NOTAT. Dato: 21. december 2015 Vedrørende: Tids- og procesplan pr. 21. december 2015

Transkript

1 NOTAT Dato: 21. december 2015 Vedrørende: Tids- og procesplan pr. 21. december 2015 Fagsekretariatet Ældre og Handicap Skanderborg Kommune Baggrund Projektet omkring plejeboligplanen har i efteråret haft fokus på fagligt arbejde i form af fire nedsatte arbejdsgrupper, der fra Plejeboligplanen har arbejdet med: Demensafsnit Faciliteter for pårørende/frivillige/børn/borgere Aktivitetscenter Genoptræning Sundhedsklinik Akut/aflastning Aktiviteter for borgere med andre behov Selvstændige køkkener med cafe, hvortil byens borgere og pårørende vil have adgang. Derudover har der være drøftelser i Socialudvalget omkring niveauet for inddragelse samt rammesætningen omkring projektet, således projektet sikrer et helhedssyn omkring projektet og ikke kun har fokus på byggeri og struktur men i lige så høj grad på livet, bygningerne skal understøtte. Tids- og procesplan Der var på udvalgets møde i september behandling af tids- og procesplan. Der er på baggrund af efterårets arbejde i projektet udarbejdet en opdateret tids- og procesplan. Tids- og procesplanen forventes at blive rykket, således byggeriet i Ry forventes at kunne starte op forår I den nuværende tidsplan er byggeriopstart i Ry planlagt til efteråret Forskydningen skyldes dels, at konceptet for de fremtidige plejeboliger først forventes politisk godkendt efter sommeren 2016, og ikke før sommeren 2016, som det er planlagt i den nuværende tidsplan, og dels er der lagt lidt længere tid ind til evt. udbud af selve byggeprogrammet og dels til selve udbuddet af byggeriet. Derudover er der lagt en høringsperiode ind af konceptet. I Galten-Skovby forventes der ikke ændringer i forhold til ombygningen rent tidsmæssigt, som forventes færdig medio I Skanderborg og Hørning forventes ombygninger færdige ultimo

2 Det er vigtigt at pointere, at der er tale om en overordnet generisk og dynamisk tidsog procesplan, som løbende vil blive justeret og ændret, som projektet skrider frem. Der er tale om et stort projekt med mange delelementer - ubekendte faktorer dukker op, vi bliver klogere som processen skrider frem, og beslutninger bliver truffet, som kan have indflydelse på tids- og procesplanen. Nedenfor følger tids- og procesplan. Tidsplanen er emneopdelt, hvor hvert emne afspejler elementer i projektet. Tabel 1: Projektets organisering Tabel 2: Udarbejdelse af Koncept for Fremtidens Plejeboliger Tabel 3: Anden anvendelse eller afhændelse Tabel 4: Planlægning af nybyggeri i Ry Tabel 5: Byggeri i Ry Tabel 6: Om- og /nybygninger i Galten-Skovby Tabel 7: Ombygninger i Skanderborg Tabel 8: Ombygninger i Hørning Det er vigtigt at være opmærksom på, at den del af projektet, der handler om at udarbejde et koncept for fremtidens plejeboliger er definerende for og danner grundlag og afsæt for projektet som helhed det er konceptet, der danner baggrund for byggeprogrammet. Det er derfor vigtigt, at der afsættes den fornødne tid og proces til denne del af projektet af hensyn til kvaliteten for projektet som helhed. I tids- og procesplanen er der fokus på først at få omsat de ni fokusområder til konkrete forslag, der kan indgå i konceptet for fremtidens plejeboliger, og som danner afsæt for hvad tilbuddene i fremtiden skal bestå af. Administrationen forudsætter, at Socialudvalget beslutter og/eller indstiller, hvor det er nødvendigt i den fortløbende proces. Rækkefølgen for nybyggeri og ombygninger er forudsat at være følgende i tidsplanen: Ry, Galten-Skovby, Hørning/Skanderborg. Erfaringerne fra det nye plejecenter i Ry skal bruges i udviklingen af de øvrige plejecentre. I tids- og procesplanen fremgår interne såvel som offentlige processer. Til den interne proces hører Socialudvalgets, ets samt fagprofessionelles drøftelser og arbejde. Til den offentlige proces hører inddragelse af borgere, pårørende, interesseorganisationer organisationer, foreninger mv. Konkrete datoer for kommende temadage og offentlige møder vil blive fastlagt og udmeldt til Socialudvalget så hurtigt som muligt, og der vil primært blive tale om aftenmøder. 2

