For projekter, der har en varighed på et år eller mindre, er der ikke krav om, at der udarbejdes statusredegørelser, men alene en slutrapportering.

Transkript

1 Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE Cykelpuljen ( Pulje til mere cykeltrafik )- vejledning til statusredegørelse Baggrund en er udarbejdet med afsæt i de retningslinjer, bekendtgørelser m.v., som vedrører Cykelpuljen (kan findes via Tilskudsmodtager skal sikre at statusredegørelser, er udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne, herunder denne vejledning for udarbejdelse af statusredegørelser, inden de fremsendes til Vejdirektoratet. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til ikke at godkende statusredegørelser, der ikke er udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne. Interval for udarbejdelse af statusredegørelser For igangværende projekter skal tilskudsmodtager udarbejde og fremsende statusredegørelser hvert halve år. Indrapporteringsperioder for statusredegørelser er henholdsvis 1. januar til 30. juni og 1. juli til 31. december, og fristen for indsendelse af statusredegørelsen til Vejdirektoratet er 2 måneder efter rapporteringsperiodens sidste dag. Indsendelse af statusredegørelsen foretrækkes pr. til cykelpuljen@vd.dk i en samlet forsendelse. I ens emnefelt skrives: "Statusredegørelse" samt projektnr. Dette kan evt. ske som indscannet dokument. For projekter, der har en varighed på et år eller mindre, er der ikke krav om, at der udarbejdes statusredegørelser, men alene en slutrapportering. Eksempel på statusredegørelse I bilag 4 er der vist et eksempel på en statusredegørelse. I bilag 1 er der vist et eksempel på en regnskabsopstilling. Regnskab udarbejdet ud fra de samme principper skal vedlægges en statusredegørelse.

2 2 af 8 Projektinformation Tilskudsmodtager: Tegningsberettigede hos tilskudsmodtager: Kontaktinformationer ( og telefonnr.) for den tegningsberettigede: Heri gengives de stamoplysninger, som fremgår af tilskudsmodtagers ansøgning samt tilsagnsskrivelsen. Under "Rapporteringsperiode" anføres den periode rapporteringen omhandler. Rapporteringsperioder er enten d.1.januar til 30.juni eller d. 1.juli til 31. december det pågældende år. I den første statusredegørelse, skal projektets startdato angives som fra-dato.under "Øvrigt" kan eksempelvis anføres ændringer i kontaktpersoner samt årsagen hertil. Projekttitel: Projektnummer: Rapporteringsperiode for statusredegørelsen (fra (dd.mm.åå) til (dd.mm.åå)): Øvrigt:

3 3 af 8 Projektets fremdrift Beskriv kort status for projektet samt fremdriften i rapporteringsperioden. Angiv kort resterende aktiviteter med forventet sluttidspunkt. Beskriv kort eventuelle problemer i projektet og foranstaltninger til løsning af disse. Indgår flere delopgaver i projektet, beskrives de i statusredegørelsen hver for sig. Delopgaver, som ifølge projektplanen ikke er sat igang kan beskrives samlet. Bemærk derfor, at formålet med beskrivelsen ikke er at udarbejde en detaljeret beskrivelse af de handlinger, der er gennemført i rapporteringsperioden, men kort at beskrive status/fremdrift for projektet samt at henlede Vejdirektoratets opmærksomhed på eventuelle problemer i projektet i forhold til projektplanen og foranstaltninger til løsning af disse. Såfremt ovenstående har medført projektændringer, som er godkendt af Vejdirektoratet, redegøres kort om baggrunden herfor samt den indvirkning, ændringerne vurderes at medføre for de resultater og effekter, som blev fastsat i tilskudsmodtagers ansøgning. Der henvises i statusredegørelsen til Vejdirektoratets skriftlige godkendelse af projektændringerne eksempelvis "ændringer er godkendt af. Vejdirektoratet, jf mail af XX. måned.201x". Er der sket projektændringer, som ikke er godkendt af Vejdirektoratet, redegøres herfor i afsnittet nedenfor "Er der sket ikke godkendte projektændringer: Ja/Nej". Det skal understreges at projektændringer ikke må igangsættes før disse er godkendt af Vejdirektoratet.

4 4 af 8 Er der sket ikke godkendte projektændringer: Ja/Nej Anføres "Nej" foretages ikke yderligere, udover at der for eventuelt godkendte projektændringer redegøres herfor i afsnittet ovenfor "Projektets fremdrift". Anføres "Ja", er forholdet alvorligt for projektet, da tilskudsvilkårene derved ikke er overholdt. Har tilskudsmodtager gennemført projektændringer, som ikke er godkendt af Vejdirektoratet, redegøres om årsagen hertil samt de tiltag, tilskudsmodtager har iværksat for at få ændringerne godkendt af Vejdirektoratet og undgå at det gentager sig. Projektændringer, der ikke er godkendt af Vejdirektoratet, kan ikke indgå i statusredegørelsen. Projektændringer kan godkendes af Vejdirektoratet på betingelse af, at ændringerne vurderes at være i overensstemmelse med projektets hovedformål. Ansøgning om ændring skal godkendes af Vejdirektoratet, inden ændringen iværksættes af tilskudsmodtager. En ansøgning om godkendelse af projektændringer udarbejdes og fremsendes til Vejdirektoratet i separat dokument. Således kan en statusredegørelse ikke anvendes som grundlag for at søge Vejdirektoratet om godkendelse af projektændringer. Blanketten Ansøgning om godkendelse af projektændring og/eller revideret tidsplan som skal bruges ved ansøgning om godkendelse af projektændringer findes på

