9. Rapportering for kvalitetsfondsprojekter Kvartalsrapport for 4. kvartal 2012 Nyt OUH

Transkript

1 9. Rapportering for kvalitetsfondsprojekter Kvartalsrapport for 4. kvartal 2012 Nyt OUH 1. Indledning Den somatiske del af barmarksprojektet Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri. Projektet blev med Regionsrådets beslutning i 2008 igangsat og forventes afsluttet i Det samlede byggeri vil udover somatikken også omfatte psykiatrien ligesom der vil ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet. 2. Kortfattet status Projektets overordnede status fremgår af nedenstående: Figur 1: Projektets status Økonomi Tid Kvalitet Forklaring Status Projektet er indenfor rammerne. Projektet er inden for rammerne, men under observation. Projektet er kritisk Siden sidste rapportering er byggeprogrammet godkendt i regionsrådet i december 2012 og planlægningen af dispositionsforslagsfasen, herunder brugerinvolveringen, er igangsat. Dispositionsforslaget forelægges for regionsrådet primo I forhold til de budgetterede udgifter til og med udarbejdelsen af Byggeprogrammet har der været et mindreforbrug på knap 28 mio. Byggeprogrammet baserer sig på et alternativt bygningsteknisk paradigme og fokus på dette, vil i den kommende periode være høj. Kvalificeringen af paradigmet forløber i et selvstændigt spor i samarbejde med Regional Udvikling for at afdække potentialet for erhvervsudvikling i forbindelse hermed. Der vil i den forbindelse blive opført tekniske mock-ups i forskerparken, hvor de decentrale tekniske anlæg afprøves. Hvis de tekniske målinger giver grundlag herfor vil de decentrale tekniske anlæg ligeledes blive afprøvet i klinisk drift på OUH. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Side 1 af 6

2 Der er siden Byggeprogrammets forelæggelse for Regionsrådet udarbejdet supplerende materiale af Totalrådgiver. Det samlede materiale til Byggeprogrammet er gennemgået og godkendt af Bygherrerådgiver og den overordnede fremdrift i projektet er således i henhold til tidsplanen. Planlægningen af dispositionsforslagsfasen, herunder brugerinvolveringen, er igangsat. Brugerinvolveringen omfatter 3 seminarrunder og 2 specialespecifikke møderunder. Formålet med brugerinvolveringen er, at optimere rummenes placering i forhold til hinanden og standardisere så mange rumtyper som muligt samtidig med, at der tages de fornødne specialespecifikke hensyn. Standardisering er vigtigt både i forhold til robustheden af byggeriet samt minimering af anlægs- og efterfølgende driftsomkostninger. Parallelt med dispositionsforslagsfasen kører et selvstændigt projekt, i samarbejde med Regional Udvikling der skal kvalificere beslutningen om at basere Byggeprogrammet på det alternative bygningstekniske paradigme og afdække potentialet for erhvervsudvikling i forbindelse hermed. I den forbindelse opføres tekniske mock-ups, af en senge,- intensiv- og operationsstue samt et fælleskontor i forskerparken, hvor de decentrale tekniske anlæg afprøves. Hvis de tekniske målinger giver grundlag herfor vil de decentrale tekniske anlæg ligeledes blive afprøvet i klinisk drift på OUH. Dispositionsforslaget forelægges i henhold til planen Regionsrådet primo Der arbejdes i perioden for den politiske behandling videre med projektforslaget, jf. kontrakten med Totalrådgiver. Nedenstående figur 2 viser den akkumulerede investeringsramme for byggeriet der viser den forventede investering fordelt på år såvel som det realiserede forbrug. Figur 2: Byggeriets fremdrift: Side 2 af 6

3 3.2 Projektets økonomi Projektets bevilling på 6,3 mia. kr. (09-PL) forventes overholdt. I forhold til de budgetterede udgifter til og med udarbejdelsen af Byggeprogrammet er der et mindreforbrug på knap 28 mio. Mindreforbruget dækker over budgetoverholdelse på alle hovedposter, herunder budgettet til Totalrådgivning, der er holdt indenfor den aftalte ramme inkl. Særydelser. Der har ikke, udover aftalte særydelser, været nævneværdigt træk på reserven til uforudsete udgifter. Der er, i henhold til ministerielt godkendte principper herfor, siden sidste rapportering, sket omkontering til anlægssagen for den psykiatriske del af Nyt OUH, for andelen i forbruget Fremover sker omkontering til den psykiatriske anlægsbevilling kvartalsvist, ultimo hvert kvartal. Nedenstående skema viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Det bemærkes, at der under budgettet til byggeudgifter indgår 150 mio. der reelt hører under IT, apparatur og inventar. Årsagen er, at budgettet til logistiske systemer mv. er valgt placeret under byggeudgifterne da de logistiske systemer (f.eks. rørpost) er stærkt bygningspåvirkende. Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og fremdrift Nedenstående skema viser den somatiske del af projektets økonomi fordelt på år. Det skal pointeres, at udgiftsprofilen for projektet er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og derfor er behæftet med stor usikkerhed. Først når der foreligger et projektforslag vil denne kunne angives med en vis sikkerhed. Årene er faktisk forbrug, mens er budgetterede omkostninger. Side 3 af 6

