Status på Fusionsplanen Område Syd

Transkript

1 1 Status på Fusionsplanen Område Syd Første afsnit med kursiv er direkte taget fra de 3 bobler i Fusionsplanen: Mål, Aktiviteter og Milepæle - Denne status er lavet som en evaluering af vores proces med fusionsplanen i området syd. Den skal ikke forveksles med den evaluering der skal finde sted i efteråret 2017 af områdeledelse, men ses som Syd s interne evaluering af vores fusion og proces fra 1. januar og frem til nu. Visionen for Område Syd: Mål: Højne kvaliteten via fokus på Kerneopgaven og Hverdagspædagogik samt tydelig, synlig og transparent ledelse på alle niveauer. De daglige ledere bliver administrativt aflastet, så formålet med områdeledelse opnås. Milepæl: har milepæle hvert halve år hvor vi mødes i Området og fremlægger for hinanden hvor langt vi er kommet, samt får ny inspiration til det videre arbejde. Aktivitet: Personalet oplever mere tid og fokus på kerneopgaven. De oplever synlige og nærværende ledelse. forældre og børn oplever sig medinddraget Der bliver sat tid af til gode processer og der bliver givet relevant hjælp til lokal forankring. Evaluering: Vi har haft stort fokus på kerneopgaven og hverdagspædagogikken på vores fælles P-møder og vores VirksomhedMED-møder. Procesplanen har sikret, at dette fokus har været diskuteret på lokale P-møder.

2 2 Vi har lavet en fælles definition af Kerneopgaven, kerneydelsen og hverdagspædagogikken og man har i mange huse på denne baggrund lavet en definition af, hvordan dette udmønter sig lokalt og konkret i deres dagtilbud. Kerneopgaven i Område Syd: - FORMÅLET MED DET VI GØR: Kerneopgaven er at skabe livsglade, kompetente og hele mennesker. - HVAD VI GØR: Kerneydelsen er trivsel, omsorg, udvikling, læring, sundhed, samarbejde med forældre, dannelse, nærvær, tryghed, relationsarbejde og anerkendende kommunikation. - HVORDAN VI GØR: Hverdagspædagogikken er den DIDAKTISKE overvejelse der ligger bag ved hver en kontakt, aktivitet og relation som vi har med børn og forældre i løbet af en alm. hverdag. Dette arbejde skal understøtte det pædagogiske personale i at prioritere deres tid til kerneydelserne, frem for andre opgaver og skal også sikre et godt psykisk arbejdsmiljø, med mere anerkendelse og mindre stress. Transparens: Der er lavet fælles procedure på langt de fleste administrative opgaver i området som gerne skal sikre at de daglige ledere bliver aflastet ved, at de kender rutiner og arbejdsgange og får den fornødne hjælpe til at få løst mange administrative opgaver. Der har været meldt klare mål og forventninger ud fra starten i forhold til at være et fællesskab, at man er ansat i Område Syd, og har fokus på kerneopgaven og det har været et gennemgående tema. Der er udarbejdet kontrakter imellem områdeleder og de enkelte ledere der skal sikre, at lederne kender og erkender de forventninger der er til dem og deres dagtilbud og at Områdeleder på denne vis sikrer, at vi alle arbejder ud fra de fælles mål, politikker og strategier, der er på området. Aflastning af de daglige ledere: De daglige ledere har fået hjælp, støtte og opbakning til at få taklet svære personalesager og der er blevet afskediget medarbejdere der hvor det har været nødvendigt, og der er ansat medarbejdere der, hvor der har været behov for det og økonomi til det. Der er blevet lukket og sammenlagt enheder i området, hvor det har været nødvendigt for at sikre den gode drift og gode arbejdsmiljø for børn og voksne. Dette har været båret af fællesskabet og i et tæt samarbejde imellem de berørte ledere og områdeleder. Der er blevet udarbejdet områdeøkonomi/budget, der forenkler den enkelte leders varetagelse og opfølgning på økonomi. Der er blevet udmøntet store besparelser på området med meget få afskedigelser til følge, da et fælles overblik over hele området har sikret, fordeling af de ressourcer der er og omfordeling af personale og midler, hvor det er nødvendigt.

