Vejledning om udbetaling af Tilskud til løn og administration af lokale aktionsgrupper under landdistrikts- og fiskeriudviklingsprogrammerne

Transkript

1 Vejledning om udbetaling af Tilskud til løn og administration af lokale aktionsgrupper under landdistrikts- og fiskeriudviklingsprogrammerne for og om indsendelse af regnskab, budget, årlig dokumentation ved acontoudbetaling mv.

2 Kolofon Titel Tilskud til løn og administration af lokale aktionsgrupper under landdistrikts- og fiskeriudviklingsprogrammerne for og om indsendelse af regnskab, budget, årlig dokumentation ved acontoudbetaling mv. Denne vejledning er udarbejdet af FødevareErhverv i udgave. Bidragydere: Lykke Skjoldan og Gitte Elton Nielsen Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri FødevareErhverv Nyropsgade København V Tlf.: Fax: netvaerkscenter@dffe.dk Websted:

3 Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning Budget til aflønning af koordinator og til administration Tilskudsberettigede udgifter Finansieringsudgifter er ikke tilskudsberettiget Tilskudsprocent Anmodning om udbetaling af tilskud Anmodning om udbetaling af tilskud sendes til: Anmodning om acontoudbetaling Årlig ansøgning om acontoudbetaling Ændring af anmodning om acontoudbetaling Årlig dokumentation for afholdte udgifter ved acontoudbetaling Særligt for mellemkommuner: Dokumentation for offentlig medfinansiering Revisorerklæring Opgørelse af koordinators tidsforbrug Overførsel af uforbrugte midler Frist for indsendelse af dokumentation Dokumentationen kan ikke erstatte årsregnskabet Anmodning om udbetaling af tilskud til dokumenterede afholdte udgifter Udbetaling af tilskud Årlig bekræftelse af CVR-nr Notering af transport af tilskud Regnskab, budget, beretning, m.v Regnskab Drifts- og likviditetsbudget Særligt for integrerede aktionsgrupper - opdeling af regnskab og drifts- og likviditetsbudget i land og fisk Beretningens indhold Ordinær generalforsamling Hvad skal fremlægges til godkendelse på ordinær generalforsamling? Referat af generalforsamlingen Bestyrelsens sammensætning Indsendelse af materiale fra generalforsamlingen Indsendelse af materiale fra ekstraordinær generalforsamling Frist for indsendelse af regnskab, budget, mv Underretningspligt: Vedtægter, bestyrelsessammensætning og udviklingsstrategi

4 10. Oversigt over frister for indsendelse af materiale til FødevareErhverv Kontrolbestemmelser Bortfald af tilsagn om tilskud Klageadgang Straffebestemmelser

5 JANUAR Indledning Denne vejledning erstatter: Vejledning om udbetaling af tilskud til løn og administration af lokale aktionsgrupper under landdistrikts- og fiskeriudviklingsprogrammerne for og om indsendelse af regnskab, budget, årlig dokumentation ved acontoudbetaling mv. af februar Vejledningen henvender sig til bestyrelserne for de lokale aktionsgrupper i landdistrikter og fiskeriområder, herunder koordinatorer og revisorer, som bistår bestyrelserne i deres arbejde. Vejledningen beskriver, hvorledes bestyrelserne for de lokale aktionsgrupper søger om udbetaling af tilskud til udgifter til løn til koordinator og til administration af lokale aktionsgrupper enten som kvartalsvise acontoudbetalinger eller på baggrund af dokumenterede afholdte udgifter. Vejledningen beskriver endvidere, hvilke øvrige dokumenter bestyrelsen skal indsende én gang årligt til FødevareErhverv. Læsevejledning: Vejledningen er opbygget således: 1. Først beskrives i afsnit 2-3 en række fælles betingelser for ansøgning om udbetaling af tilskud, uanset om tilskuddet søges udbetalt som kvartalsvise acontoudbetalinger eller på baggrund af dokumenterede afholdte udgifter 2. Derefter følger i afsnit 4 særlige betingelser for ansøgning om kvartalsvis acontoudbetaling og i afsnit 5 særlige betingelser for ansøgning om udbetalinger på baggrund af dokumenterede afholdte udgifter. Afsnit 6 handler om udbetalingen af tilskud. 3. Herefter følger fra afsnit 7 information om øvrige dokumenter, som bestyrelsen skal udarbejde og indsende én gang årligt, herunder budget og regnskab samt øvrigt materiale fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. 3

