BibDok 2.0. En metode til at kvalificere, prioritere og legitimere folkebibliotekets indsatser

Transkript

1 BibDok 2.0 En metode til at kvalificere, prioritere og legitimere folkebibliotekets indsatser

2 Forord I 2012 og 2013 samarbejdede Gentofte Centralbibliotek og Professionshøjskolen Metropol om at udvikle en metode til at dokumentere effekt af folkebibliotekernes indsatser. Ambitionen var at udvikle en metode, der kunne give den enkelte medarbejder og leder mere systematisk opsamlet viden om, hvorvidt indsatser fx IT-kurser for ældre borgere eller højtlæsning for børn bidrager med de tilsigtede resultater og effekter. Metoden skulle understøtte den enkelte medarbejder og leders blik for handlemuligheder og strategisk prioritering. Metoden fik navnet BibDok og blev udgivet i en publikation, der gav anvisninger til anvendelse af metoden. Siden har alle landets centralbiblioteker gennemført forløb i metoden og der bliver i dag BibDok et på mange af landets folkebiblioteker. Gennem de forgangne år har arbejdet med BibDok bidraget til gode nye metodiske opmærksomheder, der kan styrke BibDok som metode, og som kan kvalificere arbejdet med både nye og gamle indsatser i de danske folkebiblioteker. Derfor har vi valgt at udgive en ny opdateret introduktion og guide til BibDok. God arbejdslyst! Gentofte Centralbibliotek Institut for Ledelse og Forvaltning Professionshøjskolen Metropol INDHOLD Forord... 2 Hvorfor?... 3 Hvad?... 4 Hvordan? En guide til BibDok... 7 Inspiration til brug af model og skema Litteratur... 15

3 Hvorfor? Folkebibliotekerne er sat i verden ud fra et velfærdsrationale om, at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet (Bekendtgørelse af lov om biblioteksvirksomhed af 2010, kap. 1, 1). Hvordan og i hvor høj grad folkebibliotekerne så lykkes med at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet, er ikke altid lige nemt at påvise, da mange og komplekse faktorer spiller ind. For hvornår har en indsats i biblioteket bidraget til at fremme oplysning? Hvad medvirkede til eller bestemte udfaldet af indsatsen? Bidrog indsatsen med lige meget oplysning for alle deltagere? Hvad forstås overhovedet som oplysning, i forhold til den givne indsats? Det kan være let at forfalde til at mene, at en lang række af folkebibliotekernes indsatser ikke kan måles eller dokumenteres. Der er store dele af folkebibliotekernes virke, som det vil være meningsløst at forsøge at måle kvantitativt. Men som offentlig velfærdsleverandør er gennemsigtighed en demokratisk præmis, fordi vi som samfund hele tiden stilles over for prioritering i velfærd. At kunne anskueliggøre og sandsynliggøre (og ikke nødvendigvis måle kvantitativt), hvad den enkelte indsats såvel som mængden af indsatser i biblioteket bidrager med, er derfor centralt for at kunne: prioritere og begrunde fagligt og strategisk, hvorfor indsatser sættes i værk, mens andre vælges fra eller lægges ned kvalificere, så indsatser udvikles med udgangspunkt i fagligt forankret viden frem for mavefornemmelser legitimere gennem faglige argumenter for, hvorfor vi har folkebiblioteker, og hvad biblioteket bidrager med Formålet med denne publikation er at beskrive, hvordan en systematisk og evaluerende biblioteksfaglig praksis kan gribes an. BibDok har som ambition at installere et metodisk fagligt blik, som gør det muligt leder som medarbejder at få øje på de antagelser, der ligger til grund for de indsatser, der sættes i gang i biblioteket. Fokus er på, hvad det er, der forventes at virke i den enkelte indsats, og hvordan der kan indsamles viden om, hvorvidt den forventede effekt udmønter sig, når den planlagte indsats rammer virkeligheden. 3

