FORSLAG TIL TIDSPLAN FOR BUDGETLÆGNINGEN

Transkript

1 FORSLAG TIL TIDSPLAN FOR BUDGETLÆGNINGEN Nedenstående oplæg tager afsæt i, at: - Tekniske korrektioner følger de forventede regnskaber (30.4. og 31.7.) og økonomiaftalens indgåelse (forventet 15.6.) og begrænser dermed antallet af gange, det samlede budget behandles af Direktionen. Det foreslås, at der kun bliver en behandling af det samlede budgetmateriale i august, da den dobbelte behandling medfører et stort merarbejde - Kravene til færdiggørelse og kvalitetssikring af budgethåndtag inden de behandles af Direktionen øges, idet den tværgående koordinering og involvering af økonomikonsulenterne i udarbejdelsen skal forbedres, og områdedirektøren skal godkende budgethåndtagene før de behandles af den samlede direktion. Dette for at begrænse de mange frem og tilbageløb, og det samlede tidsforbrug på behandlingen af håndtagene - 1. behandlingsforslaget, som forelægges, er i udgangspunktet Borgmesterens forslag. I Direktionens behandling af tidsplanen skal det dog drøftes, om 1. behandlingsforslaget i lighed med en række andre kommuner kan være det tekniske budget, altså svarende til budgettet som forelægges på budgetseminaret, og at alle budgethåndtag så indgår i høringsmaterialet - Budgetmaterialet forelægges alene elektronisk (via First Agenda) - arbejder i 2018 på tre indsatsområder som øger kvaliteten af budgetmaterialet og tidsforbruget: 1) forbedrede budgetbeskrivelser med udgangspunkt i direktionens og byrådets ønsker, 2) oversigter over tekniske korrektioner som er mere beskrivende og nemmere at udarbejde, 3) oversigter over budgethåndtag som er nemmere at udarbejde - Forslag til politiske møder er skrevet med fed skrift Dato Opgave Aktører/tovholdere Evaluering af budgetprocessen Chefgruppen udvalget evaluerer budgetprocessen udvalget Behandling af forslag til budgetproces/tidsplan for budget Direktionen udvalget behandler budgetproces/tidsplan for budget Byrådet behandler forslag til budgetproces/tidsplan for budget udvalget Byrådet Chefgruppen drøfter budgetproces/tidsplan for budget Chefgruppen Udsendelse af tidsplan og skabeloner til budgethåndtag, områdegennemgang og tværgående effektiviseringer til områderne Primo februar Budgetproces og tidsplan gennemgås på BRO-møderne mellem de enkelte områder og Områder og Side 1 af 6

2 Primo marts Budgetvejledninger fra KL gennemgås med områderne i forbindelse med BRO-møderne Frist for fremsendelse af budgethåndtag i overskriftsform (overskrift, overordnet beskrivelse og forventet beløb) til de autoriserede budgetskemaer anvendes Første bidrag til tekniske korrektioner Frist for fremsendelse af forslag fra områdegennemgange og tværgående effektiviseringer i overskriftsform og med forventede beløb (som budgethåndtag) Cheferne Projektansvarlige via VOU Udsendelse af budgetmappe til Direktion og Chefer Direktionen behandler: Rammerne for budgetlægningen , opgjort med afsæt i Forventet Regnskab pr (som behandles på samme møde?) Områdegennemgange og tværgående effektiviseringer overordnet gennemgang Forslag til budgethåndtag overordnet gennemgang Direktion og Chefgruppe gennemgår Rammerne for det videre budgetarbejde Områdegennemgange og tværgående effektiviseringer detaljeret gennemgang Budgethåndtag detaljeret gennemgang Direktionen Direktion og Chefgruppe Uge 15 Fagudvalgene behandler Forventet Regnskab pr Fagudvalg udvalget behandler Forventet Regnskab pr udvalget Byrådet behandler Forventet Regnskab pr Byrådet Frist for aflevering af endelige budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer til de autoriserede budgetskemaer anvendes. Frist for aflevering af bidrag til tekniske korrektioner, herunder DUTsager fra KL s budgetvejledninger Chefgruppe + projektledere Udsendelse af elektronisk budgetmappe til Direktion og Chefer : Direktionen behandler Forslag til tekniske korrektioner, opgjort med afsæt i Forventet Regnskab pr (som behandles på samme møde) samt prisfremskrivninger, demografi, lovændringer (herunder finanslovstiltag) samt byrådsbeslutninger Direktionen Side 2 af 6