6 UDBETALINGSVEJLEDNING Væsentligste ændringer/nye afsnit i denne vejledning: Budget til aflønning af koordinator og til administration er kun udtrykt i procent af tildelt budgetramme se afsnit nr Tilføjet eksempel på beregning af national offentlig medfinansiering se afsnit 2.3. Ændring af tidspunkt for indsendelse af årlig anmodning om acontoudbetaling - se afsnit nr Ny skabelon til udarbejdelse af bestyrelsens beretning - se afsnit 7.3. Nyt afsnit om indhold i annonce om ordinær generelforsamling - se afsnit nr Orientering til FødevareErhverv om ændringer i bestyrelsens sammensætning se andet afsnit i afsnit 8.3. Lovgrundlag: Lov om udvikling af landdistrikterne (landdistriktsloven) samt bekendtgørelse nr. 141 af 24. februar 2009 om oprettelse og drift af lokale aktionsgrupper under landdistriktsprogrammet for perioden , og/eller, Lov om udvikling af fiskeri- og akvakultursektoren (fiskeriudviklingsloven), samt bekendtgørelse nr. 142 af 24. februar 2009 om oprettelse og drift af lokale aktionsgrupper under fiskeriudviklingsprogrammet for perioden Læs mere om lovgrundlaget for de lokale aktionsgrupper: 4

7 JANUAR Budget til aflønning af koordinator og til administration Den lokale aktionsgruppes bestyrelse kan benytte det udmeldte administrationsbudget til aflønning af koordinator (og evt. anden sekretariatsbistand) og til øvrig administration jf. afsnit 2.1. Beløbet fremgår af tilsagnsbrevet. Lokale aktionsgrupper, der er godkendt under landdistriktsprogrammet, og som er beliggende i yderkommuner og landkommuner, må bruge op til 20 % af aktionsgruppens samlede ramme til løn og administration. Lokale aktionsgrupper, der er godkendt under landdistriktsprogrammet, og som er beliggende i mellemkommuner, må bruge op til 20 % af aktionsgruppens samlede ramme til løn og administration. Derudover er det pålagt aktionsgrupper i mellemkommuner selv at skaffe national offentlig finansiering. Forholdet mellem EU-midlerne og den nationale offentlige medfinansiering som aktionsgruppen skal skaffe er 55/45. Beregningen af den nationale offentlige med finansiering i fremgår af afsnit 2.3 Tilskudsprocent. Lokale aktionsgrupper, der er godkendt under fiskeriudviklingsprogrammet, må bruge op til 10 % af den udmeldte ramme til udgifter til løn og administration. FødevareErhverv kan efter ansøgning forhøje denne sats til 20 % Tilskudsberettigede udgifter Udgifter til løn og administration afholdt af bestyrelsen for den lokale aktionsgruppe eller koordinatoren på bestyrelsens vegne er tilskudsberettigede. Kontakt Netværkscentrets hotline på tlf , hvis der opstår tvivl, om en given udgift er tilskudsberettiget. 5

