ENERGI VIBORG A/S REFERAT. Mødedato: 23. november 2018 Mødested: Industrivej 15 Mødenummer: 8

Transkript

1 Mødedo: Mødested: Industrivej 15 Mødenummer: 8 Fraværende: Anders Korsbæk Jensen

2 SAG NR. DAGSORDEN SIDE 29. Gebyr- og rentepolitik i Energi Viborg-koncernen Opdering af den finansielle politik Forlængelse af revisionsaftale med PwC Konkurrencefølsom forretningssag Konkurrencefølsom forretningssag Konkurrencefølsom forretningssag Gensidig orientering 95 Side nr.: 85

3 Sag nr.: 29 MU 29. Gebyr- og rentepolitik i Energi Viborg-koncernen Som besluttet af bestyrelsen i sag nr. 18 fra 31. august 2018 fremlægges hermed Energi Viborgs overordnede gebyr- og rentepolitik til bestyrelsens godkendelse. Gebyr- og rentepolitikken har sin baggrund i ledelsens arbejde med den langsigtede stregi og dennes effekt på budgetlægningen for det kommende år. I sag nr. 18 fra 31. august 2018 var alene omtalt en gebyrpolitik, men ved udarbejdelse af politikken har ledelsen tilføjet et afsnit om rentepolitik, da dette har nær tilknytning til gebyrpolitikken. Politikken ligger til grund for de renter og gebyrer, der er indregnet koncernens budgetter for Som udgangspunkt fastlægger Energi Viborg sine gebyrer ud fra princippet om, de kunder, der giver anledning til en omkostning, skal pålægges denne (fx håndtering af indbetalingskort eller aflæsning af en måler). Gebyrernes størrelse fastlægges som udgangspunkt ud fra den faktiske eller beregnede omkostning, dog er flere gebyrer fastlagt enten ved lov (fx rykkergebyrer) eller forhåndsgodkendt af myndighederne (fx Forsyningstilsynet vedrørende elnetområdet). I forbindelse med forsinket betaling følger Energi Viborg lovgivningen på området såvel ved fastlæggelse af rentens størrelse som beregningsmetode. Som bilag er vedlagt et kort not om, hvordan Energi Viborg tillægger renter og gebyrer i forbindelse med opkrævning. Til bestyrelsens orientering vedlægges som bilag en oversigt over de gældende gebyrer. Oversigterne ligger på Energi Viborgs hjemmeside, ligesom der løbende bliver kommunikeret ud omkring gebyrændringer BILAG: Bilag 29.1: Udkast til gebyr- og rentepolitik Bilag 29.2: Oversigt over gebyrer 2018 Bilag 29.3: Not om renter og gebyrer jf. renteloven DIREKTØREN INDSTILLER bestyrelsen drøfter det fremlagte udkast til gebyr- og rentepolitik, og bestyrelsen godkender det fremlagte udkast til gebyr- og rentepolitik. Side nr.: 86

4 BESLUTNING Indstillingen blev godkendt. Side nr.: 87

5 Sag nr.: 32 MU 30. Opdering af den finansielle politik Med grundlag i den besluttede stregi for Energi Viborg A/S (sag nr. 17 fra 31. august 2018) har ledelsen arbejdet videre med punkt 9 til opfyldelse af hovedmål 3 Vi arbejder ud fra en forretningsorienteret tilgang med fokus på intelligente løsninger. Punkt 9: Ajourføring af økonomiske politikker, herunder ajourføring af den finansielle politik samt udarbejdelse af politik for lånefinansiering i forbindelse med gennemførsel af investeringer (hovedmål 3). I forbindelse med arbejdet har ledelsen vurderet, politikken for lånefinansiering i forbindelse med gennemførelse af investeringer kan indarbejdes i den finansielle politik, som derfor vedlægges i revideret version til bestyrelsens godkendelse. I den finansielle politik er således tilføjet et afsnit om anlægsinvesteringer og et, der omhandler de betingelser, der som udgangspunkt skal være gældende for, Energi Viborg optager lån til finansiering af anlægsinvesteringer. Øvrige afsnit er uændrede i forhold til den finansielle politik, der blev besluttet af bestyrelsen i januar Til bestyrelsens orientering kan oplyses, Energi Viborg i en periode ikke har kunnet gøre brug af den aktivtype, der er nævnt i punkt 4, kombinionsprodukter mellem obligioner og kortere bankkreditter. Bankernes regler på området blev sidste år ændret, således det ikke længere var tilladt yde kreditterne. Reglerne er nu ændret igen, men således kun de større selskaber i koncernen (fx Vand og Net8800) kan anvende finansieringsformen hos Jyske Bank. Det kan oplyses, Energi Viborg-koncernen i 2016 efter udbud indgik aftaler med hhv. Jyske Bank og Nordea i perioden frem til Fra afsnittet om anlægsinvesteringer kan fremhæves, anlægsinvesteringer som udgangspunkt skal kunne finansieres via den løbende drift, men kan finansieres via lån. I afsnittet om lånoptagelse beskrives, lån kan optages til større enkeltinvesteringer, hvor en finansiering via den løbende drift ikke er muligt eller vil belaste et enkelt år for hårdt. Lånenes levetid bør om muligt afstemmes med anlægsinvesteringernes levetid, men dette kan være vanskeligt opnå på grund af anlægsinvesteringernes længere levetid. BILAG Bilag 30.1: Udkast til finansiel politik Bilag 30.2: Nuværende finansiel politik Side nr.: 88

