Projektorienteret arbejde i hverdagen 18. April 2018

Transkript

1 Projektorienteret arbejde i hverdagen 18. April 2018

2 Program: kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Kl : Velkomst & check ind Refleksionsrum: Hvorfor arbejde projektorienteret? Fasemodel Pause Hvordan laver man en god projektbeskrivelse? Inkl. øvelse Frokost Hvordan laver man en milepælsplan? Inkl. øvelse Pause Refleksionsrum: Hvad er god mødefacilitering? Gamemasterfærdigheder Check ud

3 Check ind Hvad hedder du, og hvilket bibliotek kommer du fra? Hvad håber du på at få ud af dagen?

4 Refleksionsrum Hvorfor arbejde projektorienteret? Hvad tænker I projektarbejdsformen kan set fra jeres perspektiv?

5 Mit bud på en projektdefinition i en bibliotekskontekst Et projekt er, en opgave der: Er tidsbegrænset med fastlagt start- og sluttidspunkt Har et bestemt og afgrænset formål Kompleks natur Kræver en tværfaglig og/eller og tværorganisatorisk indsats Begrænset i forhold til medarbejder-ressourcer og økonomi Har oftest karakter af udvikling Engangskarakter

6 Projekter i driften hvornår giver det mening? Hvis man ønsker at udvikle bestemte områder af driften Hvis en driftsopgave i en perioden har behov for et særligt fokus/en særlig bevågenhed

7 Spørgsmål?

8 Fasemodel

9 Hvad er en fasemodel? Projektets overordnede struktur dvs. projektets ydere ramme fasemodellen viser hele (projekt)processen fra start til slut, og giver et overblik over hele projektforløbet.

10 Og hvorfor? En hjælp til at bevare overblikket over hele projektforløbet og til at vise, hvem der har ansvaret for hvad hvornår!

11 Bud på fasemodel Refleksion Planlægning Udvikling Implementering

12 Fase 1 refleksion

13 Fase 2 planlægning Viderereflektion Konkret og detaljeret planlægning

14 Fase 3 udvikling Udvikling af projektet Gennemførelse af de planlagte aktiviteter

15 Fase 4 implementering Udbredelse af resultatet!

16 Faseskift Ved faseskift tages stilling til: Om projektet er på sporet Om der skal justeres på den valgte retning Om projektgruppens sammensætning er rigtig I yderste konsekvens om projektet skal stoppes

17 Fasemodel Første projektbeskrivelse Endelige projektbeskrivelse Refleksion Udvikling Implementering Planlægning Bib.ledelsen og/eller projektejer Ved hvert godkendelse af faseskift påbegyndes næste fase eller projektet stoppes og lukkes Bib.ledelsen og/eller projektejer Bib.ledelsen og/eller projektejer

18 Parallelle faser En eller flere faser kan forløbe parallelt eller delvist parallelt

19 Formålet med den fasevise tilgang Sikre styrbarhed mht. retning og omfang for at sikre: At virkeliggørelsen af projektidéen tager rigtig omfang og løsningsmæssig retning At der ikke spildes indsats/ressourcer på forkerte eller overflødige undersøgelser

20 Spørgsmål?

21

22 Hvordan laver man en god projektbeskrivelse?

23 Projektbeskrivelse Biblioteksledelsen/ Projektejer Kontrakt Projektleder/ Projektgruppen

24 Projektbeskrivelse - hvorfor? Fra dynamisk dokument til kontrakt Skabelon som hjælp til: At fastholde projektets idé, sigte og afgrænsning At gennemtænke fremgangsmåde og organisering At skabe et beslutningsgrundlag i forhold til ledelsen

25 Projektbeskrivelse indhold: Målbeskrivelse Organisering Milepælsplan

26 Målbeskrivelse: Formål Leverancer/delleverancer Succeskriterier

27 Formål: Hvorfor gør vi det? Eksempel: I forbindelse med projekt: Synliggørelse af e-resurser kunne en del af formålet være, at få flere brugere på betalingsbelagte e-resurser, dvs.: Hvorfor laves projektet? Svar: Fordi der skal rekrutteres flere brugere til e-resurserne (bl.a.).