8 UDBETALINGSVEJLEDNING I nedenstående skema ses specifikationen af de udgiftskategorier som fremgår af ansøgningsskemaerne. Specifikation af udgiftskategorier Kategori 1 Løn 2 Kommunikation 3 Øvrig drift Definition Lønudgifter til koordinator eller anden form for konsulentbistand Der er tale om lønudgifter i forbindelse med en koordinator- eller anden sekretariatsfunktion for den lokale aktionsgruppe. Information, herunder annoncering, pjecer og andet informationsmateriale Alle udgifter til information og PR om den lokale aktionsgruppes arbejde kan dækkes. Eventuelle lønudgifter til udarbejdelse af informationsmat e- rialet, skal opgøres under kategori 1. Køb/leje af kontorudstyr og kontorartikler til sekretariat Der er tale om kontorudstyr eller kontorartikler, som er nødvendige for at kunne drive aktionsgruppens sekretariat. Kontorudstyr kan fx være en computer, en printer eller lignende. Kontorartikler kan fx være indkøb af papir, toner til printer og lignende. Rejseudgifter, leje af lokaler, forplejning ved arrangementer m.v. Rejseudgifter kan fx være udgifter til offentlig transport til og fra et møde eller et arrangement, som ligger inden for arbejdet i den lokale aktionsgruppe. Bemærk: Rejseudgifter, herunder satser for transportgodtgørelse for kørsel i egen bil i Danmark, skal opgøres i henhold til Finansministeriets cirkulære af 8. marts 1999 om tjenesterejser (Tjenesterejseaftalen) og det aktuelle cirkulære om regulering af satserne. Satserne reguleres hvert år pr. 1. januar, men pr. 1. januar 2010 er satsernes fastsat uændret i forhold til 2009, dvs. kr. 1,90 og kr. 3,56 pr. kørt km. FødevareErhverv anvender selv den lave sats (kr. 1,90). Leje af lokaler dækker både lokaler til borgermøder, bestyrelsesmøder og evt. til et kontorlokale for koordinator. Forplejning ved møder og arra n- gementer kan dækkes. Kompetenceudvikling/kursusaktivitet Her er der tale om udgifter til kompetenceudvikling eller kurser, som er relevante for arbejdet i den lokale aktionsgruppe. Det kan fx være kurser om landdistriktsudvikling, medietræning, netværksarbejde mv. Kun udgi f- ter til kompetenceudvikling til bestyrelsesmedlemmer eller aktionsgru p- pens koordinator kan dækkes. Andre omkostninger til drift eller administration af den lokale aktionsgruppe Andre omkostninger kan fx være udgifter til telefon, internet, forsikring eller lignende. 6

9 JANUAR Finansieringsudgifter er ikke tilskudsberettiget Finansieringsomkostninger, herunder renter og gebyrer, er ikke tilskudsberettigede, jf. art. 71, stk. 3, litra b i Rådets forordning nr. 1698/2005 om støtte til udvikling af landdistrikterne og art. 55, stk. 5, litra b i Rådets forordning nr. 1198/2006 om Den Europæiske Fiskerifond Tilskudsprocent Tilskudsprocenten er 100 % for udgifter til løn og administration for lokale aktionsgrupper beliggende i yder- og landkommuner under landdistriktsprogrammet samt i udpegede fiskeriområder under fiskeriudviklingsprogrammet. Særligt for mellemkommuner For aktionsgrupper beliggende i mellemkommuner under landdistriktsprogrammet er tilskudsprocenten 55 % og forudsætter, at den lokale aktionsgruppe skaffer national offentlig medfinansiering. Den nationale offentlige medfinansiering beregnes således: Beløb der søges udbetalt (EU-midler) : 55 x 45 = beløbet på den nationale offentlige medfinansiering. o Kr (EU-midler) : 55 x 45 = kr (nat. off. medf.) o Kr (EU-midler) : 55 x 45 = kr (nat. off. medf.) 3.0 Anmodning om udbetaling af tilskud Anmodning om udbetaling af tilskud kan ske enten som: kvartalsvise acontoudbetalinger (forskudsudbetaling) se hvordan i afsnit 4 eller på baggrund af dokumenterede afholdte udgifter se hvordan i afsnit 5. Anmodning om udbetaling af tilskud kan kun ske ved brug af de i denne vejledning anførte skemaer: Skema 1: Anmodning om udbetaling af tilskud aconto til dækning af udgifter til løn og administration af lokale aktionsgruppe. Skema 2: Dokumentation for afholdte udgifter ved acontoudbetaling eller anmodning om udbetaling af tilskud til dokumenterede afholdte udgifter til løn og administration af lokale aktionsgrupper. Skema 3: Revisorerklæring, der er attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor. Skema 4: Tidsregistrering for koordinator og anden sekretariatsbistand. Ovenstående skemaer findes på FødevareErhvervs hjemmeside: 7

