Referat fra Provstiudvalgsmødet den 3. december Tidligere punkt 50 flyttes op som beslutningspunkt - og vil fremgå som punkt 18 herefter.

Transkript

1 HILLERØD PROVSTI PROVSTEN: HILLERØDSHOLMSALLE HILLERØD PROVSTIKONTOR: ØSTERGADE 16, HILLERØD jfc@km.dk Hjemmeside: Referat fra Provstiudvalgsmødet den 3. december Mødepunkt Beslutning 1 Godkendelse af dagsorden Sag: Provstiudvalgsmøder 2015 (1462) Tidligere punkt 50 flyttes op som beslutningspunkt - og vil fremgå som punkt 18 herefter. 2 Sag: Provstiudvalgsmøder 2015 (1462) Godkendelse af referat fra mødet den Godkendt og underskrevet. 3 Sag: Provstiudvalgsmøder 2015 (1462) Godkendelse af udsendte datoer for møder i Sag: PUK regnskab 2014 (1375) Helsingør Stift har fremsendt godkendelse af provstiudvalgets regnskab for 2014 Stiftet har ingen bemærkninger og godkendelse tages til efterretning. 5 Sag: Pharmakon III (1563) Samlet udgiftsoversigt samt evaluering af konferencen. Samlet udgift kr budgettet udgjorde kr ved 117 deltagere. Hillerød den 7. december Desværre udeblev en del tilmeldte uden at give besked eller gav besked efter fristen var udløbet. Ligeledes forlod en del konferencen uden at deltage i middagen, hvilket ikke var blevet oplyst. Det koster, at man ikke melder fra! Arbejdsgruppen bag Pharmakon III mødes i januar for at evaluere og komme med forslag til arbejdet videre frem. Ligeledes evalueres Pharmakon på formandsmødet i februar og på præstekonvent også i februar måned Der er indkommet mange gode tilbagemeldinger på dagens forløb og indhold, men også konstruktiv kritik.

2 6 Sag: Lynge Kirkegård reguleringsplan (1511) Lynge-Uggeløse Sogne Kirkegårdskonsulent Birgitte Fink har fremsendt udtalelse vedr. reguleringsplan. Menighedsrådet har fremsendt deres bemærkninger til denne. Provstiudvalget anbefaler, at der snarest muligt afholdes et møde mellem repræsentanter for Lynge- Uggeløse menighedsråd, Birgitte Fink og provst Jørgen Christensen. 7 Sag: Ansøgning om flytning af anlægsmidler (1620) Lynge-Uggeløse Sogne Lynge-Uggeløse menighedsråd ansøger om brug af overskud på anlægsmidler kr til etablering af overgang fra den asfalterede allé til den nye sti-løsning. Overskuddet fremkommer på anlæg: Asfaltering bevilget kr anvendt kr Port til våbenhus m.v. bevilget kr anvendt kr Led lyskerter i Lynge Kirke - bevilget kr beløbet er ikke anvendt, da der endnu ikke er kommet en ordentlig løsning på markedet endnu. 8 Sag: Ansøgning Multimaskine Brother anden anvendelse af anlægsmidler (1618) Uvelse Sogn Uvelse menighedsråd ansøger om brug af kr rest vedr. anlægsmidler tildelt etablering af ny terrasse og havemøbler i sognegården. Der er givet kr til dette formål og der er kun anvendt ca. kr Beløbet på kr skal bruges til finansiering af ny multimaskine farveprint/kopi/scan m.v. 9 Sag: Ansøgning Kirketjener i Blovstrød (1613) - Blovstrød Sogn Oversigt over økonomi i Blovstrød kirke. Der afholdes møde med Blovstrød den Jørgen Christensen orienterede fra mødet. Der ansættes ingen i ny stilling p.t. Den videre drøftelse af en eventuel ny stilling henlægges til sognepræst Kristine Krarup Ravn vender tilbage fra barselsorlov. 10 Sag: 5 % midler 2015 Allerød kommune (1448) Blovstrød menighedsråd fremsender anmodning om kr af 5 % midlerne til dækning af mer-udgift i forbindelse med afholdelse af feriepenge til fratrådt graver og kirketjener samt ekstraomkostninger i forbindelse med stillingsskift foranlediget af dette. Provstiudvalget bevilgede kr af 5 % midlerne til dækning af de afholdte udgifter til feriepenge. Provstiudvalgte bevilgede et lån af 5 % midlerne på kr til dækning af øvrige omkostninger. Lånet skal tilbagebetales i løbet af Lånet dækker udgifter til: Stillingsannoncer, grandækningsomkostninger og kursus til nyansatte. Provstiudvalget ønsker en bedre økonomistyring fremover. Regnskab pr og regnskab pr skal fremsendes til provstikontoret, så snart det foreligger. Provstiudvalget ønsker ligeledes, at menighedsrådet fremsender budget på formål 4 (Kirkegården) for 2016 fordelt på artskontoniveau. Således at budgettal for gravstedskapitaler fremgår.

