REFERAT. E/F Englandsvej 34 B, C, D ordinær generalforsamling

Transkript

1 Frederiksberg, Kundenr Sagsnr Dok.nr Direkte tlf REFERAT E/F Englandsvej 34 B, C, D ordinær generalforsamling Mødested: DEAS, Dirch Passer Allé 76, 2000 Frederiksberg Mødedato: 24. april 2013 Fremmødte: 4 ejere svarende til 4 fordelingstal Repræsenteret: 5 ejere svarende til 5 fordelingstal ud af ejerforeningens samlede fordelingstal på 35 Referent: Tina Skou Hansen DEAS Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Gennemgang af vedligeholdelsesplan, husorden og facadecensur til godkendelse. 5. Forslag jf. vedtægtens Fremlæggelse af budget til godkendelse. 7. Valg af repræsentant til gårdlauget Engdalhus i lige år. 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 10. Valg af revisor. 11. Eventuelt 1. Valg af dirigent og referent. Foreslået og valgt som dirigent blev Tina Skou Hansen fra DEAS. Foreslået og valgt som referent blev Tina Skou Hansen fra DEAS. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og varslet i henhold til foreningens vedtægter og at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i samtlige af dagsordenens punkter. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Bestyrelsen fremlagde sin beretning for perioden november som nedenstående, idet beretning for tidligere periode var aflagt af afgående bestyrelse ved ekstraordinær generalforsamling den Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål til beretningen som efterfølgende blev taget til efterretning. Overordnet har perioden været god, men vi er ikke er kommet ud af 2012 med et overskud som forventet, og det skyldes to uforudsete udgifter i form af restskat, og en fejl i byggeregnskabet fra sidste vedligeholdelsesprojekt som skulle udlignes. Dertil har der været initiativ til mindre projekter. Gennemgang af de væsentligste arbejdsområder: DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-xxx

2 Bestyrelsen har afholdt fire ordinære bestyrelsesmøder, et ekstraordinær bestyrelsesmøde, og et informationsmøde med bestyrelserne fra gårdlaget ang. nyt låsesystem i gården. Dertil jævnlig kontakt. Der er blevet udsendt to nyhedsbreve per mail, samt løbende opdateret med opslag i opgangene. Bestyrelsen opfordrer fortsat alle ejere og beboere til at tilmelde sig foreningens nyhedsbrevet da det er en vigtig kommunikationskanal mellem ejere og bestyrelsen. Du kan tilmelde dig på kode bcd. Der har d. 16. april været 1. års gennemgang af vedligeholdelsesprojektet, som blev fuldt afsluttet sidste år. Vi afventer stadig rapporten fra gennemgangen, men den umiddelbare inspektion påpegede tre altaner som kræver udbedring. Vores byggerådgiver fandt en fejl i byggeregnskabet fra det seneste vedligeholdelsesprojekt, som medførte at vores byggekreditkonto stod i kr. Udgiften burde rettelig have været med i byggeregnskabet og været fordelt mellem ejerne (og deres andel af fælleslånet eller kontante indbetaling). Vi valgte derfor at overføre beløbet fra ejerforeningens driftskonto, og derved få lukket byggekreditkontoen ned. Som kompensation for regnskabsfejlen blev vi ikke faktureret for slutfakturaen fra byggerådgiveren (ca kr.). Regnskabsåret 2012 endte med et underskud på ca kr. Det skyldes, at regnskabet (som indtil da havde et overskud på kr. for året) kom tilbage fra revision, hvor revisoren konkluderede, at ejerforeningen er skattepligtige af lejeindtægten fra TDCs mobilantenner fordi der er tale om indtægter fra ikke-medlemmer. Videre konkluderer de, at der skal beregnes skat tilbage fra 2009, altså fra antennerne blev etableret. Afgørende for vores revisors udmelding, er at udlejning af loftsrum til et ikke-medlem ligger uden for foreningens normalområde. Revisionsselskaberne fortolker skattepligt i ejerforeninger forskelligt, og derfor vurder vi at et bindende svar fra SKAT er den bedste og mest korrekte måde, at få afklaret spørgsmålet. Det betyder at ejerforeningens overskud på ca kr. bliver vendt til et underskud på kr. Det bevirker at foreningens egenkapital pr udgør stort set 0 kr. Bestyrelsen har valgt at godkende årsregnskabet men med forbehold for SKATs afgørelse i sagen. Vi ønsker at få afklaring på sagen og ligeledes et bindende svar fra SKAT. Der er i budgettet for 2013 taget højde for hvis SKAT vurderer, at vi fremover skal til at betale skat for udleje af mobilantennerne. På den ekstraordinære generalforsamling blev vedtægtsændring vedrørende bestyrelsens medlemmer, godtaget og er nu blevet tinglyst. De nye vedtægter ligger på hjemmesiden Gårdlauget går snarest i gang med opsættelse af en port ind til gården. Vi vil få udleveret nøgler hertil. Vi har forsøgt at gennemføre en cykeloprydning af cyklerne i porten, med fire ugers varsel inden Hittegodskontoret ville hente eventuelle herreløse cykler. Alle cykler blev markeret med gul tape, men samtlige gule sedler blev fjernet inden de fire uger opløb. Det tyder på, at løsningen ikke er en cykeloprydning, men derimod mere plads til cykler. 2/5