10 UDBETALINGSVEJLEDNING Anmodning om udbetaling af tilskud sendes til: FødevareErhverv, Netværkscentret, Nyropsgade 30, 1780 København V Anmodning om udbetaling af tilskud kan også sendes pr. mail til netvaerkscenter@ferv.dk, og i så fald skal den være indscannet med originale underskrifter. Bestyrelsen bør opbevare en kopi af alt indsendt materiale. 4.0 Anmodning om acontoudbetaling Aktionsgruppen kan vælge at få tilskuddet udbetalt som kvartalsvise acontobeløb. Det vil sige, at tilskuddet udbetales forud for afholdelse af udgifter. Tilskuddet kan maksimalt udgøre det beløb, som aktionsgruppen forventer at skulle bruge i det pågældende kvartal, jf. aktionsgruppens budget. 4.1 Årlig ansøgning om acontoudbetaling Aktionsgruppen indsender en gang årligt én ansøgning om udbetaling af det kommende års tilskud som kvartalsvise acontobeløb. FødevareErhverv anbefaler at aktionsgruppen indsender anmodningen senest medio november i det forudgående år, dvs. medio november 2009 for acontoudbetalinger i 2010, hvis bestyrelsen vil være sikker på at have acontobeløbet udbetalt pr. 1. januar. FødevareErhverv vil på grundlag heraf foretage de kvartalsvise udbetalinger uden yderligere anmodning fra aktionsgruppen. Ved anmodning om udbetaling af tilskud aconto, udfylder aktionsgruppen skema 1. Felterne under overskriften Aktionsgruppens budget for udgifter der søges tilskud til aconto udfyldes med et budget for forventede rimelige udgifter i overensstemmelse med det af generalforsamlingen godkendte drifts- og likviditetsbudget. Beløbene skal være specificeret inden for kategorierne løn, kommunikation og øvrig drift som anført i afsnit 2.1 Tilskudsberettigede udgifter Skemaet sendes til Fødevare- Erhverv 4.2 Ændring af anmodning om acontoudbetaling Hvis der i løbet af året sker ændringer i aktionsgruppens drifts- og likviditetsbudget, og disse ændringer medfører ændringer til den indsendte anmodning om acontoudbetaling, udfylder aktionsgruppen på ny skema 1, men kun for de resterede kvartaler i det indeværende år. Skemaet og kopi af det ændrede drifts- og likviditetsbudget sendes til FødevareErhverv, der på grundlag heraf korrigerer årets resterende kvartalsvise acontoudbetalinger uden yderligere anmodning fra aktionsgruppen. 8

11 JANUAR Årlig dokumentation for afholdte udgifter ved acontoudbetaling Én gang om året skal aktionsgruppen dokumentere, anvendelsen af acontobeløbene, Dokumentationen skal indsendes til FødevareErhverv, Netværkscentret, således at den er FødevareErhverv i hænde senest den 1. marts. Se også afsnit 4.5. Dokumentationen skal dække det forgangne kalenderår og består af: skema 2 (opgørelse over dokumenterede afholdte udgifter for det forløbne år), skema 3 (revisorerklæring for det forløbne år, se afsnit 4.3.2), og skema 4 (tidsregistreringer for koordinator for det forløbne år se afsnit 4.3.3) Særligt for mellemkommuner: Dokumentation for offentlig medfinansiering Hvis aktionsgruppen er oprettet under landdistriktsprogrammet og er beliggende i en mellemkommune, skal dokumentationen for afholdte udgifter ved acontoudbetaling (skema 2) ledsages af dokumentation for den offentlige medfinansiering, fx en erklæring fra kommunen, regionen, offentlige fonde eller et kontoudskrift fra aktionsgruppens NemKonto. Forholdet mellem de udbetalte EU-midler og den nationale offentlige medfinansiering er 55/45. Beregningen af den nationale offentlige med finansiering i fremgår af afsnit 2.3 Tilskudsprocent Revisorerklæring Sammen med revisoren tilrettelægges hensigtsmæssige procedurer for regnskab over omkostninger, dokumentation for afholdte udgifter og registrering af lønudgifter m.v. under hensyntagen til revision og udfærdigelse af revisorerklæringen. Dokumentation for afholdte udgifter skal attesteres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Revisionen skal udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning og danske revisionsstandarder. FødevareErhvervs revisorerklæring er udarbejdet i samarbejde med Foreningen af Statsautoriserede Revisorer, Rigsrevisionen og FødevareErhvervs Intern Revision og opfylder EU s krav til revision. FødevareErhverv accepterer kun revisorerklæringer i forbindelse med udbetalingsanmodninger, hvis FødevareErhvervs standardordlyd samt FødevareErhvervs brevpapir er brugt (skema 3). Revisorerklæringer udstedt af Kommunernes Revision accepteres ikke, idet Kommunernes Revision kun må udføre revision for kommuner og ikke private foreninger som aktionsgrupperne. I forbindelse med udarbejdelse af revisorerklæringen vedrørende de opgjorte omkostninger skal revisor påse: At de i udbetalingsanmodningen anførte omkostninger er direkte relateret til løn og administration af den lokale aktionsgruppe og omfattet af tilsagnet, 9

