Referat af Brugerudvalgsmøde d. 16. november 2010.

Transkript

1 Referat af Brugerudvalgsmøde d. 16. november Referent: Marianne Nissen Deltagere: Vikingen: Finn Herrik MKC: Jens Ole (for Jeppe) Skjold: Niels Århus Roklub: Morten F. Sørensen ÅKKK: Claus ARA: Morten Krogh SERO: Søren Dam ASR: Sune ASR: Finn Andersen Risskov Roklub: Erik Foreløbig dagsorden er sendt den blev gennemgået. Der var enighed om, at det vigtigste på dagsordenen var Brugsaftalen. Oprindeligt havde kommunen indkaldt til møde vedr. Brugsaftalen d. 5. november, men da der på dagsordenen fremgik punkter som ikke på forhånd var drøftet i Brugerudvalget, bad Morten F. Sørensen og Morten Krogh om udsættelse. Gennemgang af sidste referat: Der er enighed om, at referat sendes til alle medlemmerne i brugerudvalget (repræsentanter fra de enkelte klubber). Vedr. forsøg på at oprette gruppe på google, så har Morten Krogh forsøgt, at få adgang til denne, men det er ikke helt enkelt. Det er ikke let og intuitiv, så vi dropper tanken lige nu. Hvis andet redskab viser sig enkelt, så er der enighed om, at ideen er god. Brugeraftale; de 5 punkter på dagsorden til møde med kommunen d. 19. november Brugsaftalen blev gennemgået punkt for punkt. Morten F.S. har rundsendt ny indkaldelse til brugerudvalget d, 15. November. Se bilag med brugsaftalen, hvor brugerudvalgets kommentarer pr. er tilføjet noteret med grøn skrift. Hvor der ikke er skrevet noget, var der ingen kommentarer.

2 Herunder ajourføring af forsikring af indbo, drift af alarmsystem og evt. Hjertestarter. Sune fortalte, at Tryg på hjemmesiden har ansøgningsformular til hjertestarter som skal udfyldes ansøgningsfrist til foråret, men vi kan lige så godt starte med at samle oplysninger ind og sende ansøgningen. De øvrige 5 punkter på dagsordenen til mødet fredag: henvendelse fra Århus Kano og Kajakklub, som ønsker at opbevare deres kanoer/ kajakker på stedet Claus fortæller, at ÅKKK uformelt har henvendt sig til Sport og Fritid vedr. plads til kanoer/kajakker på Brabrand Rostadion. Har ingen intention om, at det er noget Brugerudvalget skal gå ind i. Han er i diaog med ÅKS, som er nedsat med henblik på at afholde stævner samt adgang for kajaksporten på Brabrand Rostadion. Det har været problematisk vedr. kanoer og pladsen hertil, men forventer der findes en løsning omkring pladser til kano/kajakker. Det blev nævnt, at det er et eksempel på at de henvendelser kommunen modtager uformelt bliver sat på dagsordenen herfra. U-23 roere Brugerudvalget kender ikke noget til dette og formoder det må være en klubsatsning. Det anses derfor ikke at handle om brugerudvalget, hvorfor det ikke er relevant på mødet fredag. Århus 1900 Skaters Se kommentarer I brugsaftalen. Der er p.t. solgt 3 4 nøglekort, hvilket tyder på begrænset niveau og Brugerudvalget er enige om, at de er velkomne. Flere yngre roere på anlægget eksempelvis via Aarhus Roklubs forsøg på et fornyet skolesamarbejde med Engdalsskolen (born og Unge) Århus Roklub har prøvet at få mere ungdomsarbejde på banen, så derfor er dette punkt kommet på dagsordenen. Adgang for nye brugere og sikring af optimal aktivitet på anlægget/ Behov for oprydning i bade/ kajakker mhp. udnyttelse af kapaciteten. Se bl.a. ovenstående gennemgang af punkter på dagsordenen til møde med kommunen. ÅKS er godt I gang med oprydning og rokering af kajakkerne, men den endelige aktivitet kan først ses efter vinteren. Der kan være et stigende behov for yderligere kapacitet. Fx er der ikke plads til kapkanoer der er et rum og mulighed for at udvide og det ville være rart at få rummet derude færdigt.

