UDBUDSBETINGELSER. for. Kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER for Kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning

2 2 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Ministeriet for Ligestilling og Kirke Frederiksholms Kanal 21, 1220 Kbh. K Hjemmeside: Kontaktperson Kontaktperson: Arne Vatnhamar adresse: arne.vatnhamar@marsh.com 2. INDLEDNING Beskrivelsen nedenfor i dette punkt 2 er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte udbudsmateriale. Denne udbudsforretning vedrører behandling af skader til Folkekirkens Selvforsikringsordning. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsdirektivet for den offentlige sektor (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Udbudsmaterialet er offentligt tilgængeligt på mandag den 23. april I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til udbudsmaterialet, herunder til udkastet til kontrakt og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til kontrakten, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet.

3 3 Udkastet til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til kontrakten. Derfor henviser kontraktens bestemmelser ofte til de enkelte bilag. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for kontraktens bestemmelser. I udbudsmaterialet indgår endvidere udkast til en tro og love-erklæring, som tilbudsgiveren kan benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige. Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 15, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale udover udbudsbekendtgørelsen består af: Nærværende udbudsbetingelser Udkast til kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning Skabelon til kontraktens bilag 3 (Prisbilag) og bilag 4 (Skadebehandlingsteam), der skal udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige. 4. EGNETHEDSVURDERING Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. punkt 4.1.1, i relation til opfyldelsen af de angivne mindstekrav.

4 Egnethed, herunder nødvendige oplysninger vedrørende egnethed Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen: 1) Oplysning om tilbudsgiverens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgiverens samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgiverens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. 2) Oplysning om tilbudsgiverens gennemsnitlige omsætning for lignende opgaver (forsikring og/eller administration af selvforsikringsordning) i de seneste 3 år. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal oplysningerne under pkt. 1) og 2) opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed. Som mindstekrav kræves: 1) en soliditetsgrad på minimum 20 %. 2) en gennemsnitlig omsætning fra lignende opgaver (forsikring og/eller administration af selvforsikringsordning) inden for de seneste 3 år på minimum kr. mio. 5. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse mindstekrav være opfyldt af de enkelte økonomiske aktører/virksomheder tilsammen. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund:

5 5 1) pris 60 % bedømt på grundlag af følgende elementer Pris pr. skade (inkl. udgift til taksator, jf. kravspecifikationen.) Evalueringen vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af skabelon for kontraktens bilag 3. 2) Kvalitet af skadebehandlingsteam 40 % bedømt på grundlag af følgende elementer: 1. Tilbudsgivers evne til at opbygge et effektivt skadesbehandlingsteam, vurderet på baggrund af tilbudsgivers sammensætning af skadebehandlingsteamet, herunder tilbudsgiverens beskrivelse af kompetencer og erfaring for det tilbudte team af medarbejdere. Ved bedømmelse af det tilbudte skadebehandlingsteam vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang skadebehandlingsteamet samlet set er i besiddelse af en god kombination af erfaringer og kompetencer, der sandsynliggør, at skadesbehandlingsteamet kan mestre den udbudte opgave. Det vil i den forbindelse blive tillagt positiv vægt, hvis medarbejdere i skadesbehandlingsteamet har erfaring med arbejde fra et almindeligt forsikringsselskab, eller, hvis medarbejdere i skadesbehandlingsteamet besidder forsikringsmæssige kompetencer til at behandle skader vedrørende hhv. entreprise, bygning og løsøre, f.eks. i kraft af en forsikringsmæssig uddannelse. Evalueringen vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af skabelon for kontraktens bilag Oplysning om skadesbehandlingsteamets årlige antal dedikerede timer til løsning af opgaven. Med henblik på at højne kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen vil det blive tillagt positivt vægt, at skadesbehandlingsteamet som helhed har et højt antal dedikerede timer.

6 6 Evalueringen vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af skabelon for kontraktens bilag 4. Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af kvaliteten i skadesbehandlingsteamet (jf. det i punkt 1 og 2 anførte) hvorfor vægtningen af pkt. 1 og 2 er ligelig. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen 6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Grundlæggende udbudsbetingelser Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed, om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 8.1. Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og derved kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud. Behandling af forbehold Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist.

7 7 Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold for kontrakten med bilag, der således udgør mindstekrav. Forbehold medfører, at tilbud vil blive afvist som ukonditionsmæssige. Hele kravspecifikationen (kontraktens bilag 1) er endvidere et mindstekrav. Forbehold medfører, at tilbud vil blive afvist som ukonditionsmæssige Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 9 nedenfor. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument og de enkelte bilag. Såfremt tilbudsgiveren ikke udtrykkeligt anfører andet, anses tilbudsgiveren for at have accepteret alle mindstekrav. 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9 om udformningen af tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte ydelser ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. 8.1 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1.

8 8 Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Spørgsmål, der modtages senest onsdag, den 23. maj 2012 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 9.1 Generelt Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til hovedkontrakt med udkast til bilag 1-4, der udtrykker de krav og forventninger, som ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud. I materialet kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard, eksempelvis en ISO-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der mod forventning enkelte steder fortsat alene er henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende". De af bilagene, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal udformes under hensyn til kontraktens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag. Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 5 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen.

9 9 Tilbud skal være på dansk. Tilbud bør indeholde et resumé. De bilag, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal indleveres sammen med tilbudsgivers tilbud. Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver under alle omstændigheder også indleverer udbudsmaterialets øvrige bilag som ikke forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren som en del af dennes tilbud. Indleveres sådanne øvrige bilag ikke sammen med tilbudsgivers tilbud, anses disse dele af udbudsmaterialet som accepteret af tilbudsgiver. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Marsh A/S Teknikerbyen Virum Att. Arne Vatnhamar Tilbud ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket " Udbud Administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 9.2 Særlig erklæring Tilbuddet skal indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Tilbud, der ikke indeholder den udbedte erklæring, vil ikke blive taget i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt omtalte erklæring. Tilbudsgiveren har sammen med det øvrige udbudsmateriale modtaget en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af denne erklæring.

10 Tro og love-erklæring Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattester fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro og love-erklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark. 10. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 6. juni 2012, kl Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristens udløb. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling.

11 FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, som der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiverne. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. De vejledende afsnit i bilagene har netop også til formål at forsøge at forhindre, at tilbudsgiverne kommer til at glemme at medtage forhold eller beskrivelser i sit tilbud. Tjeklisten i punkt 15 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 13. FORTROLIGHED Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. An-

12 12 modninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 14. TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet. Resumé af tilbuddet - evt. med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Udfyldte bilag 3 og 4. Opfyldelse af alle mindstekrav. Tilbudsmaterialet i det i punkt 9.1 angivne antal eksemplarer. Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 9.1. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 9.1. Korrekt adressering, jf. punkt 9.1. Dateret og underskreven erklæring som omhandlet i punkt 9.2. Nødvendige oplysninger vedrørende egnethed som omhandlet i punkt 4.1. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 10.

13 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, Klokkeslæt Onsdag, den 23. maj 2012 onsdag, den 6. juni 2012, kl Fredag, den 15. juni 2012 Tirsdag, den 26. juni 2012 Aktivitet Spørgsmål, jf. punkt 8.1, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Tilbudsfrist. Forventet ordretildeling. Forventet kontraktindgåelse.