CapLegal Sagsbehandling

Transkript

1 CapLegal Sagsbehandling

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Rollecenter... 4 Oprettelse af sag... 6 Sagsguiden... 6 Trin 1 - sagsoplysninger... 7 Trin 2 Vælg klient(er)... 7 Trin 3 Vælg parter Ny kontakt-/attentionperson hos part (eller klient) Sag vedrørende part Trin 4 Vælg medarbejdere Ændring eller tilføjelse af oplysninger for parter knyttet til sagen Ændring eller tilføjelse af medarbejdere knyttet til sagen Se aktive sager for klient Fremnotering af sag Bemærkninger på sag Båndet fra sagskort og sagsoversigt Opret nyt dokument/brev Genåbning af dokument Redigér i ny kopi af dokument/brev Sagsjournal Tidsregistrering Fra sag Fra rollecenter Automatisk tidsforslag Tidsregistreringskladden Arkivering af sag Delarkivering Fuld arkivering Genoptage en arkiveret sag Slette en sag Afskriv eller nedskriv tid

3 Vælg tid som skal af-/nedskrives Al tid afskrives eller nedskrives En del af tiden af-/nedskrives Genberegn afregningskladde En del eller al tid overføres til anden sag Afskrivning af sagsposter (udlæg) Overførsel af sagsposter (udlæg) til anden sag Afregning sag Afregning af sag med afregningskladde Salærfordeling Afregning af sag uden afregningskladde Salærfordeling direkte på salærlinjen Afregning af sag uden tidsposter

4 Indledning Rollecenter Afhængig af din medarbejderfunktion kan dit rollecenter se forskelligt ud. Rollecentret er det første du ser, når du åbner CapLegal. Nedenfor ses et eksempel på rollecenter for en sagsbehandler, jf. Figur 1. Figur 1 Yderst til venstre er der forskellige menupunkter, hvorfra du bl.a. kan se en sagsoversigt (din startside), Figur 2. Figur 2 4

5 Afregning og bogførte dokumenter vil også være relevante menuer, idet du herunder bl.a. finder bogførte salær- og kreditnotaer, Figur 3. Figur 3 Du kan evt. vælge at folde sammen eller udvide de menupunkter du ser, jf. nedenfor, hvor f.eks. Tidsregistrering er foldet sammen. Ved klik på pilen eller med genvej kan jeg vælge udvid igen, Figur 4. Figur 4 Du kan øverst til højre fra dit rollecenter søge på en funktion. Skriv hvilken funktion du leder efter f.eks. tidsregistrering - og du vil nedenunder få vist, hvor du finder denne funktion. I eksemplet nedenfor er der søgt på tidsregistrering og ved at klikke på Tidsregistrering Startside vil du komme direkte til tidsregistreringen, Figur 5. Figur 5 5

6 Oprettelse af sag Sagsguiden Fra rollecenter eller fra sags-/klientoversigt vælges funktionen Guide: Opret sag: Herefter åbnes selve sagsoprettelsesguiden, Figur 6. Figur 6 6

7 Trin 1 - sagsoplysninger Udfyldes med relevante oplysninger, jf. ovenfor. Du kan evt. vælge at få vist flere felter til udfyldelse. Du kan vælge at få vist flere felter til udfyldes via funktionen, Figur 7. Figur 7 Figur 7 Trin 2 Vælg klient(er) Vælg Tilføj klient, hvorefter du kan søge, Figur 8. Figur 8 7

8 Findes klienten ikke, kan du oprette Efter oprettelse af klient, Figur 9., afsluttes klientoprettelse med OK Figur 9 8

9 Herefter er du tilbage og kan vælge din klient eller evt. oprette en klient mere, hvis der skal være flere klienter på den aktuelle sag. Klienten eller klienterne er nu tilknyttet din sagsoprettelsesguide under trin 2, jf. Figur 10. Figur 10 9

