Referat Næstved Provsti Møder

Transkript

1 Referat Næstved Provsti Møder PU møde d. 12. december 2018 kl behandlingspunkter - d kl. 13:00 til 17:30 Deltagere: Næstved Provsti, Næstved Provstiudvalg Mødepunkt Referat 1 - Endelig godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. 2 - Orientering fra stift og stiftsråd Mogens Kessel orienterede om stiftsrådets arbejde bl.a. det store konfirmandtræf i Roskilde, som i flere år har været en stor succes og den årlige stiftsdag i marts. Næste stiftsdag bliver d. 30. marts Forslag til PU mødedatoer Forslag til PU mødedatoer Næstved Provstiudvalg ( ) Forslag til PU mødedatoer Møder i hvis ikke andet anført starter møder kl. 13 og holdes på provstikontoret på Østre Kirkegård 16. januar i Marvede Præstegård 20. februar 13. marts 10 april 30. april (tirsdag) 28. maj (tirsdag) 12. juni 18. juni budgetsamråd 21. august 4. september budgetmøde 11. september 9. oktober 6. november 11. december Formandsmøde d. 23. januar Stenvænget 4, Fensmark, 4684 Holmegaard Provstiudvalget skal beslutte om grunden, efter modtagelse af dokumentation og efter syn, kan sælges på de fremsatte vilkår? PU har godkendt, at grunden kan sælges, men vurderer at cirkulære om fremgangsmåden ved salg af fast ejendom under menighedsrådenes bestyrelse ikke har været tilstrækkeligt opfyldt. Her henvises til 6. Salg af fast ejendom skal ske via annoncering hos den ejendomsmægler, som menighedsrådet vælger,

2 Fensmark - Salg af FDF-grunden ( ) Fensmark, svar om salg af FDF grunden, Fensmark, svar om manglende godk. af købsaftale for FDFgrunden, Tiltrædelse af salg Fensmark, Tiltrædelse af salg, Fensmark, Fwd Stenvænget 4, Fensmark, 4684 Holmegaard, Underskrevet formidlingsaftale at salget skal ske gennem, således at offentligheden får kendskab til, at ejendommen udbydes til salg, og en bred køberkreds derved får mulighed for at byde på ejendommen. PU anmoder om, at grunden udbydes igen og at menighedsrådet dokumenterer, at grunden har være offentligt udbudt til salg i min. 2 måneder, herunder i et trykt medie og hos en ejendomsmægler. Det er provstiudvalgets vurderering, at opslag på Facebook ikke er nok til at give en bred køberkreds mulighed for at byde på ejendommen. Det er en betingelse for menighedsrådets salg, at provstiudvalget godkender: 1) Den skriftlige aftale, som fastsætter de retningslinjer, der skal gælde for salget (formidlingsaftalen), herunder det fastsatte estimat for købsprisen (salgsprovenuet). - Formidlingsaftalen d med værdiansættelse kr kan godkendes af provstiudvalget. 2) Den endelige aftale mellem menighedsrådet og køberen om salg af fast ejendom (købsaftalen). Menighedsrådet gøres opmærksom på, at der kan være momspligt i forbindelse med salget. 5 - Ubrugte anlægsmidler til Stalden i Fensmark Præstegård og tilladelse fra Slots- og kulturstyrelsen PU mener, at menighedsrådet med bevillingen allerede har tilladelse til, at anvende midlerne til renovering. Menighedsrådet anmoder om tilladelse til at anvende restbeløb fra anlægsbevilling til forundersøgelse og istandsættelse/renovering af staldbygninger - anlægsbevilling 2017 i alt kr I 2018 er der anlægsbevilget kr til forundersøgelse og istandsættelse/renovering af staldbygninger. Ved provstesyn i 2016 blev det påpeget, at den ene halvdel af stråtaget på staldbygningen bør udskiftes i Fensmark - Ubrugte anlægsmidler til Stalden i Fensmark Præstegård ( ) Ubrugte anlægsmidler til Stalden i Fensmark Præstegård, Tilladelse til indvendig

