Handleplan. Implementering af velfærdsteknologi og digitale tiltag. Sundhed og Omsorg

Transkript

1 Handleplan Implementering af velfærdsteknologi og digitale tiltag Sundhed og Omsorg Ringkøbing Skjern Kommune December 2017

2 Indledning Som led i Analyse af velfærdsteknologi og digitalisering er der udarbejdet en handleplan for de teknologier, det er anbefalet at gå videre med enten som implementeringsprojekter eller forsøgsprojekter. Handleplanen er bygget op efter følgende principper: Det betragtes som en samlet plan for implementering af alle de anbefalede teknologier. Derfor er de placeret i forhold til hinanden i tid og tidsudstrækningen er afvejet ift., at implementeringsindsatsen vil variere mellem teknologierne og organisationen realistisk set skal kunne gennemføre implementeringen Handleplanen indeholder de centrale aktiviteter, der skal gennemføres for at komme i mål med de anbefalede teknologier En del af handleplanen er også en række centrale implementeringsanbefalinger, samt centrale succeskriterier for hver teknologi, der kan danne grundlag for at følge op på og evaluere om de ønskede gevinster opnås. I forslaget til handlingsplan er forudsat, at der kan afsættes budgetmidler til de nødvendige anskaffelser og investeringer, der især skal afholdes i starten af perioden. Det samlede oplæg til handleplanen er struktureret ud fra, at projekterne med det største økonomiske gevinster igangsættes først. Med dette udgangspunkt og ovenstående hensyn foreslås følgende plan: Planen har starttidspunkt 1. april 2018 og strækker sig over en 2-årig periode. Fokus bør være på de fire implementeringsprojekter, der kan bidrage til de ønskede besparelser. De to forsøgsprojekter er lagt ind i planen, men det bør vurderes om de skal igangsætte før eller senere afhængig af ressourcerne i organisationen til de samlede implementeringsaktiviteter. For at skabe et godt fundament for implementeringen forslås det, at der til en start arbejdes med en kortere afklaring og etableringsfase. Formålet med den fase er:

3 Fastlægge en endelig implementeringsorganisation i form af relevant styregruppe og eventuel følgegruppe Fastlægge en endelig implementeringstilgang Nedsætte implementeringsprojekter Tilpasse implementeringsplanen ift. andre initiativer og tiltag i Sundhed og Omsorg Kommunikere til relevante interessenter og medarbejdere I forhold til implementeringsorganisation og tilgang, foreslås følgende: Implementeringsorganisation 1. Der etableres en styregruppe, der har det overordnede ansvar for alle projekterne. 2. Der udpeges en overordnet projektleder, der koordinerer på tværs af projekterne 3. For hver teknologi etableres et projekt med: 1. En projektleder (kan også have andre opgaver) 2. En projektgruppe med de centrale aktører ift. særligt første del af implementeringen (medlemmerne kan efter behov tilføjes/fjernes efter hånden som teknologien udrulles). 3. Evt. en følgegruppe med relevante interessenter. Implementeringstilgang 1. Implementeringen gennemføres som projekter, der efterfølgende overdrages til driftsorganisationen 2. Hvis der er usikkerheder om centrale forhold ift. teknologien eller andet, så startes projektet med en pilot/afklaringsfase 3. Der arbejdes læringsorienteret, så udbredelse sker gradvis og starter småt, så der kan høstes erfaringer til videre udrulning. 4. Implementeringen drives af projektleder, der understøttes af nuværende strukturer i form af forflytningsvejledere o.lign. 5. Implementeringen understøttes, hvor det er relevant med vejledninger i Qualicare I det følgende er opstillet handlingsplaner for hver af teknologierne.

