Udbudsbetingelser. vedr. Udbud ved Annoncering

Transkript

1 Udbudsbetingelser vedr. Udbud ved Annoncering Vedrørende levering (leje) af borde, bænke, scene mv. til Landsstævne 2013 i Esbjerg fra den 29. juni - 7. juli 2013 November 2012 Side 1 af 12

2 Indholdsfortegnelse 1.1. Opgavens omfang Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Alternative tilbud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgiver forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Generelt Grundmateriel: Tilbehør:... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 3.4 Opstilling, montering og nedtagning Slutrengøring Transport... 6 Bilag 1: Virksomhedsoplysninger... 7 Bilag 2: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld... 8 Bilag 3: Referenceliste... 9 Bilag 4: Tidsplan Bilag 5: Tjekliste Bilag 6: Forventet forbrug af telte mv Side 2 af 12

3 1. Indledning Esbjerg Kommune skal i perioden juli 2013 være værtsby for DGI & DDS Landsstævne 2013 (L2013). Der skal i forbindelse med afvikling af landsstævnet tilvejebringes et antal borde, bænke og scener mv. brug i forbindelse med gennemførelse af idrætsaktiviteter, bespisning og underholdning mv., således at landsstævnet kan afvikles med den fornødne standard. L2013 (i det følgende kaldet Udbyder) udbyder hermed opgaven med levering af borde, bænke og scener til anvendelse under Landsstævnet Opgavens omfang Opgaven består i levering (leje) af borde, bænke og scener til brug for de forventede deltagere ved landsstævnet. Der vil inden hovedstævnets start være igangsat flere aktiviteter, idet ca efterskoleelever inkl. lærere vil ankomme den 30. juni 2013 og vil blive indkvarteret på Syddansk Universitet, Aalborg Universitet og Erhvervsakademi Vest samt ved kricketbanen, hvorfor der skal være adgang til materiellet på kricketbanen den 29. juni 2013 øvrige deltagere vil ankomme den 3. juli 2013 hvilket indebærer, at der skal være adgang til materiellet den 2. juli Opstillingsadresser fremgår af bilag 6. Afhentning af materiellet må tidligst påbegyndes mandag den 8. juli 2013 kl Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Tilbudslovens afsnit 2, lov nr. 572 af 6. juni 2007, om annonceringspligt for offentlige kontrakter om varer og tjenesteydelser, hvis værdi overstiger kr. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal stiles til Landsstævnesekretariatet i Esbjerg, Nørregade 25, 6700 Esbjerg og sendes pr. mail til kikir@esbjergkommune.dk. Se hertil bilag 5 Tjekliste. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Side 3 af 12

4 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til med emnet: Spørgsmål udbud vedrørende levering af borde, bænke, scener mv. senest den 13. december Spørgsmål fremsendt inden ovenstående frist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Esbjerg Kommunes hjemmeside på adressen Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud udbud vedrørende levering af borde, bænke, scener mv.. Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den 3. januar 2013 kl på følgende mailadresse: kikir@esbjergkommune.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. marts Alternative tilbud Såfremt der afgives alternative bud skal disse være så detaljeret beskrevet at de umiddelbart kan sammenlignes med bilag Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Udbyders forbehold De anførte antal er forventede antal med baggrund i erfaringer fra tidligere gennemførte landsstævner, hvorfor der kan forekomme ændringer i såvel antal som typer og opstillingssteder Tilbudsgiver forbehold Forbehold accepteres ikke, og vil således medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets pkt. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold kan undgås. Side 4 af 12

5 2.13 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Personlige forhold Virksomhedsoplysninger, anvend bilag 1. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), anvend bilag 2. Økonomisk og finansiel kapacitet I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens seneste afsluttede og reviderede regnskab. Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, anvend bilag 3. Der skal afgives minimum 3 referencer Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Pris 60%. Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser. Alle forhold i forbindelse med varetagelsen af opgaven skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Kvalitet 40%. Vurderes ud fra forhold som tekniske løsninger, materiellets udseende, tilbudsgivers erfaring og organisering. 3. Kravspecifikation 3.1 Generelt I efterfølgende antalsopgørelse af grundmateriel er registreret de nu kendte og større placeringer, og der ønskes mulighed for udvidelse med op til 10% til samme enhedspris, ligesom leverandøren må kunne tåle reduktioner på op til 10% uden at dette medfører ændringer i enhedsprisen. Det forudsættes, at det lejede materiel leveres i henhold til kort og køreplan, der sendes til ordremodtager senest 14 dage før landsstævnet samt afmærkning af materiellets placering de enkelte steder det henvises til bilag 6 over de i november 2012 påtænkte steder. 3.2 Grundmateriel: Scene: 448 m 2 Side 5 af 12

