Producenten er forpligtet til at føre detaljeret og nøjagtigt regnskab over produktionens udgifter og indtægter.

Transkript

1 FilmFyns budget- og revisionsinstruks Indholdsfortegnelse 1. Det totale produktionsbudget og finansieringsplan Side 1 2. Fyn-spend budget Side 1 3. FilmFyns område Side 2 4. Regional omsætning (specifikation af Fyn-spend) Side 2 5. Regnskabaflæggelse for Fyn-spend (Fyn-regnskab) Side 3 6. Revisions- og ledelsespåtegnelse af Fyn-regnskabet Side 4 7. Regnskabsaflæggelse for det totale regnskab Side 4 8. Revisions- og ledelsespåtegnelse af det totale regnskab Side 5 9. Markedspriser Side Præcisering af administrationsvederlag Side Opgørelse af indtægter Side Tilbagebetaling Side Moms ved udbetaling af støtte Side Oversigt over postnumre og byer i FilmFyns område Side Det totale produktionsbudget og finansieringsplan Producenten er forpligtet til at føre detaljeret og nøjagtigt regnskab over produktionens udgifter og indtægter. Producenten skal forud for indgåelse af aftalen med FilmFyn udarbejde et budget for produktionens totale omkostninger. Producenten skal ligeledes udarbejde en finansieringsplan, som er afstemt i forhold til det totale produktionsbudget. For produktioner, der ansøger og eller har modtaget støtte fra Det Danske Filminstitut, anvendes det totale produktionsbudget og finansieringsplan, som de er udarbejdet til og godkendt af Filminstituttet. 2. Fyn-spend budget Producenten skal forud for indgåelse af aftalen med FilmFyn udarbejde et tilbud med særskilt specifikation af de udgifter, som forventes afholdt i FilmFyns område (herefter kaldet Fyn-spend). Det fremsendte tilbud for Fyn-spend godkendes af FilmFyn og vedlægges aftalen. Kostrapporter, som FilmFyn modtager i forbindelse med udbetaling af rater, skal indeholde de samme poster og budgettal, som det godkendte budget for Fyn-spend, som er vedlagt aftalen med FilmFyn plus eventuelt nye udgiftsposter, forbruget til dato, samt estimeret slutresultat for budgettets hovedposter med forklarende note ved væsentlige afvigelser i forhold til det aftalte. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 1 af 11

2 3. FilmFyns område FilmFyns område består pr. 1. januar 2019 af Assens Kommune, Faaborg- Midtfyn Kommune, Kerteminde Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Odense Kommune, Svendborg Kommune og Ærø Kommune. For nærmere defination af kommunegrænser herunder postnumre og byer se side Regional omsætning (specifikation af Fyn-spend) I opgørelsen af den regionale omsætning i FilmFyns område (Fyn-spend) kan indgå: Udgifter til varer og tjenesteydelser eksempelvis ophold, forplejning, billeje, benzin, udstyr, materialer, faciliteter, lokaleleje, kulisser, håndværkere m.v. som kan dokumenteres købt eller lejet af lokale virksomheder i FilmFyns område. Med lokale virksomheder forstås virksomheder hvis adresse ifølge Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) er registreret i FilmFyns område. Det kræves ligeledes, at lokale virksomheder har en indehaver eller en eller flere ansatte med folkeregisteradresse på Fyn. Udgifter til broafgift over Storebælt. Lønninger og gager inklusiv eventuel overtidsbetaling og skattefri rejsegodtgørelse til medarbejdere med folkeregisteradresse FilmFyns område. Lønrelaterede udgifter til medarbejdere med folkeregisteradresse i FilmFyns område. Lønrelaterede udgifter er de udgifter, som producenten har ved at ansætte medarbejdere ud over lønnen for eksempel: Feriepenge, pension, første og anden ledighedsdag, ATP, AED m.m. De lønrelaterede omkostninger kan opgøres og indgå som de faktiske omkostninger eller - i overensstemmelse med Det Danske Filminstituts regler - indgå samlet med nedenstående procentsatser for området på grundlag af realiserede udbetalte gager og lønninger, hvor producenten er pligtig til at afregne lønrelaterede omkostninger. For spillefilm og tv-fiktion 23 % og for kort- og dokumentarfilm 21 %. For skuespillergage og -løn accepteres 15 %, idet der ikke skal betales pensionsbidrag ifølge de nuværende overenskomster. Faktureret løn uden yderligere lønrelaterede omkostninger kan ikke indgå i beregningsgrundlaget. Der skal for den enkelte reviderede filmproduktion foreligge en specificeret beregning af de indeholdte lønrelaterede omkostninger. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 2 af 11

