Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg

Transkript

1 Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Indkaldelse til møde i Administrationens Fællesudvalg Torsdag den kl i lokale 3-204, Fredrik Bajers Vej 7C Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referater af seneste møder Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den B. Foreløbigt referat af ekstraordinært møde den Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Eventuelle øvrige meddelelser 4. APV Drøftelse af den videre proces Bilag: A. Status samt forslag vedr. den videre proces af B. Pixivejledning i APV-processen AAU Udvalget bedes tage en indledende drøftelse af de indmeldte fokuspunkter. Det skal besluttes, hvorvidt Fællesudvalget (på september-mødet eller ved et ekstraordinært APV-møde) skal udvælge de 5-6 fokuspunkter, der skal arbejdes videre med, eller om Forretningsudvalget skal prioritere og indstille 5-6 punkter til Fællesudvalget. 5. Indledende drøftelse af høring om oplæg til rammeaftale om flekstid Bilag: A. Oplæg til rammeaftale om flekstid på Aalborg Universitet 1

2 B. Eksempel på lokalaftale C. Timeregnskab D. Høringsplan for aftale om flekstid Udvalget bedes tage en indledende drøftelse af oplægget. ADM s afdelinger har frist for høringssvar i august, hvorefter der udarbejdes et samlet svar til HSU. Udvalgets drøftelser på mødet vil blive indarbejdet i det samlede høringssvar. 6. Emner til kommende møder Bilag: A. Årshjul Til orientering er drøftelsen af sygefraværet samt oversigten over ulykker i ADM flyttet til septembermødet. 7. Eventuelt 2

3 Foreløbigt referat af møde i Administrationens Fællesudvalg 21. marts 2013 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: LKJ / NDT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng X IT: Klaus Kristian Kilt X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Ane Lyngø X ØA: Erik Grave Kristensen X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X IT: Helle Høilund X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Charlotte Pedersen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Heidi Sørensen X Metal: Palle Mørch X PROSA: Birthe Riis Kennedy X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen (referent), LS X X 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af referat af seneste møde Godkendt. 1

4 3. Meddelelser PP orienterede om årsregnskabet for AAU kommer ud med et underskud af en betragtelig størrelse, men størrelsen heraf kan ikke oplyses før efter bestyrelsens møde i april. Der er indført et selektivt ansættelsesstop på TEKNAT, hvor det store underskud ligger. I perioden med ansættelsesstop vil rektor/direktion skrive under på nødvendige ansættelser på fakultetet (og alene på ansættelser som kan finansieres inden for den reviderede budgetramme). Som følge af underskuddet er der nu iværksat månedlig økonomistatus på alle hovedområder. Disse vil blive fulgt tæt af direktionen i Økonomien for fællesadministrationen ser acceptabel ud inkl. estimatet for 2013 men der opfordres til generel tilbageholdenhed inden for fællesadministrationen. Rektor har via mail orienteret alle ansatte om regnskabsunderskuddet, men det er vigtigt at holde fast i, at AAU er i en vækstsituation. HSU behandlede på sit seneste møde nye retningslinjer for personalereduktioner, hvor bl.a. HRafdelingen skal ind på et tidligere tidspunkt end tilfældet er i dag. Afskedigelser skal være sagligt velbegrundede. Den nye IT-organisation er nyetableret, og det betyder bl.a. at den gamle IT-afdeling i fællesadministrationen er nedlagt og lagt ind i den nye ITS (herunder også deres samarbejdsudvalg). ATOL oplyste, at Poul Koldbro går på pension, hvilket har ført til, at Teknisk Forvaltning pt. revurderer det fremtidige indhold i stillingen. PP gav en status for besættelse af stillingen som økonomichef, som aktuelt er i genopslag men denne gang som økonomidirektør. Der er tilknyttet en rekrutteringskonsulent til opgaven, og der sigtes efter, at økonomidirektøren kan besættes fra sommeren. Det er aftalt, at Erik Grave Kristensen fortsætter, indtil stillingen er besat. Det aftaltes, at der sker en udmelding i ØA om Eriks forlængelse. Status på akutjobs blev drøftet. Der er pt. besat 2 inden for fællesadministrationen, og øvrige afdelinger er i færd med at besætte. 4. Orientering om Fællesadministrationens økonomiske status Fællesområdet har budgetteret med et underskud på 7,5 mio. kr. vedr. den nye IT-organisation. Fællesadministrationens økonomi skal gå i nul, og der ser pt. ud til at blive et merforbrug. PP opfordrede derfor til generel tilbageholdenhed, og udfordringen vil blive drøftet på ledergruppens møde i dag. Det aftaltes, at tertial-rapporterne fremlægges i fællesudvalget. PP oplyste, at TEKNAT nedjusterer indtægtssiden og at dette vil have en effekt på fællesadministrationen, men vi kender pt. ikke omfanget heraf. Pt. afventes ændringen i indtægtssiden fra TEK- NAT. OGH bemærkede, at indførelse af månedsrapporter presser organisationen meget hårdt. 2

