ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 17. september 2015 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN DAGSORDEN til ordinært møde torsdag den 24. september 2015 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Afbud: Åben del Sag 8653 Sag 8654 Sag 8655 Sag 8656 Sag 8657 Sag 8658 Sag 8659 Sag 8660 Sag 8661 Sag 8662 Sag 8663 Sag 8664 Sag 8665 Sag 8666 Sag 8667 Sag 8668 Lukket del Sag 8669 Godkendelse af referat Revisionsprotokol De før mødet udsendte skrivelser Udlejningsforhold Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Støtte til visse boligafdelinger Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Orientering fra administrationen Kredsudvalget Fritidsudvalget BL-cirkulærer Eventuelt Næste møde Øvrige datoer Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8653 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 27. august 2015 er udsendt den 3. september Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2015 vedrørende regnskabet for 2013/14, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 3. september 2015 * Invitation til afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 7. november 2015 * Dagsorden til beboerinformationsmøde i Skoleparken 1 vedrørende helhedsplan / genhusning mandag den 21. september 2015 Udsendt pr. mail den 15. september 2015 * Skoleparken 1 helhedsplan aflysning af genhusningsmødet den 21. september

3 8656 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for august 2015 er udsendt den 3. september Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål E-sag a. Afdeling 04 Hyrdeparken renovering af badeværelser I henhold til beslutning på afdelingsmødet den 6. maj 2015 ansøges der hermed om godkendelse til optagelse af et 20-årigt lån til renovering af badeværelser jf. Organisationsbestyrelsens beslutning den 22. august 2013 (sag 8220 d), hvor de nye beløbsgrænser godkendtes../. Med dagsordenen udsendes en revideret oversigt over kollektiv råderet Støtte til visse boligafdelinger B-sag Afdeling 7 Pileparken 2 Trappetårne Tilskud fra Dispositionsfonden I notat omkring prioritering af midler fra Dispositionsfonden fra oktober 2014, blev der informeret om følgende om afdelingen: 2 stk. trappetårne til øverste etage er konstrueret forkert med forringet levetid til følge. Ansvarlig hovedentreprenør og tilsvarende leverandør er gået konkurs. Trapperne er skadesanmeldte og Byggeskadefonden har indvilget i at indskyde 0,3 mio. kr. i en skadesudbedring. Trapper er dog en utidssvarende løsning, idet småbørn, klapvogn og indkøb skal den vej, og det er ikke handicapvenligt. Vi forventer derfor, at tilsagnet fra Byggeskadefonden kan konverteres til et fornyelsesprojekt ved elevatorer. Pileparken 2 støttes, idet boligafdelingen er uforskyldt i den oprindelige byggeskade, ligesom den nuværende leje for tagboligerne er på over kr. pr. m 2. Udskiftning af trappetårne til elevatortårne forventes at udgøre 6,5 mio. kr. Det anbefales, at udgangspunktet for afsætning er 50 % svarende til 3 mio. kr. På Organisationsbestyrelsesmødet den 23. oktober 2014 blev notatet godkendt med følgende bemærkninger: 3