10 Trin 3 Vælg parter Vælg Tilføj part, hvorefter du kan søge, Figur 11. Figur 11 Findes parten ikke, kan du oprette 10

11 Når alle relevante oplysninger er indtastet, jf. Figur 12. kan du vælge at afslutte oprettelse af part eller tilføje yderligere konaktoplysninger. Figur 12 Ønsker du at tilknytte en kontakt-/attentionperson til den netop oprettede part, jf. ovenfor, kan du vælge at tilknytte evt. kontakt-/attentionpersoner på partkortet. Ny kontakt-/attentionperson hos part (eller klient) Under Kontakter på partkort (eller klientkort) vælges Ny personkontakt, Figur 13. Figur 13 11

12 Kontaktpersonen vil automatisk være tilknyttet den aktuelle part (eller klient) og relevante oplysninger udfyldes, jf. Figur 14. Figur 14 Efter oprettelse kan du se den oprettede kontaktperson under Kontakter på partkortet (eller klientkortet) Når du lukker oprettelsesbilledet er du tilbage i sagsoprettelsesguiden og kan vælge parten eller tilføje flere parter, jf. Figur

13 Figur 15 Sagstypen Retssag er opsat med automatisk tilføjelse af offentlige parter (kommune og retskreds), hvorfor disse parter også vises. De slettes hvis de ikke ønskes tilknyttet sagen. Ved OK tilknyttes alle parter i ovenstående billede automatisk til sagsguiden og dermed også til sagen, Figur 16. Figur 16 13

14 Sag vedrørende part Du kan direkte i sagsguiden også tilføje sag vedrørende for de tilknyttede parter. Er kolonnen ikke synlig, højreklikkes på en overskriftskolonne og kolonnen tilføjes under Vælg kolonner, jf. nedenfor under Figur 17. Figur 17 Figur 17 Trin 4 Vælg medarbejdere Du kan nu tilknytte relevante medarbejdere, jf. Figur 18. Du kan tilknytte alle de medarbejdere du ønsker, men hvis flere medarbejder har samme Funktion, er kun den ene primær medarbejder (prioritet 1). Figur 18 14

15 Når sagen er færdigoprettet kan du vælge at Oprette sagen, Opret sagen og fortsæt med at oprette sager eller Forlad sagsguiden, hvis du alligevel ikke ønsker at oprette sagen, jf. Figur 19. Figur 19 Vælger du at Oprette sagen, vil du herefter automatisk stå på sagskortet (Figur 20.) Figur 20 15

16 Tilknyt evt. kontakt-/attentionpersoner, jf. Figur 21. Figur 21 Figur 21 Ændring eller tilføjelse af oplysninger for parter knyttet til sagen Hvis du har glemt at anføre parttype eller sag vedrørende for parten vælges funktionen Parter øverst på båndet Herefter kan der redigeres i oplysningerne. Ændring eller tilføjelse af medarbejdere knyttet til sagen Hvis du har glemt at tilknytte eller ønsker at ændre - medarbejdere på sagen, vælges funktionen Medarbejdere øverst på båndet Herefter kan der redigeres i oplysningerne. 16

17 Se aktive sager for klient Fra klientoversigten kan du også se klientens aktive sager: Øverst i båndet fra klientoversigten eller fra et klientkort, vælges Aktive sager under gruppen Proces, Figur 22. Figur 22 Ønskes sagskortet vist, vælges Vis sag fra denne oversigt, Figur 23. Figur 23 17

18 Fremnotering af sag Du kan fremnotere sagen, hvorefter fremnoteringen vises i medarbejderens Opgaver. Du kan også overføre opgaven/fremnoteringen til din kalender i Outlook. Bemærkninger på sag Du kan angive bemærkninger på sagskortet Båndet fra sagskort og sagsoversigt Der findes en hel del relevante funktioner og oplysninger på båndet alle steder i CapLegal. De mest anvendte findes under Start og ellers under Handlinger og udskrifter under Rapporter 18

