fælles principper: Øverst ligger titelbjælken med modulets navn. Dernæst følger Windows menubjælke: 2

4 Menubjælken hører til hovedvinduet. Her ligger hovedfunktionerne, og her skiftes der til de andre moduler Derefter følger Caretaker-bjælken (toolbar): Caretaker-bjælken til det lokale vindue. Her aktiveres de funktioner, der har lokal betydning. Navigatoren Så følger et område til stedbestemmelse af det, der skal ske (hvilken ejendom? hvilken bygning? osv.), også kaldet navigatoren. Navigatoren i Caretaker er dér, hvor stedet fastlægges. Til stamdata består navigatoren af 5 niveauer: Enhed, Terræn/Bygning, Afsnit, Lokale og Del. Caretaker arbejder i forhold til det niveau, der har fokus. Skal et bestemt lokale bringes i fokus, fordi data til dette lokale ønskes vist, så findes først den Enhed og dernæst den Bygning, hvor lokalet befinder sig. Først herefter kan de lokaler, der er i denne bygning vælges. Men navigatoren har også en væsentlig indirekte funktion. Er navigatoren tom, så betyder det, at der ikke er udvalgt noget, og at alt er tilgængeligt. Dette er vigtigt for Find funktionerne, idet disse respekterer navigatoren. Aktiveres Del, vil vinduet f.eks. rumme færre søgemuligheder, hvis der allerede er valgt sted i navigatoren. Omvendt viser navigatoren også, hvor et bestemt stamdataobjekt hører til. Vises der en lang række dele, der er fundet ved hjælp af Find (f.eks. alle ventilationsanlæg på samtlige enheder), så kan disse dele høre til forskellige enheder og bygninger. Peges der nu på en af delene i det datavindue (tabular) der rummer disse, så vil navigatoren fortælle hvor delen befinder sig. Skal der udvælges én bestemt enhed via navigatoren, blandt mange enheder, kan genvejstasten Ctrl Q anvendes. Her kan den ønskede enhed findes på baggrund af enten en del af navnet eller nummeret. 3

5 Præsentationsformer Caretaker har to præsentationsformer for data: Formular Tabular Formular har den fordel, at den kan skabe overblik over det enkelte stamdataobjekt. Tabular er bedst kendt fra regneark, der har sin fordel i overblik over alle objekterne til samme niveau. Skal der f.eks. rettes i det samme felt for en lang række ejendomme, så er tabular det nemmeste. Alle vinduerne til stamdataobjekterne kan vises i såvel formular som tabular, mens de fleste mindre datavinduer, som f.eks. kodelister kun vises som tabular. Skift mellem de to præsentationsformer sker ved aktivering af ikon eller ved aktivering af funktions- og genvejstasten Ctrl T. Når Caretakers data præsenteres i formular-visning, er det muligt at skifte mellem enhederne med de to piletaster (findes i nederste højre hjørne på skærmen). Med genvejstasten Tab kan der skiftes mellem de enkelte linjer i enheden. Koder Mange vinduer rummer felter, der er kodede, dvs. at feltet kun kan udfyldes med en forud defineret tekst eller værdi. Disse tekster eller værdier skal oprettes på forhånd i kodelister placeret i kodelistebiblioteket. Skal et sådant felt udfyldes, er der to måder: Har feltet en standard Windows-pil, så kan der vælges direkte. Dette er en god måde, når der ikke er for mange valgmuligheder (husk at valget også kan foretages med Pil-op og Pil-ned på tastaturet) Hvis der derimod er mange valgmuligheder, så vises der et søgefelt Kode. Dette betyder, at der kan laves et kodelisteopslag, hvorfra der kan vælges. Et dobbeltklik i feltet vil åbne kodelisten. Herefter vælges og returneres med Udfører eller Ctrl G. Til Find-vinduer har Caretaker et særligt returneringsvindue til koder. Dette er nødvendigt, da der ofte skal returneres mere end én kodeværdi. Til dette formål har Caretaker et multivalgsvindue hvor flere linjer kan vælges og returneres på én gang. Efter der er returneret, udfyldes Find-vinduet med de valgte koder, adskilt af kommaer. 4