28 Eksempel (Udviklingsforum 2010) Eksempel: Formålet er at etablere en lektiecafé på biblioteket, der har åbent hver eftermiddag mellem Bud på alternativ formulering: Formålet er at skabe et miljø på biblioteket, der kan støtte op om skoleelevers lektielæsning særligt med henblik på tosprogede børn, der ikke har rammer, der egner sig til lektielæsningen derhjemme.

29 Generelle fif - formål Formålet: Skal ikke beskrive hvad projektet går ud på, men svare på hvorfor projektet giver mening Skal kunne begrunde projektets leverancer Skal være præcist formuleret men må gerne være abstrakt

30 Leverancer: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e-resurser til potentielle brugere.

31 Målhieraki Hvordan? Formål Leverancer Hvorfor?

32 Generelle fif - leverancer Vær opmærksom på, at jo mere overordnet leverancerne er formuleret, jo svære er det at gennemskue hvordan projektet er tænkt udført jo mere man kan bryde sine hovedleverancer ned i mindre delleverancer (opgaver) jo bedre Gør det tydeligt hvilke delleverancer der tilhøre hvilke hovedleverancer, fremmer overskuelighed og sammenhæng

33 Generelle fif - leverancer Pas på jeres leverancer ikke får for meget karakter af målsætninger tænk hele tiden i konkrete opgaver Hvis jeres leverance har karakter af udvikling, så husk at benytte jer af metoder, som kan honorere dette fokus/understøtte det kreative/innovative element i udviklingsprocessen så det fremgår af delleverancerne hvordan I ønsker at gribe udviklingen an!

34 Succeskriterier: Hvornår er formålet opfyldt? Kendetegnet ved at være SMART: Specifik Målbar Accepteret Realistisk Tidsfastsat

35 Eksempel på succeskriterium I forbindelse med projekt: Synliggørelse af e-resurser kunne et succeskriterium være: Ved udgangen af 2009 skal brugen af de betalingsbelagte elektroniske materialer være steget med 25 pct.

36 Eksempel (Udviklingsforum 2010) Eksempel: Ledelsen skal acceptere strategipapiret og bakke op i forhold til læring som højt prioriteret Bud på formulering der er SMART: Ledelsen skal pr. X/X 20XX have godkendt det udarbejdede strategipapir og: Hvis succeskriteriet også skal indeholde anden del, skal der tages stilling til: Hvordan skal ledelsen bakke op? Så succeskriteriet vedbliver at være Specifikt.

37 Eksempel (Udviklingsforum 2010) Eksempel: Workshops bliver naturligt at deltage i for en stor del af personalet Bud på formulering der er SMART: Alle medarbejdere har i 20XX deltaget i mindst X antal workshops

38 Eksempel (Udviklingsforum 2010) Eksempel: At børnenes lyst til at bruge biblioteket vækkes, og at de kommer igen, såvel i fritiden som på senere klassetrin Bud på formulering der er SMART: At X antal børn bruger biblioteket i 20XX, og at man ved en evaluering/stikprøve/eller lign. kan påvise at X pct. kommer igen i fritiden eller på senere klassetrin

39 Projektets organisering Skal fremgå af projektbeskrivelsen! Information om hvem der er: Projektejer (og/eller sidder i styregruppen) Projektleder Projektgruppe Ressourcepersoner