19 Opret nyt dokument/brev Uanset om du står på sagskortet eller i sagsoversigten, kan der oprettes nye dokumenter. Vælg knappen Nyt dokument Herefter vises generelle skabeloner, evt. skabeloner afhængig af sagens sagstype, Figur 24. Figur 24 Vælges brev/skabelon til sagens parter, foretages valg af relevant modtager i oversigten. Herefter åbnes Word og skabelonen flettes, jf. Figur

20 Figur 25 Når du vælger at lukke dokumentet i Word, gemme dokument eller klikker på knappen Journaliser, Figur 26.,bliver dokumentet gemt på sagen med den beskrivelse du ønsker at angive, jf. Figur 26. Figur 26 20

21 Figur 26 Genåbning af dokument Fra sagskort eller sagsoversigt kan du via funktionen Sagsjournal se alle gemte dokumenter og mails samt genåbne herfra, jf. Figur 27. Figur 27 21

22 Figur 27 Du kan åbne gemt dokument eller mail via Vis dokument eller du kan slette gemt mail eller dokument via Funktioner Slet. Redigér i ny kopi af dokument/brev Fra sagsjournalen kan du både oprette nye dokumenter eller vælge redigér i ny kopi, under Funktioner Redigér i ny kopi 22

23 Sagsjournal Du har forskellige muligheder og visninger af sags- og dokumentforløb under Sagsjounal, jvf. båndet nedenfor, Figur 28. Figur 28 Dokumenter og mails o Viser dokumentforløb med gemte dokumenter og mails Fremnotering og noter o Viser fremnoteringer og evt. noter på sagen Kronologisk forløb o Viser både fremnoteringer og dokumenter m.v. Kun dokumenter o Viser alle gemte Word dokumenter Kun mails o Viser alle gemte mails 23

24 Tidsregistrering Fra sag Du kan Pause, Stoppe og nulstille eller Overføre tidsforbrug fra sagen. Du kan også vælge knappen Tidsregistrering fra sagen Eller Overfør tidsforbug Fra rollecenter Direkte fra dit rollecenter/startside kan vælges Tidsregistrering. Her kan du også se evt. åben tid, som endnu ikke er registreret. Automatisk tidsforslag Hvis du som medarbejder er opsat med advarsel om uregistreret tid, når du forlader et sagskort, bliver du husket på at der skal tidsregistreres. 24

25 Tidsregistreringskladden Du kan fortsætte med at skrive beskrivelse i Memo faktaboksen til højre for linjen, jf. Figur 29. Du behøver ikke at færdiggøre en tidsregistrering med alle oplysninger, men kan tilføje manglende oplysninger senere. Registreringsbilledet kan godt forlades. Figur Du kan vælge manuelt at Registrere linjer via knappen Registrér. 2. Du bliver spurgt om du vil registrere åbne linjer. 3. Registrering af tid kan ske automatisk i forhold til firmaets opsætning, således at korrekt udfyldte tidsregistreringer automatisk registreres, når tidsregistreringen forlades. Du kan genåbne registrerede linjer og tilføje eller ændre, så længe tiden ikke er afregnet, Figur 30. Figur 30 Blå linjer er Registreret Røde linjer kan ikke registreres, da oplysninger mangler, som f.eks. Arbejdsartskode 25

26 Ændre, kopiere eller slette godkendte tidsregistreringer Hvis du ønsker at ændre registreret og godkendt tid, skal du genåbne linjen. Find den aktuelle linje under dine tidsregistreringer, f.eks. direkte fra dit rollecenter, og angiv en Startdato, så du kan se den periode, hvor tidsregistreringen ønskes rettet. Se Figur 31. Figur 31 Du kan herefter slette eller ændre den genåbnede linje. Hvis du sletter, vil der ske en modpost til registreringen, så man kan se tiden har været registreret og efterfølgende er slettet fra sagen, jf. nedenfor under Figur 32. Figur 32 Ved kopiering af linjer, markeres aktuel tidregistrering og knappen Kopier linjer anvendes. Linjen kopieres identisk som en ej godkendt tidsregistrering og du kan tilrette dato, minutantal og evt. beskrivelse. 26

