Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte

Transkript

1 Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte CPR-nr. Fornavn Efternavn (10 cifre uden bindestreg) (maks. 30 karakterer) (maks. 30 karakterer) Privatadresse Postnr By Mobilnummer TEC mobil TEC Stilling Afdeling Chef, navn Reference ved fakturering 4-cifret ansvarsnummer Initialer på 1. godkender Jeg accepterer, at kortet udelukkende må anvendes til at betale udgifter på vegne af TEC kortet er personligt, og som kortindehaver er jeg ansvarlig for alle transaktioner foretaget på kortet kortet ikke må anvendes til kontanthævninger i Danmark kontering og godkendelse af månedsfaktura sker senest 8 hverdage efter modtagelse af faktura uploade kvitteringer på samtlige transaktioner på månedsfakturaen i BatchFlow ved gentagne tilfælde af manglende kvitteringer, trækkes beløb, der ikke er dokumenteret fra kortindehavers løn ved for sen godkendelse af fakturaer i mere end 2 tilfælde i en 12 måneders periode, spærres kortet Jeg er bekendt med vilkårene for Eurocard Corporate for TEC ansatte. Jeg giver samtykke til at TEC i forbindelse med bestilling af kreditkort hos SEB Kort må videregive mit navn og CPR-nr. til SEB Kort til brug for udstedelse af kreditkort. Dato Underskrift Kortindehaver Dato Underskrift Chef Efter udfyldelse og godkendelse af ansvarlig chef sendes ansøgning til: Eniga kreditor c/o TEC Nordre Fasanvej Frederiksberg Eller ansøgning scannes og sendes på til: kreditor@eniga.dk

2 Vilkår for Eurocard Corporate for TEC ansatte 1. Introduktion. TEC har pr indgået aftale om anvendelse af Eurocard Corporate som kreditkort for medarbejdere på TEC. Aftalen er en del af SKB-aftalen om Statens Koncern Betalinger, og er indgået mellem Moderniseringsstyrelsen og SEB Kort. Aftalen er gældende indtil Om Eurocard. Eurocard anvender MasterCard netværket, som er verdens mest udbredte betalingsnetværk. Eurocard udstedes af SEB Kort. Eurocard Corporate giver gratis adgang til Eurocard lounges i flere europæiske lufthavne, f.eks. i København, Stockholm, Gøteborg, Bruxelles, Amsterdam, Berlin og London. Alle kort udstedes med chip. Derudover anvendes MasterCard SecureCode til opnåelse af fuld sikkerhed ved handel på internettet. Alle kort udstedes med firmahæftelse. Der er ikke knyttet forsikringer til Eurocard Corporate. 3. Kortadministration. Eniga kreditor administrerer Eurocard aftalen for TEC, herunder bl.a. bestilling af kort spærring eller nedlæggelse af kort bestilling af ny Pin-kode ændring af kreditmaksimum på kort Business Report 4. Ansøgning. Medarbejdere på TEC kan få udstedt et Eurocard Corporate, hvis det vurderes at der er behov herfor som led i den enkelte medarbejders arbejdsmæssige opgaver. Ansøgningsformular udfyldes og underskrives af medarbejderen (kortindehaver) og den ansvarlige chef. Eniga kreditor bestiller kort til TEC s medarbejdere. Medarbejderen modtager brev med pinkode fra Eurocard på sin privatadresse 2-3 hverdage efter bestilling. Medarbejderen har mulighed for selv at vælge en pinkode. Hvis medarbejderen selv vælger sin pinkode, vil det nye kort kunne modtages på privatadressen efter 2-3 hverdage. Hvis medarbejderen ikke selv vælger sin pinkode, vil det nye kort først kunne modtages dage senere. Vilkår for Eurocard Corporate for TEC ansatte Side 1 af 4

3 5. Anvendelse. Eurocard Corporate må anvendes til mindre indkøb og betalinger på vegne af TEC, som ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via TEC s centrale betalingssystemer. Anvendelsesområdet omfatter: Mindre indkøb Køb på internettet Øvrige særskilt begrundede mindre indkøb Udgifter under tjenesterejser, der kan godtgøres i henhold til cirkulæret om tjenesterejseaftalen Tjenestemæssig taxikørsel Eurocard Corporate er et dansk udstedt MasterCard. Både fysiske og internetforretninger har lov til at videresende korttransaktionsgebyr på mellem 0,75% og 1,10% af varens pris over til kortindehaveren. Korttransaktionsgebyrer i udenlandske forretninger kan være endnu højere. Kortindehaver skal opbevare kvitteringer for køb foretaget på kortet, da kvitteringer skal anvendes som bogføringsdokumentation ved fakturabehandling. Indkøb må ikke være i strid med TEC s indkøbspolitik. Eurocard Corporate må ikke anvendes til at hæve kontanter i Danmark. I udlandet kan Eurocard Corporate anvendes til at hæve valuta. Der er ikke gebyr for kontanthævninger i udlandet. På Eurocard Corporate udstedt til chefgruppen er der et kreditmaksimum på kr For ledere og medarbejdere er kreditmaksimum på kr Kreditmaksimum gælder køb over en 30 dages periode. Det er muligt at ændre kreditmaksimum på et kort, hvis der er behov herfor i en kortere periode. Ønske om et højere kreditmaksimum rettes til Eniga kreditor, som efterfølgende indhenter godkendelse fra Chef for Budget og aktivitetsstyring. Ved ønske om ændring af kreditmaksimum anvendes blanketten Ændring af Eurocard Corporate for TEC ansatte. 6. Fakturering. Fakturering sker den sidste dag i måneden som en elektronisk fakturering. Der er 30 dages betalingsbetingelser på fakturaerne. Der udstedes en faktura pr. kreditkort. Faktura fremsendes i BatchFlow til 1. godkenderen for det ansvarsnummer, der blev oplyst ved ansøgning om Eurocard Corporate. Vilkår for Eurocard Corporate for TEC ansatte Side 2 af 4