4 Hvad? Nedenstående model illustrerer den grundlæggende tænkning i BibDok. Strategi er en plan for, hvordan en organisation udvikler sig fra, hvor den er i dag, til den position den ønsker at indtage i fremtiden. Strategi kan i denne sammenhæng både være en national politisk strategi, den kommunale strategi, eller bibliotekets egen strategi. En strategi virkeliggøres gennem mængden af indsatser. Strategibolden i modellen er således større end de øvrige bolde i modellen. Dette for at illustrere, at der ikke er et 1:1 forhold mellem strategi og indsats. Men at indsatsen skal bidrage til at realisere et aspekt ved strategien. En indsats består af en række forskellige indsatsdele, som tilsammen udgør indsatsen. En indsatsdel kan være alt fra et internt planlægningsmøde til en aktivitet for borgere. Resultatet er det konkrete, vi vil opnå/skabe i verden. Det kan fx være en ny indretning på biblioteket, en ny service for borgerne eller gennemførslen af en event. Effekten er den virkning vi ønsker at skabe for målgruppen. En effekt kan fx være, at målgruppen oplever at få bedre evner til selv at kunne tilegne sig viden eller oplever større livskvalitet. Figur 1. Model for antagelser om årsags-virkningssammenhæng 4

5 Modellen illustrerer, at arbejdet med BibDok består i at sikre og fastholde fælles og fagligt trykprøvede argumenter for årsags-virkningssammenhæng mellem strategi, og den indsats som sættes i værk samt mellem indsatsen og dens formodede udmøntning i resultat og effekt. Offentlige velfærdsindsatser planlægges ud fra lineære logikker om, at hvis vi gør x, så medfører det y for borgere/samfund. Derfor bliver det væsentligt at tale frem, hvad det helt konkret er, vi forventer vil virke i vores indsats og trykprøve disse antagelser i faglig dialog. Hensigten er, at kvalificere de indsatser vi sætter i værk, og samtidig, gennem større tydelighed om hvad vi tænker virker i indsatsen, at kunne installere et evaluerende blik på, om dét vi antog ville ske, rent faktisk udmønter sig. De røde pile i modellen mellem hhv. strategi, indsats, resultat og effekt går begge veje, ligesom den overliggende pil peger bagud. Selv om vi planlægger ud fra lineære logikker, så er der sjældent et 1:1 forhold mellem den planlagte virkelighed og den faktiske virkelighed. Pilene illustrerer, at der nødvendigvis altid må være en konstant faglig videnopsamling og opmærksomhed på, om der sker det, vi forventede ville ske, når indsatsen rammer virkeligheden. Dvs. at der hele tiden må være et refleksivt tilbageløb ift., om vi skal revidere og korrigere indsatsen eller fortsætte. Hvis et bibliotek fx har planlagt en række arrangementer for en udvalgt målgruppe, men alle mulige andre målgrupper møder op i stedet, bør det give anledning til at gå tilbage og kigge på, om indsatsen skal se anderledes ud, for at kunne bidrage til at udfylde den del af strategien, den var sat i værk for. Den røde gennemgående overliggende pil illustrerer desuden, at den viden, som den evaluerende praksis skaber, hele tiden skal have et tilbageløb til strategien. Dvs. at vi undervejs i arbejdet reflekterer over og taler om, hvorvidt indsatsen bidrager som forventet. Hvis ikke, skal det give anledning til ændrede prioriteringer. Fokus på det, der virker BibDok tilbyder en vej at gå, der skaber en struktur og fokus på systematik i arbejdet med de indsatser biblioteket prioriterer at sætte i værk. Med systematik henvises til væsentligheden af gennemsigtighed. Det vil sige, at det er muligt for udenforstående at se og have tillid til, at de konklusioner og prioriteringer vi drager i forhold til en indsats er frembragt på et troværdigt fagligt grundlag og ikke på mavefornemmelser. Udgangspunktet er, at et rigt og nuanceret fagligt forankret sprog koblet til konkret viden på indsatsniveau skaber legitimitet. Et sådan rigt og nuanceret forankret sprog kan bl.a. understøttes gennem evalueringsviden. BibDok er inspireret af den realistiske evalueringstradition, hvor fokus er på; hvad der virker, for hvem det virker, og under hvilke omstændigheder det virker. Det betyder, at BibDok ikke er en standardiseret metodemaskine, hvor vi bevidstløst kan proppe indsatser ind i, og så kommer der viden ud i den anden ende. BibDok skaber en struktur i arbejdet. Men det er os selv, der i arbejdet med den enkelte indsats, skal foretage den faglige analyse og de fagligt begrundede valg for, hvad det er, vi forventer, virker. På den baggrund bliver det derefter muligt at beslutte, hvordan vi vil kunne dokumentere eller sandsynliggøre, om vores antagelser om årsags-virkningssammenhæng holdt stik. Det er indsatsen, og det vi ønsker at forstå og vide om den, der bliver bestemmende for, om vi skal arbejde kvantitativt fx tælle antal besøgende eller kvalitativt fx spørge ind til brugernes oplevelse (læs mere om dette i guiden på side 7). 5