3 Efter flere beboerhenvendelser om mangel på varmt vand, har vi i flere omgange haft VVS firma ud og tilse problemet. Det er nu løst, men samtidig har vi konstateret at der er et problem med cirkulation af det varme vand i opgang D, som resulterer i skiftende temperatur. Problemet er ved at blive undersøgt nærmere, og beboerne i opgangen har forhåbentlig snart kontinuerligt varmt vand igen. Der er blevet indkøbt fælles vasketøjskurve til vaskerummet. De tilhører ejerforeningen, og må ikke forlade vaskerummet. Ordningen blev indført i marts, og fungerer indtil videre efter hensigt. Til sidst vil vi gerne opfordre alle beboere til at bruge affaldscontainerne i den anden ende af gården ved Glommensgade, såvel som dem placeret i skuerne midt i gården. Hvor containerne ved Glommensgade er halvfulde, er de i de andre overfyldte. På trods af restskatten og fejl i byggeregnskabet, mener vi, at Ejerforeningen Englandsvej 34 B, C og D har en solid økonomi, og en velholdt ejendom. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. Tina Skou Hansen gennemgik det udsendte årsregnskab for 2012 herunder den afsatte udgift til skat på i alt kr ,-. Der fremkom spørgsmål omkring beskatning af lejeindtægter fra mobile loftantenner. Det blev besluttet at fremsende anmodning om bindende svar til SKAT for afklaring om hvorvidt ejerforeningen er skattepligtig af lejeindtægten. Derefter blev årsregnskabet enstemmigt godkendt med forhold for korrektheden af den beregnede skat. Såfremt det måtte vise sig at SKAT`s konklusion bliver at ejerforeningen ikke er skattepligtig af lejeindtægten vil det afsatte beløb efterfølgende blive indtægtsført i ejerforeningen. 4. Gennemgang af vedligeholdelsesplan, husorden og facadecensur til godkendelse. Den fremlagte vedligeholdelsesplan, husorden og facadecensuren blev gennemgået og godkendt enstemmigt. 5. Forslag jf. vedtægtens 4. Klaus Holst Johansen havde fremsendt forslag om at bestyrelsen indgår aftale med gårdlauget Engdalhus om opstilling af et eller flere cykelstativer i nærheden af porten til Englandsvej 34 B-D. Forslaget blev drøftet og det blev besluttet at bestyrelsen tager kontakt til gårdlaugets bestyrelse for nærmere drøftelse om etablering. 6. Forelæggelse og godkendelse af budget til godkendelse. Tina Skou Hansen gennemgik det udsendte budget for 2013 i hovedtal herunder forslag om forhøjelse af af aconto ejerforeningsbidraget med kr. 150,- pr. fordelingstal pr. md. fra samt forslag om uændret opkrævning af grundfondsbidrag kr. 130,- pr. fordelingstal pr. md. fra Der var enkelte afklarende spørgsmål til budgettet for 2012 der blev enstemmigt godkendt som nedenstående: 3/5

4 BUDGET 2013 Indtægter: Aconto E/F-bidrag Vaskeriindtægter Andre indtægter I alt Indtægter i alt Udgifter: Bidrag til grundejerforening m.m. Øvrige bidrag Forbrugsafgifter El Vand Renovation Øvrige afgifter Forsikringer og abonnementer Forsikringer Abonnementer Vicevært/renholdelse Vicevært Ejendomsservice, trappevask mm Materialeudgifter og anskaffelser Administrationshonorar Administrationshonorar, DEAS A/S Øvrige administrationsomkostninger Andre adm.honorarer DEAS A/S Revisor Advokat, juridisk bistand Udarbejdelse af varmeregnskab Gebyrer m.v Porto Løbende vedligeholdelse Løbende vedligeholdelse Større vedligeholdelses arbejder Hensættelser Hensættelse til grundfond Beregnet skat af årets indkomst Samlede udgifter i alt Årets resultat /5

5 7. Valg af repræsentant til gårdlauget Engdalhus. Philip Mike Tømmerholt blev valgt som repræsentant ved sidste års generalforsamling. Der skal derfor først ske valg af ny repræsentant ved næste års generalforsamling. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Der blev foreslået genvalg af alle 3 afgående bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen består herefter af følgende: Sille Larsen, Englandsvej 34 B, 3. tv. (på valg i 2014) Philip Mike Tømmerholt, Englandsvej 34 D, st. th. (på valg i 2014) Christian Thyregod-Nielsen, Englandsvej 34 C, 3. tv. (på valg i 2014) 9. Valg af suppleanter. Der fremkom ingen forslag til suppleanter. Såfremt der i løbet af året måtte blive brug for suppleanter til bestyrelsen må der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. 10. Valg af revisor. Bestyrelsen fik fuldmagt af generalforsamlingen til valg af revisor. 11. Eventuelt. Der fremkom intet til punktet eventuelt. Dirigenten hævede generalforsamlingen kl og takkede for god ro og orden. Underskrift: Dirigenten Formand Tina Skou Hansen - DEAS Sille Larsen 5/5