Bilag 14 Ændringshåndtering

Transkript

1 Bilag 14 Ændringshåndtering 1

2 [INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med Bilag 14 er at få inkluderet Aalborg Kommunes procedurer vedrørende ændringshåndtering Instruks vedrørende bilag: Bilag 14 skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Evaluering af besvarelse: Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen 2

3 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING ÆNDRINGSHÅNDTERING ÆNDRINGSANMODNING FRA KUNDEN ÆNDRINGSANMODNING FRA LEVERANDØREN ÆNDRINGSLOG LØSNINGSFORSLAGETS INDHOLD ANSVARLIGE FOR ÆNDRINGSHÅNDTERING BETALINGSREGULERING EKSEMPLER PÅ VIDEREUDVIKLING BETALINGSREGULERING

4 1. INDLEDNING Ændringer af Kontrakten sker efter anmodning fra Kunden eller Leverandøren og i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser om ændringer. Formålet med dette bilag er at angive den procedure for ændringshåndtering, der skal følges ved Kontraktens opfyldelse. Ændringsforslag skal være vederlagsfrit. 2. ÆNDRINGSHÅNDTERING Under dette punkt angives kravene til indholdet af en ændringshåndtering samt proceduren for gennemførelse deraf. I forbindelse med såvel Kundens som Leverandørens ændringsanmodninger skal Leverandøren udarbejde løsningsforslag. For sådanne løsningsforslag gælder generelt, at Kunden kan vælge enten at afvise et løsningsforslag, anmode om ændring af løsningsforslaget eller acceptere et løsningsforslag. 3. ÆNDRINGSANMODNING FRA KUNDEN En ændringsanmodning fra Kunden skal som minimum indeholde: Beskrivelse af den ønskede ændring Forslag til prioritering af ændringen Dato for fremsendelse af ændringsanmodningen. Ændringsanmodningen skal være tilstrækkelig detaljeret til, at Leverandøren kan udarbejde et løsningsforslag, inklusive et estimat over det vederlag, der vil være forbundet med udarbejdelse af et løsningsforslag. Leverandøren skal på Kundens foranledning i rimeligt omfang bistå Kunden ved udarbejdelse af ændringsanmodninger. 4. ÆNDRINGSANMODNING FRA LEVERANDØREN En ændringsanmodning fra Leverandøren skal have samme indhold som et løsningsforslag. Ændringsanmodningen til Kunden skal indeholde en begrundelse for den eller de fremsatte ændringsanmodninger. 4

5 5. ÆNDRINGSLOG Leverandøren skal føre en ændringslog, der som minimum skal indeholde: Daterede ændringsanmodninger Daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag ID/navn på ændringen Daterede løsningsforslag Afviste løsningsforslag Godkendte løsningsforslag Opdaterede tidsplaner Opdaterede betalingsplaner Opdateret dokumentation Øvrige relevante dokumenter. Hver ændringsanmodning, herunder Selvstændige Opgaver, skal tildeles et fortløbende identifikationsnummer, således at den enkelte anmodning kan følges i ændringsloggen. Leverandøren skal udarbejde og vedligeholde en oversigt over det gældende kontraktgrundlag. Oversigten over det gældende kontraktgrundlag skal for hvert dokument indeholde følgende oplysninger: Dokumentets titel Versionsnummer og Entydige referencer til godkendelsen af dokumentet. Leverandøren skal give Kunden adgang til en komplet samling af det gældende kontraktgrundlag, alle ændringer og tilføjelser samt ændringsloggen. Kunden skal have mulighed for elektronisk adgang, der stilles til Kundens rådighed af Leverandøren uden særskilt betaling. 6. LØSNINGSFORSLAGETS INDHOLD Et løsningsforslag afledt af en ændringsanmodning skal som minimum indeholde og beskrive: Selve ændringsanmodningen Dato for løsningsforslagets fremsendelse Beskrivelse af de påkrævede ændringer til opfyldelse af anmodningen Beskrivelse af formålet med ændringen Konsekvenser for tidsplanen Tidsplan for levering af ændringen (inklusive start- og slutdato) Prioriteringen af ændringsanmodningen i forhold til den samlede Leverance og andre leverancer samt de igangværende opgaver og aktiviteter i kontraktperioden Prisen for gennemførelse, herunder både estimeret vederlag og estimeret vederlag med maksimum pris samt specificering af grundlaget for sådan fastsættelse og eventuelle konsekvenser for betalingsplanen, herunder forøgelse eller formindskelse af leverancevederlaget 5