6 Ikke en kamp mellem det kvantitative og det kvalitative Lidt forenklet sagt, er kvantitative data det, der kan tælles, og kvalitative data er det, der ikke kan tælles. Folkebibliotekerne har tradition for at producere omfattende kvantitative data, der på et detaljeret niveau fortæller om udlån, fornyelser, bestand på forskellige materialekategorier, økonomi, besøgstal mv. De kvantitative data indeholder store mængder af viden, der kan aktiveres på forskellig vis. Fordi der er en stærkere tradition for at anvende kvantitative data frem for kvalitative, og fordi de generelt tillægges større styringsmæssig legitimitet, kommer de kvantitative data ofte til at danne grundlag for de lokale såvel som nationale prioriteringer. Men der er væsentlige dimensioner af bibliotekets arbejde, som de kvantitative data ikke kan sandsynliggøre. Til det formål er kvalitative data nødvendige. BibDok understøtter en evaluerende praksis, hvor kvantitative og kvalitative metoder supplerer hinanden, og hvor evaluering indgår som en integreret del af det biblioteksfaglige arbejde. Centralt er, at arbejdet med en evaluerende praksis opleves som fagligt meningsgivende. Det er en forudsætning for, at vi i og gennem arbejdet kan blive klogere på, om og hvordan bibliotekets mange indsatser store som små skaber den forventede effekt for borgerne. BibDok handler ikke om, at leder og medarbejder skal til at producere store og omfattende evalueringsrapporter om stort og småt. Men om, at blive bedre til at sandsynliggøre, hvad det er, bibliotekets indsatser bidrager med for borgere og samfund dvs. at vi kan argumentere for og anskueliggøre, at der formentlig eksisterer en sammenhæng mellem en indsats og nogle effekter hos målgruppen. Det væsentlige er, at det biblioteksfaglige arbejde bygger på en gennemsigtig systematik, der giver belæg for at kunne sige noget om indsatsen og dens virkning for borgeren. Tid og ledelse BibDok handler både om små og store indsatser i biblioteket, fordi indsatserne hver især bidrager til bibliotekets hele og til udmøntning af strategien. Viden om alle bibliotekets indsatser er derfor væsentlig. BibDok s systematiske tilgang til arbejdet med indsatser kan virke ressourcekrævende ved første blik. Og det kræver også ressourcer især de første gange. Ikke desto mindre sparer arbejdet også ressourcer på både kort og lang sigt, fordi indsatser bliver sat mere kvalificeret i gang og skaber bedre grundlag for den fremadrettede prioritering. Det er en ledelsesmæssig beslutning at vurdere, om biblioteket har behov for at arbejde mere systematisk med at integrere en evaluerende praksis, i arbejdet med bibliotekets indsatser. Ledelsen bærer sammen med medarbejderne et væsentligt ansvar for at anvende den viden og de erfaringer, som arbejdet med den evaluerende praksis bidrager med ind i udviklingen af biblioteket. BibDok hviler bl.a. på en tænkning om ledelse og samarbejde, hentet fra den narrative organisationsudvikling, hvor forandringer sker i samspil. Det gælder samspillet indbyrdes mellem kollegaer, samspillet mellem ledelse og medarbejdere, og i samspillet med omverdenen. Arbejdet med vedvarende at udvikle et mere rigt og fagligt nuanceret sprog bliver med dette afsæt understøttet af, at ledere og medarbejdere vedvarende arbejder med at indtage en refleksiv og nysgerrig position også i forhold til egne forståelser. 6