6 DIREKTØREN INDSTILLER bestyrelsen drøfter udkastet til finansiel politik, og bestyrelsen godkender den finansielle politik. BESLUTNING Indstillingen blev godkendt. Side nr.: 89

7 Sag nr.: 33 DD 31. Forlængelse af revisionsaftale med PwC Koncernens nuværende revisor blev valgt på generalforsamlingen i 2015 for en 4-årig periode på baggrund af en konkurrenceudsættelse af den lovpligtige revision incl. IT-revision. Den indgåede kontrakt giver mulighed for en forlængelse af aftalen i op til 2 år på samme betingelser, såfremt revisor oplyses herom senest 31. maj i pågældende regnskabsår, dvs. første gang inden 31. maj Ledelsen i Energi Viborg ønsker forlænge revisionsaftalen i 2 år af flere årsager: Samarbejdet med revisor fungerer godt, og såvel ledelse som administrion får god sparring fra PwC på en højt fagligt niveau Økonomisk har der kunnet konsteres den forventede besparelse på revisionshonoraret i forhold til tidligere Omkostninger til udført ekstraarbejde set i forhold til kontrakten (fx rådgivning og regnskabsassistance) har været på et passende niveau Det vurderes ikke hensigtsmæssigt allerede nu skulle konkurrenceudsætte området igen, men muligheden bør revurderes i god tid inden Det bemærkes, der i vedtægterne for Energi Viborg-koncernens selskaber er anført, revisor skal vælges for 4 år ad gangen, samt revisor skal vælges i tilknytning til en ny funktionsperiode for byrådet. Ledelsen lægger hermed op til, der i forbindelse med den ordinære generalforsamling ændres i selskabernes vedtægter, således revisor vælges hvert år på den årlige ordinære generalforsamling. Dette giver mulighed for indgå kontrakter med revisor med varierende længde fra og med Vedtægterne (vedlagt som bilag) ændres således: Punkt 6.3 Der tilføjes et punkt 4 i dagsordenen Evt. valg af revisor og punkt 4 bliver således til punkt 5 Punkt 6.4 I teksten slettes og valg af revisor, således det alene er valg af medlemmer til bestyrelsen, der skal ske inden for den første måned i starten af en ny funktionsperiode Punkt 12.1 I teksten slettes, der vælges for 4 år af gangen, jf. pkt. 6.4 Tilsvarende sager vil blive fremlagt til godkendelse i dterselskabernes bestyrelse på førstkommende bestyrelsesmøde. BILAG Bilag 31.1: Vedtægter for Energi Viborg A/S, deret 20. september 2012 Side nr.: 90

8 DIREKTØREN INDSTILLER bestyrelsen godkender, kontrakten med PwC forlænges i en 2 årig periode, under forudsætning af ændringerne i vedtægterne gennemføres, og bestyrelsen godkender, vedtægterne ændres, således der bliver mulighed for vælge revisor for en periode, der afviger fra de nuværende 4-årige perioder, og bestyrelsen indstiller forlængelsen af kontrakten til generalforsamlingens godkendelse i foråret 2019 og forslag til ændring af vedtægterne godkendes, og fremsendes til godkendelse på den ordinære generalforsamling i foråret BESLUTNING Indstillingen blev godkendt. Side nr.: 91

9 Sag nr.: 34 MU 32. Konkurrencefølsom forretningssag Bestyrelsen har besluttet, sagen behandles fortroligt jf. offentlighedslovens principper. Side nr.: 92

10 Sag nr.: 30 MU 33. Konkurrencefølsom forretningssag Bestyrelsen har besluttet, sagen behandles fortroligt jf. offentlighedslovens principper. Side nr.: 93

11 Sag nr.: 31 MU 34. Konkurrencefølsom forretningssag Bestyrelsen har besluttet, sagen behandles fortroligt jf. offentlighedslovens principper. Side nr.: 94

12 Sag nr.: 35 CH 35. Gensidig orientering Bech-Bruuns undersøgelse for Skteministeriet Orientering til medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer om beslutninger i på dterselskabernes bestyrelsesmøder. BILAG Ingen. DIREKTØREN INDSTILLER orienteringen tages til efterretning. BESLUTNING Orienteringen blev taget til efterretning. Side nr.: 95

13 Allan Clifford Christensen Formand Peter Juhl Næstformand Martin Sanderhoff Bestyrelsesmedlem Anders Korsbæk Jensen Bestyrelsesmedlem Ove Kent Jørgensen Bestyrelsesmedlem Bjarne Feddern Bestyrelsesmedlem Bente Carlsen Bestyrelsesmedlem Gitte Henneberg Bestyrelsesmedlem Christian Hagelskjær Adm. direktør Side nr.: 96