3 istandsættelse af staldlængerne _552698_0, Tilbud fra Mester Madsen, Tilbud fra Hansen og Andersen 6 - Fuglebjerg - Ansøgning om brug af egne frie midler Menighedsrådet søger om tilladelse til at anvende MR frie midler til orgelkabinet og tilhørende skabe kr samt ny belysning og opsætning af Ørstedsbuer foran orgel og altertavle ialt kr Fuglebjerg - Orgel - belysning - ørstedsbue ( ) Ansøgning om brug af egne frie midler, Ansøgning om brug af egne frie midler, Næstved Provsti. Ansøgning om egne frie midler. Inden provstiudvalget tager stilling til ansøgningen, har PU brug for en samlet plan for vedligeholdelse i pastoratets bygninger for de næste 2 år, herunder graverfaciliteter ved Fuglebjerg Kirke. 7 - Haldagerlille - Ansøgning om 5 % midler til rensning af orgel Der gives afslag på ansøgningen med henvisning pastoratets samlede frie midler. Ansøgning om 5% midler til merudgift for rensning af orgel i Haldagerlille Kirke kr ,00 inkl. moms. Haldagerllle - Orgel - Ansøgning 5 % midler ( ) Ansøgning om 5 % midler, Næstved Provsti. 5 % puljen. Orgel i Haldagerlille., Scan 2, Scan, Blanket - Ansøgning til 5% midler , Blanket - Ansøgning til 5% midler, Ansøgning om 5 % midler, Næstved Provsti. 5 % puljen. Orgel i Haldagerlille., Scan 1, Scan 3, Scan 8 - Sankt Mortens sogn - diverse ansøgninger 5% midler og brug af provenu salg Ågade 9 Næstved Ansøgning består af 3 dele 1. frigivelse af allerede bevilget 5% midler kr ,47 2. Forbrug af provenu fra salg af tjenesteboligen i Ågade kr ,12 3. Ansøgning om yderligere 5% midler kr ,21 Anna forlod mødet under forhandling og beslutning. Godkendt som beskrevet. Da menighedsrådet har fremsendt bilag til dokumentation, udbetales beløbet kr ,21 af 5% midlerne efter modtagelse af bank reg og konto nr.

4 Sankt Mortens sogn - diverse ansøgninger 5% midler og brug af provenu salg Ågade 9 Næstved ( ) Sankt Mortens sogn - diverse ansøgninger 5% midler og brug af provenu salg Ågade 9 Næstved, 15 a - 5% opgørelse rest bevilling præste og provstebolig, Kontoudtog Sydbank - deponeringskonto, O16 - korrektion til ansøgning 5% midler søgt , L4 - kontokort formål 5315 og fakturaer, O16 - kontokort formål 5115 og fakturaer, VS Sankt Mortens sogn - tjenesteboligerne Ågade 9, Lindeparken 4, Ostenfeldsvej 16, 15 a - 5% opgørelse rest bevilling præste og provstebolig.pdf, 1147_001, 1148_ Krummerup Kirke - projektforslag dateret september 2017 Menighedsrådet har fremsendt projekt, og anmoder om at kunne iværksætte det, når der er mulighed for det. Krummerup Kirke - indvendig istandsættelse ( ) Aktdokument, Brev fra Hårslev-Ting Jellinge- Krummerup MR formand og iværksættelse af projekt, Krummerup Kirke - projektforslag september 2017 Sagen kan ikke behandles, da det ikke er oplyst hvad menighedsrådet ønsker provstiudvalget skal foretage sig i forbindelse med fremsendelsen af projektet. Menighedsrådet bedes oplyse, hvor langt man er med renoveringen af gulvet i Ting Jellinge Kirke. Der har siden juni 2017 været afsat 5% midler til udbedring af skader efter angreb af ægte hussvamp i kirkegulvet. Af ialt kr er udbetalt kr ,25 i maj Invitation til syn af Kvislemark Præstegård Provstiudvalget inviteres til at bese Kvislemark Præstegård i forbindelse med menighedsrådets forespørgsel angående salg af præstegården. Kvislemark Præstegård - evt. salg ( ) Provstiudvalget modtager invitationen d. 16 januar kl Efterfølgende holdes PU møde i Marvede og møde med Marvede Menighedsråd. Tidspunkt for mødet med Marvede MR er ikke fastsat. VS Invitation til syn af Kvislemark Præstegård 11 - Sv: Skelby Gunderslev spørgsmål til bevilling Menighedsrådets forespørgsel er besvaret, såfremt PU har tilføjelser fremsættes de. Provstiudvalget vil gerne mødes med menighedsrådet og drøfte menighedsrådets 3. kvartalsrapport og økonomiske prioriteringer. Forslag til mødedato d. 20. februar 2019 f.eks. kl

