Beskrivelse af KMD Nova ESDH Dagsorden version BESKRIVELSE AF RELEASE KMD NOVA ESDH. Side 1 af 23

Transkript

1 rs BESKRIVELSE AF RELEASE KMD NOVA ESDH Side 1 af 23

2 Forord KMD frigiver release af KMD Nova ESDH den Dette dokument beskriver den nye funktionalitet Ønsker du en beskrivelse af tidligere releaset funktionalitet, skal du finde releasebeskrivelsen for den relevante release. Side 2 af 23

3 Indhold Forord GENERELT Personlig opsætning Flere tilpasningsmuligheder også i Advis- og Journalnotatpanelerne Gemte advissøgninger nu med mulighed for at erstatte afdeling med dynamisk udskiftning fra brugers opsætning Unik opsætning af flere paneler af samme type med forskellige kolonner SAGER Hoved-/Undersag Send link til sag i ADVISER Fristdatoadviser DOKUMENTER Kopimodtager Tilføj kopimodtagere Søg efter kopimodtagere Fjern kopimodtagere Udskriv dokumenter og dan dokumentoversigt Integration med dynamictemplate Massebrevfletning med brug af dynamictemplate skabeloner Foruddefinerede dokumentoplysninger og faste dokumentoverskrifter ved brug af dynamictemplate DAGSORDEN Beslutninger synlige både fra KMD Nova ESDH og KMD Sag Beslutningen er også synlig i dagsordenspunktdokument Søgning efter følsomme ord ved færdiggørelse/godkendelse af punkt ADMINISTRATION Styring af tilladte filtyper Anvendelsen af tilladte filtyper Prædefinerede metadata og dokumentoverskrifter på dynamictemplate Tildeling af rolleprofiler Side 3 af 23

4 1 GENERELT 1.1 Personlig opsætning Flere tilpasningsmuligheder også i Advis- og Journalnotatpanelerne Det er nu muligt også i Advis og Journalnotatpanelerne at vælge flere eller andre oplysninger, som du ønsker vist i dine paneler. Der er dog begrænset plads, så hvis du tilvælger flere kolonner, kan der blive problemer med at se oplysningerne i listerne. Men hvis der er nogle andre oplysninger, som du foretrækker at få vist, kan du vælge Opsætning i panelet og herfra vælge de relevante felter ved at markere feltet og trække det fra venstre over i den højre side og droppe det i den rækkefølge, hvor du ønsker det vist. Oplysningerne i den venstre kolonne over ikke valgte kolonner vises i alfabetisk orden. Figur 1 - Adviskolonner Figur 2 - Journalnotatkolonner Side 4 af 23

5 1.1.2 Gemte advissøgninger nu med mulighed for at erstatte afdeling med dynamisk udskiftning fra brugers opsætning Hvis du har adgang til at oprette fælles gemte søgninger, er der nu mulighed for at erstatte afdeling med en variabel afdeling alt efter hvilken bruger, der anvender den fælles søgning. Når en søgning oprettes som fælles søgning, er der er kommet en ekstra checkboks Udskift afdeling med afdeling fra personlige indstillinger. Det betyder, at hvis en bruger i Mine indstillinger under Sager/Standardvalg/Opret sag har indsat en bestemt afdeling, vil det være denne afdeling, der anvendes i søgningen, mens en anden bruger vil få indsat en anden afdeling jævnfør sine personlige indstillinger. Figur 3 Gem advissøgning - nu med mulighed for at udskifte afdeling med hver enkelt brugers personlige opsætning Figur 4 - Det er afdelingen opsat i Mine indstillinger/standardvalg/opret sag, der anvendes Side 5 af 23

