Dagsorden for møde i Personalepolitisk udvalg mandag den 23. oktober 2017 kl

Transkript

1 Til medlemmerne af PPU HR afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler Tanja Hjorth Jacobsen Telefon: E mail: thja@adm.aau.dk Sagsnr.: Dato: Dagsorden for møde i Personalepolitisk udvalg mandag den 23. oktober 2017 kl Mødelokale FRB7F lok. F3 42. Der serveres kaffe, the, vand og frugt. Inviterede: Anne Bisgaard Pors, Lars Rosgaard Jensen, Per Knudsen, Jens Kirk, Kim Dremstrup, Mikael Vetner, Rasmus Antoft, Henrik H. Søndergaard og udvalgssekretær Tanja Hjorth Jacobsen. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering fra formandskabet 3. Drøftelse af udkast til præambel til personalepolitik og delpolitikker Bilag 3.1.: Udkast til præambel til Aalborg Universitets Personalepolitik Bilag 3.2.: Udkast til delpolitik om Rekruttering og Ansættelse Bilag 3.3.: Udkast til delpolitik om Løn Bilag 3.4.: Udkast til delpolitik om Kompetenceudvikling (eftersendes i uge 42) Bilag 3.5.: Udkast til delpolitik om Bibeskæftigelse Bilag 3.6.: Udkast til delpolitik om Den rummelige arbejdsplads Bilag 3.7.: Udkast til delpolitik om Afskedigelser 4. Udkast til HSU indstilling vedr. jobrotation (materiale eftersendes i uge 42) Bilag 4.1.: Udkast til HSU indstilling vedrørende inddragelse af jobrotation som en del af kompetencestrategien for TAP området 5. Eventuelt Kommende møder i PPU 2017: Onsdag den 15. november 2017 kl Kommende møder i HSU 2017: Onsdag den 6. december 2017, bilagsfrist den 17. november 2017 Side 1 af 2

2 Kommende møder i HSU 2018: Onsdag den 21. februar 2018 Onsdag den 11. april 2018 Onsdag den 8. maj 2018 (fællesmøde mellem HSU og HAMiU) Onsdag den 13. juni 2018 Onsdag den 19. september 2018 Onsdag den 12. december 2018 Side 2 af 2

3 Til Personalepolitisk udvalg Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Personalepolitisk udvalg Orientering fra formandskabet Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Siden sidst Ingen yderligere bilag. Ny sekretær for PPU Da den tidligere udvalgssekretær er fratrådt sin stilling, vil Tanja Hjorth Jacobsen overtage rollen som udvalgssekretær. Den nye sekretær vil i løbet af kort tid booke PPU-møder i Orientering fra HSU Siden sidste møde i PPU har der været afholdt to HSU møder. HSU har ikke givet PPU nye opgaver. Der er indtrådt et nyt medlem af HSU. Det er Henrik Pedersen, som er ny dekan på TECH i stedet for Eskil Holm Nielsen, der samtidig er udtrådt af HSU. Indstilling: Sagsbehandler: PPU bedes tage orienteringen til efterretning Tanja Hjorth Jacobsen Side 1 af 1

4 Til Personalepolitisk udvalg Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Personalepolitisk udvalg Sagsfremstilling vedrørende præambel til personalepolitik og delpolitikker Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: PPU skal udarbejde forslag til HSU til ny personalepolitik Bilag 3.1.: Udkast til præambel til Aalborg Universitets Personalepolitik Bilag 3.2.: Udkast til delpolitik om Rekruttering og Ansættelse Bilag 3.3.: Udkast til delpolitik om Løn Bilag 3.4.: Udkast til delpolitik om Kompetenceudvikling Bilag 3.5.: Udkast til delpolitik om Bibeskæftigelse Bilag 3.6.: Udkast til delpolitik om Den rummelige arbejdsplads Bilag 3.7.: Udkast til delpolitik om Afskedigelser På seneste møde i PPU den 30. maj 2017 blev et udkast til præambel for en værdibaseret personalepolitik drøftet og kommenteret. HR afdelingen har indarbejdet PPU s kommentarer til præamblen i bilag 3.1. Der er vedlagt udkast til 6 delpolitikker. To delpolitikker (arbejdsmiljø og Ligestilling) udestår, idet de behandles i særskilte udvalg. Indstilling: PPU opfordres til at drøfte præamblen og øvrige forslag til delpolitikker med henblik på godkendelse i PPU på næste møde den 15. november 2017 og forelæggelse i HSU den 6. december Sagsbehandler: Tanja Hjorth Jacobsen Side 1 af 1