3 Morten K forslår, at det kunne være fint at se hvor mange forskellige drømme der er fra de forskellige klubber, samle det og se hvordan det hænger sammen. Også for at synliggøre at ikke alt kan lade sig gøre. Finn A. Tilføjer, at eliten kræver optimale træningsbetingelser særligt indendørs. Kommunen ønsker at høre om pladsen udnyttes optimalt. Vi forventer at der kommer flere brugere men det er svært på nuværende tidspunkt at sige meget mere om det. Det aftales, at der arbejdes videre med en indsamling af de forskellige klubbers ønsker og drømme der arrangeres evt. et møde en dag, hvor det er forberedt og man kan se på mulige løsninger. Hvem er den tegningsberettigede/underskriftsbemyndigede for Brugerudvalget bl.a. i relation til underskrift af brugsaftalen Brugerudvalget er ikke en forening I sig selv, men et udvalg som samler brugerklubberne repræsenteret på Brabrand Rostadion. Der er i udvalget forskellige meninger omkring behovet for vedtægter, forretningsorden e.lign. Det har vist sig at være svært gennemskueligt, hvordan samarbejdet er organiseret og der er neighed om, at gennemsigteligheden er vigtigt. Særligt som nye active I brugerudvalget hard et været svært at få informationer og ville være rart med information om udvalget og en stor hjælp hvis nogle rammer er opstillet og tilgængeligt på skrift. Det aftales at Sune og Finn H I samarbejde laver et udkast til forretningsorden. Der er neighed om, at det bør være enkelt få regler og stor tillid. Grænsen defineres af, at Brugerudvalget IKKE er en forening Det aftales at Morten F.S. er den tegnsingsberettigede/ underskriftbemyndigede i relation til underskrift af Brugsaftalen med Kommunen. Skal der laves regnskab+budget Kommunen har sendt tilskudsoversigt over udbetalinger for og 2010, som bilag til mødet. Her fremgår det, at der ydes et rengøringstilskud samt tilskud I frbindelse med udlægning og indtagning af baneafmærkning m.v. Derudover har der været indkomst I forbindelse med salg af nøglekort. Det blev aftalt, at der laves et årsregnskab jf. konto. Morten F.S. sender udskrift til Claus som laver regnskab. Der udarbejdes ikke på nuværende tidspunkt budget, men det blev nævnt, at der kunne være god idé i, at Brugerudvalget fælles prioriterede hvad opsparingen bruges til. Den daglige drift, som Brugerudvalget star for jf. brugsaftalen finansieres af opkrævninger I forbindelse med årlig afgift på nøglekort. Vi blev enige om, at omdøbe denne afgift til brugsafgift, dad et er misvisende at kalde det rengøring pga. tilskud fra Kommunen.

4 Forskellige henvendelser til kommunen udenom brugerudvalget!! får os til at stå som usamarbejdsvillige og kunne måske få kommunen til at selv at administrer rostadion. Henvendelser til kommunen er begrundet I misforståelser. Arbejdsgangen er normalt at der er én fra brugerudvalget der har kontakt til kommunen. Det har ikke været tydeligt. Der er enighed om, at Brugerudvalget har udpeget Morten F.S. som kontakt til Kommunen Den endelige Brugsaftalen indgået med kommunen på baggrund af Brugerudvalgets kommentarer i aften sendes til brugerudvalgsmedlemmerne, Evt. Claus spurgte til Brugerudvalgets holdning samt evt. opbakning i form af lobbyarbejde ved mødet vedr. Handicappedes tilgængelighed i form af handicapvenlige forhold Der er i huset handicapvenlige forhold. De forefindes nu På Brabrand Rostadion men er mangelfuld i de enkelte klubber. Brugerudvalget går umiddelbart ikke ind i dette. Niels fik afklaret tvivlsspørgsmål omkring brug af nøglekort, som aftales i Brugerudvalget og ikke i ÅKS regi. Faste brugere skal have egen kort, men man må gerne besøge Brabrand Rostadion i fællesskab med klubkammerater, introarrangementer i de enkelte klubber e.lign. Det blev diskuteret hvordan nedrivningen af det gamle hus skal foregå og i hvilken rækkefølge. Der skal hylder op hvor der kan ligge K2 K4 over Inriggere hvordan indrettes det, så der kan være flest mulige både. Køkken og vægge skal rives ned, uanset hvordan det organiseres Det sættes på som punkt til næste møde. Næste møde tirsdag d. 14. december