12 UDBETALINGSVEJLEDNING At alle anførte omkostninger er rekvireret og afholdt inden for den i tilsagnet fastsatte tilsagnsperiode, At alle anførte omkostninger er betalt senest på tidspunktet for nærværende opgørelse, og at dette er dokumenteret (dette indebærer, at udgiften skal være afholdt inden for afregningsperioden, men godt kan være betalt efterfølgende, blot den er betalt inden tidspunktet for revisors godkendelse/udstedelse af revisorerklæring), At alle anførte omkostninger er i overensstemmelse med fakturaer og i overensstemmelse med aktionsgruppens bogføring, At, hvor dette er relevant, reglerne for offentlig EU-licitation/udbud er overholdt, At der, hvor det er relevant, er overensstemmelse mellem tilbud og kontrakter og de dertil svarende afholdte omkostninger, At eventuelle omkostninger til rejseafregninger er i overensstemmelse med beregningsgrundlaget i henhold til statens regler, At alle anførte omkostninger er opgjort ekskl. moms, medmindre denne endeligt bæres af den lokale aktionsgruppe, At der ikke ydes andre EU-finansierede tilskud til løn og administration af den lokale aktionsgruppe end de i skema 2 anførte, At tidsforbruget for lønnede medarbejdere er registreret i et tidsregistreringssystem, At alle lønudgifter er specificeret i det vedlagte skema 2 til opgørelse af dokumenterede afholdte udgifter til løn og administration af den lokale aktionsgruppe. Regnskab og dokumentation bør i øvrigt tilrettelægges under hensyntagen til FødevareErhvervs eventuelle efterfølgende kontrol. Se afsnit 11 om kontrol Opgørelse af koordinators tidsforbrug Lønudgifter til koordinator angives samlet for det pågældende år i skema 2. Som dokumentation for de afholdte lønudgifter laver koordinator en opgørelse over sit tidsforbrug på månedsbasis (hele måneder). Til brug herfor udfylder koordinator dagligt skema 4 Tidsregistrering for koordinator. Såfremt den lokale aktionsgruppes bestyrelse har valgt at benytte en virksomhed, der allerede har etableret et tidsregistreringssystem, f.eks. som jobkort eller med uge- eller månedstimesedler, der føres dagligt af den enkelte medarbejder, kan et udskrift fra tidsregistreringssystemet erstatte den daglige registrering af aktiviteter og tidsforbrug i skema 4. Tidsregistreringssystemet skal som minimum indeholde følgende oplysninger: den ansattes navn, og. de udførte aktiviteter med angivelse af dato og antal timer for de pågældende aktiviteter 10

13 JANUAR 2010 Udskriftet fra tidsregistreringssystemet vedhæftes skema 4, der udfyldes med de øvrige oplysninger. Varetages koordinatorfunktionen af en virksomhed eller konsulent, der ikke har etableret et tidsregistreringssystem, skal fakturaen som minimum udspecificeres med: konsulentens navn, de udførte aktiviteter med angivelse af dato og antal timer for de pågældende aktiviteter, samt aftalt pris Kopi af fakturaen vedhæftes skema 4, der er udfyldt med de øvrige oplysninger. Koordinatoren/konsulenten/virksomheden skal som minimum notere sine daglige aktiviteter inden for følgende kategorier: Rådgivning Administration Kompetenceudvikling / netværksaktiviteter Besigtigelse af projekter der har fået tilskud fra den lokale aktionsgruppe Øvrige aktiviteter (skriv hvilke) Det er op til den lokale aktionsgruppes bestyrelsen, om der ønskes yderligere specificering af ovenstående kategorier. Skema 4 skal være underskrevet af den pågældende koordinator. Udgifter, der normalt afholdes af offentlige institutioner, offentlige virksomheder eller kommunale fællesskaber, er ikke tilskudsberettigede. 4.4 Overførsel af uforbrugte midler Udnytter bestyrelsen for aktionsgruppen ikke den ramme, de har til rådighed til løn og administration, overføres den automatisk til det følgende års budget. Ønsker bestyrelsen at overføre uforbrugte midler fra løn og administration til projekter, anføres dette i skema 2 (én gang årligt). 4.5 Frist for indsendelse af dokumentation Dokumentation for afholdte udgifter ved acontoudbetaling sendes én gang årligt og skal være FødevareErhverv i hænde senest den 1. marts det følgende år. Dokumentationen skal sendes samlet. Der kan ikke udbetales tilskud aconto for andet kvartal det følgende år, førend dokumentationen for det forgangne år er modtaget. 11