3 Teknisk fremskrevet budget på baggrund af ovenstående Overordnet oversigt over budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer Drøftelse af eventuelt supplerende bilag til budgetmappen 28. og Med henblik på at få foretaget de sidste tilpasninger gennemgår direktionen og cheferne individuelt pr. chefområde ( indkalder): Tekniske korrektioner for de enkelte områder Budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer for de enkelte områder Bestilling af eventuelle supplerende notater til budgetmappen Direktion og Chefer, projektledere, økonomikonsulenter, nøglemedarbejdere. Uge 23 Fagudvalgene behandler Forventet Regnskab pr Fagudvalg udvalget behandler Forventet Regnskab pr udvalget Frist for aflevering af færdige budgethåndtag, områdegennemgange og tværgående effektiviseringer til Budgetbeskrivelser (tekstdel) Frist for aflevering af øvrige bidrag til budgetmappen Notater vedrørende økonomiaftale/indtægtssiden Notater vedr. budgetforudsætninger i øvrigt opstillinger på baggrund af det tekniske budget Bestilte notater fra 28. og 29.5 Chefer og projektledere + områder Borgmesteren mødes med HovedMED om budgettet KSEK Udsendelse af budgetmappen til DIR Gennemgang af økonomiaftalen for Byrådet. Byrådet behandler Forventet Regnskab pr Byrådet Direktionen gennemgår budgetmappen Direktionen Frist for brede politiske spørgsmål til budgettet Byrådet Udsendelse af supplerende budgetvejledninger fra KL samt lov- og cirkulæreprogram til områderne (hvis modtaget) Uge 31 Hvis muligt: Gennemgang af de supplerende budgetvejledninger samt lov- og cirkulæreprogram med de enkelte områder + områder Frist for aflevering af Tilrettet budgetmateriale på baggrund af eventuelle bestillinger fra Direktionen områder Side 3 af 6

4 Budgetændringer som følge af lov- og cirkulæreprogrammet Forslag til takster for Direktionen behandler en opdateret hovedoversigt baseret på en revideret indtægtsprognose på baggrund af udmeldt udskrivningsgrundlag, tilskud og udligning, samt kendte væsentlige ændringer på udgiftssiden (der udsendes ikke budgetmappe til dette møde) Udsendelse af budgetmappen til DIR Direktionen færdigbehandler budgetmappen: Opdateret indtægtsprognose Tekniske korrektioner p.b.a. Forventet Regnskab pr (behandles på samme møde) samt lov- og cirkulæreprogram m.v. fra aftalen Notater vedr. indtægtssiden og øvrige budgetforfudsætninger Opdaterede budgetbeskrivelser med detailbilag Direktionen Materiale til budgetseminar udsendes elektronisk til deltagerne Fysiske budgetmapper udsendes til ældrerådet Direktionens forslag til budget er færdigt Direktionen Budgetseminar Byråd, Direktion, Chefer og Borgmesterens forslag til budgettets 1. behandling frist for aflevering : udvalget mødes med medarbejdersiden i HovedMED udvalgets 1. behandling af budgettet afholdes som ekstraordinært møde forud for det ordinære Byrådsmøde. Borgmesteren ØKU Byrådets 1. behandling af budgettet Byrådet Høringsperiode (forkortet på grund af, at Byrådsmødet er flyttet til torsdag) Borgermøde kl Borgmesteren, Direktion,, Sekretariatet Frist for specifikke spørgsmål til materialet i budgetmappen Byrådet Frist for indsendelse af ændringsforslag kl Partierne Side 4 af 6

5 De sammenstillede ændringsforslag udsendes til Byrådets medlemmer udvalgets 2. behandling af budgettet tekniske ændringsforslag ØKU Frist for indsendelse af underændringsforslag kl Partierne Materiale til Byrådets 2. behandling udsendes (hvis det ikke kan nås, eftersendes materiale den 9.10) /KSEK Byrådets 2. behandling af budgettet Byrådet Indberetning af overordnede skatteoplysninger til - og Indenrigsministeriet Udsendelse af budgetmateriale til områderne: Samlet oversigt over budgetændringer Endelig investeringsoversigt Fælles møde mellem, chefer og projektledere vedrørende anlægsbudgettet for 2019 Teknisk vedtagelse af budgettet i Opus budgetoplysninger afleveres til Danmarks Statistik Budgetterne for forventes at være tilgængelige i økonomisystemet. Driftsbudget for områderne, herunder forslag til opdaterede budgetbeskrivelser sendes ud til cheferne og gennemgås på BROmøderne i december. Det samlede budgetmateriale er tilgængeligt på kommunens hjemmeside (og lægges i øvrigt i den elektroniske budgetmappe) Chefgruppen evaluerer sammen med borgmesteren budgetprocessen indkalder Alle,, Chefer Direktion, Chefer, Borgmester udvalget evaluerer budgetprocessen ØKU Direktionen behandler forslag til tidsplan for Direktionen Januar 2019 Januar 2019 Oversigter over budgetændringer og endelige budgetter for orienteres for fagudvalgene udvalget behandler forslag til tidsplan for budget Fagudvalg ØKU Side 5 af 6

6 Januar 2019 Byrådet behandler det endelige forslag til tidsplan for Byrådet Side 6 af 6