4 Badestol m. på- og afklædningsfunktion Implementeringsprojekt Forberedelse Pilotimplementering Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen 2-3 mdr. 3 mdr. 15 mdr. Fase Indhold og centrale aktiviteter Forberedelse Etablering af implementeringsprojektet. Herunder udpege en projektleder og etablere en projektgruppe. Fastlægge endelig tidsplan. Herunder rækkefølge for udbredelse til ældrecentrene i kommunen Evt. justeringer eller konkretisering af implementeringstilgangen. Til en start foreslås følgende tilgang. 1. Der uddannes superbrugere (et lille implementeringsteam), i kommunen, der kan undervise kollegaerne 2. Der anskaffes udstyr til undervisning i form af én ekstra Carendo-stol 3. Forflytningsvejlederne inddrages og uddannes, så de kan være specialister i brug af Carendo en og implementeringsfortrop på de enkelte ældrecentre 4. Der udarbejder vejledninger til Qualicare 5. Ledere introduceres til anvendelse af stolen, målgruppen for stolen, gevinsterne, deres ansvar ift. fokus og prioritering af indsatsen Kommunikere til medarbejdere, forflytningsvejledere og øvrige relevante interessenter. Fx i form af et kick-off arrangement. Afklar behov for udbud og gennemfør udbud. Der skal jf. business casen indkøbes Carendo-stole for ca. 1,5 kr. så det er lige omkring udbudsgrænsen. Kontakt til leverandører ift. at indgå relevante aftaler om indkøb, kurser mv. Pilotimplementering For Carendo-stolen foreslås det at der gennemføres en pilotimplementering på et ældrecenter. Formålet med pilotimplementeringen er: Identificere om den opstillede model for undervisning fungerer Få kvalificeret barrierer for implementering på ældrecentrene, så tilgangen kan tilpasses Justere implementeringskonceptet Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen Jf. business casen er der identificeret 11 ældrecentre, hvor Carendo-stolen kan implementeres og give gevinster. Ældrecenter nr. et er i gang efter pilotimplementeringen. For de øvrige 10 ældrecentre, foreslås det at teknologien udbredes i 3 mdr. intervaller i følgende trin og antal ældrecentre. Trin 1 1 ældrecenter Trin 2 2 ældrecentre Trin 3 2 ældrecentre Trin 4 3 ældrecentre Trin 5 2 ældrecentre

5 Centrale succeskriterier for projektet, der vil være relevante til brug for opfølgning og evaluering: Kommer der alternative og evt. billigere produkter på markedet med sammen funktionalitet? Realiseres tidgevinsten ift. morgenhygiejnen og badene? Findes det forventelige antal borgere i målgruppen eller er der flere/færre? Foretages bad- og morgenhygiejne i stolen for de udvalgte borgere og hvis ikke hvorfor? Forflytningsplatform Implementeringsprojekt Forberedelse Fase Indhold og centrale aktiviteter Forberedelse Etablering af implementeringsprojektet. Herunder udpege en projektleder og etablere en projektgruppe Fastlægge endelig tidsplan. Herunder rækkefølge for udbredelse til enheder i kommunen Evt. justeringer eller konkretisering af implementeringstilgangen. Til en start foreslås følgende tilgang. 1. Der uddannes superbrugere, i kommunen, der kan undervise kollegaerne som en lille implementeringsteam 2. Der anskaffes udstyr til undervisning i form af en ekstra Carendo-stol 3. Involvere og uddan forflytningsvejlederne, så de kan bistå som specialister i forhold til implementering og brug på de enkelte ældrecentre 4. Der udarbejdes vejledninger til Qualicare 5. Ledere introduceres til forflytningsplatformen og de forflytninger den anvendes til samt gevinsterne, deres ansvar ift. fokus og prioritering af indsatsen Kommunikere til medarbejdere, forflytningsvejledere og øvrige relevante interessenter. Fx i form af et kick-off arrangement. Kontakt til leverandører ift. at indgå relevante aftaler om indkøb, kurser mv. Pilotimplementering For Sara Steady foreslås det der gennemføres en pilotimplementering på et ældrecenter. Formålet med pilotimplementeringen er: Identificere om de bedste processer for brug af teknologien i Ringkøbing- Skjern Kommune Identificere klar, hvor teknologien kan bruge også til opgaver, hvor gevinsterne ikke kun er økonomiske Få kvalificeret evt. barrierer for implementering på ældrecentrene, så tilgangen kan tilpasses Pilotimplementering Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen 2 mdr. 2 mdr. 10 mdr.