27 Personligt overblik Du kan direkte fra dit rollecenter danne dig et overblik over Åben tid og Registreret tid. Du kan også vælge forskellige visninger, afhængig af dine valg under Tidsregistrering. Du kan også fra tidsregistreringen vælge Personligt overblik, jf. Figur 33. Figur 33 Figur 33 27

28 Arkivering af sag Delarkivering Du kan vælge at delarkivere en sag. Anvend funktionen Delarkivér sag. Herefter udfyldes arkivnummer og arkivoplysninger, sagsnummer samt -oplysninger bliver markeret som blå, Figur 34. Figur 34 Figur 34 Fuld arkivering Arkiver sagen helt kan kun lade sig gøre, hvis der ikke er uafregnet tid eller saldo. Sagsnummer og oplysninger bliver markeret med rødt og i sagsoversigten ligger den arkiverede sag nederst, jf. Figur 35. Figur 35 Du kan ikke arkivere en sag, hvis der er saldo eller uafregnet tid på sagen. 28

29 Genoptage en arkiveret sag Du kan altid genoptage en arkiveret sag og arkivere den igen med samme arkivnummer. Slette en sag Du kan slette en sag, hvis den er markeret som afsluttet. Hvis en sag forsøges slettet fremkommer følgende dialogboks: Status ændres til Afsluttet og sagen kan herefter slettes med Ctrl+Del 29

30 Er der uafregnet tid eller uafregnet udlæg, skal du tage stilling til om afskrivning skal ske automatisk eller du selv vil tage stilling, jf. Figur 36. Figur 36 Er der uafregnet ej registreret tid skal du tage stilling til om du vil håndtere dette inden sagen slettes, jf. Figur 37. Figur 37 Herefter kan sagen slettes. 30

31 Afskriv eller nedskriv tid Hvis registreret tid på en sag ikke skal afregnes, afskrives tiden. Du vælger Afregningskladde Hvis der på sagen findes tidsregistreringer, der ikke er registeret, dukker følgende dialogboks op. Det anbefales at se og registrere (eller slette) tidskladdelinjerne. Herefter svares Ja til at danne afregning for sagen. Afregningskladden dannes og åbnes. Øverst kan du se stamoplysninger for sagen, uafregnet tid i kroner samt evt. udlæg på sagen (sagsposter), som er bogført, men endnu ikke faktureret. 31

32 I midtes ses uafregnede tidsregistreringer Vælg tid som skal af-/nedskrives Al tid afskrives eller nedskrives I kolonnen Afskriv minutter angives minuttal for alle relevante linjer, der skal afskrives. En del af tiden af-/nedskrives Kun en del af tiden, der ønskes afskrevet/nedskrevet angives i kolonnen Afskriv minuter. Genberegn afregningskladde Hvis du får angivet noget forkert, fortryder eller lignende, kan du altid genberegne afregningskladden og begynde forfra. Du kan også slette en dannet afregningskladde inden den er godkendt og bogført. Inden du kan bogføre afskrivningen, skal den godkendes, hvorfor Status ændres til Godkendt. Status ændres til Godkendt 32

33 Knappen Registrér afskrivning vælges Vælg Tidsposter og afslut med OK, hvorefter tiden er registeret som nedskrevet på sagen. En del eller al tid overføres til anden sag Du kan overføre uafregnet tid fra en sag til en anden via Afregningskladden. Udfyld relevant sagsnummer i kolonnen Overfør til sagsnr. samt antal minutter, der skal overføres i kolonnen Overfør minutter. Knappen Foretag overførsel til sag vælges Vælg Tidsposter og afslut med OK, hvorefter tiden er registeret som overført til anden sag. 33

34 34

35 Afskrivning af sagsposter (udlæg) Den nederste del af afregningskladden er sagsposter. Du kan afskrive disse eller overføre dem til en anden sag. På samme måde som under Tidsposter angives beløb, der skal afskrives på sagen. Når du har godkendt afregningskladden, bliver den bogført via knappen Registrerer afskrivning. Overførsel af sagsposter (udlæg) til anden sag Ligesom du kan overføre tid til anden sag, kan du også overføre udlæg/sagsposter til anden sag. På samme måde som under Tidsposter angives beløb, der skal overføres til anden sag, det sagsnr. og beløb udfyldes i de relevante kolonner. Når du har godkendt afregningskladden, bliver den bogført via knappen Foretag overførsel til sag. Herefter vælges Sagsposter og OK 35