14 UDBETALINGSVEJLEDNING 4.6 Dokumentationen kan ikke erstatte årsregnskabet Bemærk ovenstående årlige dokumentation for afholdte udgifter ved acontoudbetaling kan ikke erstatte det reviderede årsregnskab eller omvendt. 5.0 Anmodning om udbetaling af tilskud til dokumenterede afholdte udgifter Ved anmodning om udbetaling af tilskud til allerede afholdte udgifter skal aktionsgruppen benytte følgende skemaer: Skema 2 (opgørelse over dokumenterede afholdte udgifter for den i skemaet anførte periode), Felterne under overskriften Specifikation af dokumenterede afholdte udgifter i skema 2 udfyldes med beløbet for de afholdte udgifter i den pågældende periode. Beløbet skal være specificeret inden for kategorierne løn, kommunikation og øvrig drift som anført i 2.1 Tilskudsberettigede udgifter Skemaet sendes til FødevareErhverv Skema 3 (revisorerklæring for den i skema 2 anførte periode), og Skema 4 (tidsregistreringer for koordinator for den i skema 2 anførte periode). Alle tre skemaer sendes til FødevareErhverv i udfyldt og underskrevet stand. Anmodning om udbetaling af tilskud til dokumenterede afholdte udgifter kan indsendes én gang månedligt. Hvis der er tale om en aktionsgruppe i en mellemkommune, skal der desuden vedlægges dokumentation for den offentlige medfinansiering som anført i afsnit Se også afsnit om udfyldelse af revisorerklæring og om udfyldelse af tidsregistreringsskema. 12

15 JANUAR Udbetaling af tilskud Udbetaling af tilskud sker til den lokale aktionsgruppes NemKonto, med mindre aktionsgruppen har udstedt en transport - se afsnit Årlig bekræftelse af CVR-nr. Aktionsgruppens NemKonto er tilknyttet aktionsgruppens CVR.-nr. Da aktionsgrupperne typisk er registreret som Frivillig forening, skal aktionsgru p- pen én gang årligt meddele virksomhedsregistret, om det nuværende CVR-nr fortsætter som hidtil. FødevareErhverv kan kun udbetale tilskuddet, såfremt CVR-nummeret bliver bekræftet. Vær opmærksom på at besked om fornyelse af CVR-nr. sendes til den adresse, der er opgivet i forbindelse med oprettelsen af CVR-nummeret. CVR-nummeret bekræftes på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside Klik på Frivillig forening og følg foreskriften. Digital signatur til den lokale aktionsgruppe kan bestilles ved at klikke på Bestil digital signatur. Følg forskriften og aktionsgruppen vil i løbet af et par dage fra TDC modtage det materiale, som er nødvendigt for installere signaturen. Når aktiongruppen har modtaget og installeret den digitale signatur åbnes Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside igen - Klik på Frivillig forening og følg foreskriften. Læs mere på: year=undefined&newsid=7146 Det er banken, der sørger for at knytte NemKontoen til CVR-nummeret ved henvendelse herom. 6.2 Notering af transport af tilskud Ved transport af tilskud forstås en skriftlig aftale mellem to parter (transportgiver og transporthaver) om overdragelse af et krav. Når transporten er noteret i FødevareErhverv og transportgiver anmoder FødevareErhverv om udbetaling af tilskud overføres udbetalingsbeløbet direkte til transporthavers NemKonto. 13

