1. Generelt om Frihedsregnskabet Opsamling og udbetaling af afspadsering Korrektioner... 10

Transkript

1 LØNSERVICE Frihedsregnskabet Den 1. marts 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt om Frihedsregnskabet Ferieregnskabet Ny arbejdsgiver i LønService Sådan foretager du korrektioner Øvrige arbejdsgivere Hvordan vedligeholder jeg ferieregnskabet? Hvilke lønarter skal anvendes? Hvordan gør jeg, når der er tale om timelønnede medarbejdere? Hvordan gør jeg, når der er tale om funktionærer? Opsamling og udbetaling af afspadsering Hvordan gør jeg? Korrektioner Side 2 af 10

3 1. Generelt om Frihedsregnskabet Frihedsregnskabet vises ikke, hvis FP-koden er 3 (afregning til FerieKonto), FP-koden er 6 og ferieordningen eller Hvis koden er sat til nej på Arbejdsgiver / Bilag Du kan dog for de ovennævnte FP-koder stadig benytte muligheden for at styre regnskabet for afholdelse af feriedagene m.m. via saldoopgørelserne i LønService. På listerne 'Ferieregnskab - funktionær' og Ferieregnskab timelønnede under menuen 'Faste lister', kan du se, hvor mange feriedage den enkelte medarbejder har til rest. Listerne omfatter både aktive og fratrådte ansatte i året. Her et eksempel på ferieregnskabet for funktionærer Side 3 af 10

4 1.1. Ferieregnskabet Her får du en gennemgang af, hvad du skal gøre, hvis du ønsker at benytte ferieregnskabet Ny arbejdsgiver i LønService Er du ny arbejdsgiver i LønService kan du godt anvende Ferieregnskabet. Det kræver blot, at der på siden Bilag under Arbejdsgiver er valgt ja i punktet Ferieregnskab på lønseddel og at du får medarbejdernes saldi korrigeret på plads i LønService. Følgende korrektionskoder skal korrigeres for både funktionærer og timelønnede: KK 181 Optjente feriedage Her registrerer du, de feriedage din medarbejder har optjent i henholdsvis 'Dette år', 'Sidste år' og eventuelt 'Forrige år'. KK 182 Afholdte feriedage Her registrerer du de feriedage, din medarbejder har afholdt i 'Sidste år' og evt. 'Forrige år'. KK 071 Feriedage Her registrerer du de feriedage, som din medarbejder endnu ikke har afholdt. Du skal korrigere i tælleværkerne 'Dette år', 'Sidste år' og evt. 'Forrige år'. Korrektionskoderne 071 og 181 skal i tælleværket 'Dette år' være ens. Det samme gør sig gældende for tælleværket 'Sidste år' i perioden fra 1. januar til 30. april. For funktionærerne kan du også registrere bruttoferiepengene; herefter vil saldoen blive nedskrevet efterhånden, som feriedagene afvikles. KK 008 Feriepenge Her kan du registrere de bruttoferiepenge, som dine medarbejdere har optjent, men som kun skal anvendes, hvis medarbejderne fratræder. Bruttoferiepengene registreres i tælleværkerne 'Sidste år' og evt. 'Forrige år'. KK 006 Feriepenge Her kan du registrere de bruttoferiepenge, som dine medarbejdere har optjent for dette år, men kun skal anvendes, hvis medarbejderne fratræder. Bruttoferiepengene registreres i tælleværket 'Dette år'. For de timelønnede kan du registrere nettoferiepengene, som du herefter kan udbetale efterhånden, som feriedagene afvikles. KK 183 Ferie optjent beløb Her registrerer du de nettoferiepenge, som medarbejderen har optjent i henholdsvis 'Dette år', 'Sidste år' og evt. 'Forrige år'. KK 184 Ferie afholdt beløb Her registrerer du de nettoferiepenge, som du har udbetalt til medarbejderen i 'Sidste år' eller 'Forrige år'. KK 068 Nettoferiepenge rest Her registrerer du de nettoferiepenge, som du endnu ikke har udbetalt til medarbejderen i 'Dette år', 'Sidste år' og evt. 'Forrige år'. Side 4 af 10

5 Sådan foretager du korrektioner Korrektionerne kan du foretage på billedet 'Korrektioner', som du finder i menuen under 'Medarbejder'. Findes korrektionskoden ikke på billedet 'Korrektioner', kan du klikke på 'Ny'. Når billedet åbnes, bliver KK 001 altid vist. Du kan taste den ønskede korrektionskode og klikke på 'Hent'. Nu vises den valgte korrektionskode (se teksten), og du kan foretage dine registreringer. Side 5 af 10