5 5. Drøftelse af APV-proces Det aftaltes, at der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af arbejdsmiljørepræsentanterne for de afdelinger, der har problemstillinger. Afdelingerne melder ind til Ledelsessekretariatet v/ Bettina Thomsen. LT orienterede om, at ØA pt. har valgt at udskyde behandlingen af APV en. PS fandt det vigtigt, at vi underbygger de gode ting ved at være på arbejdspladsen. Sidste gang valgte SF at fokusere på 3 gode ting og 3 dårlige ting. Det aftaltes, at afdelingerne melder 3 hovedpunkter ind, som der skal arbejdes med i fællesskab, hvorefter der vil blive lavet en fælles arbejdsliste. Her må gerne være både positive og negative punkter. Punkterne indsendes til Bettina Thomsen. Det aftaltes, at der afholdes en samlet workshop for ADM. PP foreslog, at denne workshop holdes enten før eller efter sommerferien. 6. Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger De gældende regler tages til efterretning. 7. Emner til kommende møder Der henvistes til det udsendte årshjul. 8. Eventuelt Intet at bemærke. 3

6 Foreløbigt referat af ekstraordinært møde i Administrationens Fællesudvalg den 6. juni 2013 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Ref.: LKJ Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng X IT: Klaus Kristian Kilt X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Keld Toldbod X ØA: Erik Grave Kristensen X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X IT: Helle Høilund X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Charlotte Pedersen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Heidi Sørensen X Metal: Palle Mørch X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen (referent), LS X Desuden deltog Peter Bjørn Bjerre (LS) og Lis Carlsen (HK-Fællestillidsrepræsentant). X Orientering om den aktuelle økonomiske situation PP indledte med at orientere om, at mødet oprindeligt var indkaldt, da vi imødeså en række besparelser inden for fællesadministrationen. Efter reviderede optagelsesprognoser og den første periodeopfølgning ser økonomien dog ud til, at de påtænkte besparelser alligevel ikke bliver nødvendige 1

7 PBB orienterede om den seneste økonomiske prognose og estimat for Det tidligere forventede underskud på 3-5 mio. kr. er ikke længere aktuelt, og seneste prognose viser et budget i balance. En række af de besparelsesforslag, som er indsamlet fra afdelingerne, har karakter af præciseringer af ressourcebehovet, og vil derfor blive gennemført som led i de løbende budgettilpasninger. Ledelsessekretariatet vurderer ikke et behov for at effektuere flere besparelser på nuværende tidspunkt. Det forventes, at fakulteterne på bestyrelsens junimøde får lov til at overtrække årets budget med en andel af de ekstra midler, der forventes udløst i 2014 begrundet i stigende optag. Dette begrundes i ønsket om at sikre kvaliteten i undervisningen. Det er aktuelt ikke helt afklaret, i hvilket omfang fakulteterne ønsker at gøre brug af denne trækningsret dog har TEKNAT meddelt, at de forventer at fastholde deres genopretningsplan. Det er usikkert, om den forventede øgede trækningsret alene omfatter fakulteterne eller også vil komme til at omfatte fællesadministrationen. Dette træffer bestyrelsen beslutning om på junimødet. PP forventer dog, at fællesadministrationen styrer efter det aktuelle budget, og at en evt. trækningsret på egenkapitalen kan fordeles til de administrative funktioner, der berøres mest af stigende optag. Med den seneste økonomiske prognose er der ikke længere grundlag for at sætte lønforhandlingerne stand by. Ny løn-forhandlingerne effektueres derfor og forventes at være afsluttet inden udgangen af 3. kvartal. Tillæggene forventes udmøntet pr. 1. april som hidtil. B-siden (OGH OG LIS Carlsen) bemærkede, at øget vækst giver øget arbejdspres hele vejen rundt på de administrative medarbejdere, og det er derfor rimeligt, at de administrative medarbejdere også tilgodeses lønmæssigt. PP oplyste, at ledelsen forventer at fastholde de 1,25 % til forhandling. OGH oplyste, at indtægtsprognosen for de næste år er kraftigt opadgående på STÅ. PP og KL oplyste, at der er ansat en ny økonomidirektør, og det forventes, at der udsendes orientering herom inden for de nærmeste dage. 2