3 3 Hvad har vi ikke nået/opnået?: Det har ikke været muligt at fjerne så meget administration fra den enkelte leder som man havde forventet fra områdestrukturens start. Der er mange sagsgange som lederen er nødt til at være en del af, da det er daglig leder, der har det lokale kendskab, men også skal være inddraget, hvis deres arbejde skal give mening og være tilfredsstillende. Det er ikke umiddelbart muligt, at lave så stor en opgaveforskydning som forventet, når man har valgt at have så store områder og så store enheder, som det er tilfældet i Næstved. Der er områder i den økonomiske styring som stadigvæk ikke fungere tilfredsstillende og er transparent nok for alle vi har endnu ikke fundet den helt optimale måde at styre og afrapportere områdebudget og regnskab på. Vi har en oplevelse af at arbejdsmiljøopgaven er fejlplaceret hos områdelederen og det giver nogle uhensigtsmæssige arbejdsgange. Vi har holdt møder i VirksomhedsMED, Lederteamet og AMR gruppen og justeret mål og lavet nye aftaler, samt fulgt udviklingen nøje men vores halvårlige P-møder har vi brugt til at kigge fremad og få sat fælles pædagogisk fokus. Konklusion Vi ER blevet et område, med fælles vision og definition af vores kerneopgave, som skal højne fagligheden og kvaliteten i det pædagogiske arbejde. Vi hjælper hinanden økonomisk og skaber større tryghed og sikkerhed i ansættelsen for vores medarbejdere via muligheden for rokader og flytninger. Vi sikrer kvaliteten via tydelig ledelse på udfordringer i kapaciteten, driften og personalesager og vi handler konsekvent hvor det er nødvendigt. Vi er udfordrede af, at vi ikke har en økonomistyring der er transparent og enkel nok, vi har stadigvæk uklarhed i forhold til en del opgavefordeling imellem leder og områdeleder og der mangler kommunikation der binder hele området sammen så alle er informeret om alt. Dette vil fortsat være et område der arbejdes fokuseret på at forbedre.

4 4 Værdigrundlaget i Område Syd: Mål: værdier er defineret og implementeret som fælles værdigrundlag: - Udviklende trivsel, - samarbejde - Anerkendelse Arbejdet med værdier i området er en løbende proces, der sikre implementering i praksis. Aktiviteter: Værdierne skal ud og arbejde i de enkelte enheder, hvor de på personalemøder skal defineres og eksemplificeres så alle ved hvordan disse værdier ser ud i praksis og kan måles herpå. Milepæle: På fælles-møder i området præsenteres og dokumenteres arbejdet fra de forskellige enheder for hinanden. Evaluering: Vi er i gang med at definere værdierne Udviklende trivsel, Samarbejde og Anerkendelse i et tæt samarbejde imellem VirksomhedsMED og de lokale personalegrupper, så vi sikrer, at alle personaler er en del af processen og kan genkende værdiernes endelige definition. Vi har lavet definition af: Udviklende trivsel og anerkendelse i et barn, forældre og medarbejder perspektiv og mangler kun at definere samarbejde. Efterfølgende vil De enkelte dagtilbud, lige som med kerneopgaven, lave deres egen definition af, hvordan disse værdier udmøntes helt konkret lokalt hos dem. Udviklende Trivsel: Barnets perspektiv: Jeg trives, når jeg lærer at klare mig selv og får hjælp hos de voksne til at lære nyt. Jeg er med - og jeg giver hvad jeg kan i fællesskabet. Forældre perspektiv:

5 5 Bliver mødt med respekt og som ligeværdig samarbejdspartner i forhold til trivsel og udvikling. Aktiv medinddragelse og medindflydelse i barnets hverdag og læring. Personale perspektiv: Alle deltager i et meningsfuldt fællesskab, der udvikler visioner og fælles mål. Tydelig og transparent ledelse der både har fokus på den enkelte, institutionen og områdets udvikling og trivsel. Anerkendelse: Barnets perspektiv: Jeg oplever og føler mig set, hørt og forstået. I nærværet med andre og gennem medbestemmelse og medansvar oplever jeg respekt og ligeværd. JEG er værdifuld. Forældre perspektiv: Søge ligeværd gennem respekt og nysgerrighed for forældres viden om barnet og familiens værdisæt. Personale perspektiv: Vi gør os gensidigt umage for at forstå og respektere hinanden i ethvert møde. Alle har et ansvar for at være troværdige fagpersoner og rollemodeller. Konklusion: Det har været en god og udbytterig proces, da det har afstedkommet mange refleksioner og snakke som sikrer at vi forstår hinanden og kan prioritere de samme værdier og indsatser til fordel og glæde for børn, forældre og personale. Det er en god måde at lære hinanden at kende på og få sat en fælles retning for kommunikationen og samarbejdet i området. Værdierne kan og skal også bruges til at sikre kvaliteten i relationerne imellem barn/forældre og personale samt ledelsen i området. For nogle medarbejdere har processen virket langmodig og en gentagelse af noget som man tidligere har brugt meget tid op lokalt og hermed har det været svært at engagere sig i arbejdet Den sidste værdi, bliver lavet færdig på kommende MEDmøde i eftersommeren 2016.

6 6 Pædagogisk Udvikling: Mål: Detailplaner skal defineres af kerneopgaven og hverdagspædagogikken og de skal bidrage til at kvalificere denne. Der skal foreligge gode didaktiske overvejelser om alle de vigtige strukturer og rutiner i hverdagen, der sikre den rette læring og udvikling. Milepæl: Vores fælles P-møder/P-dage samt arbejdet med detailplanerne Aktiviteter: Der sættes fokus på viden om kerneopgave og hverdagspædagogikken på fælles møder og P-dage. Vi laver detailplaner lokalt i de enkelte enheder, med baggrund i denne viden Evaluering: Dette skal ses i tæt relation til det arbejde der er lavet i visionen for Område Syd, hvor vi har defineret Kerneopgaven, Kerneydelse og Hverdagspædagogikken. Set i det lys er det ikke muligt at lave detailplaner/læreplaner uden der er taget højde for, at vi i disse arbejder ud fra vores fælles forståelse af kerneopgave og hverdagspædagogik. Det fælles BIC projekt der er startet i 2016 i alle vuggestuer i Næstved + de børnehaver der ønsker at følge trop, er også med til at sikre at der fokus på eks. modtagelsen af vores børn i dagstilbuddet hvilket er en vigtig del af hverdagspædagogikken. På baggrund af BIC, har vi valgt at anvende metoden aktionslæring i flere af vores dagtilbud, som en måde at sikre, at vi hele tiden undersøger vores tilgang til børnene og vores aktiviteter i hverdagspædagogikken og forsøger at professionalisere den upåagtede faglighed. Netop dette bliver temaet på det fælles P-møde i efter 2016: Upåagtet Faglighed, da vi ønsker at være tilstede, nærværende, reflekterende og didaktisk velovervejede i al vores kontakt med børnene hele dagen. Temaet på vores Fælles P-møde i marts måned 2016 og på vores fælles P-dag i Oktober 2016 er Mary Fondens fri for mobberi, som skal sikre og understøtte den anderkende til gang til vores børn og til hinanden og give os gode kommunikations og brobygningsværktøjer til alle overgange for vores børn.