16 UDBETALINGSVEJLEDNING Eksempel: En kommune har stillet en kassekredit til rådighed for en lokal aktionsgruppe, mod at aktionsgruppen afgiver transport til kommunen. Når der er anmeldt en transport, udbetaler FødevareErhverv det ansøgte beløb direkte til kommunens konto. Aktionsgruppen er derved transportgiver, og kommunen transporthaver. Transporter anmeldes på følgende måder: 1. Som ét-årig transport 2. Som gældende for en nærmere defineret årrække (dvs. med anførsel af start- og slutår) eller 3. Som en tidsubegrænset periode (dvs. kun en angivelse af startår). Det følger af reglerne om overdragelse af krav, at en tidsubegrænset transport gælder indtil, der gives meddelelse om, at den er bortfaldet. Udbetalinger i følge sådanne transporter vil derfor ske til transporthaver, indtil FødevareErhverv får meddelelse fra transporthaver om, at den er ophørt. Skemaet til brug for notering af transport af tilskud findes på FødevereErhvervs hjemmeside: Yderligere information om notering af transport kan fås ved henvendelse til FødevareErhvervs økonomikontor. Du finder kontaktinformationerne via ovenstående genvej. 7.0 Regnskab, budget, beretning, m.v. Den lokale aktionsgruppes bestyrelse skal ifølge bekendtgørelsen årligt udarbejde et regnskab for aktionsgruppens drift og en beretning for bestyrelsens arbejde i det forgangne regnskabsår, samt udarbejde et drifts- og likviditetsbudget for det kommende år. 7.1 Regnskab Regnskabet skal redegøre for foreningens aktiver og passiver og finansielle stilling, samt resultatet af foreningens aktiviteter og pengestrømme i det forgangne regnskabsår. Regnskabet skal således indeholde alle aktionsgruppens aktiviteter, herunder indtægter fra andre end FødevareErhverv og afholdte udgifter, der ikke er tilskudsberettigede under landdistrikts- eller fiskeriudviklingsprogrammet. 14

17 JANUAR 2010 Årsregnskabet skal give et retvisende billede af foreningens aktiviteter i det forgangne regnskabsår, og skal revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor, jf. 18 i bekendtgørelsen for aktionsgrupper under landdistriktsprogrammet og 17 i bekendtgørelsen for aktionsgrupper under fiskeriudviklingsprogrammet. Revisor skal føre revisionsprotokol i forbindelse med årsregnskabet. Revisor benytter Revisionsstandard RS265. Årsregnskabet skal være underskrevet af revisor og bestyrelsen. Årsregnskabet skal ikke være ledsaget af skema 3. Regnskaber, der er revideret af Kommunernes Revision, accepteres ikke af FødevareErhverv, idet Kommunernes Revision kun må udføre revision for kommuner og ikke private foreninger som aktionsgruppen. 7.2 Drifts- og likviditetsbudget Et driftsbudget er i korthed årets samlede budget, mens likviditetsbudgettet er driftsbudgettets fordeling over året opdelt i kvartaler. Af driftsbudgettet skal fremgå, hvor mange midler bestyrelsen forventer at anvende til løn og administration det kommende år, og af likviditetsbudgettet hvornår bestyrelsen forventer at anvende midlerne (1., 2., 3. eller 4. kvartal). Likviditetsbudgettet er i denne sammenhæng et kvartalsopdelt budget, der viser, hvornår bestyrelsen forventer, at de forskellige indtægter og udgifter falder i løbet af året. Budgettet skal mindst være opdelt på følgende hovedposter: Løn Kommunikation Øvrig drift Det kan være en fordel at specificere hovedpunkterne yderligere i de 3 kategorier, der er anført i afsnit 2.1 Tilskudsberettigede udgifter Særligt for integrerede aktionsgrupper - opdeling af regnskab og drifts- og likviditetsbudget i land og fisk Hvis aktionsgruppen er oprettet som en integreret aktionsgruppe, der dækker aktiviteter under såvel landdistrikts- som fiskeriudviklingsprogrammet, skal aktionsgruppen udarbejde to separate årsregnskaber, ét for landdistriktsprogrammet og ét for fiskeriudviklingsprogrammet. Det samme gør sig gælde n- de for aktionsgruppens drifts- og likviditetsbudgetter. 15