6 Konsekvenser for Leverancen Konsekvenser for Kundens deltagelse Konsekvenser for eventuelle andre kendte leverandører og deres leverancer Konsekvenser for Dokumentation, herunder afledte korrektioner Konsekvenser for servicemål Tidsplaner for ændringer og konsekvenser for brug af øvrige systemer Andre relevante forhold, for eksempel beskrivelse af, hvorfor en ændring eventuelt er blevet afvist. Hvis løsningsforslaget eller Leverandørens ændringsanmodning accepteres af Kunden, skal denne skriftligt have godkendt forslaget eller anmodningen forinden arbejdets iværksættelse. 7. ANSVARLIGE FOR ÆNDRINGSHÅNDTERING Håndtering af ændringsanmodninger for så vidt angår løsningsdesign foretages af Leverandøren og Kundens projektledere. 8. BETALINGSREGULERING 8.1 Estimat ved Kundens ændringsanmodning Leverandøren skal på Kundens anmodning og uden ugrundet ophold, dog senest inden for 5 Arbejdsdage, fremkomme med ikke bindende udmelding omkring mulige løsninger af Kundens ændringsanmodning, overslag over prisen for gennemførelse af løsningsforslag samt tidsramme derfor. Desuden skal Leverandøren udarbejde et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et løsningsforslag. Leverandøren modtager ikke særskilt vederlag for sådanne udmeldinger og estimater. Leverandørens estimering skal finde sted på grundlag af de i angivne betingelser for betalingsplan samt øvrige priser, anførte timepriser og forventningerne om tidsforbrug. Estimaterne fremsendes til Kunden for dennes godkendelse. 8.2 Løsningsforslag ved Kundens ændringsanmodning Når Kundens godkendelse af estimaterne foreligger, iværksætter Leverandøren behandlingen og skal uden ugrundet ophold og senest 5 Arbejdsdage efter, at Kunden ved Meddelelse har godkendt Leverandørens estimat, fremsende et løsningsforslag til Kunden. 8.3 Kunden kan anmode om ændring af løsningsforslaget Hvis Kunden anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder Leverandøren straks estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et 6

7 revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren uden ugrundet ophold og senest 5 Arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Kunden. Anmodning om væsentlige ændringer af et løsningsforslag anses som en afvisning af det foreliggende løsningsforslag samt en ny ændringsanmodning fra Kunden, der skal behandles særskilt i overensstemmelse med nærværende bilag. 9. EKSEMPLER PÅ VIDEREUDVIKLING Der er tale om eksempler der ikke skal prissættes. a) Madservice Integration Formål Beskrivelse Systemudbyder med af Snitfladens tilstand på udbudstidspunktet Frekvens/trigger Testmiljø Madservice At sende besked fra EOJ-Systemet om at en borger er død eller fraværende og bestille og genbestille mad Den tilbudte løsning skal sende: Bestilling og genbestilling af mad Fravær og dødsfald ANOVA Data I drift On Demand Ingen testmiljø b) Medicinrobot Integration Formål Beskrivelse med af Medicinrobot Medicinrobotten er er sendt i et fælles offentligt udbud (NOPII) den Vi ønsker en mellem EOJ-systemet og medicinrobotten. Her et forslag til : Læs mere her: 7

8 Systemudbyder Snitfladens tilstand på udbudstidspunktet Frekvens/trigger Testmiljø I et fælles offentligt udbud den Online I øjeblikket intet test miljø c) Vagtcentralen Integration Formål Beskrivelse med af Vagtcentral Aalborg Kommunes Vagtcentral anvender eget system til styring af nødkald fra borgere. Aalborg Kommune forventer at gå i udbud med en ny vagtcentralløsning. Fra EOJ-systemet skal nedenstående overføres til Vagtcentralens system: - Borgers cpr.nr. - Leverandør navn og telefonnr. For både hjemmepleje og sygepleje Systemudbyder Snitfladens tilstand på udbudstidspunktet Dansk Hustelefon Ikke i drift Frekvens/trigger Løbende opdatering. Frekvens skal aftales endeligt i afklaringsetapen. Testmiljø Intet d) Stofmisbrugsdatabasen: Indberetning til SMDB Integration Formål Beskrivelse med af Stofmisbrugsdatabasen Indberetning af data jvf.: jf. Retsikkerhedsloven på det sociale område 82, Bekendtgørelse om retssikkerhed og administration på det sociale område 41, Autorisationsloven 19 og Sundhedsloven 195. Der indberettes i henhold til Serviceloven 101 og Sundhedsloven 142. Skal ske via system-til-system overførsel af data. Systemudbyder Snitfladens tilstand på udbudstidspunktet Frekvens/trigger Testmiljø Socialstyrelsen Ikke i drift On demand. Afklares i afklaringsfasen. 8

9 10. BETALINGSREGULERING Der kan vise sig behov for yderligere funktionalitet som: 10.1 Vikar Koder Aalborg Kommune ønsker et bud på en løsning der giver mulighed for på en nem og hurtig måde at oprette og administrere akutte vikarer, f.eks. via AD og Nem-ID. Løsningen skal kunne varetages så automatiseret og enkelt som muligt og samtidig overholde sikkerheds- og rettighedsstruktur Udbetaling af arbejdsdusør og betaling af skat Ved indskrivning i forbindelse med SEL 103 beskyttet beskæftigelse og 110 forsorgshjem, vil der være behov for at styre, registrere og udbetale arbejdsløn/arbejdsdusør. Det skal være muligt at registrere udført arbejde, og knytte forskellige løn-/dusørsatser til registreringerne. Det forekommer ofte, at borgerne får udbetalt forskud, hvorfor dette også skal kunne registreres. Der skal kunne beregnes og trækkes A-skat, ATP, AM-Bidrag og feriepenge. Indberetninger skal kunne ske ved filoverførsel eller via snitflade til e-indkomst. Træk og totaler skal fremgå af Borgerkontoen (Bilag 3). Der skal kunne trækkes lønsedler og periodeoversigter. 9