Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg. PU møde 18. november Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen. Fraværende med afbud:

Transkript

1 Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 18. november Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Else Korsholm Mødepunkt 1 Budget MRs endelige budgetter (Sag:905) MR har fremsendt endeligt budget 2015 til PUs behandling/godkendelse. Menighedsrådenes endelige budgetter godkendes under forudsætning af, at de relevante menighedsråd efterkommer anmodning om rettelse af budget Budget PUK endeligt budget Endeligt PUK budget 2015 blev godkendt. (Sag:905) PUK budget 2015 til endelig godkendelse. 3 PUs møde- og økonomiske tidsplan 2015 (Sag:695) Punktet blev udsat på mødet den ) Vedr. forårets aflevering af regnskab: MR afleverer regnskab 2014 fra Økonomiportalen til indlæsning i Brandsoft. (De overføres automatisk til Dataarkivet.) Underskrevet godkendelsesreferat fra MRs godkendelse af regnskabet skal være overført til Dataarkivet iht. frist på Økonomisk tidsplan Følg KMs anvisninger for elektronisk aflevering! - HUSK afleveringsstempel i referat! - HUSK overførsel som bilagstype Godkendelse af afleveret Regnskab. Opdateret skema Styring af anlægsaktiviteter fremsendes til provstikontoret, helst som Excel. Provstikontoret sender regnskaberne fra Dataarkivet til PU! 2) Vedr. efterårets godkendelse af revideret regnskab: Underskrevet godkendelsesreferat fra MRs godkendelse af revideret regnskab skal være overført til Dataarkivet iht. frist på Økonomisk tidsplan Følg KMs anvisninger for elektronisk aflevering! - HUSK det skal fremgå af referatet at revideret Referat, Side: 1

2 Mødepunkt regnskab er godkendt! - HUSK upload som bilagstype Behandling af protokollat. - Efter 15/10 gennemgår provstikontoret filerne i Dataarkivet. (Bemærk - Kontoret får IKKE automatisk besked af systemet, hvis MR overfører yderligere dokumenter) - I papir sendes ét eksemplar af hhv. regnskab, protokollat, godkendelsesreferat samt MRs evt. bemærkninger til provstikontorets/pus arkiv. 4 PUK Regnskabsinstruks Ny regnskabsinstruks godkendt. (Sag:658) Regnskabsinstruksens bilag 2 revideres vedr. godkendelse. (ingen bilag - udsendt separat) 5 Kregme MR - Fornyet låneansøgning Renovering af Kregme Præstebolig Sag: Kregme og Ølsted MR - Renovering af tjenestebolig i Kregme (663) - Kregme Sogn Finansieringsplanen manlger lige tilføjelse af oplysning om hidtidige frigivelser fra opsparing til andet formål, der hhv. reducerer opsparingen/efterfølgende skal tilbageføres til opsparingen via lånet. MR er informeret om tilretning af finansieringsplanen. Låneansøgning fremsendes til stiftsøvrigheden med provstiudvalgets anbefaling, med første afdrag d. 30. juni Peter Søndergaard tager forbehold for beslutningen under henvisning til mulig usikkerhed med hensyn til kontraktforhold og skimmelsvampbekæmpelse. Fornyet låneansøgning samt finansieringsplan for Kregme Præstegård Kregme MR har i brev af fremsendt fornyet låneansøgning og finansieringsplan vedr. renovering af tjenesteboligen i Kregme. Der ansøges stiftslån på kr sprotokol er vedlagt. 6 Gilleleje MR - 7a ansøgning vedr. forurenet jord Sag: 5% midler Gilleleje MR (857) Godkendt. Kr overføres til kirkekassen. Birgit Sommer deltog ikke under behandling af dette punkt. Gilleleje MR - 7a ansøgning forurenet jord Gilleleje MR ansøger i mail af om 7 a, stk. 2 midler til dækning af uforudset udgift for kørsel/behandling af uventet forurenet jord til KMC i Nordhavnen i forbindelse med etablering af nye adgangsforhold på Gilleleje kirkegård. De afsatte 10% til ekstraudgifter på projektet er opbrugt. Overskridelse for kørsel/behandling af jord er på i alt kr Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 7 Vejby MR - 7a ansøgning i forbindelse med sygdom Sag: 5% midler Vejby MR (858) - Vejby Sogn Godkendt. Kr ,33 overføres til kirkekassen. Vejby MR 7a ansøgning sygedagpenge Vejby MR ansøger i brev af om dækning via 7 a, stk. 2 midler, til udforudset udgift i forbindelse med langvarig sygdom. Uforudset udgift i alt kr ,33. 8 Vejby MR - Ansøger overførsel til 2015 Sag: Vejby MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (944) - Vejby Sogn Godkendt. Vejby MR ansøger overførsel til 2015 Vejby MR ansøger i brev af om overførsel af anlægsmidler til kr Kalkning af kirken indvendig kr Rensning af lysekroner 9 Kregme MR - Ansøger igangsætning af arbejder på loft/i tårn i kirken Sag: Kregme MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (853) - Kregme Sogn Godkendt. Kregme MR ansøger igangsætning af gangbro på loft samt trappetrin i tårn Kregme MR ansøger i brev af om igangsætning af to anlægsarbejder. Menighedsrådet oplyser at begge ønskede arbejder er medtaget på sognets anlægsbudget.: 1. Montering af nye trappetrin i tårnet. 2. Montering af gangbro og repro i tårnet. Begge tilbud er vedhæftet. 10 Ølsted MR - Ansøger anvendelse af anlægsarbejders restbeløb Sag: Ølsted MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (683) - Ølsted Sogn Ølsted MR Ansøgning om anvendelse af anlægsarbejders restbeløb Ølsted MR ansøger i mail af , vedhæftet brev af , om anvendelse af overskydende anlægsmidler. Midlerne ønskes anvendt til vurdering, skitsering og projektering af ønsket renovering af kor- og alterparti i Ølsted kirke. Der kan ikke disponeres med midler til et projekt som endnu ikke er synsudsat. Provstiudvalget gør opmærksom på at de kr afsat til forsatsruder i budget 2011 skal afsynes i synsprotokollen, hvorefter beløbet føres tilbage til Halsnæs mellemregningskonto i Provstiudvalgskassen. Referat, Side: 3