36 36

37 Afregning sag Du kan vælge at afregne en sag ved 1. At danne en afregningskladde og herefter oprette en salærnota/faktura 2. At oprette en salærnota/faktura uden afregningskladde Afregning af sag med afregningskladde Vælg afregningskladde Ved Ja vil dannes afregningskladden og åbnes Du kan angive en Periode i felterne Periode tidsposter og/eller Periode sagsposter, hvis der ønskes en afgrænsning, men det er ikke nødvendigt. Der vil kun blive medtaget ej afregnet tid samt åbne sagsposter. 37

38 I højre side af afregnskladden fremgår Beregnet beløb i kr. (tid) samt evt. Beregnet udlæg i kr. (åbne sagsposter) Angiv med hvilket beløb tiden skal afregnes i feltet Fakturér beløb (tid) Salærfordeling Når fakturérbart beløb er angivet, kan der foretages salærfordeling via knappen Salærfordeling. Udfra angivet Faktutérbart beløb fordeles salæret forholdsmæssigt i salærfordelingen. Der kan altid tilrettes direkte i salærfordelingen. Du kan også under Handlinger vælge en anden beregningsmetode. 38

39 Er der tilknyttet en særlig afregningskode til sagen, følger afregning og salærfordelingen denne. Se evt. selvstændig vejledning for Afregningskoder og Salæransættelser. Salærfordelingen vil afspejle sig i tidspostlinjerne for de enkelte medarbejdere. Er der åbne sagsposter på sagen angives nederst i afregningskladden, hvorvidt disse poster skal medtages på afregningen eller ej. Foretager du ingen ændringer, medtages alle viste poster. 39

40 Når afregningskladden er færdig, ændres Status til Afventer godkendelse. Herefter oprettes salærnota/faktura fra knappen Opret faktura. 40

41 Herefter åbnes oprettet faktura-/salærnotaudkast. Du kan nu skifte status på fakturaen og bogføre. Vælges der Bogfør og PDF bliver den bogførte faktura samtidig udskrevet som PDF og lagt under sagsjournalen på sagen. 41

42 Afregning af sag uden afregningskladde Hvis du ikke selv ønsker at danne en afregningskladde inden der oprettes en faktura/salærnota vælges blot Opret faktura fra rollecenter eller sagsoversigten. Herefter åbnes det oprettede udkast. Oprettes der ikke afregningskladde, vil al uafregnet tid blive afregnet i forbindelse med bogføring af fakturaen. Salærfordeling direkte på salærlinjen Der kan oprettes en salærfordeling via de tre prikker ved salærbeløbet (linjebeløb ekskl. moms) 42

43 Salærfordelingen vil automatisk være udfyldt og du kan foretage ændringer manuelt eller via beregning under fanen Handlinger. Skal der salærfordeles, skal der angives datoperiode for tidsposter, jf. feltet på fakturaen Periode tekst tidsposter. Fakturaen bogføres. Vælges der Bogfør og PDF bliver den bogførte faktura samtidig udskrevet som PDF og lagt under sagsjournalen på sagen. 43

44 Afregning af sag uden tidsposter Sag uden tidsposter eller åbne sagsposter afregnes på tilsvarende måde via Opret faktura. Enten fra rollecenter, sagsoversigt eller sagskort. Herefter åbnes det oprettede udkast automatisk. Åbne sagsposter er hentet ind og samtidig er der dannet en salærlinje, hvor salærbeløb angives manuelt. Fakturaen bogføres. Vælges der Bogfør og PDF bliver den bogførte faktura samtidig udskrevet som PDF og lagt under sagsjournalen på sagen. 44

45 45