6 Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen Justere implementeringskonceptet Jf. business casen er der identificeret 11 ældrecentre, hvor forflytningsplatformen kan implementeres og give gevinster. Ældrecenter nr. et er i gang efter pilotimplementeringen. For de øvrige 10 ældrecentre, så foreslås det at teknologien udbredes i 2 mdr. intervallet i følgende trin og antal ældrecentre: Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 2 ældrecenter 2 ældrecentre 3 ældrecentre 3 ældrecentre Centrale succeskriterier for projektet, der vil være relevante til brug for opfølgning og evaluering Kommer der alternative og evt. billigere produkter på markedet med sammen funktionalitet? Realiseres tidgevinsten ift. morgenhygiejnen og badene? Findes det forventelige antal borgere i målgruppen eller er der flere/færre? Medicinhusker Implementeringsprojekt Forberedelse Testfasen Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen 2 mdr. 3-5 mdr. 9 mdr. Fase Indhold og centrale aktiviteter Forberedelse Etablering af implementeringsprojektet, der til en start har til formål at teste og evt. udvælge den relevante teknologi. Fastlægge tidsplan. Herunder udpege testområde(r) og potentiel rækkefølge for udbredelse til øvrige enheder i kommunen Evt. justeringer eller konkretisering af implementeringstilgangen. Til en start foreslås følgende tilgang. 1. I testfasen involveres en mindre kreds af medarbejdere, der har til formål at afdække de usikkerheder, der er ift. implementering af teknologien. Centralt i testen er tæt involvering af IT, leverandøren og repræsentanter fra et testområde. 2. Hvis testfasen viser, at teknologien er egnet til implementering igangsættes en egentlig implementering, hvor der forslås følgende: i. Der etableres et implementeringsprojekt med projektleder og projektgruppe ii. Der udvælges og uddannes superbrugere, i kommunen, der kan undervise kollegaerne og borgere iii. Der udarbejdes eventuelt vejledninger til Qualicare iv. Ledere introduceres til gevinsterne, deres ansvar ift. fokus og

7 Testfasen prioritering af indsatsen Kommunikere til medarbejdere, forflytningsvejledere og øvrige relevante interessenter. Fx i form af et kick-off arrangement. Kontakt til leverandører ift. at indgå relevante aftaler om indkøb, kurser mv. For Medicinhuskere er der nogle centrale forudsætninger der er afgørende for succes, der ikke kunne afklares endeligt i forbindelse med business case arbejdet. Det foreslås derfor, at de afklares i testfasen. Det foreslås at dette sker ved indkøb af 5 medicinhuskere, der testes i praksis. Konkret bør testfasen bidrage til en besvarelse af følgende spørgsmål: Giver mobildækningsproblemerne i kommunen udfordringer ift. udrulning af denne teknologi? Hvad skal der til før teknologien har tilstrækkelig dataadgang/netforbindelse før den virker og hvordan kan der arbejdes med det i en praktisk hverdag? Har vi de rigtige kriterier til at identificere borgerne? Eller hvordan kan kriterierne evt. kvalificeres? Hvordan undervises medarbejdere og borgere bedst i teknologien? Hvem kan mest hensigtsmæssigt modtage og reagere på meldingerne fra systemet om at borgere ikke har taget deres medicin? Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen Jf. business casen er der identificeret 34 borgere, der kan få gavn af teknologien. Det foreslås at teknologien implementeres i ét hjemmeplejeområde af gangen med følgende takt og perioder ift. udbredelsen hos borgerne. Udgangspunktet er de 34 borgere og at 5 af dem har fået løsningen i forbindelse med testfasen: Trin 1 3 mdr. Trin 2 3 mdr. Trin 3-3 mdr. 9 borgere 10 borgere 10 borgere Centrale succeskriterier for projektet, der vil være relevante til brug for opfølgning og evaluering Bliver borgerne selvhjulpne? Er der flere/færre borgere, der kan få gavn af løsningen end forventet? Hvor mange alarmer kommer der fra borgerne? Og hvad kræver det at håndtere fx ift. opkald til borgerne eller kørsel til borgerens hjem? Hvor meget arbejde er der med at opsætte og servicere løsningen hos borgeren? Hvordan fungerer løsningen forskellige steder i Ringkøbing-Skjern Kommune ift. mobildækningsproblematikken?