40 Spørgsmål?

41 Øvelse

42 CASE: Baggrund: Bibliotekslederne har været til det månedlige biblioteksledermøde. Her har de fået præsenteret ideen om, at man lokalt på regionens biblioteker laver biblioteksklubber. Jeres biblioteksleder blev særligt inspireret af at høre om, hvad en klub kunne skabe at spændende møder borgerne imellem. En biblioteksklub kan danne rammen om nye netværk faciliteret af biblioteket, men i bund og grund drevet af borgerne selv. Der er i konceptet muligheder for nye interessefællesskaber, borgerne som ambassadører for biblioteket, udvidelser af læsekredse, målrettet arrangementsvirksomhed osv. Klubberne kan eksempelvis være for målgrupper som eksempelvis børn, børnefamilier, voksne, pensionister eller andre store grupper, som biblioteket skal servicere og lave kulturtilbud til. Det er derfor, efter et møde mellem jeres afdelingsleder og biblioteksleder, blevet besluttet, at der skal nedsættes en projektgruppe, som skal arbejde med konceptet biblioteksklubben. Jeres biblioteksleder har endnu ikke bestemt, hvem klubben skal laves for, men har et par overvejelser, som hun gerne vil have, I tager med i jeres første bud på en projektbeskrivelse. I skal med andre ord tænke over, at en ny klub skal kunne gøre en forskel på følgende områder: Indholdet og atmosfæren (samtale, debat, kommunikation, fællesskab, tænketanke) Servicen - der tilbydes noget særligt Jeres biblioteksleder ønsker desuden, at der skal være fokus på følgende værdier i projektet: At være, mødes, opleve, lære, skabe, bidrage, sætte spor Mange af bibliotekets kulturtilbud er i dag afgrænsede oplevelser, og p.t. kan biblioteket opfylde de 4 første værdier/behov: at være, mødes, opleve og lære. Men mennesker vil gerne involveres - selv bidrage og skabe. Ved at arbejde bevidst med niveauerne, gives der borgerne mulighed for at bidrage til biblioteket, skabe tilhørsforhold, udvikle institutionen i frugtbart samspil med omgivelserne - der skabes værdier for den enkelte, biblioteket og samfundet.

43 Øvelse Formål: Hvorfor gør vi det?

44 Husk! Projektbeskrivelsen skal være så klart formuleret, at den kan forstås af alle (også folk udenfor egen organisation)!

45 Frokost

46 Hvordan laver man en milepælsplan?

47 Leverancer: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e- resurser til potentielle brugere.

48 Milepælsplan Definition af milepæl: En milepæl er den enkelte leverance slutprodukt dvs. hver leverance afsluttes ved en milepæl Eksempel: Hvis leverancen er udarbejdelse af en invitation, er milepælen den dato, hvor invitationen er færdig og udsendt til deltagerne

49 Hvorfor lave en milepælsplan? Skaber overblik Tydeliggør sammenhænge/afhængigheder Gør projektet mere håndterbart og overskueligt Projektlederens vigtigste styrings- og delegeringsredskab

50 Milepælsplan fra teori til praksis Projektet opdeles i leverancer Leverancer tildeles milepæle Afhængigheder leverancerne imellem og tidsmæssig rækkefølge afdækkes Faseskift identificeres jf. fasemodellen

51 Hvordan: Gant diagram

52 Kendetegn ved en god milepælsplan: Skaber fælles forståelse og accept af projektet Skaber tempo og intensitet i projektet Skaber sammenhæng mellem formål og leverancer, den enkeltes indsats og ansvar Kan bruges som styringsredskab og til projektopfølgning

53 Eksempel på milepælsplan Projekt: Forårsfest Projektleder: Mette Dato: X/X- XX Leverance/ Delleverance Milepæl Ansvar Deadline Ok Lave invitation Invitationen skal være udarbejdet, layoutet og udsendt (X/X 20XX) Mette 1/ Skrive tekst Teksten til invitationen skal være skrevet færdig (X/X 20XX) Erik X/X 20XX V Layoute invitation Invitationen er færdig layoutet og godkendt af projektleder (X/X 20XX) Pia X/X 20XX Udsendelse af invitation Invitationen er udsendt til deltagerne (1/3 2011) Erik 1/ Leje lokaler

54 Spørgsmål?

55 Øvelse

56 Øvelse Leverance: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Milepæl: Hvad er leverancens slutprodukt og hvornår er deadline?

57 Målhieraki Hvordan? Formål Leverancer Hvorfor?

58 Eksempel på leverance Spørgsmål: Hvordan bringer vi værdierne: At skabe, bidrage og sætte spor i spil i forhold til brugernes brug af biblioteket? Svar: Leverance 1: Afklaring af hvad projektgruppen forstår ved skabe, bidrage og sætte spor dvs. en definition af de tre værdier i en bibliotekskontekst.