3 Tabel 1. Tidsplan for projektets organisering Projekt Fremtidens plejeboliger - organisering Organisering Orientering og drøftelse Fagsekretariatet Socialudvalget Formel organisering af projektet Projektledelsesmæssige analyser Socialudvalget orienteres omkring det fulde projekts organisering og struktur Drøftelse af vision, succeskriterier og rammesætning Drøftelse af inddragelsesprincipper 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 3

4 Tabel 2. Tids- og procesplan for udarbejdelse af Koncept for Fremtidens plejeboliger Koncept for fremtidens plejeboligstruktur Fagligt personale, Fageksperter mv De ni strategiske fokusområder udfoldes af fire arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne kommer med ideer til hvordan de ni fokusområder kan udmøntes i fremtidens plejebolig set ud fra et fagligt perspektiv og kommer omkring aspekter som målgruppe, fagligt indhold, økonomi, kompetencekrav, organisering mv. Input til dette arbejde hentes med involvering af det faglige personale, fageksperter, erfaring fra andre steder mv 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2016 Behovsafdækning og idefase - hvordan kan vi. Socialudvalget Løbende drøftelser på Socialudvalgets møder omkring de ni fokusområder. Det aftales løbende med udvalgsformanden hvilke fokusområder og temaer, der tages op på møderne Socialudvalget og Temadag mellem arbejdsgrupperne og Socialudvalget fagligt personale Temamøde i et Socialudvalget og offentligheden kick-off borgermøde - offentligheden inviteres ind til første indledende drøftelser, ideer og input Fagsekretariatet Relevante aktører og interessenter involveres ifm pejlemærket "Samvær, samskabelse og åbenhed" Analyse- og skrivefase - hvad gør vi Beslutning Fagsekretariatet Fagsekretariatet Direktion, Socialudvalg og Alle ideer og input analyseres og bliver til koncept for Fremtidens Plejeboliger Drøftelse af budget Evt afledte økonomiske konsekvenser indarbejdes i budgetprocessen Behandling af koncept for Fremtidens Plejeboliger i Direktion, Socialudvalg, Økonomiudvalg og Høring Ekstern heden Konceptet for fremtidens Plejeboliger sendes i høring Konkretisering Fagligt personale, Fageksperter mv En konkretisering af konceptet, hvor det giver mening 4

5 Tabel 3. Tids- og procesplan for anden anvendelse eller afhændelse af eksisterende plejecentre Anden anvendelse eller afhænde plejecentre Søkilde - visitationen er stoppet pr. 30. april 2015 og benyttes til anden anvendelse. En arbejdsgruppe vil afdække muligheder for anden anvendelse eller salg Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec ---> Sommer (byggeperioden i Ry) Analyse og beslutning Arbejdsgruppe og øvrige relevante parter Ryvang - der er/vil blive nedsat en arbejdsgruppe ifm nybyggeriet i Ry. Denne arbejdsgruppe vil udarbejde scenarier for anvendelse af Ryvang* Dalbogård - En arbejdsgruppe vil afdække muligheder for anden anvendelse ---> Sommer (byggeperioden i Ry) Søndervang - drøftelser ift fremtidige muligheder Socialudvalget og berørte parter Baunegården - der pågår drøftelser med nabokommunerne om udvidet brug af Væksthuset samt Region Midtjylland i forhold til at kunne anvende Baunegården til at rumme træning af borgere med erhvervet hjerneskade. Evt offentlige dialogmøder eller høring *Sammenhæng med beslutning omkring en af nyt plejecenter, som er planlagt til juni 2016, jf. tabel 4 ---> Sommer 5