6 Scenetrapper: 10 stk. Rampe 2 x 15 meter: 3 stk. Borde-bænke: sæt Borde, 80 x 220 cm: 10 stk. Klapstole: 902 stk. 3.3 Opstilling, montering og nedtagning Der ønskes særskilt tilbud på opstilling, montering og nedtagning af scene, scenetrapper og ramper. Tilbuddet kan afgives i form af forventet tidsforbrug samt timepris. 3.4 Slutrengøring Med henblik på at imødegå evt. tvister om rengøringsniveau ved aflevering ønskes der tilbud på evt. slutrengøring af de under grundmateriel nævnte enheder. 3.5 Transport Såfremt transport ikke er indeholdt i lejepriser på de enkelte materielenheder ønskes der et tilbud på den samlede transport i forbindelse med levering og afhentning. Side 6 af 12

7 Bilag 1: Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR nr. Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Virksomhedsform Ejerkreds Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet mail og telefonnummer Det bekræftes, at udbuddet vedstås indtil 1. marts 2013 Dato og underskift Side 7 af 12

8 Bilag 2: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Virksomhedens navn og adresse Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift Side 8 af 12

9 Bilag 3: Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference, og der SKAL angives minimum 3 referencer. Udbyder har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. I feltet beskrivelse af leverancen skal det angives, hvilken ydelse der er tale om fordelt pr. reference. Firmanavn Kontaktperson Navn og tlf.nr. Omsætning År xx År xx År xx Beskrivelse af leverancen Øvrige bemærkninger Side 9 af 12

10 Bilag 4: Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse 3. december 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 13. december 2012 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar 18. december 2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud 3. januar 2013 kl Tilbudsvurdering uge 2/2013 Forventet beslutning om leverandørvalg uge 3/2013 Side 10 af 12

11 Bilag 5: Tjekliste Nedenstående materiale bedes vedlagt i nævnte rækkefølge: Tilbudsgivers indledning og eventuelle beskrivelse af tilbuddet og sig selv. Bilag 1 Seneste reviderede regnskab Bilag 2 Bilag 3 Det specificerede tilbud Evt. andet Såfremt der er tale om et konsortium afleveres ovenstående for alle deltagere. Side 11 af 12

12 Bilag 6: Forventet forbrug af borde, bænke mv. Side 12 af 12

13 Bilag 6: Forventet forbrug af borde og bænke mv. Hvor Scene Scenetrapper Rampe 2 x 15 meter Borde - bænke, sæt indendørs Borde - bænke, sæt udendørs Borde, 80 x 220 cm Klapstole Gl. Vardevej 82, Esbjerg Plænen 180 m Gryden 170 m Højskoletelt 48 m Dans og musik 50 m Cricketbanen 220 Kastegården Vores Puls Skøjtehallen 200 Pagodetelte mv Stormgade 206, Esbjerg Højskoleplænen 180 m Camp Skibhøj, Lykkegårdsvej 11, Esbjerg Morgenmadstelt 180 Camp Nørreskov, Gl. Vardevej/Golfvej, Esbjerg Morgenmadstelt 5 Esbjerg Vandrerhjem, Gl. Vardevej 80, Esbjerg Crewtelt 10 Guldager Idrætscenter, Præstemarksvej 43, Esbjerg 0 Agility 1 5 Guldagerhallen 700 Salgsvogn 20 Måde Skydebane, Mådevej 113, Esbjerg Skydebanen 55 Beachvolley, Molevej, Esbjerg Beachvolley Andre steder Petanque, Gl. Vardevej 82, Esbjerg Fodbold, Sportsvej 17, Esbjerg Fodbold, Vognsbøl Engvej, Esbjerg 10 Gymnastik, Esbjerg 58 Dans og musik, Esbjerg 2 Landevejscykling, Esbjerg 1 5 Skoler, Esbjerg 60