6 1.1.3 Unik opsætning af flere paneler af samme type med forskellige kolonner Det er nu muligt at foretage separate opsætninger af forskellige paneler af samme type, så man kan tilpasse resultatlisten til de behov, som søgekriterierne giver mulighed for. Figur 5 - Forskelligt kolonnevalg i to paneler af samme type Opsætningen kan både foretages på Min Side, men også i fx dit sagsbehandleroverblik eller partsoverblikket, hvor der kan være fx 2 paneler med aktive og afsluttede sager, hvor du ønsker andre kolonner i det ene panel. 2 SAGER 2.1 Hoved-/Undersag Det har indtil nu været muligt at oprette relationer mellem to eller flere sager. Som noget nyt er det nu også muligt at oprette relationen, som en relation mellem en hovedsag og en undersag. Denne form for relation oprettes på samme måde som en almindelig sagsrelation. Fra en sag vælger du i knappen Mere punktet Opret sagsrelation Side 6 af 23

7 Figur 6 Opret relation til en over- eller en undersag udføres, ligesom almindelige sagsrelationer, ved at vælge Opret sagsrelation i knappen Mere I den efterfølgende dialog vælger du, hvilken type relation du ønsker. Når du ønsker at skabe en relation mellem en hoved- og en undersag, kan du enten starte fra hovedsagen (ved at vælge relationstypen Undersag ) eller du kan starte fra hovedsagen (vælg Hovedsag i dette tilfælde). Figur 7 I dette pop op-vindue kan du vælge, hvilken relationstype du ønsker Hvad der sker, når du trykker på Næste, afhænger af din personlige opsætning. Uanset om du møder et tomt søgebillede, resultatet af en gemt søgning eller alle sager med samme part, Side 7 af 23

8 så skal du finde og vælge den sag du ønsker at oprette en relation til. Findes den ønskede sag ikke umiddelbart, kan du ændre søgekriterierne. Når du har fundet og markeret den relevante sag, oprettes relationen ved at trykke på Tilknyt. Figur 8 Der oprettes en sagsrelation til den valgte sag ved at trykke på Tilknyt. Når du har oprettet en sagsrelation til en hoved- eller en undersag, vil du kunne se sagsrelationerne i et underpanel i panelet Oplysninger. I underpanelet vises alle sagsrelationer, altså også de almindelige sagshenvisninger. Klikker du på linket, åbner du den sag du trykker på (med et højreklik kan du åbne den i en ny fane). Du kan også oprette flere sagsrelationer ved at trykke på Opret. I toppen af panelet Oplysninger kan du se, hvilken type sagen er (i eksemplet nedenfor er der oprettet en relation til en hovedsag, og derfor er sagen en undersag). Side 8 af 23

9 Figur 9 Når en sag har relationer til andre sager, kan alle relationer til andre sager ses i underpanelet Sagsrelationer. Er sagen en hovedsag eller en undersag, kan du se det øverst i panelet Oplysninger. Der er et par regler for sagsrelationer mellem hoved- og undersager: En hovedsag kan have mere end en undersag En sag kan kun være undersag for én hovedsag En undersag kan ikke være hovedsag for en anden sag Du kan ikke oprette en relation til en hovedsag, hvis sagen er afsluttet Du kan godt oprette en relation til en undersag selvom sagen er afsluttet, men så vil du ikke kunne se relationen på undersagen. 2.2 Send link til sag i Det er nu muligt for en bruger at sende et link via til en eller flere af sine kolleger. Dette kan man gøre to steder i systemet. På den ene side kan sagsbehandleren vælge en til flere sager i partsoverblikket, som skal videresendes til en kollega. Side 9 af 23

10 Figur 10 Partsoverblikket Når brugeren vælger Send med link til sag fra funktionen Mere, åbner en mail med link(s) til de valgte sager. Brugeren skal vælge modtagere og angive emne i en. Figur 11 med links til valgte sager Brugeren kan også vælge at sende et link fra én specifik sag. Dette gøres ved at brugeren på den givne sag vælger Mere og herefter trykker Send med link til sag. Side 10 af 23

11 Figur 12 - Valg af "Send med link til sag" fra sagen Herefter åbnes en mail med et link til den specifikke sag, som kan sendes til den/de ønskede kollega(er) ved at vælge modtagere og eventuelt indsætte et emne. Figur 13 - linket til sagen i 3 ADVISER 3.1 Fristdatoadviser Et dokument kan forsynes med en fristdato. Når dokumentet er tilknyttet én og kun én sag, kan du vælge at få oprettet et fristdatoadvis, som automatisk tilknyttes sagen. Side 11 af 23