8 Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: bt@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: APV Status samt forslag vedr. den videre proces Fysisk APV På Fællesudvalgets møde i februar blev det besluttet, at problemstillingerne i den fysiske APV hovedsageligt skal behandles i fællesskab. Enkle og umiddelbare problemstillinger behandles dog i de enkelte afdelinger, hvor dette er mest hensigtsmæssigt. Fællesudvalget nedsatte en arbejdsgruppe bestående af afdelingsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra de afdelinger, der har problemstillinger, som ønskes behandlet på fællesniveau. Arbejdsgruppens deltagere har drøftet de indmeldte punkter fra den fysiske APV. Der var flere fælles problemstillinger, herunder især problemer med solafskærmning, ventilation, varme-/kuldeproblemer, ergonomi mv. Det blev aftalt, at Ledelsessekretariatet og Studieforvaltningen laver en fælles henvendelse til Teknisk Forvaltning, mens Økonomiafdelingen og HR-afdelingen vil drøfte eventuelle fælles problemstillinger. Arbejdsgruppen og de enkelte afdelinger afrapporterer løbende til Fællesudvalget om status på løsning af de fysiske problemstillinger. Psykisk APV Fællesudvalget har besluttet, at processen vedr. den psykiske APV først og fremmest tilrettelægges i de enkelte afdelinger. Foruden behandling af de fokuspunkter, som Fællesudvalget vælger, skal udvalget benyttes til erfaringsudveksling mellem afdelingerne. Udvalgets medlemmer repræsenterer afdelingernes medarbejdere, og det skal nøje overvejes, hvorledes ADM s medarbejdere inddrages i processen. Det overvejes at afholde et seminar for alle medarbejdere i ADM til drøftelse af APV en og med deltagelse af foredragsholdere, der eventuelt kan give en anderledes tilgang til processen. Følgende er et udsnit af de beslutninger, der blev truffet på februar-mødet: Afdelingerne bearbejder rapporterne og træffer de nødvendige foranstaltninger til løsning/afhjælpning af problemstillingerne. Hver afdeling melder 3 problemstilliner ind, som de foreslår behandlet på fællesniveau. Fællesudvalget sorterer og prioriterer de foreslåede problemstillinger og udvælger 5-6 fokuspunkter, som udvalget arbejder videre med. Der udarbejdes handlingsplaner for fokuspunkterne, og der følges løbende op. De enkelte afdelinger arbejder videre med de øvrige punkter og afrapporterer løbende til Fællesudvalget om status på løsning af de afdelingsspecifikke problemstillinger. Såvel Fællesudvalget som de enkelte afdelinger inddrager sygefraværsstatistikker og øvrige værktøjer i processen. 1

9 Følgende fokuspunkter er indmeldt til behandling i Fællesudvalget. Positive fokuspunkter Stort engagement Stor indflydelse på indholdet i egne arbejdsopgaver God trivsel med kolleger Negative fokuspunkter Ubalance mellem opgaver og ressourcer En del medarbejdere oplever, at de i ringe grad eller kun delvist har den nødvendige tid til opgaverne Ubalance mellem drift og udvikling En del medarbejdere oplever, at de delvist eller i høj grad har svært ved at opnå balance mellem drift- og udviklingsopgaver Indflydelse på mængden af arbejdsopgaver Sygefravær Kompetenceudvikling Principper for kommunikationsflow på AAU (horisontalt og vertikalt) Netværksuniversitet / samarbejde på tværs i en netværksorganisation Hvordan arbejder vi med arbejdsmiljøet på tværs af distancerne eks. kendte APVproblematikker, som vi almindeligvis drøfter, men som kan have andre udfordringer, når afstanden er et aspekt? Hvordan sikrer vi sammenhæng, højt informationsniveau og god arbejdsplanlægning af de administrative følger, som udviklingen af netværksuniversitetet skaber? Har medarbejderne de rette kompetencer til at håndtere de forandringsprocesser, som opstår i udviklingen af netværksuniversitetet? Udvikling af den nærmeste ledelse En del medarbejdere oplever mangler i den nærmeste ledelse (områdeledere og tilsvarende). Det er oplevelsen, at den nærmeste ledelse har vanskelige arbejdsvilkår, idet der må bruges meget tid på sagsbehandling. Der er behov for at prioritere ledelsesopgaven med mere tid og bedre redskaber til prioritering. Ledelsesopgaven bør udvikles i samarbejde med medarbejderne. Punkterne drøftes, og der udvælges 5-6 fokuspunkter, som Fællesudvalget arbejder videre med i den fremtidige proces. Fællesudvalget træffer beslutning om, hvorvidt udvalget selv udvælger fokuspunkterne, eller om Forretningsudvalget skal prioritere og indstille de 5-6 fokuspunkter til Fællesudvalget. 2