8 Digitalt understøttet tidlig opsporing Implementeringsprojekt Forberedelse Implementering via udbredelse til enhederne i kommunen 2 mdr. 14 mdr. Fase Indhold og centrale aktiviteter Forberedelse Etablering af implementeringsprojektet. Herunder udpege en projektleder og danne en projektgruppe Afklare hvordan og af hvem der skal undervises i de faglige redskaber. Kan undervisningen fx klare af nuværende medarbejdere? Fastlægge, hvordan der præcist skal arbejdes med metoden i kommunerne. Herunder blandet andet med fokus på følgende: 1. Hvordan, med hvem og hvordan afholdes der tavlemøder? 2. Hvad skal registreres som ændringer, af hvem og hvornår? 3. Hvordan bruges Nexus bedst muligt til at understøtte arbejdet? Fastlægge endelig tidsplan. Herunder rækkefølge for udbredelse til enheder i kommunen. Evt. justeringer eller konkretisering af implementeringstilgangen. Til en start foreslås følgende tilgang. 1. Der uddannes superbrugere, i kommunen, der kan undervise kollegaerne 2. Der udarbejder vejledninger til Qualicare 3. Ledere introduceres til gevinsterne, deres ansvar ift. fokus og prioritering af indsatsen Kommunikere til sygeplejen og medarbejdere på ældrecentre og i hjemmeplejen samt øvrige relevante interessenter. Fx i form af et kick-off arrangementer. Implementering via udbredelse til I forhold til udbredelse i hjemmeplejen og på ældrecentre foreslås følgende plan fordelt på 14 ældrecentre og xx hjemmeplejeområder: enhederne i kommunen Trin i udbredelsen 2 mdr. mellem hvert trin Hjemmeplejen (4 i alt) Ældrecentre 1 Et Et Et Et 2 Centrale succeskriterier for projektet, der vil være relevante til brug for opfølgning og evaluering Opfølgning på udvikling i omfang af forebyggelige indlæggelser

9 Fokus på at fastholde og sikre fokus på den faglige dialog, afholdelse af tavlemøde og at metode og redskaber bruges i dagligdagen Forsøgsprojekter Som en del af anbefalingerne indgår også at der foreslås gennemført to forsøgsprojekter: 1. Fjernbesøg i hjemmeplejen 2. Afprøvning af bidettoiletter på plejecentrene Forsøgsprojekterne har til formål at afprøve teknologi, der har lovende potentialer, men hvor den i forbindelse med det nuværende analysearbejde har været svært at identificere borgere, der er i målgruppen og vil kunne bruge teknologierne. Forsøgsprojekterne foreslås gennemført over en periode på 8-12 måneder. Centrale faser i projekterne vil være: Faste Forberedelse og anskaffelse Afprøvnings- og læringsfasen Centrale aktiviteter Forberedelsen består i at få defineret forsøgsprojektet. Primært i forhold til følgende: Hvem skal være projektgruppen? Fx om IT-afdelingen skal indgå? hvilket vil være en klar anbefaling ift. projektet omkring fjernbesøg i hjemmeplejen. Omvendt vil ejendomsfunktionen og måske hjælpemiddelenheden være relevant at inddrage i projektet omkring bidettoiletterne Hvem er projektlederen? Hvilket dele af forretningen skal involveres i projektet? Fx hvilken hjemmeplejegruppe? Hvad skal der anskaffes af teknologi? Hvem håndterer opsætning af teknologi Anskaffelse og test af relevant teknologi: Hvilken konkret teknologi skal afprøves? Hvad er der behov for fx af bidettoiletter for at få en god afprøvning. Skal forslag fra analysefasen revideres? Kontakt til leverandører ift. Evt. Indkøb. Her gennemføres selve afprøvningen. I et forsøgsprojekt er det central at have fokus på nedenstående, da det vil give det bedste grundlag for en efterfølgende beslutning om evt. yderligere afprøvning eller egentlig implementering i kommunen. Fokuspunker i afprøvningen ift. fjernbesøg i hjemmeplejen: Hvilket borgere kan deltage i videobesøg? Hvordan kan det fungere i hverdagen blandt medarbejderne? Fokuspunkter i afprøvningen ift. bidettoiletter i hjemmeplejen: Hvad vil omkostninger til etablering og opsætning af bidettoiletterne

10 være? Kan der findes borgere i målgruppen, der kan blive selvhjulpne? Hvad er der af øvrige gevinster ved brug af bidettoiletterne? Evaluering Midtvejs- og til slut i afprøvningen bør der samles op på erfaringerne og evalueres på afprøvningen. Fokus midtvejs bør være på, hvordan afprøvningen kan justeres for at få det optimale udbytte. Fokus til slut bør være på at indsamle oplysninger til at træffe beslutning om teknologien videres liv i kommunen. Et næste skridt efter et afprøvningsprojekt kan fx være: Forsat afprøvning ift. afklaring af nye spørgsmål Forsat afprøvning for at teste et muligt driftsetup Egentlig implementering og udbredelse