6 Relationer Relationsvinduer er selvstændige vinduer, hvor andre objekter relateres (kobles) til stamdataobjekterne. Det kan være Fritekst, Arealer, Adresser eller Dokumenter. Afhængigt af den ønskede relation, aktiveres én af følgende ikoner: Genvej Betydning Ikon Ctrl F12 Fritekst Ctrl F3 Areal til objekt Ctrl F4 Adresse til objekt Ctrl F5 Dokument til objekt Ikonet åbner et vindue, og relationen kan hentes ind ved at trykke på ikonet kodelisteopslag, eller den kan oprettes direkte. Relationen gemmes også i databasen, og der kan vendes tilbage til navigator-objektet, hvorefter ikonen markeres med en gul stjerne, for at tydeliggøre at der gemmer sig information bagved. Er der ikke plads til de ønskede oplysninger på datavinduet, så kan der forlænges med Fritekst. En arealliste, en håndværkerliste eller et dokument tilknyttes også ved hjælp af relationer. Før en relation oprettes, er det nødvendigt at sikre sig at navigatorobjektet (Enhed, Terræn, Bygning, Afsnit, Lokale eller Del) er gemt i databasen. Dette er kun nødvendigt, når en relation oprettes. Find-vinduer For alle find-vinduer er der en række ikoner med samme betydning, uanset hvad det er, der skal findes. Et find-vindue aktiveres med forstørrelsesglasset. Betydning Ikon Genvej Lukker vinduet 5

7 Visning af antal poster Udfører Ctrl G Nulstiller Kodelisteopslag (findes ikke altid) Ctrl Q Hent indstillinger (findes ikke altid) Gem indstillinger (findes ikke altid) De søgekriterier, der angives i et find-vindue, gemmes indtil der nulstilles på vinduet eller på navigatoren, med mindre kriterierne er gemt med Gem indstillinger. En del vinduer i Caretaker åbner uden data. Det gælder flere kodelister, adresse-arkivet og andre. Årsagen til at der ikke vises data er, at det ikke har mening at hente og præsentere nogle tilfældige data, der alligevel som oftest ikke er de data, brugeren søger. I stedet aktiveres et Find-ikon, og der kan vises den delmængde, der er behov for. Aktiveres Gem indstillinger åbner Caretaker et vindue hvor find-kriterierne kan gemmes. Bruger vælger selv den betegnelse som kriterierne skal gemmes under. De gemmes sammen med brugernavn. Når et sæt kriterier senere skal findes frem, gøres dette ved at aktivere Hent indstillinger. Her er alle brugernavne tilgængelige. Flere funktioner og genvejstaster Følgende funktioner er generelle og tilgængelige mange steder i Caretaker. Ikonernes tilstedeværelse og genvejstasternes funktionalitet vil være afhængig af den aktuelle brugers rettigheder. Ligeså vil alle ikoner ikke forekomme i alle moduler. Genvej Betydning Ikon Ctrl N Opret (N for New) Ctrl F11 Nulstiller Ctrl O Viser data til objekt 6

8 Ctrl F Ctrl D Åbner Find-vindue Slet (D for Delete) Ctrl Q Kodeliste (Q for Question) Ctrl S Godkend (S for Save) Ctrl R Fortryd (R for Retrieve) Ctrl P Udskriv (P for printer) Ctrl T Formular Ctrl T Tabular form Ctrl F3 Areal til objekt Ctrl F4 Adresse til objekt Ctrl F5 Dokument til objekt Ctrl F7 Ctrl F12 Duplikér valgte poster Fritekst Sorter data Hvornår er data i databasen? Caretaker er et databasesystem. Derfor opfører det sig ikke som f.eks. et tekstbehandlingssystem eller et regneark. Sådanne systemer arbejder med dokumenter, der behandles og lagres, oftest som en helhed. Et databasesystem arbejder med lagring, visning og sletning af poster (også kaldet records, poster eller objekter). Det foregår i en konstant trafik mellem skærmen og databasen. Ofte er der flere objekter skabt på skærmen, der venter på at blive sendt til databasen. 7