7 7 Ledelsesteamet i Område Syd Mål: Teamet bygger på følgende: Transparens, tydelighed, planlægning, opfølgning, gensidig respekt, tillid, ansvarlighed Milepæl: Milepælene er de årlige LUS samtaler og APV min. hver 3. år der viser det psykiske arbejdsmiljø Aktivitet: Lederteammøder hver 14. dag. Ledernetværk 1 gang pr. mdr. lederseminar 1 gang årligt. Lederudviklings-samtale 1 gang årligt. Evt. lederuddannelse og kurser, Ledersparring hver 14. med områdeleder. Evaluering Vi er nået langt på 1,5 år i vores udvikling som et ledelsesteam. Vi har genindført ledernetværket ud fra ledernes ønske. Vi har drøftet vores samarbejde i teamet flere gange og har måttet sande, at vi har brug for hinanden og brug for at være gode kollegaer og passe på hinanden. Vi er IKKE konkurrenter, men tætte samarbejdspartnere der er både økonomisk, personalemæssigt og pædagogisk gensidigt afhængige af hinanden. Det er blevet tydeligt, at opgaveporteføljen i ledelsesopgaven er meget forskellig fra hus til hus, og i respekt for dette, er vi ved at klarlægge hvilke opgaver den daglige leder har i de respektive huse og hvor lang tid de bruger på det. Det er hensigten at vi på baggrund af denne undersøgelse og på baggrund af evaluering af områdeledelsen i helhed, kan skabe bedre balance i området i opgavefordelingen. Det er en klar oplevelse, at område syd har bidraget mere end rigeligt til den fælles lederlønskasse, som er med til at sikre, at vi økonomisk kommer i hus med besparelsen på områdestrukturen. Der er blevet nedlagt rigtig mange afdelingsledertimer i Område Syd og vi har særligt to sammenlagte enheder med flere afdelinger, hvor denne besparelse har ramt særligt hårdt og belaster de pågældende ledere meget. Dette arbejdet vi på at finde bedre løsninger på i fremtiden, da vi retfærdigvis må forsøge at skabe mere ens arbejdsvilkår for vores ledere i området. Vi arbejder løbende på at finde den bedste måde at kommunikere og informere hinanden på i teamet, så vi kan opnå størst mulig transparens, tydelighed og tillid. Vi har holdt LUS og lavet APV og er i gang med opfølgningen på denne, som bl.a. handler om opgavemængden og fordelingen.

8 8 Vi holder lederteammøde hver 14. dag, ledernetværk når det kan lade sig gøre, lederuddannelse/kurser individuelt og eller samlet efter behov og ledersparringen er ikke længere et fast punkt i kalenderen, men foregår nu ad hoc og efter behov. Vi har ikke haft mange hele dage sammen/seminarer, men vi har haft sociale arrangementer, for at styrke teamet. Økonomisk Bæredygtighed i Syd Mål: Økonomisk stabil og bæredygtig organisation der får udnyttet de økonomiske ressourcer optimalt og til mest mulig glæde for børn og medarbejdere i området. Langsigtet økonomisk planlægning, der gør større investeringer mulige. Milepæl: De kvartalsvise økonomiske redegørelser, som vi følger op på i ledelsesteamet og i HK teamet Aktitivitet: Gennemgang og planlægning af økonomien på lederteammøder, VirksomhedsMED møder, bestyrelsesmøder og lokalt på ledersparringsmøder i den enkelte enhed Evaluering Vi er godt på vej med dette mål, men det er først blevet realiserbart i 2016, hvor vi for alvor har fået et samlet Områdebudget. Vi har forsøgt at spare på driften ved at sammenlægge disse konti og på den vis finde penge til den 1% besparelse i 2016, som blev politisk bestemt. Vi vil højst sandsynligt kunne få endnu mere ud af økonomien hvis vi puljer flere penge fremadrettet. Vi forventer, at vi ved start 2017 har så godt et indblik og overblik over hele områdets økonomi, at vi kan bruge pengene på en mere hensigtsmæssigt måde, så større investeringer i de fysiske rammer, uddannelser, læringsmiljøer og lign. bliver muligt fremadrettet.