10 Pixivejledning i APV-processen

11 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 ET FOREBYGGENDE VÆRKTØJ Arbejdspladsvurderingen (APV en) er et forebyggende værktøj, som ledere og medarbejdere kan bruge til at styrke arbejdsmiljøarbejdet og dermed bidrage til et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø betyder: øget produktivitet øget arbejdsglæde og motivation mindre sygefravær mindre udskiftning blandt medarbejderne færre omkostninger som følge af ulykker og erhvervsbetingede lidelser Tænk strategisk i arbejdet med APV'en: enhver beslutning om forandring bør efterfølges af spørgsmålet " og hvad betyder det så for arbejdsmiljøet?" eller endnu mere proaktivt: start med at lægge en plan for forbedringer i arbejdsmiljøet, og spørg derefter hvilke forandringer, økonomiske, organisatoriske og praktiske, det kræver at nå dertil. 2

12 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FACTS & MYTER OM APV APV'en er ikke kun et spørgeskema. APV'en er - en længerevarende, fortløbende proces, - en lokal proces, hvor den lokale samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation arbejder for forbedring af det lokale arbejdsmiljø, - både en tilstandsmåling og etablering af nye, forbedrede mål for arbejdsmiljøet, - et middel til at opnå noget og ikke et mål i sig selv, - et middel til fokuseret at tale sammen om arbejdsmiljøet og skabe løsninger i fællesskab. 3

13 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 APV'ens FEM FASER APV'en består af fem faser, der sikrer fyldestgørende indhold og resultat. Den lokale samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation har ansvaret for at gennemføre APV-processen. APV-gruppen bidrager med støtte, om det måtte ønskes, se s

14 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 APV-processens 3-årshjul 0: afklare og forberede 1: kortlægge 2: beskrive og vurdere 3: prioritere, handlingsplan og handle 4: følge op og konkludere 5

15 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FASE 0 AFKLARE OG FORBEREDE Aftale lokal, fælles forståelse, mål og spilleregler for APV-arbejdet. Hvad er formålet med APV en (hvorfor gør vi det her)? Er der behov for flere nøglepersoner i processen ud over arbejdsmiljøorganisationens medlemmer? Hvilke metoder og redskaber skal bruges i hver af de følgende fire faser? Har vi styr på vores organisation i forhold til geografi og adresser? Hvordan og af hvem bliver problemer og udfordringer registreret, prioriteret og løst? Hvem har ansvaret for at fastholde aktiviteten i de enkelte sektioner, afdelinger og grupper? Er der behov for møder, kurser, et indledende seminar, uddannelse el.? Er der behov for bistand, fx fra HR-afdelingen eller fra en arbejdsmiljørådgiver? Hvordan opsamles erfaringer, og hvordan bruges de i forbindelse med revision af APV en? 6

16 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FASE 1 KORTLÆGGE Kortlægge arbejdsmiljøet tilstand og identificere eventuelle problemer. Der er metodefrihed til kortlægningen. Der er ingen krav til, hvordan kortlægningen skal foregå, men det kan fx ske ved: sygefraværsstatistik interviews med medarbejderne rundbordssamtaler trivselsundersøgelser spørgeskemaer tjeklister fra Arbejdstilsynet materiale fra branchearbejdsmiljørådene For AAU er disse metoder relevante, men føj gerne selv flere til: spørgeskema (det centrale AAU-spørgeskema) målrettede, lokale ad-hoc-undersøgelser sygefraværsstatistik arbejdsmiljøgruppernes "huskelister mv." den årlige arbejdsmiljødrøftelse GRUS LUS MUS (generelle mønstre i MUS'ene, og ikke personrelateret!) mv. 7

17 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FASE 1 KORTLÆGGE (fortsat) Indholdet i kortlægningen, det der skal kortlægges: sociale faktorer i arbejdsmiljølet psykiske fysiske ergonomiske ulykker tekniske organisatoriske ledelsesmæssige påvirkninger kemiske biologiske Hvis man savner information om, hvad indholdet i arbejdsmiljøarbejdet egentlig er, kan man læse meget mere om emnet her 8

18 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FASE 2 BESKRIVE OG VURDERE Beskrive arbejdsmiljøproblemer og vurdere, hvordan de kan løses. Fase 1, kortlægningen, er en beskrivelse af den nuværende tilstand hvordan har arbejdsmiljøet det lige nu. Et er årsagerne til den nuværende tilstand, som arbejdsmiljøgrupperne ofte kender meget til. Noget andet er planerne for en ny, forbedret tilstand, det strategisk, politiske indhold i arbejdet, hvilket udføres af SU og AMiU. løsningen skal fjerne problemer og forebygge, at problemer opstår igen, løsningen rettes mod årsagen til problemer, symptombehandling virker ikke, arbejdet tilpasses til medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde, det belastende og farlige erstattes af ikke-belastende og ufarligt eller af mindre farligt/mindre belastende, løsningen beskytter så mange medarbejdere som muligt, medarbejderne skal uddannes og instrueres, som de skal. 9