5 Bilag 3.1 til PPU møde den 23. oktober 2017 Udkast til Aalborg Universitets personalepolitik (2017) Personalepolitikken omfatter alle medarbejdere på Aalborg Universitet. Den indeholder en kort beskrivelse af den tilstræbte arbejdskultur og hvad man som medarbejder kan forvente af arbejdspladsen. Derudover indeholder personalepolitikken en række konkrete værdibaserede delpolitikker, der sætter rammen om det daglige arbejde. Det attraktive arbejde på Aalborg Universitet Vi er meget bevidste om, at kerneopgaverne forskning, undervisning og formidling stiller høje krav til alle. Og hvilke muligheder opgaverne samtidigt giver for et udviklende og attraktivt arbejde. Som universitet er vi afhængige af en arbejdskultur, der frisætter energi og potentiale hos den enkelte. Derfor giver vi stor frihed til medarbejdere, der kan udøve selvledelse. Ledelse skaber rammer for arbejdslivet og er en forudsætning for selvledelse. Medarbejdere med gejst og engagement kan lægge mange timer i arbejdet. Arbejdet kan være præget af kompleksitet og omskiftelighed. Til tider kan det gode arbejdsmiljø være udfordret. Derfor er den løbende dialog mellem leder og medarbejder vigtig. Læs mere om vores syn på ledelse i Ledelsesgrundlaget. Den selvstændigheds og faglige kritik kultur, der præger ethvert universitet, indgår på Aalborg Universitet i en særlig virksomhedskultur, der stammer fra universitetets grundlæggelse, og som er baseret på fællesskab. Det er et kendetegn for os, at alle medarbejdere indgår i grupper, hvor forskellige kompetencer udnyttes bedst muligt og hvor man kan lære af hinanden og tage vare på hinanden. Grupper udgør på den måde en vigtig base for den daglige trivsel, samtidigt med, at de udgør grundlaget for vores forskningsresultater og unikke problembaserede læringsmodel. Det attraktive arbejde på Aalborg Universitet er noget vi tilstræber hver dag, med afsæt i vores værdier: Kreativitet ved at gå nye veje indenfor forskning, uddannelse og udveksling af viden med vores omgivelser. Åbenhed som en forudsætning for den fortsatte udfoldelse af vores kreative og innovative potentiale. Åbenhed for dialog, nye tanker og konstruktiv kritik. Samarbejde præget af tillid og respekt, men samtidigt grænseoverskridende og sporsættende.

6 Bilag 3.2. til PPU møde den 23. oktober 2017 Delpolitik: Rekruttering og Ansættelse Når Aalborg Universitet gennemfører rekrutteringsforløb sker det med den klare målsætning at tiltrække de professionelle, de velkvalificerede og de engagerede medarbejdere. Vi ønsker at rekruttere de bedste både fagligt og personligt. Vi ser i den forbindelse ikke kun på faglighed og resultater men i lige så høj grad på de samarbejdskompetencer, der er en forudsætning for at kunne indgå i grupper. Rekrutterings og ansættelsesprocessen fastlægges således, at alle ansøgere fra start til slut oplever en respektfuld og professionel håndtering af deres kandidatur. Alle nye medarbejdere får en grundig introduktion til både arbejdsopgaverne i stillingen, enhedens samlede opgaveportefølje og til Aalborg Universitet som arbejdsplads. Det er lederens opgave at sikre dette. Det er dog et fælles ansvar at tage godt imod nye kollegaer, så de hurtigt føler sig tilrette i stillingen. Nuværende politik: Rekrutterings- og ansættelsespolitik Aalborg Universitet vil tiltrække fagligt velkvalificerede og motiverede ansøgere, ved at tilbyde en inspirerende og attraktiv arbejdsplads, der fremmer medarbejdernes muligheder for faglig og personlig udvikling. Ansættelse sker i overensstemmelse med de enkelte områders personaleplanlægning, der tager udgangspunkt i den øjeblikkelige personalesammensætning, forsknings- og undervisningsbehov, forventede fremtidige arbejdsopgaver samt de økonomiske rammer. Alle ansøgere skal opleve en fair og professionel rekrutteringsproces lige fra stillingsopslag til tilbagemelding, uanset om den pågældende ansøger ansættes eller ej. Nye medarbejdere skal sikres en grundig og rettidig introduktion til konkrete arbejdsopgaver, afdelingen/instituttet og til universitetet som helhed.