4 Det historiske forbrug er, som følge af ovennævnte omkontering til Psykiatrien og mindre tilpasninger i konteringen i forbindelse med overgangen til projektmodulet i økonomisystemet, ændret i forhold til rapporteringen på 3. kvartal Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet 3.3 Risikovurdering: Generelt følger projektet planen mht. økonomi og tid, men der er identificeret nogle fokuspunkter, som der løbende følges op på. Oversigten viser de 6 væsentligste risici identificeret i projektet. I forhold til kvartalsrapportering for 3. kvartal, er der foretaget trafiklys kategorisering på de tre konsekvensparametre: Tid, Økonomi og Kvalitet for hvert risikoemne. Opdelingen af trafiklyskategoriseringen, er baseret på en ny risikomatrice, hvilket bevirker at en angivelse af udviklingen i trafiklys-kategoriseringen er behæftet med usikkerhed (i denne rapportering). Nedenfor er hver risiko beskrevet, samt tiltag der er iværksat for at nedbringe risici. Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 Afledte risici af valg af Nyt Byggeteknisk Paradigme 0 Ny Ny Ny 2 Risiko for sammenfald af udbud på de andre superhospitaler. 0 Uændret Uændret Uændret 3 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 0 Ny Ny Ny 4 Softwareintegration af gamle og nye systemer 0 Ny Ny Ny 5 Afvanding og terrænkotering på matriklen 0 Uændret Uændret Uændret 6 Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset. Uændret Uændret Uændret Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Afledte risici af valg af Nyt Byggeteknisk Paradigme Det nye byggetekniske paradigme indebærer, at tekniske installationer drives decentralt med små anlæg. Herved opstår en række usikkerheder, der knytter an til det forhold, at paradigmet indeholder en række ikke-konventionelle løsninger, der skal kvalificeres. Til det formål, er der nedsat en særskilt organisation, der frem til sommeren 2013 arbejder på afdække og håndtere alle risici, der måtte være forbundet med paradigmet, hvorefter der træffes endelig beslutning mht. om det nye byggetekniske paradigme skal gennemføres helt, delvist eller slet ikke. Det nye byggetekniske paradigme er iværksat for dels inden for den givne økonomiske ramme, at sikre flest mulige kvadratmeter til klinikformål dels skabe plads til et fremtidssikret logistiksystem, der bedst Side 4 af 6

5 muligt understøtter klinikken, samt sikre en god brutto/nettofaktor. Såfremt paradigmet ikke kan realiseres, vil det primært få konsekvens for kvaliteten af byggeriet (færre m 2 til rådighed m.v.), i det den økonomiske ramme er låst. Desuden vil der skulle udarbejdes et nyt dispositionsforslag med tidsmæssig og økonomisk konsekvens. Risiko 2: Risiko for sammenfald af udbud på andre supersygehuse Der er risiko for sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter, hvilket kan påvirke markedsforholdende i en negativ retning. Udviklingen følges løbende, ligesom alternative tidsplanscenarier vurderes. Risiko 3: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH På nuværende sygehuse findes der ingen IT-løsninger, der kan understøtte den nye måde at lave logistik på. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt vil det få konsekvens for alle konsekvensparametre, dog primært kvalitet (herunder drift af sygehus). Dette emne etableres derfor som et selvstændigt fagområde i spor D (Nyt OUH Udstyr), hvor det håndteres. Risiko 4: Softwareintegration af gamle og nye systemer Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus og der er systemer der skal udfases. Såfremt dette ikke lykkes kan det få konsekvens for alle konsekvensparametre. Der er derfor nedsat en strategiarbejdsgruppe med henblik på at tage hånd om risikoen. Risiko 5: Afvanding og terrænkotering på matriklen Afvanding og terrænkotering på matriklen har vist sig at være kritisk. Der kan ikke etableres tilstrækkelig robusthed vedr. opstuvningskapacitet i forbindelse med ekstremregnhændelser. Manglende robusthed kan medføre kritiske situationer i forhold til oversvømmelse af bygninger og nedstrømning i Killerup Rende og Lindved å, med økonomisk konsekvens til følge. Såfremt hændelsen indtræder i byggeperioden, vil den tillige have tidsmæssig konsekvens. Et forslag er fremlagt i byggeprogrammet vedr. hævning af bundkote, men afventer koordinering med SUND. Risiko 6: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket vil få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Risikovurderingen af den økonomiske konsekvens er baseret på en forudsætning om, at udviklingen mellem de to indeks vil udlignes over tid. Udviklingen følges tæt. Andet igangværende risikoarbejde I 4. kvartal blev risikohåndbogen for Nyt OUH godkendt i projektledelsesgruppen og risikoregisteret er lagt ind i Region Syddanmarks risikoværktøj. I den kommende periode vil risikogruppen arbejde videre med at få værktøjet fuldt ud integreret, samt fortsætte med at implementere de procedurer, der nu er fastlagt i risikohåndbogen. Side 5 af 6

6 Projektets styringsmanual er senest revideret 4. juni 2012 og godkendt Regionsrådet 27. august Opdatering af styringsmanualen var planlagt til foråret 2013, men afventer Sundhedsministeriet revision af Regnskabsinstruks for kvalitetsfondsprojekterne. 4. Kvalitet og indhold For overblik over kvalitet og indhold henvises til byggeprogrammet godkendt på Regionsrådsmødet 17. december Side 6 af 6