Referat til bestyrelsesmøde den 2. december 2014

Transkript

1 Referat til bestyrelsesmøde den 2. december 2014 Til stede: Jane Brøndum (JB), Jeppe Vestenaa (JV), Lisa Vogel (LV), Jannick Jakobsen (JJ), Dan Olvhøj (DO), Anders Gadkjær (AG), Coilin Jeritslev (CJ), Henrik Hougaard (Hou) og Julie Hejndorf (JuH) Referent: Julie Hejndorf (JuH) 1. Kommentarer til referatet fra sidste bestyrelsesmøde d.30. september? Referatet er godkendt. 2. Informationskilde til bestyrelsen (JV) Af tidsmæssige årsager tages dette punkt op til næste bestyrelsesmøde. 3. Generalforsamling d. 11. eller d. 12. april 2015 Dato til næste års generalforsamling skal findes nu. Der er to muligheder 11. eller 12. april Konklusion: Det bliver den 11. april 2015 i Festsalen års jubilæumsfilm (JV/JB) Arbejdsgruppen går snart i gang med fundraisingsarbejde, men man skal være opmærksom på, ikke at bruge de samme fonde til Fase 2 (renovering af hele ejendommen). Der er blevet tilbudt at benytte Wavehouse til fundraisingsarbejdet, men efter en diskussion har bestyrelsen valgt, ikke at benytte Wavehouses tilbud står selv for fundraising. Peter Niemelä har lavet en ansøgning hos Post Danmark om, at producere frimærker, der hylder 1866 s 150 års jubilæum. Bestyrelsen afventer svar. 5. Økonomi (Hou) Regnskab for de første 10 måneder gennemgås af Hou. Der er overskud på grund af travlhed hos TC1866 i september og oktober. Optimistisk set vil der være overskud ved årets afslutning. Der er altid underskud hos Cafe 17, men vi vil gøre alt for at mindske underskuddet. Bestyrelsen roser Hou for det gode arbejde. 6. Opsigelse/tilbud af forsikring for 1866 (Hou) Vi fik et godt tilbud af et forsikringsselskab, men vi skal med omhu vælge om vi vil skifte forsikringsselskab, da der er mange betingelser, der skal gennemlæses. 1

2 Man skal ikke bare vælge det billigste. Vi har en nuværende kontrakt, der varer frem til Hvis vi vælger at opsige i utide, vil det koste os dyrt. Med hensyn til sundhedsforsikring, så kan det ikke betale sig at tegne en, for man skal være skadesfri før man tegner den, for at kunne få gavn af forsikringen. Alternativet er at tilbyde frivillig sundhedsforsikring til medarbejderne, så det på den måde er op til medarbejderne om de vil have den eller ej. Den nuværende forsikring koster ca kr. om året, imens den nye koster kr. Vi kan spare et stort beløb, men vi skal være opmærksomme på, at den nye dækker en del mindre end den nuværende. Konklusion: Vi beholder den nuværende forsikring, mens vi undersøger hvad vi gør med sundhedsforsikringen. Bestyrelse- og direktionsforsikring kræver at der er en forretningsorden. Vi har ikke opdateret vores forretningsorden siden Den skal opdateres. Konklusion: Hou og LV står for det og den skal sendes til godkendelse af bestyrelsen. 7. Skitse og renovering til fase 2 af ejendom (HOU) Vision for ejendommen præsenteres. Det er også vigtigt at fokusere på foreningens vision, så visionerne kan hænge sammen. RealDania interesserer sig ikke for konkrete renoveringer, såsom nye vinduer, gulve m.m. De er mest interesserede i fremtidige løsninger, såsom solcelleanlæg m.fl. Derfor skal vi have lavet en vision for ejendommen. Hvordan skal vores fremtidige ejendom se ud? Konklusion: Der kræves tid til at diskutere visionen så der oprettes et møde, der kun omhandler vision, den 9. december kl. 17. Det er også en god ide at etablere et lille udvalg, der består af 2 bestyrelsesmedlemmer, der kan følge med fra sidelinjen. De er også med til beslutningerne. Det vil være mere effektivt end hvis hele bestyrelsen er med. Dog skal hele bestyrelsen være velinformeret af udvalget. Der diskuteres også om, hvor grænserne er med hensyn til beslutningerne. Skal udvalget kunne tage alle beslutninger uden, at drøfte det med resten af bestyrelsen? Konklusion: AG og LV sidder i udvalget. Renoveringsprocessen har 6 faser; Idefase byggeprogram projektforslag forprojekt hovedprojekt udførsel. Efter hver fase skal udvalget præsentere beslutningerne til godkendelse af hele bestyrelsen. Det er mest effektivt for alle. På den måde har udvalget indflydelse på, hvordan projektet udvikler sig, mens hele bestyrelsen har det sidste ord. 2

