Referat. Økonomiudvalget (ØK) Fællesmøde ØK og NTM Onsdag den 14. november 2018 Kl. 10:30 Konferencerummet Ebeltoft. Medlemmer.

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget (ØK) Fællesmøde ØK og NTM Onsdag den 14. november 2018 Kl. 10:30 Konferencerummet Ebeltoft Medlemmer Ole Bollesen (A) Claus Wistoft (V) Kirstine Bille (F) Michael Stegger Jensen (A) Jan Kjær Madsen (B) Tommy Bøgehøj (C) Christoffer Pedersen (V) Fraværende

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 248. Forslag til Ejendomsstrategi for Syddjurs Kommune...2

3 Side Forslag til Ejendomsstrategi for Syddjurs Kommune Sagsnr.: 18/32248 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Fra 1. januar 2019 træder det fælles ejendomscenter i Syddjurs kommune i kraft. Der fremlægges et forslag til Ejendomsstrategi for Syddjurs Kommune, der beskriver Syddjurs kommunes vision og målsætninger på ejendomsområdet. Forslag til Ejendomsstrategi for Syddjurs Kommune fremsendes til byrådets godkendelse. Sagsfremstilling Fra 1. januar 2019 træder det nye fælles ejendomscenter i Syddjurs Kommune i kraft. Som led i implementeringsarbejdet har administrationen udarbejdet et forslag til Ejendomsstrategi. Forslaget er udarbejdet med baggrund i de gennemførte temadrøftelser i alle fagudvalg og Økonomiudvalget. Ejendomsstrategien skal bekrive Syddjurs kommunes vision og målsætninger på ejendomsområdet og være kommunens fælles arbejdsplan for, hvordan man i de kommende år strategisk arbejder med kommunens ejendomsportefølje. Forslag til Ejendomsstrategi tager udgangspunkt i, at Syddjurs Kommune ønsker at have attraktive rammer for løsning af de kommunale kerneopgaver, og at kommunens ejendomme skal danne en fleksibel, multifunktionel og bæredygtig ramme omkring kerneopgaver som læring, omsorg, pleje, sundhed, fritidsaktiviteter mv. Forfølgelsen af ejendomsstrategiens pejlemærker vil derfor også ske i tæt samspil og koordination med de politikker, planer og strategier, der er formuleret for de forskellige opgaver. I forslag til Ejendomsstrategi er der fastsat fire strategiske pejlemærker, som skal sætte rammen for målsætninger, indsatser og aktiviteter på ejendomsområdet i Syddjurs Kommune. De fire strategiske pejlemærker er opstillet med baggrund i de gennemførte temadrøftelser i de stående udvalg. For hvert pejlemærke er der i forslaget beskrevet, hvilke områder og indsatser, der vil være i fokus: 1. Færre og klogere kvadratmeter Færre kvadratmeter i opgaveporteføljen Optimal anvendelse og indretning i forhold til løsning af de faglige kerneopgaver Flere ejendomme med adgang for flere brugergrupper multifunktionelle ejendomme Systematisk dataoverblik over arealer, brugere, udnyttelsesgrader mv. 2. Bæredygtige og klimavenlige ejendomme Lavere energiforbrug og reduceret CO2-udslip Anvendelse af totaløkonomiske principper Fremme miljømæssig bæredygtighed og cirkulær Økonomi 3. Velvedligeholdte ejendomme af høj kvalitet Drift og vedligeholdelse på tilstrækkeligt niveau Velfungerende og indbydende indretning af ejendomme Hensyn til særlige ejendomme og bygningsmæssige fyrtårne 4. Effektiv drift og ressourceanvendelse Lavere ejendomsrelaterede udgifter pr. kvadratmeter Kloge indkøb af varer og tjenesteydelser Effektiv ressourceanvendelse Ejendomsstrategien skal fungere som et styringsdokument, der i sammenspil med Syddjurs Kommunes styrelsesvedtægt danner udgangspunkt for ansvars- og opgavefordelingen på ejendomsområdet. Dermed understøttes, at nye eller ændrede ejendoms-/lokalebehov for kommunens sektorer og

4 Side 3 institutioner afdækkes og håndteres i et strategisk og operationelt samarbejde med hensyn til både sektorernes konkrete ønsker og den optimale løsning for kommunens samlede håndtering af ejendomsporteføljen. Ejendomsstrategien foreslås at gælde i fire år, hvorefter den revideres. Udvalget for natur, teknik og miljø varetager styringen af den samlede ejendomsportefølje med baggrund i ejendomsstrategien. De enkelte fagudvalg varetager jf. styrelsesvedtægten bygge- og anlægsopgaver indenfor egne områder. Dette sker i tæt samarbejde med Udvalget for natur, teknik og miljø og med baggrund i ejendomsstrategien jævnfør styringsdokumentet Den gode anlægsproces - fra identifikation af behov over ide til ibrugtagning og drift. Ejendomsstrategien vil blive udmøntet i årlige, operationelle handleplaner, hvor det konkret fastlægges, hvilke initiativer, indsatser og aktiviteter der gennemføres for at nå de overordnede målsætninger indenfor de fire pejlemærker. Administrationen har udarbejdet en skabelon til præsentation af handleplan for Der er endnu ikke udarbejdet en færdig plan. Handleplanen for 2019 forelægges Økonomiudvalget og Udvalget for natur, teknik og miljø. Forslag til Ejendomsstrategi, styringsdokumentet Den gode anlægsproces - fra identifikation af behov over ide til ibrugtagning og drift og skabelon til præsentation af handleplan er vedlagt som bilag. Forslag til Ejendomsstrategi behandles på et fællesmøde mellem Økonomiudvalget og Udvalget for natur, teknik og miljø den 14. november 2018 og efterfølgende i Byrådet. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Vedtagelsen af ejendomsstrategien har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Der er gennemført og forberedt organisatoriske ændringer som følge af oprettelsen af det fælles ejendomsservicecenter. Indstilling Direktøren indstiller til Byrådet via fællesmøde mellem Økonomiudvalget og Udvalget for natur, teknik og miljø, at forslag til Ejendomsstrategi for Syddjurs Kommune godkendes. Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den Drøftet med henblik på behandling på udvalgsmøder og Byrådsmøde i december Fraværende: Anita Søholm (A) Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den Drøftet med henblik på behandling på udvalgsmøder og Byrådsmøde i december Bilag 1 Åben Forslag til ejendomsstrategi /18 2 Åben Skabelon til handleplan /18 3 Åben Den gode anlægsproces - styringsdokument /18

5 Side 4 Underskriftsside Ole Bollesen (A) Jan Kjær Madsen (B) Claus Wistoft (V) Tommy Bøgehøj (C) Kirstine Bille (F) Christoffer Pedersen (V) Michael Stegger Jensen (A)