3 Udgifter til diæter til medarbejdere, der ikke har folkeregisteradresse i FilmFyns område, når diæterne udbetales som en konsekvens af og imens, der produceres i FilmFyns område. Udgifter til overtidsbetaling og rejsedage til medarbejdere, der ikke har folkeregisteradresse i FilmFyns område, når overtidsbetalingen og rejsedagene sker som en konsekvens af og imens, der produceres i FilmFyns område. - Løn og gager, overtidsbetaling, skattefri kørselsgodtgørelse og lønrelaterede udgifter eller faktureret løn/honorar til nuværende studerende på den uafhængige filmuddannelse 18Frames uanset den studerendes folkeregisteradresse eller eventuelle virksomhedsadresse. - Contingency / usikkerhedsmargin kan ikke indgå i Fyn-spend. - Administrationsvederlag kan indgå med 7% for spillefilm og 10% for tv-fiktion og kort- og dokumentarfilm af det totale Fyn-spend. FilmFyn følger Det Danske Filminstituts vejledning for området som er offentliggjort på DFI s hjemmeside og kopieret ind i nærværende dokument på side 9. Oplysninger om bopæl for virksomheder og enkeltpersoner i FilmFyns område er ikke et støtteberettigelses- eller tildelingskriterium, men indgår alene ved opgørelsen af, om Fyn-spend er opfyldt i det omfang, producenten har valgt at tilbyde det til FilmFyn. Det er producentens revisor, der kontrollerer dokumentation for opgørelsen af Fyn-spend. Producenten skal på opfordring fra FilmFyn give adgang til regnskabsmateriale og bilag, der vedrører Fyn-spend. 5. Regnskabsaflæggelse for Fyn-spend (Fyn-regnskab) Det endelige Fyn-regnskab skal sammenholde budgettet for Fyn-spend med det realiserede Fyn-spend og forklarende note skal indgå ved afvigelser, som er væsentlige i forhold til det aftalte. Regnskabet skal afleveres senest 3 måneder efter produktionens kommercielle verdenspremiere. Budgetoverskridelser på poster i Fyn-spend, som sker ved ompostering af udgifter fra det øvrige totale produktionsbudget til Fyn-spend og dermed øger Fyn-spend men ikke størrelsen på det samlede totale produktionsbudget, godkendes uden betingelser. FilmFyn godkender normalt ikke overskridelser af de i det godkendte budget fastsatte omkostninger til administration samt honorar til instruktør og producere. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 3 af 11

4 Såfremt det tilbudte Fyn-spend ikke realiseres kan FilmFyn regulere i tilskudets størrelse med henvisning til kontrakten. Det endelige reviderede Fyn-regnskab skal endvidere indeholde en balance og et overblik over den endelige finansiering. 6. Revisions- og ledelsespåtegnelse af Fyn-regnskabet For investering og støtte på mere end DKK skal regnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revisionen af regnskabet skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og revisionen skal opfylde kravene i Det Danske Filminstituts til enhver tid gældende revisionsinstruks jf. BEK nr af 22/12/2014 Bekendtgørelse om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Revisionen skal som minimum omfatte aktiver, passiver, indtægter, udgifter og rettighedsaftaler. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere foretages en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet. Regnskabet skal indholde en ledelsespåtegnelse fra producenten og en erklæring fra filmens uafhængige revisor om, at midlerne fra FilmFyn er anvendt som beskrevet i aftalen mellem FilmFyn og producenten og i nærværende budget- og revisionsinstruks. Ledelsespåtegningen og revisionserklæringen skal også bekræfte, at regnskabet er udarbejdet og revideret i henhold til Det Danske Filminstituts gældende revisionsinstruks, herunder at regler om forvaltningsrevision er overholdt. 7. Regnskabsaflæggelse for det totale produktionsregnskab Senest tre måneder efter produktionens kommercielle verdenspremiere skal producenten indsende produktionens totale reviderede produktionsregnskab til FilmFyns godkendelse. Produktionsregnskabet skal som udgangspunkt indeholde en specifikation af produktionsomkostningerne, samt indtægter der har reduceret produktionsomkostningerne (eksempelvis men ikke begrænset til frasalg af rekvisitter). Produktionsregnskabet skal endvidere indeholde en balance og et overblik over den endelig finansiering. Producenten er ansvarlig for og dækker eventuelle budgetoverskridelser i det totale produktionsbudget. Producenten kan indenfor det totale produktionsbudget modregne overskridelser af enkelte poster i besparelser på andre poster, såfremt besparelsen kan ske uden FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 4 af 11

