Kvalitetsprojektet. Kommissorium. Udarbejdet af Christian Clausen. Godkendt d af Jens Mejer Pedersen

Transkript

1 Kvalitetsprojektet Kommissorium Udarbejdet af Christian Clausen Godkendt d af Jens Mejer Pedersen UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Odense UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Niels Bohrs Allé Odense M Tlf ucl.dk

2 Indhold 1. Baggrund Formål Mål Brugergrupper og involverede enheder Projektets omfang og plan Metoden Organisering Direktionen Arbejdsgruppen Arbejdsgruppeformand Gevinstejer Brugerrepræsentant Leverandørrepræsentant Projektleder Kvalitetsgruppen... 7

3 1. Baggrund Direktionen har besluttet at Professionshøjskolens kvalitetssystem, skal udrulles til hele organisationen. Samtidig med dette, skal de arbejdsgange, der indgår i Kvalitetssystemet, i videst muligt omfang digitaliseres. Indsamling af data til data.ucl.dk skal optimeres i forhold til effektivisering og præsentationen af disse. Data skal desuden udvides til at dække både professions- og erhvervsakademiuddannelserne, samt akademi- og diplomuddannelserne. Indsatsen udmunder fra UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskoles (herefter blot UCL) digitaliseringsstrategi samt er et led i fusionen, hvor hele UCL skal bruge det samme kvalitetssystem. 2. Formål At effektivisere arbejdsgangene i kvalitetssystemet samt danne fundament for mere dynamisk og strategisk ledelsesrapportering. Ydermere skal det sikres, at der opsamles dokumentation på at Kvalitetssystemets procedurer er overholdt. Dette projekt har til formål at optimere kvalitetssystemet som det er og indenfor de eksisterende tekniske rammer. Projektet vil komme med anbefalinger til yderligere digitaliseringsprojekter indenfor Kvalitetssystemet og afrapportering deraf. 3. Mål Øget digitalisering er det primære værktøj for at opnå formålet, herunder kan disse delmål opstilles: Der skal samlet set bruges færre resurser på at leve op til kravene i Kvalitetssystemet, dette gøres ved: o o Automatisere visse administrative arbejdsgange. Fokusere på brugervenlighed, gennemskuelighed og effektivisering i forhold til slutbrugerne, fx undervisere og uddannelseschefer/-ledere. Nemmere adgang til alle nøgledokumenter. Ledelsen skal have lettere adgang til rapportering omkring de fastsatte måltal. 4. Brugergrupper og involverede enheder Kvalitetssystemet berører medarbejdere på/i: Kvalitet og Udvikling. 3/8

4 Professions- og erhvervsakademiuddannelserne. Akademi- og diplomuddannelserne. Disse vil opleve ændringer i eksisterende arbejdsgange herunder også Studieadministrationen. Yderligere berøres også Ledelsessekretariatet der er ansvarlig for data.ucl.dk som er rapporteringsportalen der bl.a. bruges til Kvalitetssystemet. For se sikre forankring til uddannelser vil Uddannelsesledelsesforum og Kvalitetsgruppen blive involveret. Kvalitetsgruppen vil være repræsentanter for slutbrugerne, og skal være med til at definere de gevinster, der kan høstes hos disse. 5. Projektets omfang og plan Projektet leverer i første omgang en detaljeret plan (Projekt initieringsdokumentation/pid) der beskriver de konkrete leverancer i projekt, inklusive økonomi og tidsplan. Når denne forelægger så vurderer direktionen om man vil fuldføre projektet. Forretningen ønsker at projektet er færdigt sommer Den nærmere tidsplan og faktorer der kan have indflydelse på denne vil forefindes i PID en. 4/8

5 6. Metoden Som metode anvendes UCLs digitaliseringsprojektmodel, som er en tilpasset udgave af den fællesstatslige projektmodel 1. I analysefasen produceres tidsplan, projektbeskrivelse, plan for implementering mm. ligesom der gennem projektets levetid udarbejdes forskellige styrringsdokumenter, der skal sikre projektets succes. 7. Organisering Nedenstående er et oplæg til organiseringen og den vil blive justeret efter den indledende analyse /8

6 7.1 Direktionen Projektet har sit organisatoriske ophæng i direktionen og er initieret herfra. Projektet afrapporterer løbende til direktionen. Projektets afslutning godkendes af direktionen. 7.2 Arbejdsgruppen Arbejdsgruppen er af direktionen nedsat som styrende organ og skal træffe de overordnede beslutninger i projektet. Arbejdsgruppen involverer Uddannelsesledelsesforum i det omfang som denne finder det relevant, som minimum skal Uddannelsesledelsesforum holdes informeret om projektet Arbejdsgruppeformand Arbejdsgruppeformanden har det ultimative ansvar for at projektet er pengene værd og gevinsterne realiseres i samspil med gevinstejerne. Gevinsterne beskrives nærmere i projektinitieringsdokumentationen. Arbejdsgruppe afvejer brugersidens ønsker i forhold til de ønskede gevinster, løsningsmulighederne og projektets øvrige rammer i form af tidshorisont og budgetterede omkostninger m.m. Det primære fokus for arbejdsgruppeformanden er de forretningsmæssige interesser. 6/8

7 7.2.2 Gevinstejer Gevinstejer er ansvarlig for at høste gevinsterne på eget område Brugerrepræsentant Repræsenterer brugernes interesser. Ansvarlig for at der bliver stillet de rigtige krav til projektets leverancer - at der bliver bestilt det rigtige produkt. Ansvarlig for identifikation og realisering af gevinster. Det vil sige, at brugerrepræsentanten er endelig ansvarlig for, at der foretages de forretningsmæssige forandringer, der er nødvendige for, at gevinsterne realiseres Leverandørrepræsentant Repræsenterer leverandørernes interesser i projektet. Leverandørrepræsentanten er ansvarlig for at overholde de forpligtelser der kontraktuelt er pålagt denne. Dette vil typisk omfatte, at leverancer, kvalitet og tidsplan overholdes som aftalt samt, at brugernes krav kan tilgodeses/implementeres. Leverandørrepræsentanten tildeler de nødvendige udviklingsressourcer fra de berørte afdelinger/organisationer og træffer beslutninger på vegne af leverandørerne Projektleder Ansvar for at styre projektet sikkert frem mod leverance af de ønskede produkter til den aftalte tid, budget og kvalitet, som arbejdsgruppen har godkendt. Projektleder har en overordnet forretningsforståelse, overordnet forståelse for teknisk løsning, overordnet forståelse for leverandørens udviklingsproces, samt forståelse for kvalitetssikring. Sekretariatsbetjening af arbejdsgruppen Kvalitetsgruppen Kvalitetsgruppen inddrages i den praktiske implementering af de digitaliserede arbejdsgange samt sparring og kvalitetssikring af disse. Kvalitetsgruppen vil blive inddraget ved hver faseovergang i projektet, umiddelbart inden hvert arbejdsgrupppemøde, så deres indvendinger og kommentarer kan blive medtaget. 7/8

8 8/8