5 B R U G S A F T A L E Mellem Århus Kommune v/sport & Fritid (i det efterfølgende kaldet kommunen) og Brugerudvalget på Brabrand Rostadion (i det efterfølgende kaldet brugeren) indgås herved følgende brugsaftale: Bilag 1 Brugsaftalens genstand Kommunen stiller klublokaler, bådhal og værkstedsfaciliteter samt udendørs faciliteter i form af dommertårn, anløbsbro og baneanlæg på Brabrand Rostadion, Vandværksvej 14, 8220 Brabrand til rådighed for brugeren. Det blev nævnt om der med anløbsbro menes alle broerne eller kun den nye mellem klubhus og dommertårnet. Enighed om ikke at kommentere det for kommunen usikkerhed må anses for at være til brugerens fordel. 2 Brugsaftalens ikrafttræden og ophør Brugsaftalen tager sin begyndelse den 1. november 2010 og løber i 5 år til den 31. oktober 2015, til hvilket tidspunkt den ophører uden forudgående varsel, medmindre brugeren eller kommunen opsiger aftalen inden denne dato. 5 år er umiddelbart kort tid, hvis der i så fald skal findes andre løsninger (klubhus, adgang til Brabrand Sø m.m.) Enighed om, at prøve at få det sat op til 10 år i stedet. (aftalen kan til enhver tid opsiges se stk. 3). En evt. forlængelse af brugsaftalen skal være aftalt mellem kommunen og brugeren inden den 1. september Stk. 3 Brugsaftalen kan af kommunen opsiges inden udløb med 6 måneders varsel til den 1. i en måned, såfremt det ved byrådsbeslutning vedtages at anvende lokalerne til andet formål. Hvis dette bliver aktuelt, er kommunen ikke forpligtet til at yde genhusning til brugeren. 3 Overtagelse af de til rådighed stillede lokaler Brugeren overtager lokalerne/faciliteterne, som de er og forefindes ved brugsaftalens ikrafttræden.

6 Lokalernes/faciliteternes indretning og færdiggørelse foretages for brugerens regning. Der er bemærkninger omkring færdiggørelsen af nedbrydning af det gam- le klubhus ombygning til opbevaring af materiel. Morten F. S. Fortæller, at den oprindelige aftale var, at vi selv også skulle nedrive omklædningsrum, men det gjorde kommunen alligevel. Der har deraf også været en del af aftalen, at nedrivning ombygning af det gamle er vores opgave. Der skal rages noget ned og fjernes noget, men de har været fair indtil nu. Claus foreslår, at der kan være mulighed for at bruge løntilskudsansatte ved sport og fritid. Vi blev enige om, at hvis kommunen betaler materialerne, så er det fint vi selv står for arbejdskraften. Det forventes at det nye hus og omgivelserne herunder udendørs lys færdiggøres. 4 Anvendelsen af de til rådighed stillede lokaler Brugeren har dispositionsretten til lokalerne/faciliteterne og bemyndiges ved denne brugsaftale til at lade dets medlemmer benytte lokalerne/faciliteterne i brugsaftalens løbetid. Til udnyttelse af denne ret udleveres nøgler, der sikrer brugeren adgang hertil. Kommunen har bidraget med de første 200 nøglekort uden beregning det er et kommunalt system. Ændringer i Brugerudvalgets sammensætning skal aftales med kommunen med henblik på at sikre en optimal kapacitetsudnyttelse og at nye brugere sikres mulighed for at anvende lokalerne/faciliteterne. Hvis nye brugere henvender sig til kommunen eller brugeren med ønske om at benytte lokalerne/faciliteterne, vil kommunen i samarbejde med brugeren undersøge faciliteternes udnyttelsesgrad. Såfremt der konstateres ledig kapacitet, vil kommunen i samarbejde med brugeren indlede en dialog med den/de nye brugere om en mulig anvendelse af lokalerne/faciliteterne. Der er tvivl om, hvordan dette skal tolkes. Morten F.S. tolker det således, at hvis der er ledige tider i løbet af dagen, så vil kommunen evt. bruge denne tid. Kommunen er forpligtet til at stille lokaler til rådighed for foreninger i kommunen. Der står, at det sker i samarbejde med brugeren (brugerudvalget). Stk. 3 I lokalerne må der ikke foregå anden virksomhed end sådan, der direkte knyttes til brugerens aktiviteter. Lokalerne skal således