5 5 af 8 Er der forsinkelser i projektet i forhold til slutdato: Ja/Nej Bilag Såfremt der er sket forsinkelser i projektet redegøres kort om baggrunden herfor samt den indvirkning, forsinkelserne vurderes at få for de resultater og effekter, som blev fastsat i tilskudsmodtagers ansøgning. Der henvises til Vejdirektoratets eventuelle godkendelse af ændret tidsplan og dermed slutdato. Hvis der sker forsinkelser i projektet i forhold til slutdato, skal det bemærkes, at der straks skal ansøges om godkendelse af en revideret tidsplan med begrundelse for forsinkelsen. Eventuel ansøgning om godkendelse af revideret tidsplan udarbejdes og fremsendes til Vejdirektoratet i et separat dokument. Blanketten Ansøgning om godkendelse af projektændring og/eller revideret tidsplan som skal bruges ved ansøgning om godkendelse af revideret tidsplan findes på Angiv hvilke bilag der er vedlagt, f.eks. regnskab (altid) i forhold til godkendt budget og beskrivelse af foreløbige leverancer og resultater. I bilag 1 er der vist et eksempel på regnskabsopstilling (realiserede udgifter sammenholdt med budget) Et tilsvarende regnskab for projektet skal altid vedlægges statusredegørelsen. I bilag 2 er vist et eksempel på tilskudsandel og godkendt budget og i bilag 3 et eksempel på intern beregning af lønomkostninger, som tilskudsmodtager kan anvende ved sin administration af projektet. Bilag 2 og bilag 3 skal ikke vedlægges en statusredegørelse.

6 6 af 8 Projektbudget og regnskab Angiv hvor store omkostninger, der er anvendt, i forhold til det godkendte budget. Begrund eventuelle afvigelser mellem projektbudget og afholdte omkostninger. Når der henvises til beløb i statusredegørelsen, skal disse umiddelbart kunne udledes af statusredegørelsens øvrige punkter eller bilag vedlagt statusredegørelsen. Bemærk at det alene er omkostninger afholdt i rapporteringsperioden, der skal indgå i regnskabet for rapporteringsperioden. Opdager projektholder, at der har været afholdt omkostninger i tidligere rapporteringsperioder, som ikke har været indregnet i regnskaber for disse perioder, kan disse omkostninger dog indregnes i regnskabet for den periode, der nu rapporteres for. Indregning kan alene ske, såfremt der oplyses tydeligt herom i statusredegørelsen, herunder om årsagen til at der har været fejl i tidligere rapporteringsperioders regnskaber og de tiltag, tilskudsmodtager har iværksat for at forholdet ikke gentages. omkring kriterierne for indregning af omkostninger i regnskabet kan findes på Link til relevante vejledninger fremgår af hvortil der henvises. Der henvises i øvrigt til bilag 1 med eksempel på regnskabsopstilling (realiserede udgifter sammenholdt med budget).

7 7 af 8 Underskrift Navn på underskriver (tegningsberettigede hos tilskudsmodtager): Navn på underskriver (regnskabs-/økonomiansvarlig hos tilskudsmodtager): Tegningsberettigede samt regnskabs-/økonomiansvarlig hos tilskudsmodtager bekræfter med deres respektive underskrifter, at alle gældende vilkår, herunder tilskudsvilkår, er overholdt i forhold til statusredegørelsen (inkl. tilhørende projektregnskab, bilag 1). Sted og dato Underskift (tegningsberettigede hos tilskudsmodtager): Underskift (regnskabs-/økonomiansvarlig hos tilskudsmodtager): Det bekræftes med underskrifterne at alle gældende vilkår herunder tilskudsvilkår er overholdt i forhold til denne statusredegørelse og tilhørende projektregnskab (bilag 1).

8 8 af 8 Udbetalingsanmodning Angiv det samlede beløb, der ønskes udbetalt (jf. bilag 1). DKK Beløbet angives i hele kroner/øre og eksklusive refunderbar moms. Beløbet kan kun omfatte omkostninger, der indgår i det projektbudget, der blev godkendt ved tilsagnet. Såfremt Vejdirektoratet ved godkendelsen af tilskudsmodtagers budget er blevet gjort bekendt med, at tilskudsmodtager har begrænset eller ingen fradragsret for moms, kan den ikke-refunderbare moms, indgå som grundlag for det beløb, der ønskes udbetalt. Herudover skal ikkerefunderbar moms være udspecificeret i det godkendte budget og dokumenteret som en omkostning, for at posten kan indgå i grundlaget for tilsagnets maksimale tilskudsbeløb. For tilskudsvilkår 2009 bemærkes: Tilskuddet udbetales i forbindelse med statusredegørelser og slutrapportering. I forbindelse med et projekt udbetales tilskud 3 gange: Når 40 % af omkostningerne er afholdt i forhold til det godkendte budget, jf. projektregnskabet (bilag 1), udbetales 40 % af tilskuddet. Når 80 % af omkostningerne er afholdt i forhold til det godkendte budget, jf. projektregnskabet (bilag 1), udbetales yderligere 40 % af tilskuddet. De sidste 20 % af tilskuddet udbetales ved godkendelsen af slutrapporteringen med et endeligt ledelsespåtegnet projektregnskab samt for projekter over kr. med en revisorerklæring. For tilskudsvilkår 2010 og 2011 bemærkes: Tilskuddet udbetales bagudrettet, hvilket vil sige for omkostninger der er afholdt vedrørende projektet, jf. projektregnskabet (bilag 1). Der kan indsendes anmodning om udbetaling af tilskud i forbindelse med de halvårlige statusredegørelser. Dog udbetales de sidste 20 % af tilskuddet først, når slutrapporteringen er godkendt af projektet.