5 Skelby-Gunderslev - spørgsmål til PU om bevilling ( ) Skelby Gunderslev spørgsmål til bevilling, Folketal pr. sogn 2018, Ligningsoversigt Næstved Provsti 12 - Vejlø MR - anlægsmidler 2018 (afsluttende arbejder) Menighedsrådet har fremsendt opgørelse over forbrug af anlægsbevillinger. Provstiudvalget bedes godkende mer- og mindre forbrug på de enkelte bevillinger, således at resultat af de afsluttede arbejder kan overføres til MR frie midler. Menighedsrådets økonomiske dispositioner i henhold til beskrivelsen, herunder at der overføres kr. 227 til MR frie midler godkendes. Vejlø - regnskab 2018 ( ) Aktdokument, Vejloe-kirkekasse_anlægsregnskab Toksværd-Holme Olstrup - Ansøgning om 5% midler i forbindelse med langtidssyg gravermedhjælper Ansøgning om 5% bevilling til dækning af vikarudgifter ifm. langtidssygemelding. For 2017 kr og for 2018 kr Et negativt resultat i 2017 på kr betød at MR frie midler blev reduceret til - kr Revisionen har påpeget dette. Af 5% midlerne bevilges kr og kr til vikarudgifter. Da menighedsrådet har fremsendt dokumentation kan beløbet overføres efter modtagelse af bank reg og konto nr. Toksværd-Holme Olstrup - 5% ansøgning gravermedhjælper vikar/afløser ( ) Aktdokument, Aktdokument, Simpelt bilag til ansøgning 5% midler, Simpelt bilag til ansøgning 5% midler, Aktdokument, Aktdokument, Toksværd- Holme Olstrup - Bilag til ansøgning om 5pct. midler 14 - Holsted - Ansøgning om 5% midler til mobilvæg Menighedsrådet ansøger om 5% midler til rep. af PU mener ikke, på det fremsendte grundlag, at der kan blive tale om at anvende 5% midler til opgaven.

6 mobilvæg kr ,00 inkl. moms for projektering og byggestyring. Og kr inkl. moms for reparationen. Holsted - Ansøgning om 5% midler til mobilvæg ( ) Aktdokument, Tilbud Lyngkilde - Holsted Kirke_foldevæg, Næstved Provsti_ansøgning 5 procent midler_mobilvæg PU er i tvivl om det er nødvendigt at have en rådgiver tilknyttet. Der skal under alle omstændigheder indhentes mere end 1 tilbud på en opgave af den størrelsesorden. Der bedes desuden om en beskrivelse af hvor tit opdelingen af rummet anvendes. Inden der tages stilling til en evt. anlægsbevilling i 2020 har PU behov for at menighedsrådet indhenter 3 tilbud og at tilbudet omfatter hele projektet Holsted - Ansøgning om 5% midler til defekt murværk i klokketårn Ansøgning om 5% midler til dækning af skader på kirketårnet. Anslået beløb kr inkl. moms. MR gør opmærksom på, at der muligvis også er udvendige skader og at maling af luger ikke er medtaget. PU har spørgsmål til prisen på liftleje? Af 5% midlerne bevilges kr inkl. moms under forudsætning, at ansøgningen har været behandlet og er besluttet af menighedsrådet. Beløbet kan udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgiften. Holsted - Ansøgning om 5% midler til defekt murværk i klokketårn ( ) Aktdokument, Næstved Provsti_ansøgning 5 procent midler_reparation muværk i klokketårnet, Lyngkilde - Notat-Holsted Kirke-klokkeåbninger 16 - Holsted - Ansøgning om 5% midler til defekt flisebelægning i Atriumgården Menighedsrådet skal indhente mere end et tilbud på opgaven. Ansøgning om 5% midler til omlægning af flisebelægning kr ,50 inkl. moms. Desuden søges om tilladelse til at fælde træer. Holsted - Ansøgning om 5% midler til defekt flisebelægning i Atriumgården ( ) Aktdokument, Næstved Provsti_ansøgning 5 procent midler_attriumgården, Tilbud Anlæg-Haveservice - Holsted Kirke Holsted Alle Næstved, Aktdokument Ansøgning til udgiften kan ansøges som budget 2020 ønske. Inden PU tager endelig stilling til ansøgningen bedes menighedsrådet drøfte, om det er den rigtige langsigtede løsning at plante nye træer i flisebelægning. Der kunne f.eks. opstilles større krukker eller lignende. Belægningen kunne være en anden end fliser m.v. Provstiudvalget spørger desuden til om beslutning om ansøgningen er truffet på et menighedsrådsmøde? Provstiudvalget afventer menighedsrådets svar inden der tages endelig stilling til spørgsmålet om træfældning.