7 Bilag 3.3. til PPU møde den 23. oktober 2017 Delpolitik: Løn Aalborg Universitet tilstræber at tilbyde konkurrencedygtige løn og ansættelsesvilkår med henblik på at tiltrække og fastholde højt kvalificeret arbejdskraft. Aflønningen afspejler såvel stillingens indhold, ansvar og tyngde som de faglige kvalifikationer, opnåede resultater og personlige samarbejdsevner. Lønforhandlinger på Aalborg Universitet gennemføres på en gennemskuelig måde med størst mulig åbenhed og enkelhed, og med en fair fordeling af lønmidlerne Nuværende lønpolitik i Personalepolitikken: Lønpolitik Aalborg Universitet tilstræber en lønpolitik, hvor medarbejderne aflønnes på et niveau, der afspejler ansvar, kvalifikationer, samarbejdsevne, professionalisme samt opnåede resultater i stillingen. Det er ledelsens hensigt aktivt at bruge mulighederne i de offentlige lønsystemer. Fra TAP lønpolitikken: Aalborg Universitet ønsker at tiltrække, rekruttere og fastholde kvalificerede tekniske og administrative medarbejdere og ønsker at være en arbejdsplads, hvor trivsel, arbejdsglæde og balance mellem arbejds- og privatliv er i fokus. Formålet med Lønpolitikken er at understøtte disse mål gennem en løndannelse med størst mulig åbenhed, enkelhed og gennemskuelighed. Der eksisterer endvidere et antal lokale VIP-lønaftaler

8 Bilag 3.5. til PPU møde den 23. oktober 2017 Delpolitik: Bibeskæftigelse Aalborg Universitet lægger stor vægt på den udveksling af viden, der foregår mellem universitetet og det omgivende samfund. Det sker blandt andet i kraft af en udadvendt, venlig og imødekommende virksomhedskultur, som lægger op til, at medarbejdere påtager sig eksternt rettede opgaver for universitetet. Desuden gives der plads til, at medarbejdere, ved siden af deres hovedbeskæftigelse, indenfor nærmere regler kan løse opgaver som privatpersoner, i kraft af deres faglige ekspertise. Læs mere om bibeskæftigelse i Aalborg Universitets interne regler for bibeskæftigelse. Ovenstående er en kopi af det indledende afsnit fra bibeskæftigelsesreglerne, dog med omformulering af sidste sætning, som i ovenstående er blevet opdelt i 2 sætninger. På nuværende tidspunkt er der ingen såkaldt Politik om bibeskæftigelse.

9 Bilag 3.6. til PPU møde den 23. oktober 2017 Delpolitik: Den rummelige arbejdsplads Aalborg Universitet ønsker en bredt sammensat medarbejdergruppe, hvor der også er plads til mennesker med arbejdsmæssige udfordringer. Vi har en forpligtelse til at drage omsorg for og hjælpe medarbejdere med særlige behov og i særligt udsatte situationer. Det gælder uanset, om man er tilknyttet universitetet på særlige vilkår i henhold til lovgivning, eller om man befinder sig i en livssituation, hvor der er brug for særlig fleksibilitet. Medarbejdere skal behandles individuelt og med respekt for deres personlige situation og særlige arbejdsvilkår. Arbejdskapaciteten kan svinge og nogle gange påvirkes af udefrakommende forhold. Aalborg Universitet tilstræber en arbejdsplads, som rummer medarbejdere i alle typer livssituationer og i alle de faser, man gennemgår i løbet af et arbejdsliv. Vi ønsker endvidere at påtage os et samfundsmæssigt og socialt ansvar ved at tilbyde særlige ordninger til medarbejdere med nedsat erhvervsevne eller hvis helbredsmæssige eller sociale forhold kræver en særlig tilretning af arbejdsopgavernes indhold eller arbejdspladsens indretning. For Aalborg Universitet er der stor værdi i både at kunne tiltrække og fastholde fagligt velkvalificerede medarbejdere. Det gælder også i situationer, hvor man er arbejdsmæssigt udfordret. Til overvejelse: Skal vi specifikt nævne fleksibilitet og særlige forhold for/hensyn til seniorer, handicappede, gravide, småbørnsfamilier, ansatte med sygdom i nærmeste familie, sygdom i øvrigt, o.s.v. Ønsker PPU mulighederne i DRAM direkte nævnt, altså: fleksjob, virksomhedspraktik, løntilskud, personlig assistent. Der står intet i vores nuværende personalepolitik om det rummelige arbejdsmarked eller den rummelige arbejdsplads. Dog er der følgende afsnit: Fleksibel arbejdsplads Aalborg Universitet er en familievenlig arbejdsplads, som er imødekommende over for, at medarbejdere kan have forskellige ønsker til arbejdstidens længde og tilrettelæggelse gennem arbejdslivet. Hvor det er foreneligt med arbejdets tilrettelæggelse og udførelse, udviser ledelsen imødekommenhed over for medarbejderes begrundede ønsker om arbejdstidernes placering samt ønsker om nedsat arbejdstid og deltids- eller fuldtidsorlov. Fleksible, omstillingsparate og internationalt orienterede medarbejdere er et centralt aktiv for en moderne videnorganisation. Aalborg Universitet ser derfor positivt på begrundede ønsker om tjenestefrihed eller orlov i det omfang, det er i overensstemmelse med universitetets interesser.