3 11 Sag: PUK Regnskab 2015 (1456) Regnskabsoversigt pr og pr Pivot regnskab januar til november 2015 Lone Paepke gennemgik regnskabsoversigten pr Skoletjenesten udviser overskud - PUK udviser overskud selv efter afholdelse af udgifter til Pharmakon - også overskud på minikonfirmandordningen i Hillerød kommune. Dette overskud tilfalder 5 % midlerne ved årets udgang. Der er p.t. underskud på Det Fælles Kirke- og Regnskabskontor. Årsagen er udbetaling af feriepenge til fratrådt medarbejder. (Se punkt 12). Regnskabet godkendt. 12 Sag: 5 % midler 2015 Hillerød kommune (1445) Det fælles Kirke- og Regnskabskontor fremsender ansøgning på kr ,80 til dækning af udbetalte feriepenge til fratrådt medarbejder. Budgettet tager ikke højde for feriepengeforpligtelsen. Beløbet søges bevilget af 5 % midlerne. 13 Sag: Vedr. ubrugte midler Hillerød Kirke (1626) - Hillerød Sogn Hillerød menighedsråd ansøger om at måtte bruge kr af de bevilgede anlægsmidler i 2015 givet til udbedring af klimaskærm (kr ) til brug for ABDL-anlæg på 6 branddøre. De indhentede tilbud beløber sig til maksimum kr der er bevilget kr til dette (anlægsmidler 2015). Resten kan finansieres ved brug af midler givet til klimaskærm. 14 Sag: Ansøgning vedr. omfordeling af uforbrugte anlægsmidler fra Nr. Herlev Menighedsråd (1628) - Nørre Herlev Sogn Nørre Herlev menighedsråd er bevilget kr til sløjfning af bed og nedtagning/ændring af stensætning ved sognegård. Der er p.t. anvendt kr og der udestår fortsat opgaven mht. stensætningen. Reparation af denne udgør kr , hvilket overstiger bevillingen med kr Menighedsrådet ansøger om lov til at dække restbeløbet således: Restbeløb på anlægsbevilling fra 2015: Opmaling af facade på sognegård kr Andel af restbeløb på anlægsbevilling fra 2014: Maling af kirkens vinduer og forsatsvinduer kr (restbeløb på dette anlæg udgør kr ). 15 Sag: Kirkevænget 1 A, køkken (1623) - Lillerød Sogn Lillerød menighedsråd har modtaget tilbud på køkken kr inkl. moms. Der er bevilget kr på anlæg I tilbuddet er der ikke taget højde for nedtagning/oppudsning af fliser, renovering af el, malerarbejde samt afslibning af køkkengulv. Hertil er indhentet andet tilbud som beløber sig til kr inkl. moms. Menighedsrådet ansøger om lov til at tage disse omkostninger via driften. Provstiudvalget henstiller, at der indhentes to tilbud på det samlede arbejde. Provstiudvalget godkender, at menighedsrådet bruger af driftsmidlerne til dækning af en eventuel difference mellem det bevilgede beløb kr og den endelige faktiske omkostning, såfremt der er mulighed for dette.