9 9 Syd Forældreindflydelse i Område Mål: Størst mulig indflydelse på vores børns hverdag. Forældrene skal være med til at fastholde mangfoldighed og forskelligheden i enhederne. Der skal være en god og tydelig kommunikation imellem forældre forældreråd bestyrelse og til personale leder områdeleder. Klar beskrivelse af beslutningsprocesser samt opgave og ansvarsfordeling fra den enkelte forælder - bestyrelsen Milepæle: At vi får holdt vores 6 møder og at punkterne fra fusionsplanen er på Aktiviteter: Bestyrelses og forældrerådsmøder om året. Bestyrelsen laver overordnede principper og forældrerådene laver lokale politikker - udmøntning og forankring. Fælles foredrag, forældrecafeer og andre fælles aktiviteter båret af forældreforeningerne. Forældreråd skal høres på vigtige beslutninger der har betydning for de enkelte enheder Evaluering Vi har udarbejdet en kommunikationsstrategi der anviser, hvordan man som forældre kan få indflydelse på sit barns hverdag og hvem man skal kontakte. Vi har også beskrevet hvilke opgaver vi ønsker der ligger i hhv. bestyrelsen og i forældrerådene og vi har i bestyrelsen lagt spørgsmål og opgaver ud til forældrene, så vi sikrer så høj en grad af medindflydelse og medinddragelse som muligt. Vi har afholdt fælles forældremøde med foredrag af Carsten Sommerskov og vi har debatteret og nedfældet gode ideer til, hvordan man kan skabe større netværk og inddragelse af forældrene ude i de enkelte huse. Vi har udarbejdet en fælles procedure for Hvordan man modtager børn i institutioner i område syd, som lige nu er til godkendelse i bestyrelsen procedure lavet i et netværk af medarbejdere og ledere fra alle huse, der bygger på best practise. Vi informerer og inddrager ved flittigt brug af Børneintra i husene, så forældrene ved, hvad der sker i deres børns hverdag og kan gå i dialog med børn og personale om dette.

10 10 Medarbejderindflydelse i Syd Mål: Alle medarbejdere oplever sig som en del af et demokratisk fællesskab hvor medinddragelse og medindflydelse er en vigtig parameter. Høj social kapital Milepæle: Der laves APV i efteråret 2015 og denne skal sammenlignes med kommende APV for at se udviklingen i det psykiske arbejdsmiljø. Derudover bliver dette vurderet i MED Aktiviteter: Et levende og aktivt VirksomhedsMED. Et kommunikationsflow fra Områdeleder til hele organisationen. En transparent ledet organisation. Evaluering Områdeleder har været på rundtur i alle enheder for at tale med medarbejderne på P-møder om høj social kapital. Der er blevet gjort meget ud af at fortælle personalet, at de er en del af et områdefællesskab og at dette skal være med til at give tryghed i ansættelsen. Alle er ansat i område Syd og vi vil rokere og allokere midler husene imellem, og gøre hvad vi kan, for at afskedigelser pga. kapacitetstilpasning sker i MINDST muligt omfang. Alle medarbejdere bliver informeret og inddraget mest muligt i beslutninger som har direkte indflydelse på deres arbejde eksempelvis ved sammenlægning af Mogenstrup bh. og Stjernehøjen og ved lukning af Solstrålen. Vi sikrer procedurer for diverse sagsgange, der skal være med til at skabe transparens omkring, hvordan vi i område syd handler. Vi har et inddraget og aktivt virksomhedsmed, AMR gruppe og TR gruppe, som bliver inddraget og har medindflydelse på alle store og vigtige beslutninger og processer, der har betydning og indvirkning på børn og personale. Områdeleder forsøger at kommunikere gennem ledere, AMR, TR og mederbejder repræsentanter og også direkte via Børneintra, så alle der er interesseret, har mulighed for at følge med i, hvordan området som fællesskab udvikler sig. Derfor er der også lavet mapper på Børneintra, hvor alle personaler kan følge med i dagsordener og referater til VirksomhedsMED og AMR møder.

11 11 Kompetenceudvikling i Område Syd Mål: En professionel og fagligt stærk organisation der er dygtig til vidensdeling, til at lære fra sig, tage imod og forske i egen praksis, for at optimere denne via refleksion og didaktiske handleplaner. Milepæl: Netværk fortsætter i og der igangsættes aktionsforskning på bl.a. sprog i 2015/2016 Aktivitet: Interne netværk hvor viden indhentes, deles og diskuteres eks. AMR-gruppen, Tværfaglige team, inklusionsnetværk, forældresamarbejdsnetværk, ressourcenetværk, Ung Mor og Flerfamilienetværk m.m. Interne kurser og uddannelse hvor vi ved hjælp af aktionsforskning mv. bliver dygtigere i fællesskab og samarbejde med hinanden, vores børn og forældre. Benytte de udbudte efteruddannelsesmuligheder. Evaluering Vi arbejdet med aktionslæring/aktionsforskning via BIC i lang de fleste enheder og mange huse anvender metoden på eget initiativ i forbindelse med læreplaner/detailplaner. Vi har en fagligt stærk organisation, der er god til at vidensdele eksempelvis i forældresamarbejdsgruppen, og benytte best practice til at få skabt nye fælles måder at handle på i området. Dette kan dog i fremtiden udbygges endnu mere, ved at flere af vores stærke kompetencer kommer til at arbejde på tværs og vi får flere netværk og projekter der sikrer vidensdeling imellem husene. Vi er ved at lære nye fælles værktøjer eks. ved Fri for Mobberi uddannelse af alle medarbejdere til efteråret. Vi benytter BIC som internt læringsredskab og bruger P-møder og P-dage til opdatering og ny viden.