6 Tabel 4. Tids- og procesplan for planlægning af nybyggeri i Ry (kører sideløbende med udarbejdelse af strategi) Planlægning af nybyggeri af plejecenter i Ry* Analysefase Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Afdækning af muligheder omkring den fysiske af et nyt plejecenter i Ry Løbende opfølgning på kapacitetsbehov i Ry 2015 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2016 Arbejdsgruppe Drøftelser omkring drifts- og anlægs anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Socialudvalget Løbende drøftelser på Socialudvalgets møder Beslutning omkring den fysiske samt antallet af pladser i Ry *Forløber parallelt med strategiarbejdet (jf. tabel 2) - dog foreligger godkendt strategi før den endelige beslutning omkring den fysiske foreligger 6

7 Tabel 5. Tids- og procesplan for nybyggeri i Ry Nyt byggeri i Ry Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analysefase Evt ændrede lokalplaner Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med udgangspunkt i koncept og konkretiseringen for Administrationen Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet og eksterne parter byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner. Byggeprogram forventes sendt i udbud (som ligeledes kan indeholde bygherrerådgivning, ansvar for udbudsprocessen af selve byggeriet) Udbudsfase Byggefase heden Høring af ændrede lokalplaner Politisk behandling Eksterne Udbud af selve byggeriet, vurdering af tilbud, og valg af relevante parter entreprenør Beslutning omkring valg af entreprenør ---> Sommer 7

8 Tabel 6. Tids- og procesplan for om- og/eller nybyggeri i Galten-Skovby Om- og/eller nybyggeri i Galten-Skovby Analysefase Udarbejde kapacitetsanalyse Administrationen Vurdering af behov for om- og tilbygninger samt valg af Socialudvalget Løbende drøftelser Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med udgangspunkt i koncept og konkretiseringen for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner. Byggeprogram forventes sendt i udbud (som ligeledes kan indeholde bygherrerådgivning, ansvar for udbudsprocessen af selve byggeriet) Beslutning heden Høring af ændrede lokalplaner Udbud Byggefase Administrationen Politisk behandling Eksterne Udbud, vurdering af tilbud, og valg af entreprenør relevante parter Beslutning omkring valg af entreprenør Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun ---> Medio

9 Tabel 7. Tids- og procesplan for ombygninger i Skanderborg Ombygninger i Skanderborg Analysefase Beslutning Udbud Byggefase Udarbejde kapacitetsanalyse Administrationen Vurdering af behov for om- og tilbygninger samt valg af Socialudvalget Løbende drøftelser Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med udgangspunkt i koncept og konkretiseringen for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet Administrationen byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner. Byggeprogram forventes sendt i udbud (som ligeledes kan indeholde bygherrerådgivning, ansvar for udbudsprocessen af selve byggeriet) heden Høring af ændrede lokalplaner Politisk behandling Eksterne Udbud, vurdering af tilbud, og valg af entreprenør relevante parter Beslutning omkring valg af entreprenør 2018 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun > Ultimo

10 Tabel 8. Tids- og procesplan for ombygninger i Hørning Ombygninger i Hørning Analysefase Beslutning Udbud Byggefase Udarbejde kapacitetsanalyse Administrationen Vurdering af behov for om- og tilbygninger samt valg af Socialudvalget Løbende drøftelser Afklare anlægsbudget ud fra kapacitetsbehov samt Alle elementer i forbindelse med nybyggeriet med udgangspunkt i koncept og konkretiseringen for Fremtidens Plejeboliger samles i et overordnet Administrationen byggeprogram, der kan danne grundlag for et udbud af byggeriet, herunder ligeledes evt ændringer til lokalplaner. Byggeprogram forventes sendt i udbud (som ligeledes kan indeholde bygherrerådgivning, ansvar for udbudsprocessen af selve byggeriet) heden Høring af ændrede lokalplaner Politisk behandling Eksterne Udbud, vurdering af tilbud, og valg af entreprenør relevante parter Beslutning omkring valg af entreprenør 2018 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun > Ultimo