4 16 Revisionsprotokoller kasseeftersyn 2015 Indkomne revisionsprotokollater for kasseeftersyn Der er kun få kommentarer ud over indskydergarantien. Tjæreby-Alsønderup: Der er ikke ansøgt om lønrefusion inden for de givne tidsrammer. Revisionsprotokollat for kasseeftersyn i Blovstrød kirkekasse er endnu ikke modtaget. Provstiudvalget ønsker at indskærpe kontaktpersonens ansvar ved indberetning af sygdom. Dette vil ske på førstkommende formandsmøde og erfamøde for kontaktpersoner. Revisionsprotokollerne godkendt uden yderligere kommentarer. 17 Endelige budgetter 2016 Budgetter for 2016 er alle afleveret i økonomiportalen. Det kniber med, at få alle godkendelser lagt i dataarkivet. De indkomne budgetter svarer til udmeldte rammer. 18 Sag: Salg af præstegårdsjord og bortforpagtning af kirkegårdsjord Blovstrød kirke (1318) - Blovstrød Sogn Blovstrød menighedsråd har via formand Lars Lund fremsendt materiale til provstiudvalget. Menighedsrådet ønsker at sende salget af jord i udbud. Provstiudvalget fastholder tidligere beslutning om, at menighedsrådet skal indhente to rådgivertilbud før udbudsmateriale kan udarbejdes. Orienteringspunkter: 19 Ny kirkeværge ved Blovstrød kirke 2016 (1616) - Blovstrød Sogn Der er valgt ny kirkeværge i Blovstrød sogn. 20 Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1460) - Blovstrød Sogn Referat fra mødet den 26. november Det fremgår af referatet, at Susanne Nielsen udtræder af menighedsrådet. Provstikontoret undersøger, hvem der indtræder i hendes sted og sørger for, at Stiftet får besked om ændringen. 21 Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1467) - Frederiksborg Slotssogn Referat fra mødet den 24. november Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1455) - Grønnevang Sogn Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1564) - Gørløse Sogn Referat fra mødet den samt konstituering - der er valgt ny kontaktperson.

5 24 Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1451) - Hillerød Sogn Referat fra mødet den , mødet den samt mødet den 25. november Beslutningsreferatet er uklart. De enkelte beslutninger henføres ikke til et bestemt punkt, og selve formuleringen af beslutningen er ikke fyldestgørende. Da referaterne skal danne grundlag for kendskab til menighedsrådets beslutninger, skal referaterne afspejle klarhed om og åbenhed over rådets beslutninger. Det er vigtigt at huske, at et menighedsråd er et demokratisk valgt forum, der handler på andres vegne og med ligningsmidler, Provsten sender skrivelse med konkrete eksempler til menighedsrådet. 25 Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1444) - Lillerød Sogn Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1465) Lynge-Uggeløse Sogne Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1440) Nødebo-Gadevang Sogne Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1441) - Nørre Herlev Sogn Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1512) - Præstevang Sogn Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1452) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Referat fra mødet den samt konstituering - ny formand. 31 Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1477) - Strø Sogn Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1434) Tjæreby-Alsønderup Sogne Referat fra mødet den Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1453) - Ullerød Sogn Referat fra mødet den