7 Hvordan? en guide til BibDok I arbejdet med hver indsats i biblioteket er det væsentligt at kunne argumentere for hvorfor?, hvad? Og hvordan? Hvorfor vedrører meningsskabelsen. Det handler om at kunne anskueliggøre og argumentere fagligt for relevansen af indsatsen i forhold til den strategi, vi er sat til at føre ud i livet. Dvs. hvorfor vælger vi denne indsats? Hvad vedrører det, vi konkret vil sætte i værk. Dvs. hvad er det, vi tænker at gøre? Hvilke handlinger og aktiviteter udgør indsatsdelene? Hvilket resultat ønsker vi? Og hvilken effekt ønsker vi? Hvordan vedrører vores antagelser om årsagsvirkningssammenhæng. Dvs. hvad er det vi forventer vil virke i den indsats vi sætter i verden, så den kan formodes at udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt? Det følgende er en guide til arbejdet med BibDok. 1. Sammenhæng mellem strategi, indsats, resultat og effekt Formålet er, at I (ledere og medarbejdere) reflekterer over, hvorfor I vil sætte indsatsen i værk. Hvilke antagelser ligger til grund for, at indsatsen formodes at kunne udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt. Dvs. jeres antagelser om forventet sammenhæng mellem jeres indsatsdele, og så det resultat og den effekt organisationen forventer, at indsatsen kan indfri. Det er vigtigt, at I giver jer tid til at tale jeres antagelser grundigt igennem ift., hvad I formoder vil virke i indsatsen. Det der umiddelbart kan forekomme indlysende, er det ikke altid, når det bliver sagt højt og møder andres forståelser. 1. Start i ønskede resultat og den ønskede effekt Diskutér hvilket resultat og hvilken effekt I ønsker, der skal komme ud af indsatsen. Diskutér i relation hertil, hvordan I ser det bidrager til realiseringen af strategien. Besvar gennem dialog følgende spørgsmål: Hvem skal indsatsen gøre noget for og/eller ved? Hvad skal det gøre ved dem dvs. hvad er den ønskede effekt? Hvad er det ønskede resultat? Bidrager det ønskede resultat og den ønskede effekt til den strategi, vi skal udmønte? 2. Opstil flere mulige indsatser Der kan eksistere flere mulige veje (indsatser) til et givent resultat og en given effekt. Start derfor med at opstille flere mulige indsatser, som I kan få øje på, vil kunne udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt. Diskutér og vurdér i relation hertil, hvilke indsatsdele, I hver især mener, er nødvendige, for at en indsats kan udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt. Besvar følgende spørgsmål for hver enkelt af jeres foreslåede indsatser: Hvilke indsatsdele består indsatsen af, og i hvilken rækkefølge giver det mening at gennemføre dem? Hvorfor? Hvad får os til at antage, at indsatsen kan udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt? 7

8 Hjælp 1 I jeres faglige dialog kan det være en god idé at bevæge sig både frem og tilbage i argumentationskæden dvs. hvis vi ønsker x (effekt), skal y (resultat) være opfyldt, hvilket til sidst vil føre til, at vi skal gøre z (indsatsdele). Eller hvis vi gør z (indsatsdele), forventer vi, at y (resultat) sker med x (effekt) til følge. Det kan være en hjælp at bruge model for antagelser om årsags-virkningssammenhæng sammen med post-its, til at diskutere de indsatsdele, I tænker at jeres indsats bør består af, samt hvad I ønsker af resultat og effekt. Post-it s gør det muligt at flytte rundt på elementerne undervejs, efterhånden som argumentationen for indsatsen udvikler sig (jf. endvidere afsnittet Inspiration til brug af model og skema side 9). Der er ingen grænser for, hvor mange indsatsdele, der tilsammen kan udgøre jeres indsats. Antallet af indsatsdele afhænger af den enkelte indsats omfang og kompleksitet. Tal hver af de foreslåede indsatsdele igennem. Giver det mening at tro på, at indsatsdelene vil kunne udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt? 3. Læg jer fast på én indsats Vælg den indsats, I fagligt mener bedst vil kunne udmønte sig i det ønskede resultat og den ønskede effekt. Tal igennem, hvordan hver indsatsdel antages at bidrage til det ønskede resultat og den ønskede effekt. Tal planlægningen af indsatsdelene igennem dvs. hvilke dele må nødvendigvis ske før noget andet. BibDok-skemaet, som kan ses herunder, kan I anvende til at skabe et fælles overblik over arbejdet med jeres indsats samt til at koordinere og planlægge arbejdet. Skemaet ligger tilgængeligt på 8