19 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FASE 3 PRIORITERE, HANDLINGSPLAN OG HANDLE Beskrive processen fra den nuværende tilstand til en ny, forbedret tilstand. umiddelbare løsninger længerevarende handlinger hvem gør hvad og hvornår? aktivitets- og tidsplan 10

20 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 FASE 4 FØLGE OP OG KONKLUDERE Virkede det? hvad gik godt og hvordan? hvad gik ikke godt og hvorfor? hvad kan vi gøre bedre næste gang? konsekvenser som skal inddrages i næste APV-proces? Herefter er man klar til en ny APV-cyklus, en ny APV-proces. 11

21 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 APV-PROCESSENS AKTØRER (1) Hovedsamarbejdsudvalget og hovedarbejdsmiljøudvalget har nedsat et APVudvalg, som varetager visse fælles, overordnede aspekter i AAU's APV-proces. HR-afdelingen udvikler værktøjer til brug i institutter og hovedområder i deres respektive APV-processer. APV-gruppen bistår i fornødent omfang, se s

22 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 APV-PROCESSENS AKTØRER (2) Institutter og hovedområder har ansvaret for egen APV-proces. institutter og hovedområder har ansvaret for egen APV-proces, samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen udfører de primære opgaver i APV'en, APV-gruppen bistår i fornødent omfang, se s

23 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 YDERLIGERE INFORMATION OM APV mv. Arbejdstilsynets beskrivelse af og vejledning i arbejdspladsvurdering Hvad er "arbejdsmiljø" egentlig for en størrelse? Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner 14

24 Aalborg Universitets APV-proces en pixivejledning HR-afdelingen, november 2012 KONTAKTINFO TIL APV-GRUPPEN Psykisk arbejdsmiljø samt organisering og APV-proces generelt: Ingrid Lindenborg Lars Brodersen Hanne Dauer Keller Jeanet Klindoch Kemisk-biologisk arbejdsmiljø: Barbara Samuelsen Fysisk arbejdsmiljø: Arne Nielsen 15

25 HØRING HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Tlf Dato: 19. marts 2013 Ref.: HHS/CSJ Oplæg til AAU-rammeaftale om flekstid på Aalborg Universitet for teknisk/administrativt personale Dette oplæg har til hensigt at fastlægge rammerne for en fælles AAU-rammeaftale om flekstid på Aalborg Universitet for teknisk administrativt personale (TAP). Følgende udarbejdes på baggrund af Finansministeriets og Centralorganisationernes rammeaftale af den 22. december 2000 med ændring af den 14. juni 2002, om opsparing af frihed med henblik på at fremme udviklingen af fleksible og effektive arbejdspladser, i henhold til cirkulære af 17. juni Rammeaftalen giver Aalborg Universitet mulighed for at indgå en fælles AAU-rammeaftale som udstikker rammerne for opsparing af frihed i overensstemmelse med Aalborg Universitets personalepolitik om en fleksibel arbejdsplads. 1. Rækkevidde af AAU-rammeaftale om flekstid for Aalborg Universitet AAU-rammeaftalen skal forstås som en rammeaftale for hele Aalborg Universitet, indenfor hvilken der er mulighed for at indgå flekstidsaftaler som passer til det enkelte institut, den enkelte afdeling eller anden administrativ enhed. Rammeaftalen skal ses om et supplement til de centrale regler om arbejdstid. AAU-rammeaftalen gælder kun for teknisk/administrativt personale ved Aalborg Universitet. Det er frivilligt om institutter, afdelinger eller anden form for administrativ enhed på Aalborg Universitet ønsker at anvende flekstid. Såfremt man ønsker at gøre brug af en flekstidsaftale eller allerede anvender en sådan, vil det fremover være et krav, at den pågældende flekstidsaftale holder sig indenfor rammerne af AAU-rammeaftalen og opfylder de oplistede krav. 2. Fikstid Med en flekstidsaftale, skelnes der mellem fikstid og flekstid, da kun en del af den daglige arbejdstid er fastlagt. Den fastlagte arbejdstid kaldes fikstiden og er den tid af ugens fem første dage, hvor samtlige fuldtidsansatte medarbejdere skal være på arbejde, 1 medmindre andet er aftalt. På Aalborg Universitet kan fikstiden variere, afhængig af hvad den normale arbejdstid er. Den normale arbejdstid er for TAP-ansatte normalt mandag til torsdag og fredag. Fikstiden kan i dette tilfælde, fx være mellem mandag til torsdag og mellem 9.00 og fredag. 3. Flekstid Fikstiden suppleres med en flekstid, der er et nærmere fastsat tidsrum før og efter fikstiden. I dette tidsrum kan medarbejderne frit placere den resterende del af arbejdstiden, såfremt arbejdet tillader 1 At være på arbejde inkluderer tillige arbejde som udføres på et andet sted end vedkommendes tjenestested, som fx deltagelse i møder.