59 Eksempel på delleverance Delleverance 1.a: Indsamling af erfaring i forhold til og materiale omkring de tre værdier. Delleverance 1.b: Brainstorm i projektgruppen som afsæt for en beskrivelse af de tre værdier (faciliteret ved projektlederen). Delleverance 1.c: Undersøgelse af hvordan det fysiske rum kan indrettes mere interaktivt/ brugerinvolverende.

60 Eksempel på milepæl Milepæl leverance 1: Den x/x 20xx har projektgruppen udarbejdet en indstilling til ledelsen, der beskriver hvordan det tre værdier kan bringes i spil. Milepæl delleverance 1.a: Den x/x 20xx har projektdeltager x indsamlet erfaring og materiale og delt det med resten af projektgruppen.

61

62 Refleksionsrum: Mødefacilitering

63 Refleksionsrum Hvordan faciliterer man gode møde, der skaber rum for nysgerrighed, gode drøftelser og reflekterede beslutninger?

64 De mange perspektiver og forståelser

65 Spørgsmål?

66 Sproget skaber vilkår Det er ikke muligt at ikke kommunikerer som (møde)leder!

67 Rollen som mødeleder (gamemaster)

68 Hvor skal mødelederen have sit fokus? 1. På processen/faciliteringen af processen dvs. på at styre mødedeltagerne sikkert gennem mødeforløbet 2. På at skabe rum for at alle mødedeltagere kan komme på banen 3. På at mødet opfylder sit formål (tag konsekvensen af mødets formål) 4. På at alle dagsordenspunkter blive nået indenfor den afsatte tid (styre tiden) 5. På at der bliver truffet de nødvendige beslutninger

69 Hvad er en gamemaster? Sprogspil (game) ethvert samspil/enhver kommunikation imellem mennesker følger bestemte regler for roller og handlinger som i et spil dette gør sig også gældende på et møde!

70 Hvad er en gamemaster? Gameplayer (møde- projektdeltager etc.): En gameplayer kender spillets regler og ved hvordan man følger dem, men har ikke blik for de overordnede betingelser og værdier spillet bygger på. Gamemaster (møde- projektleder etc.): En gamemaster har gameplayerens færdigheder + en overordnet forståelse af hvornår det er hensigtsmæssigt at variere spillet, samt evne til at introducere nye variationer og nye sprogspil

71 Gamemasterfærdigheder Evnen til at deltage i spillet/kommunikationen på linje med de andre deltagere. Samtidig med at man styrer og koordinerer spillet/kommunikationen hen imod fælles definerede mål.

72 Gamemasterfærdigheder Tre kommunikationsredskaber!

73 Kontrakt Gamemasterens vigtigste opgave er at sikre en fælles for-forståelse af: Hvad er emnet? Hvad er formålet med samtalen? Hvilken slags samtale skal vi have?

74 Time-out Er det det rigtige, vi taler om, eller skal vi ændre fokus? (genforhandle kontrakten) Lad os lige stoppe op et øjeblik. Hvor er vi på vej hen, i forhold til det vi aftalte tidligere? For mig at se er der nu i hvert fald tre veje at gå: 1, 2 og 3 Kan I se andre? Hvilken skal vi vælge?

75 Afslutning Vigtig at gamemasteren sikrer: At alle ved hvad, der er blevet besluttet og hvorfor At der er enighed om, hvad næste skridt er/hvad der er aftalt Har vi fundet frem til nogle gode løsninger? Evi kommet videre ift. emnet? Hvad sker der herfra? Hvad gør vi konkret? Hvordan griber vi det an?

76 Spørgsmål?

77 Check ud Hvad er det vigtigste, jeg tager med fra i dag? Hvad har jeg selv bidraget med, for at gøre dagen til en positiv oplevelse? Er der noget som med fordel kunne været grebet anderledes an?

78 TAK FOR I DAG!