Kommissorium og forretningsorden for SOF-Som i Sønderjylland

Transkript

1 Kommissorium og forretningsorden for SOF-Som i Sønderjylland Læsevejledning: Nærværende kommissorium er udarbejdet med udgangspunkt i udkast til generisk kommissorium for samordningsfora, godkendt på DAK-mødet den 17. juni Grundlag Region Syddanmark og kommunerne i regionen har indgået sundhedsaftalen , som er godkendt i kommunalbestyrelser og regionsråd. Sundhedsaftalen indeholder bl.a. en beskrivelse af organiseringen af det tværsektorielle samarbejde på sundhedsområdet. For at sikre den lokale implementering, tilrettelægges samarbejdet omkring dette i de lokale samordningsfora. Der etableres fire somatiske samordningsfora omkring de regionale sygehusenheders optageområder og fire psykiatriske samordningsfora. SOF-Som i Sønderjylland beskæftiger sig med samarbejdet inden for sundhedsaftaleområdet mellem Sønderborg, Aabenraa, Haderslev og Tønder kommuner, Sygehus Sønderjylland og praksisområdet. Samarbejdet mellem psykiatri og somatik Der er i sundhedsaftalen særligt fokus på at sikre et tæt samarbejde mellem psykiatri og somatik. Parterne er enige om, at der fortsat er behov for særskilte lokale samordningsfora omkring psykiatrien. Der vil i aftaleperioden være mulighed for at afprøve forskellige former for organisering på tværs af somatikken og psykiatrien. Vilkårene for dette aftales nærmere mellem de lokale fora. Med det udgangspunkt, at visionen er et fælles samordningsforum, men at det kan foregå i flere steps, afprøves i det sønderjyske område i sundhedsaftaleperioden en organisering med fælles implementeringsgrupper nedsat af de to samordningsfora for de 4 obligatoriske indsatsområder i Sundhedsaftalen Derudover afprøves en organisering af sekretariatsfunktionen for samordningsforaene, hvor denne varetages af et Fællessekretariat med repræsentanter fra Sygehus Sønderjylland, Psykiatrien i Region Syddanmark og de 4 kommuner. For at sikre, at der samarbejdes på tværs af somatikken og psykiatrien på relevante områder, aftales det, at der minimum én gang årligt afholdes et fællesmøde mellem de lokale somatiske og psykiatriske samordningsfora. Dette møde afholdes i Sønderjylland som udgangspunkt i 4. kvartal hvert år. Desuden er parterne ansvarlige for at sikre den nødvendige daglige og løbende koordinering jf. sundhedsaftalens indsatsområder og initiativer. SOF-Som i Sønderjyllands opgaver De lokale samordningsfora er det vigtigste implementeringsorgan i implementeringen af Sundhedsaftalen De lokale samordningsfora har ansvaret for løbende at monitorere og afrapportere målopfyldelse jf. implementeringsplanen, og de skal igangsætte og justere initiativer og indsatser for at sikre, at politiske og administrative mål kan nås. De lokale samordningsfora skal sikre løbende dialog og samarbejde mellem de tre sektorer om kvaliteten og udviklingen i sundhedsvæsenets tilbud til borgerne. I de lokale samordningsfora kan der indgås aftaler, som understøtter et hensigtsmæssigt lokalt samarbejde eller særlige driftsmæssige udfordringer, så længe der er tale om aftaler, der ligger inden for rammen af den fælles sundhedsaftale. SOF-Som i Sønderjylland skal: Planlægge og koordinere implementeringen af konkrete indsatser og initiativer samt sikre, at parterne lever op til aftalernes grundlæggende formål og værdier Sikre sammenhængende patientforløb mellem de tre sektorer i henhold til aftalte initiativer og indsatser Følge samarbejdet mellem de tre sektorer løbende og evaluere de enkelte indsatser i sundhedsaftalen Sikre gensidig og tidlig information om nye tilbud, driftsændringer mv. og koordinere kapacitet mellem kommuner og sygehuse Nedsætte implementeringsgrupper og faste arbejdsgrupper til udførelse af lokale fælles planlægningsopgaver og implementerings- og opfølgningsprojekter Behandle og følge op på resultater af kvalitetsmonitorering af samarbejdet mellem de tre sektorer Følge op på den lokale udrulning af elektronisk kommunikation 1