3 8. Foreningsseminar på Castberggård hvordan gik det? (AG/CJ/JB) Seminaret var en stor succes, og AG, CJ og JB har fået stor gavn af de forskellige kurser, de deltog i. Foredraget fra Stockholm Døveforening har været en stor inspiration. De er meget politisk orienterede, så det vil være en god idé, at vi også kigger på de politiske problemstillinger, som påvirker os som døveforening. 9. FN-konventionen (JUH) I forbindelse med 18 og 79-puljen får vi ofte afslag på tilskud til foreningens aktiviteter. De fleste kommuner tilbyder ikke lignende aktiviteter, som vi gør. Ifølge FN-konventionen skal kommunerne have tilbud til borgere med handicap. Det har de fleste ikke, så vi kan bruge konventionen, som et argument for at få tilskud, idet vi supplerer samtlige kommuners indsats over for vores målgruppe. JuH vil kontakte Lars Knudsen for at få flere oplysninger om konventionen. Vi kan også invitere Lars til at holde oplæg til klubberne under s mål om 5 år (AG) Det er vigtigt for foreningen at have en 5 års vision. Hvad vil vi med foreningen? Hvor står foreningen om 5 år? Vi skal sætte nogle mål for foreningen. Det er også af hensyn til Fase 2-projektet. Konklusion: Se under punkt 7; visionsmøde den 9. december. 11. Foto Kampagne - PR strategi (AG) AG blev inspireret under foreningsseminaret 1866 skal tiltrække de unge ved at fokusere på markedsføring. Vi kan lave en sjov markedsføring ved at tage billeder af ældre og unge døve, der bytter tøj. Dvs. de unge har de ældres tøj på og omvendt. Det vil være en god markedsføring. Konklusion: Tages op til visionsmødet den 9. december. 12. Handicapråd Københavns kommune (AG) Det er en god ide at sende døve til kommunernes handicapråd. Spørg evt. medlemmerne om de er interesserede. Ifølge Hou har 1866 forsøgt flere gange uden held. Men nu kommer der jo en ny generation af unge døve, der er interesserede i politik. Måske skal vi forsøge igen? Vi kan skrive om det på hjemmesiden, idet mange døve ikke ved at der findes handicapråd, og at man kan sidde der og have indflydelse. 3

4 Konklusion: Der oprettes en underside på hjemmesiden om emnet. 13. Kulturnatten (AG) Det kunne være en rigtig god ide at arrangere et åbent hus i Døvehuset på Kulturnatten. En oplagt mulighed for folk til, at se hvem vi er og hvad vi laver. Konklusion: JuH arbejder på sagen. 14. Hjertestarter (JB) Vi skal have en hjertestarter i Døvehuset. Medarbejderne i Døvehuset skal til førstehjælpskursus i det nye år, og der kan vi også få en hjertestarter til billig pris. Forslag: Medlemmerne skal også have førstehjælpekursus, især frivillige. Konklusion: Hou satser på, at førstehjælpekurset vil foregå i foråret Signatur 1866 (JB) Alle bestyrelsesmedlemmer skal have ens mailsignatur. Konklusion: JuH laver vejledning og sender til bestyrelsen. 16. Hjemmesiden (Ekstra punkt) Vi er ikke tilfredse med samarbejde med Danaweb. Vi ønsker at afbryde samarbejdet, men vi har en 6 årig kontrakt hos dem, så der skal undersøges om kontrakten kan opsiges i utide og hvad konsekvensen er. Det er vigtigt at vi arkiverer de gamle nyheder og kontaktinfo. F.eks. medlemmernes mailadresse mht. nyhedsbrev. Vi har fået et tilbud fra Churchill med afdragsordning for et stykke tid siden. Konklusion: Hou undersøger kontrakten og hører Churchill, om tilbuddet stadig gælder og hvad de ellers kan tilbyde. Det er en hastesag ubetalte medlemmer (Ekstra punkt - Hou) DDL har meddelt at 1866 har 36 ubetalte medlemmer. De er blevet rykket over flere omgange. Hvad skal vi gøre med dem? Skal de slettes fra medlemslisten? Konklusion: Sender et brev til dem og fortæller at de ikke længere er medlem af 1866, men at de altid har mulighed for at blive medlem igen, hvis dette ønskes. JuH laver brevet. 18. Ny type dagsorden (Ekstra punkt - Hou) 4

5 For at gøre fremtidige bestyrelsesmøder mere effektive, så er der en anden type dagsorden med faste tidsrammer. På den måde kan vi styre hvor meget tid vi bruger på hvert punkt, så der ikke forekommer forsinkelser. Bestyrelsen går med på at prøve den nye dagsorden kr. fra Fonden Juchum (Ekstra punkt - Hou) Vi har fået den glædelige nyhed, at vi har fået kr. fra Fonden Juchum. De kr. er øremærket til ældre døve, så det vil være oplagt at give pengene til Brohusklubben. Det er op til dem hvad de vil bruge pengene til. Dog skal man være medlem af 1866 og Brohusklubben, for at kunne få gavn af pengene. Konklusion: kr. går til Brohusklubben. 20. Døves Kirke/1866 (Ekstra punkt - JB) JB har fået klager over, at juletræsfesten starter for sent (kl ). Vi starter sent pga. Døves Kirkes gudtjeneste, der slutter kl. 14. Førhen har Døves kirke sluttet tidligere. De burde være klar over, at vi også holder juletræsfest. De må gerne tage hensyn til os. Næste år skal vi kommunikere bedre sammen, for at undgå det sker igen. 21. Ole Jørgensens mindelegat (Ekstra punkt - LV) Der er flere oplagte kandidater, men efter kort diskussion er der fundet en kandidat, der skal modtage Ole Jørgensens Mindelegat Vedtægter (Ekstra punkt - DO) Hvor lang tid efter bestyrelsesmødet skal referatet godkendes? Står det i vedtægterne? Hvor lang tid skal der gå før referatet skal lægges på hjemmesiden? Det står ikke i vedtægterne, men i forretningsordenen, der skal opdateres. Konklusion: Referatet skal senest sendes til bestyrelsen 8 dage efter, at mødet har fundet sted. Bestyrelsen har 8 dage til at godkende referatet. Der skal gå max. 24 dage fra bestyrelsesmødet til referatet bliver lagt på hjemmesiden. 23. Evt. - Til orientering: Lokalelejepris stiger pr. 1. januar 2015 det gælder kun for dem, der ikke er medlem af JuH skal huske at lave en doodle om videonyhed og sende til bestyrelsen. 5