Udbudsstrategi Økonomisk Forvaltning December 2010

Transkript

1 Udbudsstrategi Økonomisk Forvaltning December 2010

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 FORORD UDBUDSSTRATEGIENS OMRÅDE KOMMUNEAFTALENS MÅL FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE OVERORDNET MÅLSÆTNING KONKRETE MÅL INITIATIVER TIL AT NÅ MÅLENE Fastsættelse af parametre for udvælgelse af driftsopgaver til konkurrenceudsættelse Særligt om genudbud Konkurrenceudsættelse gennem SKI-aftaler Tidsfrist for fastsættelse af fremtidige udbudsstrategier OPFØLGNINGSREDEGØRELSE... 5 Bilag 1 Konkurrenceudsættelse Førstegangsudbud Bilag 2 Tjenesteydelser og varekøb Udbud/genudbud

3 1 FORORD Byrådet skal inden udgangen af 2010 have vedtaget en udbudsstrategi for den resterende del af funktionsperioden. Dette fremgår af Styrelsesloven 62 b. Hensigten med en udbudsstrategi er bl.a. at sikre øget anvendelse af konkurrenceudsættelse. Udbudsstrategien skal indeholde: Oversigt over de driftsområder, hvor Byrådet påtænker at anvende konkurrenceudsættelse Konkrete mål for konkurrenceudsættelsen, herunder angivelse af særligt udbudsegnede opgaver Redegørelse for de initiativer som Byrådet vil anvende for at nå de fastsatte mål Udbudsstrategien skal offentliggøres. Inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvor der er valg af Byrådet, - næste gang september skal der godkendes en opfølgningsredegørelse for udbudsstrategien, som også skal offentliggøres. Byrådet er forpligtet til at gentage denne proces i hver funktionsperiode og kan til enhver tid revidere strategien. 1

4 2 UDBUDSSTRATEGIENS OMRÅDE Kommunen er ikke lovmæssigt forpligtet til at konkurrenceudsætte driftsopgaver, der bliver varetaget af kommunalt personale. Udbudsstrategien er et strategisk værktøj for Byrådet til at sætte konkurrenceudsættelse på dagsordenen og til at fastsætte, hvad Byrådet konkret vil gøre for at fremme denne. Udbudsstrategien gælder for udbud og anden konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser, som i budgettet er angivet som driftsopgaver i 2011, 2012 og Bygge- og anlægsopgaver og vareindkøb er ikke omfattet. Både 1.gangsudbud og genudbud er omfattet af strategien. Strategien indeholder ikke en tidsplan for udbud af IT-systemer. Der er tale om et stort kompleks område, som kommunerne ikke tidligere har udbudt. Det er fastslået, at IT-systemerne er omfattet af udbudsreglerne, og derfor vil de systemer, hvor der foreligger en aftale, blive udbudt efterhånden som aftalerne udløber. Der skal laves en udbudsplan for de IT-systemer, hvor der ikke foreligger en aftale. Denne plan vil blive udarbejdet i løbet af første halvår SKI er i udbud lige nu på netop en hel del af disse systemer. Kommunen afventer denne aftale, da det forventes, at anvendelse af denne aftale i stort omfang kan afløfte udbudspligten (se punkt 6.4). 3 KOMMUNEAFTALENS MÅL FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE KL har aftalt med regeringen, at kommunerne i 2010 samlet skal konkurrenceudsætte 26,5% af de samlede driftsudgifter. Målemetoden hedder Indikator for Konkurrenceudsættelse - IKU 1. I 2015 øges det samlede mål til 31,5 %. Til sammenligning kan oplyses, at Vesthimmerlands Kommunes IKU i 2009 var på 27,84 % mod et landsgennemsnit på 25,0 %. Nedenfor er Vesthimmerlands Kommunes opgaver og IKU i 2009 angivet på hovedkonto. 1 IKU beregnes som andelen af udgifter varetaget af private leverandører og vundne kommunale udbud, målt i forhold til udgifter i alt. De områder i de kommunale budgetter, der ikke er muligt at udlicitere, er fredet og ikke med i grundlaget for beregningen. 2