9 Hjælp 2 ANTAGELSE OM ÅRSAGS-VIRKNINGSSAMMENHÆNG: TID TID TID TID TID TID TID TID TID TID Indsatsdel: Indsatsdel: Indsatsdel: Indsatsdel: Indsatsdel: Indsatsdel: Indsatsdel: Resultat: Effekt: INDSATS Tegn: Tegn: Tegn: Tegn: Tegn: Tegn: Tegn: Tegn: Tegn: TEGN Datametode: Datametode: Datametode: Datametode: Datametode: Datametode: Datametode: Datametode: Datametode: DATA I den øverste røde bjælke Antagelse om årsags-virkningssammenhæng kan I indskrive jeres antagelse/ antagelser om, hvad det er, I formoder, vil virke i jeres indsats. Antagelse om årsags-virkningssammenhæng er det, I med BibDok er på jagt efter dvs. holder jeres antagelser om årsags-virkningssammenhæng stik, når jeres planlagte indsats rammer virkeligheden. Herunder findes bjælken Tid. Her kan I koble jeres indsats til en tidsplan for arbejdet. Dette for at kunne koordinere arbejdet. Men også fordi overvejelser omkring, hvad der nødvendigvis må komme før noget andet, har betydning. Samt, hvor lang tid I har til at gennemføre indsatsen, kan have stor betydning for troværdigheden i jeres argumenterede årsags-virkningssammenhæng mellem indsatsdelene, det forventede resultat og den forventede effekt. Den tredje bjælke indeholder indsatsdel, resultat og effekt, og er beskrevet på side 4. Den fjerde bjælke i skemaet hedder Tegn. Tegn skal her forstås som tegn i verden, som I tænker skal være til stede, hvis jeres antagelser om årsags-virkningssammenhæng holder stik. Jeres definerede tegn skal hjælpe jer med at få øje på, hvad I skal kigge efter, om I er på rette vej med jeres indsats. Et tegn for en indsatsdel kan fx være, at der deltager mindst 20 brugere på et it-kursus, eller at der er et trygt læringsrum omkring it-læringen. Den femte og sidste bjælke hedder Datametode. I denne del af skemaet skal I beslutte, hvordan I vil undersøge, om det I antager sker, også sker. Under datametode skal I vælge, om den enkelte indsatsdel har så stor betydning for jeres antagelse for indsatsen, at I har behov for at vide noget om den. I skal da vælge, om I bedst vil kunne skaffe jer den ønskede viden gennem at tælle (dvs. kvantitativ datametode) eller ved at observere, beskrive og/eller spørge ind (dvs. kvalitativ datametode). Det er udelukkende indsatsens karakter, der afgør, hvor enkel eller kompleks jeres udfyldningen af skemaet bliver. Nogle indsatser består af mange indsatsdele, (og mange flere end denne skabelon giver mulighed for), mens andre består af ganske få. Tal grundigt igennem, hvordan I mener, at hver indsatsdel bidrager til det ønskede resultat og de ønskede effekter. 9

10 2. Produktion af viden om indsats Formålet er: 1) at konkretisere, hvilke tegn i verden (Tegn er forklaret i fig. 2), der peger på, at den enkelte indsatsdel bidrager som antaget 2) undersøge, om indsatsdelene manifesterer sig i de tegn, I har opstillet 3) dokumentere resultatet af indsatsen samt sandsynliggøre effekterne 1. Opstil tegn for indsatsdele, resultat og effekt Diskutér og beslut hvilke tegn I mener, skal være til stede ved hver enkel indsatsdel for, at I vil antage, at det bidrager til det ønskede resultat og den ønskede effekt. Diskutér og beslut desuden tegn for, hvornår I mener, at resultat såvel som effekt af indsatsen er nået. Besvar følgende spørgsmål: Hvordan kan vi se, at den enkelte indsatsdel bidrager som antaget? Hvad skal vi kunne få øje på? Hvordan kan vi se, at resultatet udmønter sig som antaget? Hvad skal vi kunne få øje på? Hvordan kan vi se, at effekten udmønter sig som antaget? Hvad skal vi kunne få øje på? Hjælp 3 Arbejdet med at opstille tegn kan give nye perspektiver og refleksioner på årsags-virknings-sammenhæng mellem jeres indsats og indsatsens forventede resultat og effekt. Det kan betyde, at I må gå tilbage og se på jeres antagelser i det nye perspektiv. Indskriv jeres tegn i BibDok-skemaet. 2. Valg af datametoder til at give jer viden om indsatsen Udvælg de dele af jeres indsats, der er centrale for, at indsatsen kan udmønte sig i det forventede resultat og de forventede effekter. Diskutér og beslut, hvordan I vil opnå viden om de relevante dele af jeres indsats (dvs. vælg datametode) ud fra de tegn, I har defineret under forrige punkt. Beslut ligeledes, hvordan I vil opnå viden om, hvorvidt jeres antagelse om indsatsens årsags-virkningssammenhæng har holdt stik og har udmøntet sig i det forventede resultat og de forventede effekter. I skal kunne besvare følgende spørgsmål: Hvilke indsatsdele er så centrale for vores antagelse om indsatsens årsags-virkningssammenhæng, at vi har behov for at vide noget mere om dem, og om de udmønter sig i de Tegn, vi har opstillet? Hvilke datametoder vil vi anvende? Hvordan vil vi kunne sige noget om, hvorvidt resultat og effekt er blevet udmøntet som antaget? Hvilke datametoder vil vi anvende? Hvordan skal arbejdet med viden-/dataindsamlingen planlægges og afvikles i relation til arbejdet med indsatsen? Hvem skal involveres? Hjælp 4 Arbejd videre i jeres BibDok-skema og tilføj jeres valgte datametoder i skemaet. Vær opmærksom på, at der kan være behov for at belyse det samme med hjælp fra forskellige datametoder. Fx kan antallet af deltagere belyse noget, mens gruppeinterview kan belyse noget andet. I kan finde inspiration og vejledning til dataindsamlingsmetoder deres styrker og svagheder og anvendelse på 10