4 Det blev pointeret, at det er en principbeslutning. Den konkrete støtte fra dispositionsfonden til den enkelte afdeling, kan kun bevilliges ved en konkret sagsbehandling, hvor det særskilt indarbejdes, at det er hjælp til selvhjælp. Det blev ligeledes besluttet, at i forbindelse med tildeling af støtte må dispositionsfondens likvide midler ikke være mindre end det fastsatte minimumsbeløb, som p.t. udgør kr. pr. lejemålsenhed. Projekt nye trappetårne/elevator Der er blevet arbejdet videre med projektet sammen rådgivere og afdelingsbestyrelsen, og inden det foreligges beboerne på et afdelingsmøde, skal den endelige støtte fra dispositionsfonden afklares med Organisationsbestyrelsen. Historik Pileparken 2 blev bygget i 1950 og bestod af to boligblokke med hver tre etager med fladt tag. I 1992 blev der gennemført en facaderenovering, hvilket indebar en yderligere tagetager på begge blokke. Tagetagerne blev forsynet med en svalegang og adgangen hertil var en vindeltrappe stående i det fri og en gangbro mellem svalegang og trappetårnets top. Teknik Trappetårnet er udført som galvaniseret stålkerne, påmonteret galvaniserede ståltrin med skridsikker epoxybelægning. Trappetårnets vægge er udført af trapezformede plader, med pulverlakeret overflade. Disse vægge er boltet direkte på trappetrinene. Stålgelænder er boltet på væggene../. Når folk går ind i trappetårnet med sne og tø salte på skoene, sker der en tæring af ståldelene. De galvaniserede dele (stålkerne og trin) har formået at modstå rustangrebene i store træk, dog er den skridsikre epoxybelægning efterhånden begyndt at knække af grundet rust i trinene. Væggene er desværre boltet direkte på trappetrinene uden nogen form for skive eller bøsning, der kunne have forhindret en galvanisk tæring og resultatet er kraftig tæring, der er startet ved boltesamlinger og som efterhånden har bredt sig til m 2 store felter. Galvanisk tæring i en række sammenboltede metaller vil medføre at den laveste legering ruster, og dette idebærer gelænder og vægge. Der vedlægges billeder som visualisere status på trappetårnene. Vi kørte en syn og skøn sag mod entreprenøren, som gik konkurs inden vi fik udbedret skaderne. Erstatningsbeløbet blev indført som krav i boet, og vi endte med en meget lille dividende, der ikke engang betalte vores sagsomkostninger. Husleje Tagetagerne er bestykket med 18 ungdomslejligheder og 10 familieboliger, og da det er temmelig besværligt at gå til 4. sal ad trappe, måske endda med et barn på armen, er fraflytningsprocenten høj. Det er derfor planlagt at opføre elevator/trappetårne i stedet for at renovere på de gamle trappetårne. Tagetagen er belånt særskilt og har sin egen huslejesætning. I 2015 bliver tagetagens husleje 1.041,19 kr./m 2. Den øvrige del af Pileparken 2 har en husleje på 853,12 kr./m 2. Beboerdemokratiet Da trappetårnene udelukkende betjener tagetagen, vil det være nærliggende at lade tagetagen alene betale for arbejdet, men huslejen er i forvejen høj der. Finansieringen må derfor fordeles ud på hele afdelingen. Opførelsen af tagetagen var i sin tid med til at finansiere facaderenoveringen, men det har de nuværende lejere har ikke nogen viden/erindring om. Det kan derfor tænkes, at de nye lejere i det gamle afsnit ikke vil 4

5 stemme for renoveringsforslaget på trods af, at deres nuværende husleje er begunstiget af tagetagens eksistens. Det er dog vores indtryk, at alle lejerne vil støtte op om projektet, og hvis vi kan fremkomme med bidrag udefra til renoveringen, vil lejerne i det gamle afsnit se positivt på dette, således at hele afdelingen kan godkende elevator/trappetårnene og finansieringen. Beskrivelser af nye trappetårne/elevatorer./. Det nye elevatortårn med trappe placeres som det nuværende trappetårn, og den nuværende gangbro udskiftes til en ny og overdækket gangbro. Den nye elevator og trappetårnet har repos på hver side af gangbroen, der kun betjener øverste etage (vedlagt tegning). Af følgende årsager placeres det nye elevatortårn ikke ved facaden: Hoveddørene til boligerne i Pileparken 2 er placeret indeliggende i opgangen. Det vil sige, at det repos, som skal være land for en elevator ved facaden er midt mellem 2 etager. Det er således ikke muligt at få en logisk adgang med elevatoren til de øvrige etager, og formelle krav om tilgængelighed kan derfor ikke opfyldes. Det nuværende trappetårn/gangbro er placeret lige i midten af svalegangen til øverste etage, og flugtvejsafstanden fra enden af svalegangen til gangbroen er maksimal. Man skal derfor lave midlertidige løsninger under byggeriet eller nye brandtrapper for enden af svalegangen, hvis man fastholder elevator ved facaden. Det nye elevatortårn vil skygge for vinduer nær opgangen til underliggende boliger. Af hensyn til skyggevirkning for vinduer skal det nye elevatortårn vendes, så elevator og trappe står udenpå hinanden. Derved fylder konstruktionen godt ud på P- pladen Finansiering Vi har fået tilsagn fra Byggeskadefonden, og hvis Organisationsbestyrelsen kan godkende kr. som tilskud fra dispositionsfonden, kan afdelingens egne midler og trækningsret dække restomkostninger, så vi ikke behøver at hjemtage lån. Forslag til finansiering: Tilskud fra Byggeskadefonden (er bevilget) Tilskud fra ABG dispositionsfond Afdelingens trækningsret Afdelingens henlagte midler Samlet budget kr kr kr kr kr. Det indstilles, at der bevilges tilskud fra dispositionsfonden på kr. til etablering af nye trappetårne/elevatorer. 5

