Vejledning om sammenhængen. Post og e-boks til erhverv samt hvilke muligheder det giver for synkronisering

Transkript

1 Vejledning om sammenhængen mellem Digital Post og e-boks til erhverv samt hvilke muligheder det giver for synkronisering Version: 1.0 Udarbejdet: Okt Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.

2 Indhold 1. Indledning og læsevejledning Målgruppe for vejledningen Yderligere hjælp Sammenhæng mellem Digital Post og e-boks... 3

3 1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning bør læses i nær sammenhæng med Vejledning til virksomheder, foreninger m.v. med et CVR-nummer om Digital Post. Se Målgruppe for vejledningen Vejledningen er primært udarbejdet til brug for den eller de personer i virksomheden, der skal sikre, at virksomheden bliver klar til Digital Post i Vejledningen vil have størst relevans for de virksomheder, foreninger m.v. der ALLEREDE har en e-boks til erhverv Yderligere hjælp Du kan læse mere om den digitale postkasse i hjælpeuniverset på Hjælpeuniverset udbygges løbende med trin-for-trin vejledninger, e-læringsfilm mm. S i d e 2

4 2. Sammenhæng mellem Digital Post og e-boks e-boks A/S er leverandør til den offentlige digitale postløsning, Digital Post. e-boks har i midlertidigt også et kommercielt produkt kaldet e-boks til erhverv. Den offentlige digitale postkasse og e-boks til erhverv ser lettere visuelt forskellige ud, men har de samme funktionaliteter. En virksomhed UDEN en e-boks til erhverv skal oprette en digital postkasse på og modtage digital post fra det offentlige der Vejledning i at oprette en digital postkasse findes på og berøres ikke yderligt her. En virksomhed MED en e-boks til erhverv, kan vælge mellem: 1. At oprette en digital postkasse på og se digital post fra det offentlige der 2. At tilmelde sig alle offentlige afsendere i sin e-boks til erhverv og se digital post fra det offentlige der 3. Have begge dele og se digital post fra det offentlige begge steder 2.1. Spørgsmål og svar om synkronisering For dig, der ønsker udelukkende at se digital post fra det offentlige i din e-boks til erhverv: Krav om medarbejdersignatur Ønsker du at se digital post fra det offentlige i virksomhedens e-boks til erhverv skal du være opmærksom på, at det kræver en NemID medarbejdersignatur eller en Digital Signatur medarbejdersignatur. Logger man ind med f.eks. en NemID erhverv til banken, vil de offentlige dokumenter have en hængelås på sig. Man kan heller ikke bruge en NemID privat. Behov for at justere på brugerrettigheder? Måske betyder karakteren af den offentlige digitale post, at flere eller andre medarbejdere skal have adgang til e-boks til erhverv, og det betyder måske, at du skal overveje, om der bør opsættes andre brugerrettigheder. Tilmelde alle offentlige afsendere Man tilmelder sig alle offentlige afsendere på følgende måde: Gå til fanen Tilmeldinger Klik på Alle offentlige myndigheder S i d e 3

5 Afmelding af e-boks til erhverv Ifølge Lov om Offentlig Digital Post er det obligatorisk at modtage post fra det offentlige digitalt. Det kan man gøre på flere måder, se vejledninger på Det er altså IKKE obligatorisk at have en e-boks til erhverv. Ønsker du at afmelde dig e-boks til erhverv, skal du derfor etablere en digital postkasse i stedet på For dig, der ønsker at se digital post fra det offentlige i både den digitale postkasse på og i din e-boks til erhverv Ovenstående omkring medarbejdersignatur, brugerrettigheder og tilmelding gælder også for denne variation. Hvordan virker det? Har man begge postkasser kan man se den digitale post begge steder. Logger en virksomhed, der både er Digital Post bruger og e-boks til erhverv bruger ind via e-boks, ser man automatisk meddelelser fra private- og offentlige afsendere. Det er altså ikke muligt kun at se meddelelser fra private afsendere. Overvej derfor, om der bør justeres på brugerrettighederne. Brugerrettigheder vil blive ens i begge postkasser. Logges der derimod ind via i på så ser man i udgangspunktet kun meddelelser fra offentlige afsendere. For at få adgang til meddelelser fra private afsendere i den digitale postkasse, så skal man under indstillinger sætte et flueben om at få disse vist. Sådan skal du opsætte den digitale postkasse, hvis du vil se post fra private afsendere: S i d e 4

6 Gå til fanen Indstillinger (Profilindstillinger vises) Klik på Ret oplysninger Sæt flueben ved Jeg ønsker at kunne se indholdet fra e-boks sammen med min post fra offentlige myndigheder Du har nu samlet visningen af din digitale kommunikation S i d e 5

7 Hvad er konsekvenserne ved at synkronisere posten fra offentlige myndigheder og private virksomheder? En synkronisering indebærer, at du vil se de samme meddelelser i den digitale postkasse på og i e-boks til erhverv. Kan synkroniseringen ophæves? Du kan altid fjerne synkroniseringen mellem Digital Post og e-boks til erhverv ved at fjerne fluebenet i den digitale postkasse på om at kunne se meddelelser fra private afsendere. Dog vil du altid se både post fra private og offentlige afsendere på e-boks. Denne synkronisering kan ikke ophæves. Derfor bør brugerrettighederne som ovenfor nævnt, overvejes. S i d e 6