18 UDBETALINGSVEJLEDNING 7.3 Beretningens indhold Beretningen for aktionsgruppens og bestyrelsens arbejde i det forgangne regnskabsår skal være skriftlig og som minimum indeholde følgende punkter: Overordnet redegørelse for aktionsgruppens og bestyrelsens virke i det foregående år med hensyn til udviklingsstrategien, inddragelse af det lokale liv/offentlige myndigheder og øvrige hændelser af væsentlig betydning for foreningens virke. Overordnet vurdering af hvorledes de indstillede ansøgninger forventes at kunne medvirke til at opfylde målsætningerne i aktionsgruppens udviklingsstrategi. Bestyrelsens vurdering af, om de forventede resultater og effekter af realiserede projekter er nået. Bestyrelsens bud på fremtidens udfordringer for foreningen, fx hvordan det sikres at målene i udviklingsstrategien opfyldes. Antal modtagne ansøgninger. Antal godkendte ansøgninger. Antal afviste ansøgninger. Samlet beløb for godkendte ansøgninger/projekter. Opgørelse over kvantificerede mål og effekter. Beretningen skal være udarbejdet i skabelonen, der findes på FødevareErhvervs hjemmeside: og opgørelsen over kvantificerede mål og effekter skal udarbejdes i regnearket som findes på samme side. Beretningen sendes til FødevareErhverv sammen med det øvrige materiale fra generalforsamlingen, således at det er FødevareErhverv i hænde senest den 1. juni se afsnit 8.5, Frist for indsendelse af regnskab, budget mv. 16

19 JANUAR Ordinær generalforsamling Den lokale aktionsgruppe afholder én gang årligt ordinær generalforsamling. Tidspunktet for afholdelse af generalforsamlingen fremgår af aktionsgruppens vedtægter, og ligger i perioden 1. januar til 30. april. Indkaldelse til generalforsamling sker med højst fire og mindst to ugers varsel, og skal som minimum ske ved annoncering i lokale aviser, der dækker aktionsgruppens geografiske område. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for generalforsamlingen og angive væsentligste indhold af eventuelle forslag. Se nærmere herom i aktionsgruppens vedtægter. Minimumsindhold i annoncen Annoncen bør som minimum indeholde følgende oplysninger: Hvad der indkaldes til, hvornår det afvikles (dato og tid), samt hvor det finder sted, og gerne hvem der kan deltage Det kan være en god idé at skrive hvem der er på valg og hvem der modtager genvalg. I annoncen kan aktionsgruppen også nøjes med at indsætte en henvisning til aktionsgruppens hjemmeside, hvor læseren kan finde Dagsorden, væsentligste indhold af forslag, regnskab budget og beretning Selve dagsordenen mv. behøver således ikke at fremgå af annoncen, hvis den kan findes af interesserede medlemmer m.fl. på aktionsgruppens hjemmeside 17

20 UDBETALINGSVEJLEDNING 8.1 Hvad skal fremlægges til godkendelse på ordinær generalforsamling? I forbindelse med afholdelse af ordinær generalforsamling skal udsendes/udleveres følgende materiale til medlemmerne: Eksempel: beretning, revideret regnskab drifts- og likviditetsbudget I 2011 skal der udarbejdes regnskab og beretning for 2010 samt budget for 2012 til godkendelse på generalforsamlingen i Eksempler på beretning, revideret regnskab og drifts- og likviditetsbudget ligger på FødevareErhvervs hjemmeside og vil kunne bruges som inspiration. 8.2 Referat af generalforsamlingen Der skal udarbejdes et referat af generalforsamlingen, der som minimum skal underskrives af dirigenten og formanden. Af referatet bør fremgå godkendelser, vedtagelser, valg og andre beslutninger truffet af generalforsamlingen. 8.3 Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen skal endvidere udfylde og indsende skema 5, der er en samlet oversigt over bestyrelsens sammensætning og underskriftberettigede. Skemaet kan med fordel udfyldes umiddelbart efter generalforsamlingen, hvor den nyvalgte bestyrelse og suppleanter er til stede. Skemaet finder du på FødevareErhvervs hjemmeside: Orientering om ændring af bestyrelsens sammensætning (hvem er afgået og hvem er indtrådt) kan ske pr. mail senest 14 dage efter generalforsamlingen er afholdt. Skema 5 indsendes herefter i udfyldt og underskrevet stand med det resterede materiale fra generalforsamlingen således at der er Fødevare- Erhverv i hænde senest den 1. juni. 18