6 34 Sag: Menighedsrådsreferater 2015 (1463) - Uvelse Sogn Referat fra mødet den Sag: Formandsmøder 2015 (1461) Referat fra formandsmødet den Punkter til næste formandsmøde: Nedsættelse af valgudvalg for menighedsrådsvalget Lokalfinansiering af 50 % flygtningepræst. 36 Sag: Den Fælles Kirkegårdsdrift 2015 (1507) Referat fra mødet den Sag: Skoletjenesten 2015 (1544) Referat fra mødet den Skoletjenesten skifter navn til Folkekirkens Skoletjeneste i Hillerød og Allerød. 38 Sag: Regnskab 2015 (1565) - Engholm Sogn 39 Sag: Regnskab 2015 (1566) Frederiksborg Slotssogn Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 40 Sag: Regnskab 2015 (1567) Grønnevang Sogn Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 41 Sag: Regnskab 2015 (1568) - Gørløse Sogn 42 Sag: Regnskaber 2015 (1543) - Hillerød Sogn 3.kvt. Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 43 Sag: Regnskab 2015 (1546) Lynge-Uggeløse Sogne

7 44 Sag: Regnskab 2015 (1571) Nødebo-Gadevang Sogne Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 45 Sag: Regnskab 2015 (1562) - Nørre Herlev Sogn Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 46 Sag: Regnskab 2015 (1569) Præstevang Sogn Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 47 Sag: Regnskab 2015 (1541) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne 48 Sag: Regnskab 2015 (1570) - Strø Sogn 49 Sag: Regnskab 2015 (1552) Tjæreby-Alsønderup Sogne Der er et mindreforbrug i forhold til budget. 50 Sag: Regnskab 2015 (1549) - Uvelse Sogn 51 Sag: Projekt omkring Hillerød kirke (1010) - Hillerød Sogn Ny projektplan fremlagt af Arkitekt Helge Skovbjerg. Provstiudvalget gennemgik det forelagte projekt, og udvalget finder projektet godt og spændende. Provstiudvalget forudsætter, at der i det videre arbejde med projektet, ikke sker en udvidelse af byggearealet. Dette skal ses i sammenhæng med, at det må forventes, at mellemgang mellem kirke og sognegård samt ny vej til kapel forøger den samlede anlægsudgift. 52 Sag: Nordlængen rapport (1374) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Provstiudvalget afventer en eventuel ny henvendelse fra menighedsrådet. 53 Sag: GIAS takster 2016 (1615) Nye Gias takster fra den 1. december 2016.

8 54 Sag: Møde om brug af og samarbejde om personaleressourcer (1627) Invitation til møde mellem Strø og Gørløse formand og kontaktperson vedr. personaleressourcer. 55 Sag: Nyt superhospital i Hillerød Kirkelig betjening i Region H (1127) Nyt Hospital Nordsjælland Jørgen Christensen orienterede om møde med projektleder Mette Stokholm. 56 Sag: Skadesanmeldelse låge depotplads (1625) - Blovstrød Sogn Mindre stormskade låge Blovstrød. 57 Sag: Orientering til menighedsråd og provstiudvalg vedrørende anmodning om aktindsigt fra Jyllands-Posten (1617) 58 Offentliggørelse af budgetter og regnskaber Sag: Offentliggørelse af budgetter og regnskaber (1624) 59 Diverse information Kirkeministeriet: Aflevering af endelige budgetter Orientering vedr. budget 2016 samt offentliggørelse af regnskab 2014 Stor interesse for konfirmand-forsøg Bort med Kirkebøvlet Bertel Helsingør Stift: Luther-rosen Eva Holmegaard Larsen er tildelt 3 måneders studieorlov i Forsikringsenheden: Månedsbrev november 2015 Landsforeningen af menighedsråd: Vejledning vedr. pasning af have mv. tilknyttet tjenestebolig Husk at varsle arbejde i julen Husk planer for brand og evakuering til julens gudstjenester

9 Øvrige: Jyske Bank - elektronisk underskrift ATP: ny fordeling af ATP-bidraget fra 2016 Skolechef Hanne Frederiksen vedr. skoler i rammeforsøg om konfirmationsforberedelse i tiden for understøttende undervisning. 60 Eventuelt Afbud fra Ole Neerup og Annemarie Lund Ingen bemærkninger under eventuelt.