5 Tabel 1 : IKU for 2009 Hovedkonto Vesthimmerlands Hele landet Kommune 68,7 37,5 0 Byudvikling, bolig- og miljøforanstaltninger 1 Forsyningsvirksomhed 69,0 51,4 2 Trafik og infrastruktur 25,3 38,7 3 Undervisning og kultur 10,6 17,3 4 Sundhedsområdet 18,9 16,5 5 Sociale opgaver og 29,2 22,4 beskæftigelse 6 Fællesudgifter og 24,0 22,7 administration I alt 27,84 25,0 4 OVERORDNET MÅLSÆTNING Som de fleste andre kommuner står Vesthimmerlands Kommune over for store udfordringer med at få ressourcerne til at slå til. Samtidig er kravene til de kommunale velfærdsydelser under et konstant pres bl.a. på grund af befolkningssammensætningen i kommunen. Konkurrenceudsættelse er en af de metoder, der kan bringes i anvendelse, for at kommunen kan honorere de kommende års krav til både øget kvalitet og effektivitet. Byrådet i Vesthimmerlands Kommune vil arbejde for, at kommunale ydelser udføres bedst og billigst ved, at kommunen og private leverandører konkurrerer på pris og kvalitet. Det klare sigte er at få mere ud af de samme ressourcer og/eller få det samme ud af færre ressourcer. I overensstemmelse med kommuneaftalen vil Byrådet øge omfanget af konkurrenceudsættelse af egne driftsopgaver i de tilfælde, hvor det fører til lavere omkostninger, højere kvalitet og/eller bedre løsninger. Gennem udbudsstrategien vil Byrådet sikre indblik for borgerne og leverandørerne i kommunens udbudsplaner, herunder varekøb. Derudover bidrager den beskrivelse af opgaven, der er en del af udbudsprocessen, til en fastlæggelse af opgavens omfang og indhold. Dette sikrer, at opgaveløsningen bliver afgrænset til de forhold, der skaber værdi for borgerne. 5 KONKRETE MÅL Med henblik på en udmøntning af den overordnede målsætning har Byrådet fastsat følgende konkrete mål: 3

6 Tabel 2: Konkrete mål for konkurrenceudsættelse Mål 1 Mål 2 Mål 3 Mål 4 Mål 5 Fastlæggelse af driftsopgaver der er egnede til konkurrenceudsættelse i perioden Fastlæggelse af parametre for udvælgelsen af driftsopgaver til konkurrenceudsættelse. Konkurrenceudsættelse af et område kan først finde sted efter en konkret vurdering af egnethed. I forbindelse med kontraktindgåelse skal der udarbejdes en skriftlig gevinstdokumentation. Kommende udbudsstrategier udarbejdes så tidligt som muligt i det nye byråds funktionsperiode. 6 INITIATIVER TIL AT NÅ MÅLENE Byrådet har fastlagt en række konkrete initiativer, der skal sikre, at kommunen når de opstillede mål. 6.1 Fastlæggelse af driftsopgaver der er egnede til konkurrenceudsættelse Byrådet har godkendt en række driftsopgaver, som er fundet egnede til førstegangs konkurrenceudsættelse bilag 1. Opgaverne er udpeget af forvaltningerne, og har efterfølgende været forelagt MED organisationen. Ved at konkurrenceudsætte de opgaver, der fremgår af bilag 1, bliver yderligere ca. 45 mill. kr. af driftsbudgettet konkurrenceudsat, hvilket påvirker kommunens IKU i opadgående retning med i alt ca. 3 procentpoint. Derudover er der en hel del tjenesteydelser og varekøb, der skal udbydes/genudbydes i henhold til Udbudsdirektivet (direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004) og Tilbudsloven (lov nr af 7. december 2007). Tjenesteydelser og varekøb, der er kendte ved udgangen af 2010, fremgår af bilag Fastsættelse af parametre for udvælgelse af driftsopgaver til konkurrenceudsættelse. Der er flere forhold, der gør sig gældende, når det skal vurderes, om en driftsopgave skal udbydes. Overordnet for udvælgelsen vil være, at konkurrenceudsættelsen medfører en gevinst for kommunen økonomisk og/eller kvalitetsmæssigt. Der tages hensyn til følgende fire parametre, når det vurderes, om en driftsopgave skal konkurrenceudsættes: Forvaltningen foreslår selv konkurrenceudsættelse Hvis den ansvarlige forvaltning selv stiller forslag om, at en driftsopgave skal 4