26 Side 2 dette. Med en fikstid som i ovennævnte eksempel, kan flekstiden fx ligge mellem og mellem eller For deltidsansatte kan der fastsættes særlige regler vedrørende flekstiden. Medarbejdernes frihed i henhold til flekstiden skal dog reguleres i den forstand, at Aalborg Universitets afdelinger og institutter skal være funktionsdygtige indenfor den normale arbejdstid. Medarbejderne har derfor en forpligtelse til at sikre en tilstrækkelig personaledækning i dette tidsrum. 4. Lokal aftale om fikstid og flekstid Fikstid og flekstid aftales lokalt på det enkelte administrative tjenestested. Der skal tages hensyn til de almindelige arbejdstidsbestemmelser, da dette kan medføre krav om ulempegodtgørelse fx for medarbejdere omfattet af cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten mv. (fx kontorfunktionærer, håndværkere og rengøringspersonale mv.) når flekstiden ligger udenfor tidsrummet, Timeopgørelse og opgørelsesperioden En fuldtidsansat skal præstere en arbejdstid på gennemsnitlig 37 timer pr. uge, afhængig af dennes arbejdstidsnorm. For deltidsansatte er arbejdstiden forholdsmæssigt lavere. Derfor kræver en flekstidsaftale, at der foretages registrering af medarbejderens arbejdstid. Såfremt medarbejderen, ikke registrere sin arbejdstid, kan vedkommende ikke anvende flekstidsaftalen på Aalborg Universitet. I forbindelse med registrering af medarbejderens tilstedeværelse, kan Aalborg Universitet vælge at anvende et tidsregistreringssystem. Alternativt kan man registrere sin arbejdstid i et Excel-ark som følger kalenderåret, se vedlagte eksempel. Heri kan medarbejderen hver dag registrere sin arbejdstid, notere sygdom mv. samt holde styr på oparbejdede over- og underskudstimer. Desuden skal en flekstidsaftale indeholde bestemmelser om opgørelsesperioder. For de normale administrative områder vil opgørelsesperioden typisk være en måned. Opgørelsesperioden behøver nødvendigvis ikke at være af samme længde som en opgørelse efter arbejdstidsnormen. Ved indgåelse af en lokalaftale skal der tages stilling til, hvordan den nærmeste leder kan kontrollere/følge medarbejderens flekstid. Dette kan fx være gennem en aftale om, at medarbejderens nærmeste leder ved udgangen af hver opgørelsesperiode skal modtage en kopi af timeopgørelsen for den pågældende måned. 6. Tilladte under- og overskudstimer Det er et krav, at en flekstidsaftale indeholder bestemmelser om tilladte under- og overskudstimer. Underskudstimer er de timer som ligger under medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal. Overskudstimer er de timer som ligger ud over medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal. Hvor intet andet er aftalt, må der ved opgørelsesperiodens udgang være et udsving på 10 underskudstimer eller op til 37 overskudstimer. En lokal flekstidsaftale må maksimalt have en øvre grænse på 74 overskudstimer. Under særlige omstændigheder, såfremt arbejdet kræver dette, kan lederen af tjenestestedet dispensere fra flekstidsaftalens bestemmelse om overskudstimer. Det kræver dog, at den pågældende leder og medarbejder tilrettelægger rammerne for afspadsering af de forhøjede antal overskudstimer. Optælling af under- og overskudstimer skal beregnes over en periode som svarer til opgørelsesperioden. 7. Anvendelse af overskudstimer Overskudstimer i henhold til flekstidsaftalen udløser ikke overarbejdsbetaling, men overføres time for time til den følgende periode eller kan afspadseres som flekstid. Opsparet flekstid kan afvikles som hele dage, hvilket betyder, at fikstidsforpligtelsen suspenderes under afvikling. Enhver afvikling af flekstid som medfører en suspension af fikstiden skal være aftalt med den nærmeste leder.