7 17 - Sankt Jørgen - Plantning af træer i efteråret 2018 Til efterretning. Menighedsrådet påtænker, af frie midler, i 2018 at finansiere kr af anlægsbevilling på i alt kr i Sankt Jørgens - Genplantning af træer ( ) Aktdokument, Meddelelse om forbrug i 2018_Plantning af træer 18 - Næstelsø, ansøgning til 5% midler til vikarløn Ansøgning om 5% midler kr ,50 (86.793,50) til dækning af vikarudgifter ifm. gravers fratrædelse. Næstelsø, ansøgning til 5% midler til vikarløn ( ) Aktdokument, kit4.10, Kit22.11, Faktura løn Næstelsø (1), Blanket - Ansøgning til 5% midler , Aktdokument, Ny opgørelse, Aktdokument 5% bevilling kr ,50 til vikarudgifter godkendt. Da menighedsrådet har fremsendt dokumentation for udgifterne, kan beløbet overføres når der er modtaget bank reg og konto nr Herlufmagle - ansøgning om 5%-midler til ekstra lønudgift - sygemeldt gravermedhjælper Ansøgning om 5% midler til dækning af vikarudgifter ifm. sygefravær kr Af 5% midlerne bevilges op til kr til dækning af vikarudgifter ifm. gravermedhjælpers sygefravær. Før udbetaling skal menighedsrådet fremsende bilag vedr. refusion fra kommunen på den sygemeldte medarbejder. Samtidig oplyses bank reg og konto nr. Herlufmagle - ansøgning om 5%-midler til ekstra lønudgift - sygemeldt gravermedhjælper ( ) Aktdokument, PUans lønsed 20 - Herlufmagle - ansøgning 5%-midler til reparation af sålbænke Ansøgning om 5% midler til rep. af sålbænke på kirken kr Af 5% midlerne bevilges op til kr inkl. moms til reparation af sålbænke på kirken. Beløbet kan overføres, under forudsætning at menighedsrådet har besluttet at fremsende ansøgningen, og ved fremsendelse af dokumentation for udgiften og oplysning om bank reg og konto nr.

8 Herlufmagle - ansøgning 5%-midler til reparation af sålbænke ( ) Aktdokument, PUans sålb 21 - Herlufmagle - ansøgning om 5%-midler til miljøundersøgelse og miljøsanering af ejendomme Spragelsevej 24 og 26 Ansøgning om 5% midler til dækning af miljøundersøgelse og miljøsanering. Herlufmagle - Køb af ejendomme og nedrivning Spragelsevej ( ) Af 5% midlerne bevilges kr ,25 inkl. moms til udarbejdelse af miljøundersøgelse i bygningerne og kr inkl. moms til miljøsanering af ejendommene. Beløbene kan udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgifterne og oplysning om bank reg og konto nr. Aktdokument, PUans bygn, Aktdokument, udgift Spragelsevej 22 - Rislev - anmodning om anvendelse af MR frie midler til anlægsopgave - kirkegårdsmuren Revisionen har påpeget, at MR har anvendt frie midler til istandsættelse af kirkegårdsmuren. PU skal godkende anvendelse af MR frie midler hvis de anvendes til anlægsopgaver. Rislev - regnskab - anvendelse af MR frie midler ( ) Aktdokument, kirkegårdsmuren Rislev Provstiudvalget kan godkende at der anvendes kr af menighedsrådets frie midler til istandsættelse af kirkegårdsmuren Hammer - momsafregning - regulering af fradragsprocent i likviditet stillet til rådighed af provstiet Revisionen har påpeget, at MR skal genberegne momsfradraget i Provstiudvalget kan godkende, at menighedsrådet retter likviditet stillet til rådighed af provstiet, så der kun bliver moms reguleret for kr ,09 i Dvs. at der bliver tilbageført kr ,71 i årsregnskab Hammer-Vester Egesborg - Økonomi ( ) Aktdokument, 1146_001