9 Hver gang der anvendes funktioner som Opret eller Slet lægger Caretaker disse resultater til side i en pulje. Gem (Ctrl S) tømmer først puljen og opdaterer derefter databasen - Hvis vinduet lukkes, eller Caretaker forlades, spørges brugeren altid om databasen skal opdateres. Fortryd (Ctrl R) nulstiller puljen og databasen forbliver urørt. Så rettelser, oprettelser og sletninger kan fortrydes. Det betyder altså, at alle ændringer til databasen lægges hen i puljen. De bliver først bragt til databasen ved Gem eller Fortryd. Der kan ligge flere ændringer i denne pulje, idet det er muligt at foretage flere oprettelser eller andet i samme vindue, mens det er åbent. Men det betyder også, at data først er i sikkerhed for f.eks. strømsvigt, når de er bragt til databasen! Så det er vigtigt at opdatere jævnligt. Kodelister Til Caretaker hører et kodelistebibliotek. Her er der er placeret en række kodelister som er generelle for hele systemet og en række kodelister som er specifikke for de enkelte moduler. Kodelisterne aktiveres fra Windows-menubjælken: Bibliotek-Kodelister, eller ved at aktivere ikonet. Herved åbner et oversigts-vindue til de forskellige kodelister. En kodeliste er det sted, hvor brugeren henter visse data under oprettelsen af f.eks. stamdataobjekter, vedligeholdsaktiviteter osv. Ved denne teknik sikres ensartethed (f.eks. hvis der er flere brugere) samt automatisk ajourføring. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne hente postnumre eller klassifikations-koder fra en liste. For alle kodelister gælder det, at brugeren selv kan bestemme indholdet. Data i en kodeliste kan ændres, eller en kode kan slettes. Der kan oprettes nye koder, som Caretaker så vil sortere på plads automatisk. Sletning af koder kan kun gennemføres såfremt koden ikke er anvendt eller koblet til f.eks. stamdataobjekter, vedligeholdsaktiviteter osv. Er koden anvendt og brugeren forsøger at slette denne giver Caretaker en advarsel herom. Hvis det ønskes kan Kodelisternes indhold skrives ud på papir. Print-ikonet i selve kodeliste-vinduet aktiverer funktionen. 8

10 Anvendelse af kodelister Først vælges den kodeliste-gruppe, der skal åbnes, og dernæst vælges den aktuelle kodeliste, enten ved dobbeltklik, eller ved at markere listen og derefter tryk på Udfører. En kodeliste kan se ud på flere måder: Den, hvor der kun er få værdier, og hvor indholdet viser sig med det samme. Den, hvor der er mange værdier, og hvor indholdet ikke vises med det samme, idet der så foretages en overflødig hentning af data med ventetid eller belastning af nettet til følge. I en sådan kodeliste skal det først angives, hvad der ønskes præsenteret. Dette bliver derefter hentet og vist. Denne type kodeliste starter med et Find-vindue. Adressebibliotek Caretaker indeholder også et centralt adressebibliotek. Hensigten med dette er, at kunne registrere relevante informationer om eksterne håndværks- og servicefirmaer. Men også interne driftsmedarbejdere, kontaktpersoner, samt medarbejdere i øvrigt kan det være godt at have registreret i systemet. Adressebiblioteket aktiveres enten med ikonet, eller via Windows-menuen, Bibliotek Adressebibliotek. Adressebiblioteket starter med et findvindue. Her kan der udvælges de adresser der ønskes vist, hvorefter adressebibliotekets vindue åbnes. Mange steder i Caretaker kan adresser benyttes med fordel. Til oplysning om faste håndværkere tilknyttet ejendomme, ved udskrivning af arbejdsordrer eller rekvisitioner er det en forøgelse af Caretakers effektivitet. I adressebiblioteket findes der en speciel funktion Udraab? som viser hvor en given adresse benyttes eller er tilknyttet. Opbygning af adressevinduet Adressevinduet er bygget op af tre sammenkoblede datavinduer. Selve hovedvinduet rummer de primære oplysninger om adressen, og denne del kan præsenteres i såvel formular som tabular. Vises den tabular, så kan det være svært at overskue netop de kolonner, der er brug for i en given arbejdssituation. De to nederste datavinduer er koblet til den adresse, der er i fokus. Her vises hhv. Kategori (fag og lign.) og en liste over kontaktpersoner, telefonnumre, adresse m.m. 9