12 12 Opbygning af fælles kultur i SYD Mål: Forskellighed og Mangfoldighed er værdifuldt og vi ønsker i Område Syd, at skabe en demokratisk og videndelingskultur og en fælles personalekultur, der giver mening og opleves retfærdig. Milepæle: Når de er blevet til vi og når man ikke tøver med videndeling og hjælpe hinanden på tværs af enheder. Aktiviteter: Fælles børneaktiviteter, Fælles personalepolitikker (Hvor det giver mening),fælles (Ens) personalepleje, Aktiviteter på tværs af området der giver både forældre og personale en fællesskabsfølelse. Evaluering Der er i dag i højere grad VI i området hvilket betyder, at område Syd er blevet et VI-fællesskab, for en del medarbejdere. Ikke mindst gør de mange rokader pga. fusioner og lukninger, at medarbejderne kender hinanden på kryds og tværs af området og får øjnene op for, hvad man kan andre steder. Det er ikke længere lige så vigtigt at tale dette op, da et VI på hele dagtilbudsområdet på sigt, er mere vigtigt, men nu har medarbejderne får et fælles platform at stå på i området, som så forhåbentlig vil skabe grobund for på sigt, at kunne åbne sig endnu mere mod resten af dagtilbudsområdet. Vi har lavet fælles politikker i forhold til rokade, ansættelser, afskedigelser mm. Men dette er gjort i samarbejde med de øvrige områder, så der er ens i hele Næstved. Vi taler om retfærdighed igennem temaet social kapital og det at være ansat i et området der betyder at vi må hjælpe hinanden men også at vi ikke altid laver en Robin Hood så hvis nogen har brugt alt for mange penge, har denne enhed også et ansvar for, sidenhen at spare og give tilbage til fællesskabet. Der bliver arrangeret aktiviteter i fællesskab der, hvor det giver mening.

13 13 Administrativt arbejde Mål: Færrest mulige administrative opgaver ude i enhederne og bedst muligt udnyttelse af de administrative ressourcer i området, så opgaverne bliver løst på en måde, der giver mening. Milepæle: Adminstrationens fysiske sammenflytning og opgaveforskydning fra enheder til administration. Aktiviteter: Vores HK ere og Områdeleder flytter sammen i et administrationskontor for Område Syd. Alle administrative opgaver bliver defineret og det besluttes hvordan de mest effektivt kan løses og af hvem. Evaluering: Vi er flyttet sammen og har fået lave en proceduremappe der beskriver hvordan vi kan få løst opgaverne på bedst tænkelig og mest smidig måde. Vi er udfordret af, at det er svært helt at flytte de administrative opgaver fra de daglige ledere, da de er nødt til at være inddraget og underrettet, for at kunne lede på ordentlig og forsvarlig vis. Vi har flyttet økonomien væk fra det enkelte dagtilbud, så man så vidt muligt kun skal forholde sig til et mindre rammebeløb og ellers indgå i dialog med områdeleder og administrationen i forhold til timeforbrug og større investeringer. Det har været vigtigt, at det administrative arbejde som lederne stadigvæk laver, er så tæt på kerneopgaven og den daglige personaleledelse som muligt og at alt overordnet skrivearbejde, mødevirksomhed og administration på et mere strategisk niveau, ligger hos områdelederen. Dette skal sikre så synlig, tydelig og nærværende daglig ledelse i husene som muligt.