12 Figur 14 Fristdato kan udfyldes og ved at markere i tjekboksen Opret advis bliver der dannet et advis, når dokumentoplysningerne rettes på sagen. Er der oprettet et fristdatoadvis på en sag, kan det ses på samme måde som alle andre adviser. Figur 15 - Visning af et fristdatoadvis på sagen Derudover kan der altid foretages advis- og dokumentsøgning på fristdato og denne kan også tilvælges i kolonneopsætningen af relevant advis- og/eller dokumentpanel. Fristdato-adviser har hændelsestypen Kontroller overholdelse af dokumentets fristdato. Side 12 af 23

13 4 DOKUMENTER 4.1 Kopimodtager Tilføj kopimodtagere Kopimodtagerne tilknyttes dokumenterne ved at vælge ret oplysninger om dokumentet (Blyanten) i dokumentpanelet eller åbne dokumentets oplysningsbillede. I oplysningsbilledet vælger du funktionen Rediger : Figur 16 - Visning af detaljeoplysningerne på dokumentet Når redigeringsbilledet åbnes, vælges underpanelet Kopimodtager. Figur 17 - Valg af panel for kopimodtager og tryk Tilføj Side 13 af 23

14 Herefter tilknyttes den eller de sagsbehandlere/sagsbehandlergrupper, som skal være kopimodtagere på det pågældende dokument. Figur 18 - Tilføj kopimodtager til dokument Valget mellem sagsbehandler eller sagsbehandlergruppe gøres ved at udfylde feltet og i listen vælge om kopimodtager skal være sagsbehandler eller sagsbehandlergruppe Når de ønskede sagsbehandlere/sagsbehandlergrupper er tilknyttet, vil de fremgå af oplysningsbilledet: Figur 19 - Visning af tilføjet kopimodtager Side 14 af 23

15 4.1.2 Søg efter kopimodtagere De tilknyttede sagsbehandlere kan nu fremsøge de dokumenter, som de er kopimodtagere på. Figur 20 - Søgning på kopimodtagere husk at sætte hak i Kun som kopimodtager Fjern kopimodtagere Du kan fjerne kopimodtagere. Det gør du ved at åbne rediger dokument -billedet, og i underpanelet Kopimodtagere vælge den/de kopimodtagere, der skal fjernes og trykke på Fjern. 4.2 Udskriv dokumenter og dan dokumentoversigt Det er muligt at vælge et eller flere dokumenter og udskrive dem på standardprinteren. Figur 21 Udskriv dokumenter via MERE-knappen Side 15 af 23

16 Figur 22 Vælg udskrivningsmuligheder På basis af ovennævnte valg er der udskrevet 3 dokumenter, samt en dokumentoversigt over de udskrevne dokumenter. Figur 23 Liste over udskrevne dokumenter. Hvis der var valgt at dokumenter uden aktindsigt skulle undlades, ville der kun være 2 dokumenter i listen. Det midterste dokument ville være udeladt, da det er uden aktindsigt. 4.3 Integration med dynamictemplate Massebrevfletning med brug af dynamictemplate skabeloner Det er nu muligt at lave massebrevfletning ved brug af dynamictemplate skabeloner. Funktionaliteten er, som beskrevet i releasebeskrivelsen fra august 2018, nu er det dog også muligt at vælge dynamictemplate-skabeloner. Massebrevfletning forudsætter at man er autoriseret med rolleprofilen NE-D-MFLET. Læs nærmere om funktionaliteten om massebrevfletning i releasebeskrivelsen fra august 2018 (du kan se alle releasebeskrivelserne ved at trykke på? ). Side 16 af 23