7 konkurrenceudsættes, er det et meget vægtigt argument. Dog skal de efterfølgende faktorer også vurderes. Opgavens kompleksitet Der skal foretages en afvejning af opgavens kompleksitet. En opgaves udbudsegnethed er afhængig af i hvilket omfang opgaven kan afgrænses og beskrives klart. Graden af konkurrence Forinden et udbud effektueres, skal der foretages vurdering af konkurrencesituationen på det pågældende område. Jo flere leverandører, der kan byde ind på opgaven, jo bedre er opgaven egnet til udbud. Særlige forhold Der skal tages hensyn til, om der indgår særlige aktiver til opgaveløsningen eks. bygninger eller maskiner. Derudover kan der være særlige personalehensyn, der skal iagttages. Fx kan tjenestemænd ikke overføres til privat leverandør i henhold til Virksomhedsoverdragelsesloven. 6.3 Særligt om genudbud Økonomiudvalget kan træffe beslutning om at hjemtage en opgave, der tidligere har været udliciteret. Vælger man at hjemtage en opgave, der tidligere er udliciteret, så er det vigtigt at være opmærksom på, at en hjemtagelse uden forudgående konkurrenceudsættelse påvirker kommunens IKU i negativ retning. 6.4 Konkurrenceudsættelse gennem SKI-aftaler Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har på baggrund af en række udbud, indgået en del rammeaftaler. Staten og de enkelte kommuner har mulighed for at tilslutte sig disse rammeaftaler, og herved afløfte udbudspligten. Byrådet opfordrer forvaltningerne til at gøre brug af SKI-aftaler, hvis det må antages at være fordelagtigt i forhold til økonomisk gevinst og kvalitetsniveau for opgaveløsningen. Dette skal ses i lyset af, at det kræver færre ressourcer at gøre brug af en SKI-aftale fremfor selv at lave et udbud. 6.5 Tidsfrist for fastsættelse af fremtidige udbudsstrategier. Denne udbudsstrategi gælder for de sidste tre år af Byrådets funktionsperiode. I næste byrådsperiode vil det blive tilstræbt at udarbejde udbudsstrategien tidligere på året. Herved kommer strategien til at dække en længere tidsperiode, hvilket giver mulighed for at øge antallet af konkurrenceudsættelser. 7 OPFØLGNINGSREDEGØRELSE Byrådets første opfølgningsredegørelse skal foreligge inden den 30. september Redegørelsen skal indeholde følgende elementer: Oplysninger om aktuel status for opfyldelsen af de konkrete mål, herunder for opfyldelsen af mål for særligt udbudsegnede opgaver. 5