2 Medvirke ved den årlige revision af sundhedsaftalen. Kompetencer og organisering I forbindelse med nedsættelse af de lokale samordningsfora skal det sikres, at parterne stiller med faste repræsentanter. Der kan derudover lokalt indgås aftaler om nedsættelse af udvalg og arbejdsgrupper, herunder deltagelse, repræsentation og mødekadence. De lokale samordningsfora skal sikre, at der er repræsentanter fra relevante afdelinger, og forvaltninger i det omfang, det er nødvendigt for at understøtte samarbejde, planlægning og implementering af sundhedsaftalen på lokalt niveau. Der kan med fordel deltage repræsentanter fra Det administrative Kontaktforum i de lokale samordningsfora for at sikre kontinuitet. Spørgsmål om sundhedsaftalen af principiel karakter forelægges Det administrative Kontaktforum, som tager stilling til, om sagen skal forelægges sundhedskoordinationsudvalget og de respektive parter med henblik på en afgørelse. 2

3 Forretningsorden. 1. Navn og adresse Det lokale somatiske samordningsforum for Sygehus Sønderjylland-området (SOF-Som i Sønderjylland). Henvendelser til SOF-Som i Sønderjylland kan stiles til: SOF-Som i Sønderjylland Kresten Philipsens Vej Aabenraa eller på mail til: kontakt@shs.regionsyddanmark.dk. 2. Sammensætning Forummet omfatter Sygehus Sønderjylland og Sønderborg, Tønder, Haderslev og Aabenraa Kommuner samt sygehusets praksiskoordinator og kommunernes praksiskonsulenter. Sygehus Sønderjylland er repræsenteret ved: Et direktionsmedlem, der er medformand i SOF og medlem af DAK og centerchefer udpeget af patientforløbsudvalget, der er medformand i en implementeringsgruppe Kommunerne er repræsenteret ved: En repræsentant på direktørniveau, der er medformand for SOF og medlem af repræsentanter med beslutningskompetence indenfor relevante områder, såsom sundhedsaftalen generelt, sundhedsområdet, ældreområdet og eller arbejdsmarkedsområdet, der er medformand i en implementeringsgruppe De alment praktiserende læger er repræsenteret ved: Praksiskoordinator for Sygehus Sønderjylland En praksiskonsulent fra hver kommune Gråsten Gigthospital er repræsenteret ved: En ledelsesrepræsentant Sygehus Sønderjylland og kommunerne deler formandskabet. Kommunerne udpeger i fællesskab en formand for to år ad gangen. Formændene kan sidde i flere perioder.. 3. Øvrig mødedeltagelse Fra Fællessekretariatet deltager en eller flere alt afhængig af dagsordenen. Øvrige personer kan deltage ad hoc i møderne, når dette er relevant i forhold til et punkt på dagsordenen. Formandskabet skal gives besked ved ændringer i medlemskredsen. 3

4 . 4. Organisation Følgende organisation er nedsat til at understøtte implementeringen af sundhedsaftalerne: Implementeringsgrupperne refererer til de lokale samordningsfora og deres respektive opgaver er beskrevet i kommissorier, som godkendes af de lokale samordningsfora og som kan ses på Sygehus Sønderjyllands og Psykiatrien i Region Syddanmarks hjemmesider. Implementeringsgrupperne har delt formandskab med en regional medformand og en kommunal medformand. Formændene skal være medlemmer af et lokalt samordningsforum. Implementeringsgrupperne kan ad hoc nedsætte faglige netværk til varetagelse af specifikke faglige problemstillinger og faglige udviklingsaktiviteter/udviklingsopgaver. De lokale samordningsfora modtager ved hvert møde en skriftlig status på implementeringsgruppernes opgaver, samt inddrages i beslutning om etablering af nye faste arbejdsgrupper.. 5. Møder og formøder Der afholdes ordinært møde minimum 4 gange årligt, hvoraf det ene er et fællesmøde med SOF-Psyk. I Sønderjylland (afholdes i 4 kvartal). Materiale til møderne udsendes senest op til to hverdage før mødets afholdelse. Medlemmerne skal melde afbud, hvis de ikke deltager i møderne. Formandskaberne og medlemmer af fællessekretariatet holder formøder ca. 2 uger forud for SOF-møderne. Dette med henblik på at fremme det tætte samarbejde mellem det somatiske og det psykiatriske område og for at koordinere SOF-dagsordenerne. 4