11 3. Gennemfør viden/dataindsamling og analysér data Tilrettelæg og gennemfør jeres viden-/dataindsamling. Analysér jeres indsamlede data. Det er vigtigt, at I analyserer og forholder jer til jeres data undervejs i arbejdet med jeres indsats, og ikke lader det ligge til en afsluttende evaluering. Det gør det muligt undervejs at undersøge og tage bestik af, om indsatsen arter sig anderledes end antaget og derfor vurdere, om indsatsen skal køre videre som planlagt, justeres eller afsluttes. Analysér, når I kommer så langt, jeres indsamlede viden/data i forhold til resultat og effekt. Besvar følgende spørgsmål på baggrund af jeres analyser af data: Indfrier den/det undersøgte indsatsdel/resultat/ effekt vores opstillede tegn? Hvorfor eller hvorfor ikke? Skal vi revidere i vores antagelser for indsatsen? Hvorfor eller hvorfor ikke? 3. Kvalificering, prioritering og legitimering Den viden, som arbejdet har generet om indsatsens årsags-virkningssammenhæng og dens resultat og effekt, har til formål at kvalificere, prioritere og legitimere indsatsen. 1. Sæt ord på indsatsen, dens resultat og effekt Diskutér i projektgruppen, på baggrund af jeres analyser af jeres indsamlede viden og data, hvad arbejdet med indsatsen har bidraget med. Diskutér, hvordan I kan eksemplificere og anskueliggøre det for udenforstående. Dialogen skal udmønte sig i, at I kort og præcist kan formidle: Hvad gik indsatsen ud på? Holdt vores antagelse om årsags-virkningssammenhæng stik? Hvad var resultatet, og hvordan man kan se det? Hvad er effekten, og hvordan man kan se det? Beslut i forlængelse heraf, til hvem og hvordan det giver mening at formidle arbejdet med indsatsen på biblioteket såvel som uden for biblioteket. Hjælp 5 I kan finde inspiration, støtte og vejledning til arbejdet med dataindsamling og analyse på Analysen af jeres indsamlede data skal gøre det muligt undervejs at vurdere, om I kan fortsætte indsatsen som først antaget, eller om I skal prioritere anderledes eller tilbage og justere indsatsen. Hvis vores antagelser om årsags-virknings-sammenhæng viser sig ikke at holde stik, så skal I ikke fortvivle, da det bidrager med en væsentlig organisatorisk læring, som gør det muligt at agere på nye og mere hensigtsmæssige måder. 11