17 4.3.2 Foruddefinerede dokumentoplysninger og faste dokumentoverskrifter ved brug af dynamictemplate I forlængelse af den eksisterende skabelonfunktionalitet for Nova ESDH-skabeloner er det nu også muligt at opsætte prædefinerede metadata og vælge blandt en række forskellige dokumentoverskrifter på dynamictemplates. Værdierne opsættes af administrator, men når de er opsat, kan du anvende dem, når du opretter et dokument baseret på en skabelon fra dynamictemplate. 5 DAGSORDEN 5.1 Beslutninger synlige både fra KMD Nova ESDH og KMD Sag Når referatet fra et møde bliver godkendt, bliver beslutningen synlig for sagsbehandleren. Beslutningen vises i et selvstændigt panel, Beslutning. Dette gælder uanset om dagsordenspunktet er behandlet i KMD Nova ESDH eller i KMD Sag. Er dagsordenspunktet behandlet i KMD Nova ESDH vises beslutningen direkte i panelet. Du skal derfor åbne panelet for at se beslutningen. Er dagsordenspunktet behandlet i KMD Sag, skal du trykke Vis beslutning, hvorefter beslutningen vises i et Worddokument. Figur 24 Efter et referat er blevet godkendt, vises beslutninger i forhold til det enkelte dagsordenspunkt i selvstændigt panel. Er punktet behandlet i KMD Sag (som i eksemplet), vises beslutningen som et Worddokument, når du trykker på knappen Vis beslutning Beslutningen er også synlig i dagsordenspunktdokument Beslutningen er efter godkendelse af referatet fra det eller de relevante møder også synlig i dagsordensdokumentet, som du finder i dokumentpanelet. Hvis dagsordenspunktet er behandlet i KMD Sag, skal du være opmærksom på, at dokumentet først indeholder alle relevante oplysninger, når referatet er godkendt fra alle de møder dagsordenspunktet er behandlet på. Side 17 af 23

18 5.2 Søgning efter følsomme ord ved færdiggørelse/godkendelse af punkt Det er muligt forud for publicering af åbne dagsordener og referater at foretage en kontrol for følsomme ord. Men det er langt bedre, hvis kontrollen allerede foregår, når punktet og bilagene formuleres. Derfor er det nu muligt at foretage en kontrol af de enkelte punkter og bilag, når punktet meldes klar fra sagsbehandlers side. Når en sagsbehandler skifter status på et åbent punkt til Færdig eller Godkendt, udføres der automatisk en kontrol af følsomme ord i det pågældende dagsordenspunkt og evt. tilknyttede bilag. Dette naturligvis under forudsætning af, at administrator har opsat kontrol for følsomme ord. Hvis der findes følsomme ord, kan du vælge at stoppe statusskiftet og gå tilbage og ændre i punktets ordlyd eller i det relevante bilag. Det er dog også muligt at fortsætte statusskiftet og ignorere kontrollen. Kontrollen søger også efter mønstre, og det kan derfor godt være, at der ikke er et problem. Eksemplet nedenfor viser at Sags- og Dokumentnummer bliver fanget af mønstret for Bank konto nummer, men det er tydeligt, at det ikke er et problem her. Det er kommunens politik, der afgør, om du skal ændre eller om det er ok at fortsætte. Som det ses i de to sidste linjer i kolonnen Kildedokument, bliver det oplyst, hvor i dagsordenspunktets tekstbokse, at problemet opstår, fx i Indstillingen eller i Baggrund. Figur 25 Oversigt over følsomme ord fundet i et åbent dagsordenspunkt Oversigten med de følsomme ord i forhold til punktet kan kopieres til udklipsholder og evt. indsættes i et midlertidigt dokument, så du kan udskrive oversigten, hvis du har behov for det i forbindelse med rettelsen. Det er muligt at trykke på Word-ikonet for at ændre i bilagets ordlyd eller på dagsordenspunktikonet for at åbne og redigere punktet. Ved tryk på bilagets ikon åbner Dokumentdetaljebilledet og du kan redigere dokumentindholdet på bilaget via ikonet Rediger på det grønne panel Dokumentindhold. Side 18 af 23