5 . 6. Dagsorden Dagsordenen indeholder følgende faste punkter: Godkendelse af dagsordenen Opfølgningspunkter fra sidste møde Status fra implementeringsgrupperne Evt. beslutningspunkter Gensidig orientering Evt. Såfremt sagens karakter gør det påkrævet, kan der efter aftale med formændene undtagelsesvis ske, at tillægsdagsorden/dagsordensmateriale til allerede opført punkt udsendes til medlemmerne indtil dagen før et ordinært møde eller undtagelsesvist omdeles på mødet. I specielle tilfælde kan formændene afgøre, at sager, som ikke kan afvente næste møde, sendes til skriftlig høring, normalt med en frist på 8 dage, hos forummet med henblik på afgørelse. Skriftlig høring vil altid blive sendt pr. e-post. Formændene kan på forummets vegne træffe afgørelse i hastesager (dvs. sager der ikke kan afvente en skriftlig høring). Disse sager forelægges og orienteres om på det førstkommende møde. Punkter til dagsordenen skal fremsendes til Fællessekretariatet senest 14. dage inden SOF-mødet.. 7. Sekretariatsbetjening Til sekretariatsbetjening af bl.a. SOF-Som i Sønderjylland er der nedsat et Fællessekretariat med medlemmer fra henholdsvis: Sygehus Sønderjylland Psykiatrien i Region Syddanmark Tønder Kommune Haderslev Kommune Sønderborg Kommune Aabenraa Kommune Fællessekretariatet samler dagsordenpunkter fra Sygehus Sønderjylland og de enkelte kommuner og sikrer, at punkterne har en kvalitet, et indhold og en indstilling, der gør dem anvendelige som beslutningsgrundlag for samordningsforummet. Dagsordenpunkterne skal i sagens natur være skriftlige. De etablerede implementeringsgrupper under de lokale samordningsfora udarbejder i dagsordensskabelonen indstillinger på egne områder og sender disse til Fællessekretariatet 14. dage før et ordinært møde. Fællessekretariatet udarbejder dagsordenpunkter for de opgaver, der i øvrigt er tillagt gruppen. Når Fællessekretariatet har samlet dagsordenen sendes denne fra Sygehus Sønderjylland til medlemmerne af Det lokale samordningsforum, ca. 14 dage før afholdelse af ordinært møde. En eventuel tillægsdagsorden sendes senest 2 hverdage før mødet.. 8. Referat Et medlem af Fællessekretariatet fungerer som sekretær for SOF-Som i Sønderjylland i møderne og sikrer, at der bliver formuleret et beslutningsreferat til hvert punkt. Formandskabet sikrer, at beslutningsreferatet for hvert punkt godkendes på mødet. Det skal af beslutningsreferatet fremgå, hvem der har ansvaret for den videre ekspedition/behandling af sagen. Referatet godkendes på det førstkommende møde. 5

6 Referatet udsendes til medlemmerne, der har 7. dage til at komme med ændringer. Referatet anses derefter for godkendt. Den fælles sekretariatsgruppe udsender referatet indenfor 1 uge efter godkendelsen. Referater tilgår herefter sekretariatet for det administrative kontaktforum i Region Syddanmark. Referatet lægges på sygehusets og på Region Syddanmarks hjemmesider.. 9. Vedtagelse og ikrafttræden Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen. Denne forretningsorden kan ændres, hvis der i SOF-Som i Sønderjylland er enighed herom. Forretningsordenen skal revideres i forlængelse af indgåelsen af en ny sundhedsaftale. Vedtaget på 4+2 mødet den 26. juni