Vejledning Foreningsportalen

Transkript

1 Vejledning Foreningsportalen Opdateret Foreningsportalen o Forening o Skytter o Klassificering

2 Foreningsportalen. For at logge ind i Foreningsportalen, skal du anvende dit DGI login, som du anvender til at logge ind på DGIs øvrige portalen, f.eks. Foreningsservice og Skydetilmelding. Dog skal man være oprettet som bruger på Foreningsportalen for en given forening. (da DGI Skydning gik over til at anvende Foreningsportalen i december 2017, blev alle daværende formænd og kasserer oprettet som bruger for deres respektive foreninger, hvorfor de burde kunne logge på) Kan du ikke logge på, skal du kontakte din landsdelsforening, som kan hjælpe dig med at give dig adgang til Foreningsportalen for din forening. Kender du ikke dit DGI login? Så kan du hjælpe dig selv ved at gå til hvor du altid kan hjælpe dig selv, hvis du har glemt dit password eller brugernavn til DGI. Vælg Log ind Vælg nu Glemt brugeroplysninger såfremt du ikke kender dit brugernavn eller password. Side 2

3 Indtast nu den mailadresse som du mener er koblet på din profil. Er der et match mellem din mail og en bruger hos DGI, vil du nu modtage en mail med en aktiveringskode, som du skal anvende for at oprette et nyt kodeord til din profil. Indtast aktiveringskode, samt dit ønskede password og gentag dette. Du vil nu kunne logge ind med din mail og det nye password du har lavet. Side 3

4 Såfremt du IKKE kan finde et match på den mail du mener er tilknyttet din profil, må du IKKE oprette en Ny DGI-bruger, såfremt du er skytte og har et skytte nr., da du vil være oprettet i DGI. Det kan dog være at vi ikke har din mailadresse/den korrekte koblet på dit stamkort i DGIs database. Er det tilfældet, skal du kontakte din landsdelsforening, for at få lagt den korrekte mailadresse ind på dit stamkort. Side 4

5 Log ind på Foreningsportalen Du kan nu logge ind med dit brugernavn og password, såfremt du er tilknyttet med adgang til Foreningsportalen. Formænd og kasserer vil som hovedreglen være oprettet som foreningsadministrator, hvilket blot betyder at du selv kan oprette andre brugere i din forening. (Du har menupunktet Mine stamdata / Brugere) Hvis I er en flerstrenget forening har I måske allerede en adgangskode og kan gå i gang umiddelbart. Er du formand/kasserer i en flerstrenget forening vil det være formålstjenligt at oprette skytteformand som foreningsadministrator, således at han selv kan oprette sine brugere. Log ind på Foreningsportalen Side 5

6 Når du er logget ind, har du følgende muligheder på forsiden: Se hvilken forening du er logget ind på Læse nyheder som DGI udsender omkring relevante skytte programmer, klassificering m.m Se oversigt over skytter i din forening som er rykket op Finde vejledninger Vælge menuerne Mine Stamdata, Forening og Rapporter Side 6

7 Menu: Mine Stamdata Systemindstillinger. Standard idræt Her kan du vælge, hvilken aktivitet du vil arbejde med, hvis foreningen har flere aktiviteter ellers vil aktiviteten standard være skydning. Indstillingen af idræt, vil være med til at bestemme hvilke funktioner du har adgang til på Foreningsportalen. Side 7

8 Brugere Her kan foreningsadministrator oprette nye brugere af foreningsportalen for sin forening. Søg brugere Indtast søge kriterier, f.eks. fornavn og efternavn, samt post nr. såfremt man er sikker på disse. Bliver kriterierne for specifikke, og dermed ikke matcher 100 % de oplysninger der er i DGI databasen, vil brugeren ikke blive fundet. Undlad derfor f.eks. mellemnavn og adresse. (er der hak i vis f.brugere vises kun brugere med adgang til Foreningsportalen. Kan bruges til at se om en bruger har adgang til jeres forening) Man vil nu blive præsenteret for mulige match på det søgte, hvorefter man kan vælge den korrekte person der skal arbejdes videre med. Udfyld evt. manglende oplysninger på personen o Mail og brugernavn vil være et krav for at komme (angiv gerne mailen som brugernavn) Klik på det grønne plus ud for foreningen under Foreningsadgang hvorved personen nu får adgang til Foreningsportalen for foreningen o Sættes der knyf i boksen under Administrator, vil personen kunne give andre adgang til Foreningsportalen for foreningen o Med adgang til foreningen, vil denne person kunne foretage tilmeldinger for foreningens skytter på Side 8

9 Findes den søgte bruger ikke kan der vælges at oprette en Ny bruger (i højre kolonne) Ved du at personen bør findes i DGI, skal du måske ændre dine søgekriterier. Vælg kun opret ny bruger, såfremt du er helt sikker på at personen ikke bør findes i DGI databasen. Side 9

10 Opret ny bruger Tryk <Gem ændringer> Du skal trykke det lille grønne + for at knytte til foreningen. Hvis den nye bruger selv skal kunne oprette flere brugere skal du sætte hak i Administrator. Ændring af rettigheder Hvis man på et senere tidspunkt ønsker at ændre i brugerens rettigheder, fremsøges brugeren. Side 10

11 Tryk på blyanten Hvorefter Administratorrettigheder kan ændres ( hak sættes/fjernes) afslut med at bekræfte på den lille grønne knap Side 11