19 Figur 26 Bilagets dokumentdetaljebillede, hvor det kan redigeres via knappen Rediger på det grønne panel Trykker du på punktikonet åbner punktets detaljebillede og du kan trykke på Rediger-knappen øverst til højre for at redigere punktets ordlyd. Figur 27 Dagsordenspunktets detaljebillede, hvor indholdet kan redigeres ved tryk på knappen Rediger øverst til højre. Side 19 af 23

20 6 ADMINISTRATION 6.1 Styring af tilladte filtyper Det er nu muligt at bestemme, hvorvidt der skal laves begrænsninger for, hvilke filtyper, det skal være tilladt at importere. Det kræver dog en særlig rolleprofil at foretage denne opsætning: NE-ADM-FIL. Figur 28 Oversigt over tilladte filtyper ved import. Bemærk at der er sat hak i Tillad alle filtyper. Som udgangspunkt er listen tom og der er sat hak i feltet Tillad alle filtyper. Hvis man fjerner dette hak, skal man huske at sætte de tilladte filtyper ind i listen, da brugerne ellers slet ikke kan importere filer af denne type. Begrænsningen i filtyper gælder også for vedhæftede filer i mails. Findes den filtype, du ønsker at tillade, ikke på listen, kan du tilføje den ved at trykke på Tilføj. I det efterfølgende pop op-vindue skriver du filtypenavnet på den ønskede filtype. Du kan også give den et navn, som vises i listen. Figur 29 Tilføj godkendt filtype Anvendelsen af tilladte filtyper Er det ikke alle filtyper, der er tilladte i systemet, vil funktionaliteten til import af filer kontrollere filtypen og kun tillade import af filer med godkendte filtyper. Hvis bruger har valgt at im- Side 20 af 23

21 portere fx 3 dokumenter på en gang og et eller flere har en filtype, der ikke er tilladt, bliver ingen dokumenter importeret og der vises en fejlboks med information om hvilke dokumenter, der har en forbudt filtype. Figur 30 Den fejlbesked, som møder brugeren, hvis denne forsøger at importere et dokument med en ikke tilladt filtype. 6.2 Prædefinerede metadata og dokumentoverskrifter på dynamictemplate I forlængelse af den eksisterende skabelonfunktionalitet for Nova ESDH-skabeloner er det nu også muligt at opsætte prædefinerede metadata og vælge blandt en række forskellige dokumentoverskrifter på dynamictemplates. Når du har opsat informationerne, vil de være tilgængelige for sagsbehandlerne og kan lette deres arbejde, når de skal udfylde dokumentoplysninger. Du skal vælge Administration, dernæst vælge fanen Dokumenter og efterfølgende panelet Dokumentskabeloner dynamictemplate. Figur 31 Administrationsmodulet- Vælg Fanen Dokumenter/Dokumentskabeloner dynamictemplate Skabelonerne importeres på vanlig vis eller også vælger du en af de eksisterende i listen over skabeloner og trykker på blyantikonet, hvorefter et tilsvarende Rediger-billede bliver vist. Side 21 af 23

22 Figur 32 Forudfyldte dokumentmetadata til brug for at udfylde dokumentoplysningerne. Hvis der vælges Fristdato, påføres dokumentet en fristdata fx 5 dage frem i tiden. Figur 33 - Opret fast dokumentoverskrift til en skabelon. Ved at trykke på GEM OG FORTSÆT kan der nemt laves flere. Side 22 af 23

23 Figur 34 Liste over faste dokumentoverskrifter tilknyttet skabelonen 7 Tildeling af rolleprofiler Der er kun én ny rolleprofil i denne version. Se Vejledning i rolleprofiler til KMD Nova ESDH for at få en beskrivelse af rolleprofilerne og den funktionalitet, de giver adgang til. NE-ADM-FIL NOVA ESDH Tilladte filtyper Desuden gøres opmærksom på, at der grundet GDPR er lavet nye rolleprofiler, som kun skal tildeles brugere, som rent faktisk har et behov for at få adgang til ikke tilgængelige sager. Disse nye rolleprofiler erstatter de tidligere SAG-SA-KR og SAG-SA-LK. Side 23 af 23