9 24 - Næstved Kirkegårde - Nyt inventar og anmodning om at anvendelse midler fra opsparing til filterudskiftning Det godkendes, at der anvendes opsparede/frie midler op til kr inkl. moms til indkøb af inventar. Næstved Kirkegårde anmoder provstiudvalget om at godkende, at der i forbindelse med istandsættelse, indkøbes inventar for opsparede midler. Næstved Kirkegårde - Nyt inventar ( ) Aktdokument 25 - KNiPS - fremtidig placering af lokaler Drøftelse af muligheder. KNiPS - fremtidig placering af lokaler ( ) Aktdokument, Bestyrelsesmøde, nov 18 Provstiudvalget retter henvendelse til Herlufsholm Menighedsråd om mulighed for indretning af skoletjeneste lokaler i forbindelse med udvidelsen af sognegården. Af 5% midlerne forhåndsbevilges op til kr til evt. flytning af skoletjenestens kontor og etablering med kopimaskine, netværk og inventar m.m. Der kan blive brug for yderligere bevilling til maling eller depositum. Desuden bevilges 5% midler til betaling af husleje, varme og vand i 2019 kr UDKAST Udbudsbrev kalkningsrådgiver m.m. Udbudsudvalgets udkast til udbudsbrev drøftes. Næstved Provsti - Kalkningssamarbejde ( ) Provstiudvalget godkender det udkast brev der er vedhæftet dagsordenen. Inden udsendelse af udbudsmaterialet holdes møde med udvalget d. 8. januar 2019 kl i Herlufsholm Sognegård. Aktdokument, Vedtægt for samarbejde om kalkning - med understregninger, Procesbeskrivelse, Kalkningssamarbejde i Næstved Provsti - brev til de bydende , Tilbud på bygherrerådgivning som rammeaftale, Udbudsbrev til bydende kalkningsrådgiver Kvartalsrapport 3. kvt Hyllinge Kvartalsrapporter 3. kvt Næstved Provsti (2018 Kvartalsrapporter gennemgået. I forklaring til kvartalsrapporten fra Skelby- Gunderslev står, at renovering af præstebolig er budgetteret til kr Provstiudvalget har i brev af d. 21. august 2018 meddelt menighedsrådet, at det samlede projekt holdes indenfor et budget på kr.

10 ) Aktdokument, Kvartalsrapport 3 kvt Fuglebjerg - Forklaring til kvartalsrapport, Kvartalsrapport 3 kvt Fuglebjerg, Kvartalsrapport 3. kvt Fensmark, Kvartalsrapport 3. kvt Fodby, Kvartalsrapport 3. kvt Hammer-Vester Egesborg, Kvartalsrapport 3. kvt Holsted, Kvartalsrapport 3. kvt Hyllinge, Kvartalsrapport 3. kvt Marvede, Kvartalsrapport 3. kvt Næstelsø, Kvartalsrapport 3. kvt Næstved Kirkegårde, Kvartalsrapport 3. kvt Rislev, Kvartalsrapport 3. kvt Skelby-Gunderslev, Kvartalsrapport 3. kvt Snesere, Kvartalsrapport 3. kvt Vejlø, Kvartalsrapport 3. kvt. Sct. Peders, Aktdokument, Kvartalsrapport 3. kvt Sankt Mortens Hvorfor provstiudvalget tager en drøftelse med menighedsrådet Budget endelige - alle kirkekasser Gennemgået. Provstiudvalget gennemser budgetter ift. de foreløbige indberettede i foråret Budget endelige - alle kirkekasser i Næstved Provsti ( ) Aktdokument, Budgettal 2019 foreløbige-endelige alle kasser, Budgetforklaringer alle kirkekasser 29 - Kursus i Årsafslutning Anmodning om at PU-kassen dækker efteruddannelse for regnskabsførere. Godkendt at PU-kassenK kan dække udgifter til regnskabsføreres deltagelse i kursus i årsafslutning arrangeret af Falster Provsti - pr. regnskabsfører kr. 450,00. Kursus i Årsafslutning Næstved ( ) Aktdokument 30 - Kirkegårdstakster 2019 Nyt takstblad til underskrift Takstblad blev underskrevet og bliver offentliggjort på provstiets hjemmeside. Kirkegårdstakster 2019 Næstved Provsti ( )

11 Aktdokument, Kirkegårdstakster Stiftets godkendelse af årsregnskab 2017 Til efterretning. Årsregnskab 2017 PUK Næstved ( ) Aktdokument, Stfitets godkendelse af årsregnskab PUK Tilbud kaffemaskine - leasing? Benny Lykkegaard gennemgår tilbud og byggesagsgangen. Provstiudvalget godkender, at der kan indgås leasingaftale på kaffemaskine. Provstikontor - Østre Kapelvej 10, Næstved ( ) Aktdokument, Benny Lykkegaard tilbud Renoveret 7100, Bonamat Matic kaffemaskine 2 med vandtilslutning 33 - Orientering ved provstikonsulent Af 5% midlerne bevilges kr excl. moms til Næstved Kirkegårde til uforudsete udgifter til nyt gulv. Graveropmåling vil blive testet i Karrebæk.