12 Hjælp 6 Det er vigtigt, at I bruger tid på at tale igennem, hvad I kan konkludere på baggrund af arbejdet med indsatsen. Det er med til at skabe et fælles og mere rigt og nuanceret fagligt sprog om indsatsen. - Få talt konkrete eksempler frem fra indsatsen herunder resultat og effekt. Eksempler gør det nemmere at huske indsatsen og lettere for udenforstående at forstå, hvad I taler om, og hvilken velfærdsværdi biblio teket skaber. - BibDok handler ikke om at markedsføre biblioteket, men om at skabe større effekt af bibliotekets indsatser. Eksemplerne I fremdriver, kan derfor både være de gode, de dårlige og dem midt i mellem. Eksempler på det, der ikke gik som forventet, kan bidrage med væsentlig organisatorisk læring, og er derfor lige så vigtige som eksempler på det, der gik som forventet eller over forventning. Når I har talt jer frem til de væsentligste eksempler, som I mener, siger noget centralt om indsatsen, kan I vælge at finpudse formidlingen af den, for fremadrettet at kunne formidle jeres projekt klart og præcist og på et solidt videngrundlag over for interessenter uden for arbejdsgruppen. Afsæt fx 1 minut til, at I hver især i projektgruppen præsenterer indsatsen hvad var indsatsen, hvad var det forventede resultat, den forventede effekt? Hvad kom der ud af indsatsen? Optag fx hver præsentation med en tablet eller smartphone. Herefter kan I se jer selv og give hinanden feedback på formidlingens klarhed. Uklarhed i formidlingen er ofte udtryk for indholdsmæssig uklarhed. 2. Prioritér indsatsen fremadrettet i forhold til bibliotekets strategi Diskutér om indsatsen bidrager til jeres strategi, som antaget forud for arbejdet. Besvar gennem dialog følgende spørgsmål: - Hvordan bidrager indsatsen til at realisere vores strategi for biblioteket? - Hvordan bør indsatsen fremadrettet prioriteres? - Hvordan kan indsatsen kvalificeres? 12

13 Inspiration til brug af model og skema Til inspiration har vi i det følgende, med udgangspunkt i en illustrativ case, anvendt BibDoks Model for antagelse om årsags-virkningssammenhæng samt BibDok-skemaet. Teenagedrenge som kulturbrugere X-købing Kommune har en strategi om at være Danmarks bedste bokommune. Dette er bl.a. formuleret som et sted, hvor alle borgere føler sig trygge. Imidlertid har politikere og kommunen modtaget en række klager over drenge i alderen år, der hænger ud på byens torv. Kulturudvalget ønsker derfor, at biblioteket, der ligger ud til torvet, skal være primusmotor i at få drengene engageret i aktiviteter på biblioteket. Biblioteket har derfor planlagt en indsats målrettet drengene, der hænger ud på torvet. Medborgerskab og inklusion i kulturlivet er kodeordene for arbejdet. Biblioteket har beslut- tet i samarbejde med kommunens kunstskole og musikskole at lave et animationsværksted, hvor drengene kan lære at producere små animationsfilm, få viden om det at animere og fortælle fortællinger gennem animationer. Arbejdet skal munde ud i en premiere og prisuddeling, hvor forældre, venner og øvrige interesserede kan komme og se de små film, som drengene har produceret. Projektgruppen planlægger at lægge et opslag om tilbuddet på hjemmesiden, hænge en plakat i indgangen til biblioteket samt på lygtepælene på torvet. Da arbejdsgruppen på X-købing Bibliotek sætter sig sammen og taler nærmere om den indsats, de planlægger at gennemføre, og deres antagelser omkring årsags-virkningssammenhænge i relation hertil, kommer det til at se ud som illustreret herunder. Antagelse: At animation opleves som interessant og relevant for drengene Danmarks bedste bokommune Etablere kontakt og samarbejde med kunstskole og musikskole Udvikle animationsforløb har deltaget i animationsforløbet holder sig væk fra at hænge ud på torvet Alle borgere skal føle sig trygge Gennemføre aktiviteter At der afholdes en prisuddeling At borgere føler sig trygge begynder at benytte de kommunale kulturtilbud og får nye interesser 13