6 8659 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 27. august 2015 blev det aftalt, at der til mødet den 24. september 2015 ville foreligge et revideret totaløkonomisk overslag og finansieringsskitse. Herudover ville der foreligge et notat om renovering kontra at bygge nyt. På mødet skal der tages en beslutning om det videre forløb i projektet. Rådgiverne arbejder fortsat på dette materiale, som udleveredes på mødet../. Der er fortsat en økonomisk udfordring i projektet, som kan bevirke ændringer heri med deraf følgende ændring i genhusningen. Det planlagte genhusningsmøde den 21. september 2015 er blevet aflyst / flyttet se vedlagte informationsskrivelse, som også er udsendt via mail til Organisationsbestyrelsen den 15. september Det årlige møde med Gladsaxe Byråd B-sag./. Invitation til det årlige møde med Byrådet er modtaget den 8. september 2015 og udsendes til bestyrelsen med dagsordenen. Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne den 8. september 2015 med opfordring til deltagelse og fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Tilmelding og fremsendelse af eventuelle forslag/emner til drøftelse er senest torsdag den 1. oktober Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle forslag og emner aftales til mødet Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2015 er udsendt den 3. september 2015 med tilmeldingsfrist den 1. oktober Kurset afholdes torsdag den 8. oktober 2015 kl i administrationens mødelokale. 6

7 Der er p.t. tilmeldt 6 personer. En reminder om introduktionskurset udsendes til nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 24. september Orientering fra administrationen O-sag a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 3. september 2015./. Udkast til referat fra afdelingsbestyrelsesformandsmødet den 3. september 2015 udsendes med dagsordenen. På mødet vil der være en dialog om mødets indhold / afvikling og referat. b. TV-pakker O-sag./. Vi modtager en del henvendelser fra vores beboere med ønske om ændring i deres TVpakke. For at give en ensartet information herom har administrationen udarbejdet et udkast til orienteringsskrivelse, som udsendes med dagsordenen til nærmere afklaring på mødet. c. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 1. september 2015 O-sag./. Kopi af referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 1. september 2015 udsendes med dagsordenen til orientering. d. BL Bestyrelsesforum for Organisationsbestyrelser O-sag./. Jf. vedlagte information fra BL lancerer de nyt bestyrelsesforum for Organisationsbestyrelser. En nærmere dialog herom på mødet. 7

8 8663 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 17. september Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes den 19. november b. Afdelingsbestyrelseskonference E-sag Program for afdelingsbestyrelseskonference, som afholdes lørdag den 7. november 2015, er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter den 3. september 2015 med tilmeldingsfrist tirsdag den 20. oktober Kopi af invitationen er udsendt til bestyrelsen den 3. september Der er p.t. 24 tilmeldte. En reminder om afdelingsbestyrelseskonferencen udsendes tirsdag den 29. september Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. august Referat herfra blev udleveret til bestyrelsen på mødet den 25. august Næste møde i udvalget afholdes den 28. september b. Julearrangement E-sag På mødet ønskes der en status på budgettet for arrangementet. 8

9 8665 BL-cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 43 af den 25. august 2015 vedrørende Bidrag til arbejdskapital, henlæggelse til dispositionsfond og dækning af tab ved manglende huslejebetaling. * BL informerer nr. 44 af den 25. august 2015 vedrørende Alment talent akademi * BL informerer nr. 45 af den 25. august 2015 vedrørende Vil I afprøve rollen som uddannelsessted for HK-elever? * BL informerer nr. 46 af den 1. september 2015 vedrørende Genindførelse af boligjobordningen * BL informerer nr. 47 af den 2. september 2015 vedrørende Aftrapning af rentesikring og bestyrelsesvederlag * BL informerer nr. 48 af den 7. september 2015 vedrørende Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? * BL informerer nr. 49 af den 15. september 2015 vedrørende Danmarks statistik nøgletal på boligområder 2015 revideret udgave 8666 Eventuelt O-sag 8667 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 22. oktober

10 8668 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 24. september 2015 udsendes den 17. september 2015 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 24. september 2015 udsendes den 1. oktober 2015 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. oktober Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. oktober

11 Lukket del 8669 Eventuelle sager til behandling E-sag 11

12 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 12