6 Øvrige arbejdsgivere Har du anvendt LønService gennem flere år, og ønsker du at benytte Ferieregnskabet, skal du korrigere saldiene på medarbejderne, da disse sandsynligvis ikke stemmer. Optjeningsåret 2008 Optjeningsåret 2007 Se hertil afsnit 3 som vedrører korrektioner. Du skal nedskrive medarbejdernes saldi, hvilket du gør ved at klikke på korrektionskoden og sætte et minusfortegn, som vist nedenfor: Når du klikker på knappen 'Kontroller', bliver den nye saldo vist i kolonnen 'Efter'. I dette tilfælde vil den nye saldo vise 8, Hvordan vedligeholder jeg ferieregnskabet? Fremover skal du vedligeholde ferieregnskabet ved at foretage registreringer via lønlisten. Dette er beskrevet herunder Hvilke lønarter skal anvendes? I perioden fra 1. maj til 31. dec. skal du anvende lønart '947 Afv. Feriedg/timer SÅ'. I perioden 1. jan. til og med 30. april anvender du lønart '948 Afv. Feriedg/timer FÅ' Hvordan gør jeg, når der er tale om timelønnede medarbejdere? Du kan registrere afholdte feriedage på lønlisten med lønart 947. Det gør du således på den avancerede lønliste: Side 6 af 10

7 Det gør du således på den forenklede lønliste: For medarbejdere med feriepengekode 2 og 6 inkl. liste 70 og 71 kan registreringen betyde, at der samtidig udbetales nettoferiepenge. Eksempel på lønseddel For medarbejdere med feriepengekode 3 eller 6 + ferieordninger vil registreringen IKKE betyde udbetaling af nettoferiepenge, blot en registrering af afholdte dage og dermed en reducering af saldoen af tilgodehavende feriedage. Ferieregnskabet bliver heller ikke vist på lønsedlen, men 'Faste lister' bliver opdateret. Side 7 af 10

8 Hvordan gør jeg, når der er tale om funktionærer? Når din medarbejder holder ferie med løn, skal du anvende lønart 947, og samtidig skal du registrere antallet af afholdte dage i kolonnen 'Sygefp./feriedg.' Med lønart 947 reduceres antallet af tilgodehavende feriedage, og feriepengesaldoen i tælleværket 'Sidste år' på korrektionskode 008 reduceres ligeledes. Registreringen i kolonnen 'Sygefp./feriedg' betyder, at grundlaget for beregning af feriepenge og ferietillæg reduceres, da der ikke skal beregnes feriepenge m.m. af løn, der udbetales under ferie med løn. Eksempel på lønseddel med frihedsregnskab for en funktionær Der skal ikke beregnes feriepenge og ferietillæg af den løn, en funktionær får udbetalt under sin ferie. I dette eksempel bliver der således kun beregnet ferietillæg af kr ,00. Side 8 af 10

9 2. Opsamling og udbetaling af afspadsering Hvordan kan du og dine medarbejdere følge med i opsparingen og afviklingen af afspadsering? Mangler du et værktøj hertil? I LønService har du dette værktøj lige ved hånden Hvordan gør jeg? Du kan registrere optjente og afviklede afspadseringstimer, både uden og med beløb. Lønnen kan derfor opsamles og udbetales ved senere afspadsering. Med lønart 474 Løn/timer til afsp., kan du opsamle timer og eventuelt løn til senere afspadsering. Med lønart 475 Afv. Løn/timer til afsp. Kan du udbetale timer og eventuelt løn, når din medarbejder afspadserer. Skal du have timerne opsamlet uden beløb, kan du straks tage lønarterne i brug. Skal du opsamle timerne med løn, skal du først tilknytte lønart 474 på medarbejderen med registreret timesats. Ved udbetaling med lønart 475 beregnes den gennemsnitlige timeløn, som så udbetales. Uden løn nedskrives saldo blot. Eksempel på en registrering Eksempel på ferieregnskabet på en lønseddel Du bør dog bemærke, at der aldrig kan udbetales mere. end der er opsparet. Side 9 af 10

10 3. Korrektioner Derudover har du mulighed for at få registreret allerede optjente timer og eventuelt beløb i LønService. Det gør du ved at korrigere de relevante timer/beløb ind på følgende korrektionskoder: Timer Korr. kode 175 Afspad. opt. timer Korr. kode 176 Afspad. afh. timer Korr. kode 177 Afspad. saldo timer Beløb Korr. kode 178 Afspad. opt. timer Korr. kode 179 Afspad. afh. timer Korr. kode 180 Afspad. saldo timer Korrektionerne kan du foretage på billedet Korrektioner, som du finder i menuen under Medarbejder. Findes korrektionskoden ikke på billedet Korrektioner kan du klikke på Ny. Når billedet åbnes bliver KK 001 altid vist. Du kan taste den ønskede korrektionskode og klikke på Hent. Nu vises den valgte korrektionskode (se teksten) og du kan foretage dine registreringer. Side 10 af 10