4 7. Håndtering af fakturaer. Faktura for månedens indkøb på Eurocard Corporate bør betragtes som et kontoudtog. For hvert indkøb foretaget på kortet, skal der vedhæftes en kvittering hvorpå tydeligt fremgår navn og CVR-nr. på forretning, varens art og antal, faktura- og momsbeløb, valuta. For kvitteringer vedrørende repræsentative formål, skal der på kvitteringen noteres formålet med udgiften og navne på deltagere, hvis der har været forplejning. Eventuelle korttransaktionsgebyrer betragtes bogføringsmæssigt som en del af varens nettopris. Kvitteringer og bilag skal scannes og uploades som vedhæftning til fakturaen i BatchFlow. Kvitteringer og bilag er dokumentation for indkøbene og danner grundlag for kontering og bogføring af moms. Kortindehaver er ansvarlig for, at al dokumentation er vedhæftet fakturaen, samt at faktura er korrekt konteret. Ved gentagne tilfælde af manglende kvitteringer, trækkes beløb, der ikke er dokumenteret fra kortindehavers løn. Det er kortindehavers ansvar, at sikre at der er dokumentation for alle transaktioner, at kontering er korrekt, samt at faktura bliver godkendt i BatchFlow inden for 8 hverdage efter fakturaens modtagelse. (I henhold til Service Level Agreement (SLA) kreditor mellem TEC og Eniga). Ved for sen godkendelse af fakturaer i mere end 2 tilfælde i en 12 måneders periode, spærres kortet. Eniga konterer moms, varetager bogføring og endelig betaling af faktura til SEB Kort. Ved fejl, mangler eller uautoriserede køb på kortet, er det kortindehavers ansvar at klage eller gøre indsigelse overfor forretningen eller Eurocard. Se vejledning på under Kundeservice. 8. Håndtering af kontanthævninger i udlandet. I tilfælde af, at der er foretaget kontanthævninger i udlandet, er det kvitteringer fra kontantkøb, der skal anvendes som dokumentation for udgiften. Det er ikke kvitteringen fra f.eks. kontantautomaten. I tilfælde af, at kortindehaver har overskydende kontant valuta, kan overskydende kontant valuta i både mønter og sedler returneres i Billund og Københavns Lufthavn mod et vekselgebyr. TEC betaler vekselgebyr, hvis det står i forhold til det returnerede valutabeløb. Valuta skal være returneret inden udgangen af måneden, for at kunne behandles på samme faktura som kontanthævningen. Hvis overskydende valutabeløb ikke kan svare sig at veksle, eller hvis hjemrejse ikke foregår via Billund eller Københavns Lufthavn, trækkes differencen af det hævede valutabeløb og de dokumenterede udgifter i kortindehavers løn. TEC kan ikke modtage kontant valuta retur, hvorfor den overskydende kontante valuta beholdes af kortindehaver (som altså betaler for valutaen via løntræk). Vilkår for Eurocard Corporate for TEC ansatte Side 3 af 4

5 9. Mistet kort. Hvis kortet bortkommer ved f.eks. tab eller tyveri, skal kortet spærres hurtigst muligt. Kortindehaver skal straks give meddelelse herom til Eurocard på tlf og til Eniga kreditor på tlf Samtidig med at Eurocard spærrer kortet fremsendes et erstatningskort. I nødsituationer, f.eks. ved rejser i udlandet, kan Eurocard tilbyde et udlæg på op til kr Ændringer eller lukning af kort. Ved ønske om ændringer, anvendes blanketten Ændring af Eurocard Corporate for TEC ansatte. Ændringer kan f.eks. være information om kortindehaver, ændring af ansvarsnummer eller 1. godkender, kreditmaksimum eller lukning af kort. Ved kortindehavers fratrædelse skal Eniga kreditor informeres herom, og kortet vil blive spærret. 11. Support og kundeservice. Har kortindehaver spørgsmål til vilkår for Eurocard Corporate for TEC ansatte, genbestilling af kreditkort eller pinkode, kan henvendelse rettes til Eniga kreditor på tlf på hverdage i tidsrummet kl eller ved at sende en til: kreditor@eniga.dk. Spørgsmål til transaktioner på månedsfakturaer rettes til Eurocard support team på tlf på hverdage i tidsrummet kl eller ved at sende en til: statenskort@seb.dk Kortindehaver kan ringe på tlf timer i døgnet, hvis et kort skal spærres. Vilkår for Eurocard Corporate for TEC ansatte Side 4 af 4