7 benyttes til søsportsaktiviteter og må ikke uden skriftligt samtykke fra kommunen bruges til andet formål. Det udelukker således adgang for SFO er. Der skal indgås skriftlig samtykke med kommunene vedr. Aarhus 1900 Skaters. Stk. 4 Det påhviler brugeren at sørge for, at lokalerne til enhver tid fremtræder ryddelige og i god stand. Endvidere har brugeren ansvaret for, at der udøves en adfærd i bygningen, der er i overensstemmelse med almindelig ro og orden. 5 Betaling for de til rådighed stillede lokaler Stk. 3 Lokalerne stilles vederlagsfrit til rådighed af Århus Kommune v/sport & Fritid (inkl. el, vand og varme). Der betales ikke depositum. Med henvisning til folkeoplysningsloven tages der imidlertid forbehold for eventuelle fremtidige beslutninger om at indføre gebyr for lån af kommunale lokaler og arealer. Det formodes, at kommunens hensigt hermed er at tage forbehold for ændringer i lov omkring brugerbetaling og heraf sikring af mulighed for at kunne efterkomme en evt. lovgivning på området. 6 Drift og vedligeholdelse Stk. 3 Stk. 4 Brugeren er ansvarlig for den løbende indvendige vedligeholdelse samt vedligeholdelse af inventar og udstyr, herunder den løbende drift af evt. alarm, hjertestarter mv. Det er uklart om brugerudvalget har ansvar for drift af banerne om baneanlæg hører ind under udstyr. Morten F.S. forklarer, at kommunen indtil nu har stået for udskiftning/ fornyelse af baneanlæg. Vi har fået banerne, da det i regulativerne for søen står, at man ikke må ro udenfor baneanlæg. Dette omformuleres evt. således, at det står mere klart der lægges op til en præcisering. Ansvaret for den øvrige drift og vedligeholdelse af bygningen og dens tekniske installationer påhviler kommunen. Brugeren må ikke uden kommunens skriftlige godkendelse foretage ændringer i bygningens indretning. Ændring af facaden herunder skiltning og maling må kun finde sted efter forud indhentet tilladelse fra kommunen.

8 Stk. 5 Brugeren er pligtig til at give adgang til lokalerne både for tilsyn og reparationer. 7 Forsikringer Kommunen afholder udgifterne til bygningens brandforsikring. Brugeren afholder udgifterne til en ajourført forsikring af eget indbo, inventar og udstyr. Der er tegnet inboforsikring ved Tryg gennem aftale med DIF, så det skulle være på plads. Både og materiel forsikres traditionelt af de enkelte klubber jf. 8 Fremleje Hel eller delvis fremleje af lokalerne er ikke tilladt. Brugeren kan ikke tinglyse gæld på den kommunalt ejede bygning. 9 Misligholdelse Ved misligholdelse af brugsaftalen kontaktes brugeren af kommunen ved en skriftlig påtale. Ved grov og gentagen misligholdelse kan Rådmanden for Kultur og Borgerservice ophæve brugsaftalen med omgående virkning. 10 Brugsaftalens ophør Stk. 3 Stk. 4 Ønsker brugeren ved brugsaftalens ophør brugsaftalen forlænget, afgøres spørgsmålet herom ved forhandling mellem kommunen og brugeren, jf. 2, stk. 2. Ønsker brugeren ikke brugsaftalen forlænget, afleveres de til rådighed stillede lokaler/faciliteter pænt og ryddeligt samt i en vedligeholdelsesstand svarende til den, som de blev brugeren overleveret ved brugsaftalens ikrafttræden, dog bortset fra almindelig slid og ælde. Lokalerne gennemgås af kommunen og brugeren ved brugsaftalens ophør. Ved brugsaftalens ophør skal det på ejendommen opførte mur- og nagelfaste tilbehør og installationer af enhver art forblive på kommunens ejendom.

9 Brugeren har dog ret og pligt til at fjerne alt løsøre og inventar, som af brugeren er indsat i lokalerne, og som ikke tilhører kommunen. Særindretninger og tekniske installationer betragtes som kommunens ejendom, uanset om installationerne er bekostet af brugeren eller kommunen. Kommunen kan dog forlange, at brugeren ved brugsaftalens ophør medtager sådanne særindretninger og installationer og reetablerer lokalerne. 11 Erstatning Brugeren modtager ingen erstatning i anledning af brugsaftalens ophør. Århus, den / 2010 For Århus Kommune v/sport & Fritid For brugeren: Niels Rask Morten Flarup Sørensen Bilag: Fortegnelse over Brugerudvalgets medlemmer pr. 20. oktober 2010

10 B I L A G Fortegnelse over Brugerudvalgets medlemmer pr. 20. oktober 2010: Medlemssammensætningen opdateres. Sune Mørch Knudsen, Århus Studenter Roklub Morten Krogh Nielsen, Roklubben ARA Jeppe Glesner, Marselisborg Kajak Club Finn Andersen, Rocenter Århus Niels Uhre Christensen, Kajakklubben Skjold Svend Pedersen, Kajakklubben Viking Kurt Bülow, Århus 1900 Skaters Søren Dam, Sero Erik Søndergård, Risskov Roklub Claus Pape, Århus Kano og Kajakklub Morten Flarup Sørensen, Aarhus Roklub