11 Bemærk at disse tre vinduer skal betjenes som tre selvstændige vinduer med hensyn til Opret og Slet. Dokumentbibliotek Caretaker indeholder et centralt dokumentbibliotek. Hensigten med dette er, at kunne rumme en total fortegnelse over de tegninger, beskrivelser og billeder; der har relevans i den totale ejendomsforvaltning. Biblioteket rummer oplysninger om hvor i datalageret dokumentet eller billedet findes (bibliotek, sti, filnavn, og dokumenttype), og kan derfor vise dokumentet eller billedet ved at dobbeltklikke på filnavnet. Den primære funktion for dokumentbiblioteket er, at vise dokumenterne i tilkobling til stamdataobjekter gennem aktivering af funktionen Dokumenter til objekt. Dokumentbiblioteket kan også aktiveres direkte via ikonet på hovedmenuen. Hjælp Caretakers hjælpefunktion aktiveres ved at taste F1, eller ved aktivering af menupunktet Hjælp - Brugervejledning. Hjælpefunktionen (denne vejledning) er struktureret, så den følger Caretakers moduler. I begyndelsen, eller hvis man ikke har anvendt Caretaker i gennem længere tid, kan det være vanskeligt at huske, hvad de forskellige ikoner betyder. Nederst i skærmbilledet har Caretaker en systembjælke, herunder en såkaldt mikrohjælp. Mikrohjælpen aktiveres ved at placere markøren over ikonet. En kort forklaring til ikonet vil da blive vist i bjælken. 10

12 Opsætning af personlige standardværdier Den personlige opsætning aktiveres på Windows-menuen Arkiv Standardværdier. Caretaker åbner derefter nedenstående vindue. Opsætningen er personlig for den enkelte bruger. Opsætningen kan gemmes ved at trykke Gem og huskes af Caretaker, når brugeren logger på fremadrettet. I modulerne Vedligehold, Driftsøkonomi og Ordre&Fejl kan man desuden opsætte ekstra standartværdier, ved at vælge Arkiv Standardværdier i det enkelte modul. Standardværdier for Vedligeholdsmodulet 11

13 Personlige genveje i modulerne Der kan oprettes personlige genveje på Dashboard til de mest brugte søgefunktioner i Caretaker. Genvejen placeres på Dashboard til det enkelte modul og kan navngives efter behov. Eksemplet viser en genvej til søgning på enheder, hvor AM er registret som den ansvarlige. Afslut med at aktivere Gem Indstillinger. Der åbnes derefter et vindue, hvor genvejen kan navngives. Afslut med at aktivere Udfører og genvejen kommer frem på Dashboard. Ønsker man senere at slette genvejen igen, åbnes Findvinduet og Hent indstillinger aktives. Derefter åbnes vinduet med listen af genveje. Her kan den markeret genvej slettes ved at aktivere Slet. 12