27 Side 3 En medarbejder som, ved opgørelsesperiodens udgang, når grænsen for underskudstimer eller overskudstimer, skal informere sin nærmeste leder herom. Kan det af særlige årsager ikke lade sig gøre at afspadsere de overskudstimer som ligger ud over maksimum, vil disse timer ikke udløse kontant betaling eller anden honorering, men vil derimod bortfalde efter et år, medmindre andet undtagelsesvist er aftalt. 8. Fratrædelse Såfremt en medarbejder opsiges vil eventuelle overskudstimer anses for afholdt én til én i opsigelsesperioden. Dette udgangspunkt kan dog fraviges efter aftale mellem lederen af tjenestestedet og medarbejderen. 9. Flekstidsaftaler på Aalborg Universitet Instituttet, afdelingen eller anden administrativ enhed, kan vælge at udarbejde en flekstidsaftale særligt for deres område. De kan til dette formål vælge at følge eksemplet i bilag A, som er i overensstemmelse med denne lokale rammeaftale. Ønsker et institut eller en afdeling at præcisere denne aftale, som følge af andre hensyn i forbindelse med fx fikstiden, skal der udarbejdes en flekstidsaftale som indeholder samtlige af de punkter oplistet i AAU-rammeaftalen. Såfremt der indgås en flekstidsaftale, skal instituttet, afdelingen eller anden administrativ enhed sørge for, at aftalen regulerer alle forhold i forbindelse med etablering af en sådan i henhold til denne lokale rammeaftale. En udnyttelse af AAU-rammeaftalen forudsætter, at ledelsen og de respektive organisationer/disses lokale repræsentanter, ønsker at indgå en flekstidsaftale. Til dette formål skal samarbejdsudvalget for det pågældende tjenestested godkende den pågældende flekstidsaftale. Der bør inden en godkendelse laves en vurdering af aftalens indhold i forhold til arbejdets art, behov relateret til opgaveløsning og tjenestestedets medarbejdersammensætning. 10. Ophør af flekstidsaftaler Ved fastlæggelse af retningslinjerne for flekstidsaftaler, skal der tages stilling til, hvordan flekstidsaftalen kan bringes til ophør eller ændres og med hvilket varsel. Det er Aalborg Universitets vurdering, at en flekstidsaftale skal kunne ændres og ophøre med 3 måneders varsel. 11. Over- og merarbejde samt rådighedsforpligtelser Det er et krav til flekstidsaftalen, at denne konstrueres, så der kan skelnes mellem egentlig flekstid og beordret over/merarbejde. Over/merarbejde skal til enhver tid holdes udenfor flekstidsregnskabet. Det er ligeledes vigtigt, at flekstidsaftalen ikke fører til omgåelse af de medarbejderforpligtelser, der er knyttet til forskellige tillægsordninger, såsom fuldmægtiges rådighedsforpligtelse. Som udgangspunkt kan der først være tale om over-/merarbejde når følgende kumulerede betingelser er opfyldt: Arbejdet skal være pålagt af lederen 2, Arbejdet skal være kontrollabelt Arbejdstiden skal ligge udenfor arbejdstidsnormen i den relevante overenskomst 12. Gyldighed og opsigelse Retningslinjerne er vedtaget i HSU d. xxxxxxx 2 Dette betyder, at den nærmeste leder, skal finde det nødvendigt, at arbejdet udføres som over- og/eller merarbejde.

28 Side 4 Rammeaftalen kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal HSU forsøge at ændre den hidtidige rammeaftale på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter.

29 Bilag A - Eksempel på flekstidsaftale Flekstidsaftale for Teknisk administrativt personale (TAP) er omfattet af flekstid, som betyder at medarbejderne efter eget skøn, og hvis arbejdet tillader dette, kan variere mødetiden. Arbejdstid, fikstid og flekstid Den normale arbejdstid i afdelingen afspejler kontortiden. Kontortiden er mandag til torsdag og fredag. Fikstiden er mandag til torsdag fra og fredag Flekstiden er mandag til fredag fra og mellem (fredage) og Der kan ikke optjenes flekstid uden for de nævnte tidsrum medmindre andet er særligt aftalt med nærmeste leder. Afdelingen skal indenfor kontortiden, ), være bemandet med mindst én person, som kan modtage henvendelser, medmindre andet er aftalt, (fx i forbindelse med afdelingsmøder). Registrering og opgørelse Alle medarbejdere omfattet af flekstidsaftalen skal registrere deres arbejdstid (møde- og gåtider). Ved udgangen af hver måned, skal medarbejderen aflevere en kopi af timeopgørelsen til sin nærmeste leder. Tilladt over- og underskudstimer Overskudsstimer må ved månedens udgang ikke overstige 37 timer og underskudstimer må ikke overstige 10 timer. Er dette tilfældet meddeles dette den nærmeste leder og der vil blive aftalt hvorledes timerne afvikles. Afvikling af oparbejdede overskudstimer Al opsparet flekstid afspadseres én til én, uanset hvornår flekstiden er optjent. Alle medarbejdere kan til enhver tid afspadsere den aftalte flekstid. Det er dog et krav at afdelingen til hver en tid skal være funktionsdygtig i den normale kontortid. Medarbejderen er derfor forpligtet til at sikre, at der er en tilstrækkelig personaledækning i dette tidsrum, inden afspadsering påbegyndes. Afspadsering kan ske som hele dage eller i fikstiden, hvilket betyder, at fikstidsforpligtelsen suspenderes under afvikling. Enhver afvikling af flekstid som medfører en suspension af fikstiden skal være godkendt af nærmeste leder. Fratrædelse Opsiges en medarbejder i afdelingen vil eventuelle overskudstimer anses for afholdt i opsigelsesperioden, medmindre andet udtrykkeligt aftales mellem medarbejderen og lederen af tjenestestedet. Denne lokalaftale om flekstid gælder al teknisk administrativt personale (TAP) Aftalen er gældende fra og med den Aftalen kan ændres eller opsiges med et varsel på 3 måneder. Lederen af tjenestestedet, Dato Godkendt af SU, Dato