5 skadevirkning for produktionen og kvaliteten. Godkendte budgetoverskridelser overføres som en udgift og tilbagebetales forlods til producenten med udlæg i filmens indtægter i henhold til filmens tilbagebetalingsplan. FilmFyn godkender normalt ikke overskridelser af de i det godkendte budget fastsatte omkostninger til administration samt honorar til instruktør og producere. Besparelser i produktionsregnskabet, inklusiv uforbrugt usikkerhedsmargin, overføres som indtægt til filmen i indtægtsopgørelsen. For produktioner, der har modtaget støtte fra Det Danske Filminstitut, anvendes Filminstituttets vilkår. En kopi af det totale produktionsregnskab udarbejdet til og godkendt af Filminstituttet fremsendes til FilmFyn. 8. Revisions- og ledelsespåtegnelse af det totale regnskab For investering og støtte på mere end DKK skal regnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revisionen af regnskabet skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og revisionen skal opfylde kravene i Det Danske Filminstituts til enhver tid gældende revisionsinstruks jf. BEK nr af 22/12/2014 Bekendtgørelse om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Revisionen skal som minimum omfatte aktiver, passiver, indtægter, udgifter og rettighedsaftaler. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere foretages en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet. Regnskabet skal indholde en ledelsespåtegnelse fra producenten og en erklæring fra filmens uafhængige revisor om, at midlerne fra FilmFyn er anvendt som beskrevet i aftalen mellem FilmFyn og producenten og i nærværende budget- og revisionsinstruks. Ledelsespåtegningen og revisionserklæringen skal også bekræfte, at regnskabet er udarbejdet og revideret i henhold til Det Danske Filminstituts gældende revisionsinstruks, herunder at regler om forvaltningsrevision er overholdt. For produktioner, der har modtaget støtte fra både FilmFyn og Det Danske Filminstitut, skal FilmFyn blot modtage en kopi af det totale reviderede produktionsregnskab, som er udarbejdet til og godkendt af Det Danske Filminstitut. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 5 af 11

6 9. Markedspriser Investering fra FilmFyn ydes med udgangspunkt i budgetter og regnskaber, hvor udgifterne opgøres i markedspriser. Markedspriser ved budgetlægning I forbindelse med FilmFyns godkendelse af budgettet drøftes de enkelte hovedposter med henblik på at opnå et realistisk budget ud fra forventninger til markedspriser for de enkelte delydelser til projektet. Udgangspunktet vil være omkostningsniveauer fra tidligere produktioner som producenten, FilmFyn eller andre hovedinvestorer/støttegivere som Det Danske Filminstitut og de danske broadcastere har erfaring med. I tilfælde af, at der foreligger konkrete pristilbud på delydelser anvendes disse i budgetlægningen. Markedspriser i regnskabet I regnskabet skal indgå de konkrete afholdte udgifter opgjort i markedspriser. Markedspriserne skal som udgangspunkt dokumenteres. Henvisning til udgiftsoverslag i budgettet er ikke tilstrækkeligt. FilmFyn følger Det Danske Filminstituts vejledning til dokumentation og anvendelse af markedspriser, som er offentliggjort på Det Danske Filminstituts hjemmeside og kopieret ind i nærværende dokument på side 7. Det er producentens revisor, der kontrollerer dokumentation for anvendelse af markedspriser. Producenten er forpligtet til at bevare og udlevere dokumentation til FilmFyn på forespørgsel herom på linje med øvrigt regnskabsmæssigt materiale. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 6 af 11

7 FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 7 af 11

8 FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 8 af 11

9 10. Præcisering af administrationsvederlag Bemærk: I forhold til administrative udgifter, som kan medtages separat i budgettet, er det i budgettet for Fyn-spend kun de udgifter, som i øvrigt overholder betingelserne for at kunne indgå i Fyn-spend, som kan medtages. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 9 af 11

10 11. Indtægtsopgørelse FilmFyn anvender Det Danske Filminstituts regler for opgørelse af indtægter i henhold til Det Danske Filminstituts til enhver tid gældende vilkår for støtte til den respektive ordning som offentliggjort på Filminstituttets hjemmeside. 12. Tilbagebetaling FilmFyn modtager tilbagebetaling af sit indskud på vilkår, der følger Det Danske Filminstituts til enhver tid gældende vilkår for støtte til den respektive ordning som offentliggjort på Filminstituttets hjemmeside. Tilbagebetaling af FilmFyns investering begynder, når den private investering er indtjent og forrentet med 75 %. Ved den private investering forstås producentens, koproducenters og andre investorers investering i filmen, foretaget med henblik på forrentning. Hvis producenten, co-producenten eller investor er en tv-station kan investeringen i spillefilm, kort- og dokumentarfilm ikke medregnes til den private investering. Hvis tv-stationens investering er i tv-fiktion kan investeringen medregnes til den private investering. Værdisætning af tv-stationens rettigheder ved investering i tv-fiktion aftales i de konkrete tilfælde og sættes i relation til produktionsbudgettet. 13. Moms ved udbetaling af støtte FilmFyns indskud i produktionen er ikke en momspligtig aktivitet, hvorfor indskuddet i produktionen udbetales uden moms. FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 10 af 11

11 FilmFyn A/S Budget- og revisionsinstruks Side 11 af 11