12 Menu: Forening Forening Klik på Forening og du vil få vist et stamkortet for skytteforening med følgende data: Foreningsinformation Skydebaner - Skydebanerne er endnu ikke lagt over i CRM men for overblikkets skyld har vi valgt at beholde visningen. Foreningshverv viser hvilke personer der er tilknyttet foreningen med hvilke hverv Udøver - alle aktive skytter for foreningen listes (samme liste kan findes under Skytter uden filter). Vælg <vis alle> for at medtage skytter der har været medlemmer, men hvis tilhørsforhold nu er deaktiverede. Foreningens stamdata i øvrigt skal vedligeholdes vis Foreningsservice Side 12

13 Skytter Vælg om der skal søges på en bestemt person eller alle skytter i foreningen. Er det en bestemt person der skal findes, udfyldes nødvendige kriterier for at fremsøge personen. Pas på med at bliv at for specifik, da det kan udelukke et korrekt resultat, såfremt der en elle forskel i kriterie Ønskes en liste med foreningens skytter udfyldes kriterie ikke <Start Søgning> Bemærk at søgningen kun kigger på foreningens skytter og aktive skytter i foreningen. Fjerner man hakket for Kun aktive vises også skytter der har været tilknyttet foreningen samt dato for deaktivering af tilhørsforholdet. Side 13

14 Søg en skytte i foreningen: Søg skytte via enten skytte nr. eller navn m.m. Tryk på blyanten for at komme til skyttens stamkort for der kan redigeres i: Skyttens tilhørsforhold til foreningen (ind/udmelde skytten) Klassificere skytten på discipliner som skytten ikke allerede er klassificeret på (se forklaring længere nede) Skal en skytte omklassificeres, skal dette ske via landsdelens KAP-person Side 14

15 Opret en ny skytte: Bemærk dette gælder også hvis du ønsker at tilknytte en allerede oprette skytte fra en anden forening til din forening. Der starte med en søgning på person under Forening - Skytter. Fjern derfor kryds i: Kun foreningens skytter Kun aktive Fremkommer den ønskede person ikke ved søgning under skytter, trykkes der på Ny Skytte i højre kolonne. Her søges blandt alle personer i hele DGIs database. Det kunne jo være at den nye skytte man ønsker at oprette er kendt måske i en anden idræt. Og for at undgå der oprettes dubletter, søges først blandt kendte personer i databasen. Pas på med at bliv at for specifik, da det kan udelukke et korrekt resultat, såfremt der en elle forskel i kriterie. Du vil få listet forslag ud fra dine søgekriterier. Side 15

16 Der er 3 muligheder når du søger efter en person som skal tilknyttes som skytte: A: Den kommende skytte er på listen med der mangler personinformationer B: Den kommende skytte er fundet og alle personinformationer er udfyldte C: Den kommende skytte er ikke på listen Side 16

17 A: Den kommende skytte er fundet men personoplysninger mangler: Hvis der mangler oplysninger på den valgte person så åbnes denne dialog hvor de stjernemarkerede felter skal udfyldes. (Du skal trykke på låsen for at få lov til at skrive/rette i feltet) Indtast de manglende oplysninger Tryk herefter på <Gem Ændringer> Side 17

18 Tryk på Opret som skytte og skytten oprettes klar til klassificering Læs mere om klassificering længere ned i dokumentet Side 18

19 B: Den kommende skytte er fundet og alle personinformationer er registrerede Er Den kommende skytte med på listen trykker du på navnet Skyttens data præsenteres. Er du tilfreds med skyttens informationer vælger du Opret som skytte Den nye skytte er nu klar til klassificering Side 19

20 C: Den kommende skytte er ikke med på listen Vælg opret Person Indtast oplysninger og tryk <Gem ændringer> En ny person er oprettet og knyttet til din forening som skytte, klar til klassificering! Side 20

21 Side 21

22 Klassificering Foreningen skal også klassificere (eller foreslå) en eller flere klassificeringer. Alle klassificeringer via foreningen vil blive kontrolleret af en KAP-person Tryk <Vis alle> Tryk på blyanten for at oprette/redigere i en klassificering Side 22

23 Som udgangspunkt foreslås den lavest mulige klasse med mindre skytten har et tidligere snit i disciplinen så skal den foreslåede klasse svare til dette snit naturligvis ikke relevant for nye skytter. Skytten er nu klassificeret i 4 klasser. Når der sker ændringer i en skyttes klassifikationer sendes automatisk mail til skytten, såfremt vedkommende har en mail på sit stamkort. Derforuden sendes en mail til formanden. Side 23

24 Godkendelse af klassifikation: KAP personen vil se at der er nye klassificeringer. Ind til KAP personen har godkendt klassificeringen, vil skyttens foreslåede klassificering være markeret med rødt. Når KAP personen har godkendt klassificeringen, bliver linjen sort. Side 24

25 En Skytte skal udmeldes af foreningen På listen over foreningens skytte vælges den pågældende skytte (tryk på navn) Fjern hakket for Aktiv. Skytten fremgår nu kun af foreningen hvis man vælger Vis Alle. Side 25

26 Hvis en skytte dør Her udmeldes skytten fra foreningen og samtidig informeres landsdelsforeningen om at skytten er død. Landsdelsforeningen vil notere det på personens stamkort og samtidig fjerne telefon og så der ikke ved en fejl skrives/ringes. Skytten vil stadig være registreret i STAP så man vil kunne se de historiske resultater. Hvis skytten deaktiveres i CRM vil alle henvisninger (resultater og tidligere klassificeringer) ikke længere kunne ses i STAP/Foreningsportal mv. Menu: Rapporter Under rapporter kan foreningen oprette diverse rapporter på foreningens skytter. Tryk på Opret rapport i højre kolonne Vælg hvilken rapporttype du vil lave: Skytteinformation Skytteresultater Skytteklassificering Navngiv rapporten, vælg de ønskede kriterier som skal med i rapporten og tryk gem Side 26

27 Rapporten vil være synlig i rapport oversigten hvor fra den også kan hentes. Side 27