30 Timeregnskab 2013 for December Skriv dit navn Normalt timetal mandag 7:30 Normalt timetal tirsdag 7:30 Normalt timetal onsdag 7:30 Normalt timetal torsdag 7:30 Normalt timetal fredag 7:00 Normalt timetal pr uge 37,00 Dato Ugedag Kom Gik Timer Normaltime +/- tid Akkumuleret +/- tid Bemærkninger Overført saldo fra sidste måned ,00 Overføres automatisk 1-dec-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 2-dec-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 3-dec-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,00 4-dec-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 5-dec-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,00 6-dec-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7, ,00 7-dec-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 8-dec-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 9-dec-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 10-dec-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,00 11-dec-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 12-dec-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,00 13-dec-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7, ,00 14-dec-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 15-dec-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 16-dec-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 17-dec-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,00 18-dec-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 19-dec-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,00 20-dec-13 fredag 0:00 0:00 0:00 7:00-7, ,00 21-dec-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 Korteste dag 22-dec-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,00 23-dec-13 mandag 0:00 0:00 0:00 7:30-7, ,50 Tvungen feriedag 24-dec-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 Juleaftensdag 25-dec-13 onsdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 1. juledag 26-dec-13 torsdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 2. juledag 27-dec-13 fredag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 Tvungen feriedag 28-dec-13 lørdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 29-dec-13 søndag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 30-dec-13 mandag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 Tvungen feriedag 31-dec-13 tirsdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 Nytårsaftensdag 1-jan-14 onsdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0, ,50 1. Nytårsdag C:\Users\bt\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\BAINGVYA\Timeregnskab :04 Side 1 af 1

31 Til lokale samarbejdsudvalg ved AAU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: Høringsplan for oplæg til AAU-rammeaftale om flekstid på Aalborg Universitet for teknisk/administrativt personale Tidsplan 12. december 2012 Oplæg til rammeaftale blev behandlet på møde i HSU. HSU ønskede, at der blev tilrettelagt en lokal høringsproces i de lokale SU. Primo april 2013 HR sender revideret oplæg til rammeaftale til høring lokale SU er 19. august 2013 Frist for indsendelse af høringssvar til HR-afdelingen. 5. september 2013 PPU behandler høringssvar og indstiller oplæg til ny rammeaftale til HSU. 25. september 2013 HSU behandler og godkender om muligt ny rammeaftale. Høringssvar samt eventuelle spørgsmål til afklaring vedr. det konkrete aftaleoplæg rettes til Camilla Skjødt Jacobsen csj@adm.aau.dk eller til Henrik H. Søndergaard hhs@adm.aau.dk.

32 Årshjul for ADM Forretningsudvalg og Fælleudvalg Juni 2013 ADM Fællesudvalg ADM Forretningsudvalg Møde 1 Drøftelse af årsrapport - udskudt Orientering om fordeling af midler fra kompetencefonden - udskudt Drøftelse af ADM-strategi - udskudt (tilrettelægges ift. LG-årshjul) Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger Møde 1 Fordeling af midler fra Kompetencefonden Drøftelse af resultater fra APV (samt resultater fra mini-apv i ) Møde 2 Drøftelse af arbejdsmiljøet i Adm (herunder oversigt over arbejdsskader i ADM) Drøftelse af sygefraværsstatistik (opdelt på afdeling og personalegruppe) Møde 3 Drøftelse af budget (evt. ekstraordinært møde) Fastlæggelse af mødeplan Møde 4 Evaluering af udvalgets arbejde Årlig arbejdsmiljødrøftelse Mini-APV ( ) Møde 2 Drøftelse af sygefraværsstatistik (opdelt på afdeling og personalegruppe) Møde 3 Fastlæggelse af mødeplan Møde 4 * Det blev på seneste møde aftalt, at afdelingerne på kommende møder (på skift) skal orientere om informationsstrømmen mellem afdelingerne og udvalget - punktet udskydes til senere møder * Drøftelsen af sygefraværsstatistik samt arbejdsskaber i ADM flyttes til september-mødet