14 Der udfolder sig i arbejdsgruppen en dialog om, hvorvidt der overhovedet er belæg for at tro, at drengene har interesse i at deltage i et animationsværksted, og ikke mindst om man overhovedet kan få drengene til at komme på baggrund af nogle plakater hængt op i nærområdet. Dialogen udfolder desuden en hel række øvrige opmærksomheder ift. den planlagte indsats. I flæng kan nævnes: - Har vi i virkeligheden i samarbejde med musikog kunstskolen de rette kompetencer til på en relevant måde at tilbyde et animationsværksted til drengene? Hvad skal i så fald til, for at vi kan gøre dette? - Over hvor lang tid og hvor mange gange skal drengene deltage? - Hvordan får vi skabt en relation til drengene, så de rent faktisk gider at deltage? Kunne det være noget andet end animation, vi lavede et forløb om? - Hvad vil det i det hele taget sige at føle sig tryg? Hvad nu hvis drengene føler sig trygge på torvet? Gør vi så dem utrygge for at tilfredsstille nogle andre borgere? Hvad er det rent faktisk i deres opførsel, der gør andre borgere utrygge? Skal der i så fald andre myndigheder ind over? Efter fælles udfoldelse, konkretisering og dialog kom indsatsen til at se ud som illustreret i nedenstående BibDok-skema: ANTAGELSE OM ÅRSAGS-VIRKNINGSSAMMENHÆNG: Animationsværksted og produktion af animationsfil kan skabe nye interesser for 13-16årige drenge, der giver dem lyst til at hænge ud og bruge tiden andre steder end på torvet TID Aug Sep Okt Okt Okt Okt Nov Dec Dec og frem INDSATS Etablere samarbejde med musikskole og billedskole. Udvikle indsatsen sammen Gå ud og tage snakke med drengene og høre, hvad der er fedt ved at hænge på torvet. Og høre om de kunne være interesserede i at animere Producere lille animationsfilm til brug for markedsføring Producere plakat Tage kontakt til drengene på torvet og vise dem vores animationsfilm og fortælle, hvilket forløb vi gerne vil tilbyde dem Afholdelse af 1. workshop. Mellem workshops kan drengene komme og arbejde videre på bibliotekets computer. Temaet for animationsfilme ne er tryghed Afholdelse af 2. workshop. Mellem workshops kan drengene komme og arbejde videre på bibliotekets computer. Temaet for animationsfilme ne er tryghed Afholdelse af 3. workshop. Mellem workshops kan drengene komme og arbejde videre på bibliotekets computer. Temaet for animationsfilme ne er tryghed At der gennemføres et forløb for drengene At der produceres en række film At der afholdes en premiere ikke længere bidrager til at andre borgere føler sig utrygge er begyndt at gøre brug af de øvrige tilbud som bibliotek, musikskole og kunstskole har TEGN At der er taget kontakt At et samarbejde er blevet aftalt At møder er i kalender At der etableres kontakt til og dialog med 20 drenge. viser interesse At film produceres At plakat produceres finder os og vores film og indsats er interessant. At de gider tale med os At de siger ja til at deltage At workshop afholdes kommer og deltager virker motiverede At workshop afholdes kommer og deltager virker motiverede At workshop afholdes kommer og deltager virker motiverede 15 drenge gennemfører forløbet 4 film produceres 50 deltager til premieren Drengene udviser engagement og stolthed deltager i aktiviteter på biblioteket, musikskole eller billedskole DATA Konstatering interview (spørgeguide udformes) Konstatering Observation, når vi kontakter drengene. Vi tæller hvor mange, der tilmelder sig forløbet Observation Semistruktureret (observationsskema udformes til personalets brug på workshops) Observation (observationsskema udformes til personalets brug på workshops) Observation (observationsskema udformes til personalets brug på workshops) Vi tæller antal, der gennemfører, antal film, der produceres og antal deltagere. Observation Spørgeskema til drengene 14

15 Litteratur Herunder er forslag til litteratur, der på forskellig vis beskæftiger sig med den tænkning, som BibDok kobler sig til. Evaluering og dokumentation Dahler-Larsen, Peter & Krogstrup, Hanne 2009: Nye veje i evaluering håndbog i tre evalueringsmodeller, København: Hans Reitzels Forlag. Dinesen, Malene Skov & Kølsen De Wit, Camilla 2013: Essensen af innovativ evaluering, København: Dansk psykologisk forlag. Trangbæk, Lotte & Hansen, Tommy, Ikke alt, der tæller, kan tælles, I: Erhvervspsykologi: volume 13, nr. 1 marts 2015, Dansk Psykologisk Forlag. Narrativ organisationsudvikling Schnoor, Michala 2009: Narrativ Organisationsudvikling at forme fælles mening og handling, København: Dansk psykologisk forlag. Narrativ dokumentation Hansen, Janne Hedegaard 2009: Narrativ dokumentation, København: Akademisk forlag. Projektledelse Andersen, Henrik Schelde & Søndergaard, Katrine Raae (red.) 2012: Systemisk projektledelse, Frederiksberg: Samfundslitteratur

16 BibDok 2.0, oplag, 1. udgave Fagligt indhold og redaktion Lotte Trangbæk