8 En evaluering af de initiativer, som er taget i anvendelse for at nå målene. En vurdering af behovet for ændring af mål eller initiativer. Redegørelse for, hvilke opgaver der efter udbud er udliciteret i den pågældende valgperiode. For opgaver, som hidtil har været varetaget af kommunen, og som efter udbud er udliciteret i valgperioden, og hvis økonomiske omfang overstiger 3 mio. kr. om året, skal desuden oplyses: a) Opgavens økonomiske omfang opgjort på årsbasis. b) Hvem der er underskrevet kontrakt med i forbindelse med udbuddet. c) Hvorvidt kommunen selv har afgivet bud på udførelsen af opgaven. Redegørelse for den kommunale opgavevaretagelse i de situationer, hvor Byrådet efter en udbudsforretning har valgt fortsat at varetage opgaven selv på grundlag af afgivelse af eget bud på udførelsen af opgaven. Redegørelsen skal indeholde oplysninger om væsentlige afvigelser i kommunens opgavevaretagelse i forhold til omkostninger og indhold i det af kommunen afgivne bud på udførelsen af opgaven. Opfølgningsredegørelsen skal offentliggøres. 6

9 Bilag 1 Konkurrenceudsættelse Førstegangsudbud Udvalg Tekst Teknik og Miljø Fritidsområder, drift af parker og grønne områder Teknik og Miljø Øvrige, drift af materielgårde Teknik og Miljø Øvrige, rengøring af offentlige toiletter Teknik og Miljø Kommunale veje, vintertjeneste Teknik og Miljø Kommunale veje, vejrabatter Teknik og Miljø Kommunale veje, fortov, stier og pladser Børn og Skole Tandpleje Børn og Skole, Social og Sundhed Tilsyn af opholdssteder, plejecentre mv. (tilsyn indenfor Sundhed er dog genudbud) Økonomi Internt bogholderi Sundhed Indkøb for ældre (en del af personlig praktisk hjælp) Flere udvalg Serviceopgaver (vagt, rådhusbetjent og pedel) 7

10 Bilag 2 Tjenesteydelser og varekøb Udbud/genudbud Udvalg Udbuds- Tekst Aftaleudløb ansvarlig Teknik og Miljø TM Vintertjeneste 2011 Teknik og Miljø TM Asfaltvedligeholdelse 2011 Teknik og Miljø TM Vedligeholdelse af vandløb 2011/2012 Teknik og Miljø TM Brøndtømning 2012 Teknik og Miljø TM Rottebekæmpelse 2012 Teknik og Miljø TM Drift af kommunale fritids- og 2013 idrætsfaciliteter Sundhed Indkøb Vikarydelser sygeplejen 2011 Sundhed Indkøb Vikarydelser hjemmeplejen 2011 Sundhed Indkøb Transport til plejecentre, 2011 genoptræning mm. Sundhed Indkøb Leje og vask af beklædning 2012/2014 Økonomi Indkøb Sundhedsordning 2011/2013 Økonomi ØK FORV. Serverdrift 2012 Økonomi ØK FORV. Fiberforbindelse 2012 Økonomi ØK FORV. Ekstern revision 2012 Økonomi ØK FORV. Bank og finansieringsvirksomhed 2012 Flere udvalg Indkøb Lederuddannelse 2011 Flere udvalg Indkøb Vinduespolering 2011 Flere udvalg Indkøb Administration af kopi og print 2013 Flere udvalg Indkøb Transport til skoler 2013 Varekøb Indkøb Sygeplejeartikler Indkøb Inventar Indkøb Hygiejneprodukter Indkøb Kontorartikler Indkøb Legetøj Indkøb Beskæftigelsesmaterialer Indkøb Sportsartikler Indkøb IT-udstyr Indkøb PC'er administrative Indkøb Genbrugshjælpemidler Indkøb Kolonialvarer Indkøb Kødvarer Indkøb Kaffe og the Indkøb Barnevogne mv Indkøb Diabetes hjælpemidler

11 - Indkøb Fodpleje Indkøb Stomi- og inkontinensprodukter Indkøb Tandproteser Indkøb Tavler, interaktive mv Indkøb Ortopædisk fodtøj Indkøb Ortoser og andre kropsbårne hj Indkøb Fyringsolie, brændstof Indkøb Naturgas Indkøb AV-udstyr Indkøb Videokonferenceudstyr