10 Bilag 3.6. til PPU møde den 23. oktober 2017 Seniorpolitik Ældre og yngre medarbejdere supplerer hinanden godt, og derfor er det en selvstændig målsætning at beskæftige medarbejdere i alle aldersgrupper. Der skal være vilkår, som giver mulighed for, at den enkelte medarbejder kan være aktiv indtil pensionsalderen. Seniorpolitikken sigter på at fastholde medarbejdere op til den egentlige pensionsalder og samtidig give medarbejdere, der ønsker at forlade Aalborg Universitet, mulighed for, at det kan ske på en fornuftig og anstændig måde.

11 Bilag 3.7. til PPU møde den 23. oktober 2017 Delpolitik: Afskedigelser Ledelsen på Aalborg Universitet har ansvaret for at lave en langsigtet og strategiske planlægning, hvor afskedigelser begrundet i økonomiske eller strukturelle forhold udgås. Ledelsen skal endvidere sikre, at alle medarbejdere er bekendt med krav og forventninger i ansættelsen, således at individuelle afskedigelser ikke bliver nødvendige. Hvis afskedigelser ikke kan undgås og heller ikke afværges ved at iværksætte andre hensigtsmæssige foranstaltninger, vil Aalborg Universitet sikre, at afskedigelserne sker på en værdig og respektfuld måde, hvor den afskedigede føler sig hørt i processen og alle regler følges. Faglige organisationer og samarbejdsudvalg vil blive inddraget i processen, alt afhængig af årsagen til afskedigelsen. Uanset årsagen til samarbejdets ophør er det vigtigt for Aalborg Universitet, at afskedigede medarbejdere oplever en professionel og fortrolig håndtering af afskedigelsen, som skal ske på et oplyst, gennemskueligt og korrekt grundlag. Der vil blive taget videst mulige menneskelige hensyn og altid ske en individuel håndtering af afskedigelsen under hensyntagen til medarbejderens personlige situation på arbejdspladsen. Fra nuværende personalepolitik: Afskedigelse og fratrædelse Det er en forudsætning for et produktivt og kreativt arbejdsmiljø, at medarbejdere føler sig trygge i ansættelsen. Derfor er det en central ledelsesopgave at undgå afskedigelse af medarbejdere, der udfører deres arbejdsopgaver tilfredsstillende. Hvis en medarbejder afskediges, uanset årsagen, håndteres afskedigelsessituationen via klare, åbne og hurtige procedurer, ansvarlighed og saglighed i afgørelsen, så uansøgt afsked sker under størst mulig hensynstagen til den enkelte. Personaleplanlægningen skal være så langsigtet, at uansøgt afsked i videst muligt omfang modvirkes gennem afværgende foranstaltninger så som frivillig fratræden, orlov, rokering, nedsættelse af arbejdstid m.v. Når en medarbejder fratræder en fast eller midlertidig stilling, tilbydes medarbejderen en fratrædelsessamtale med sin nærmeste leder.