4 Mødepunkt Skrivelse af , efter besigtigelse foretaget af Selskabet for kirkelig kunst, er vedlagt ansøgningen. Der ansøges anvendelse af restbeløb/ubrugt beløb, i alt kr , fra: kr Vognport til maskinrum i Rytterskolen kr Forsatsvinduer i Kirken (aflyst pga. arkitekt anbefaling) kr Udvendig kalkning af Rytterskolen (13) kr Understrygning af tag kr Udbedring af fundament 11 PU - Fokuspunkter (Sag:888) Status på PU-visions udvalgte 4 fokuspunkter: a) Målsætning - side 2 b) Statistik (sagsnr. 948) Se pkt. 13 c) Konfirmander d) Personale a) På formandsmødet 4. november 2014 blev formændene opfordret til sammen med menighedsrådene at lægge vægt på målsætninger i budgettets side 2. Provstirevisor holder desuden regnskabet op mod målsætningerne, når regnskabet gennemgås. b) Kirkefondets materiale udsendes til menighedsrådene. c) Provstiets præster arbejder på fælles løsning. 12 Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd Gennemgået. (Sag:931) Status/Eventuelt som skal behandles. Referat, Side: 4

5 Orientering 13 PU Statistik - Kirkefondets provstiprofil for Frederiksværk provsti Sag: Statistik (948) Kirkefondets materiale udsendes til menighedsrådene. Kirkefondets provstiprofil for Frederiksværk provsti Kirkefondet har fremsendt provstiprofil for Frederiksværk provsti. 14 GIAS kirkegårdstakster - Tilretning af priser for 2015 Sag: Kirkegårdstakster - Provstiets takster fra 2014 (782) Erindring - Vedr. GIAS fakturering og priser for 2015 Menighedsråd og kirkegårdsledere/gravere er hhv og bedt om fakturering af udestående GIAS-ydelser for 2014 senest med udgangen af uge 46, da provstiet skal have indlagt priser for 2015 i GIAS. I Uge 47 lægges alle kirkegårdenes 2015 priser i GIAS. Priserne indtastes som års-priser, hvor dette er aktuelt, så kirkegårdene evt. kan anvende udtræk af prislister til udlevering. Når provstikontoret giver grønt lys, skal kirkegårdene derefter hver i sær tjekke efter, og fjerne evt. ydelser som ikke hører til den enkelte kirkegårdens katalog. 15 Græsted MR - Anmodning om præstegårdskonsulent v/fugt i præstegården Sag: Græsted MR - Fugt i præstegården (968) - Græsted Sogn Græsted MRs konsulentanmodning ifm. fugt i præstegården Græsted MR ansøger i brev af om kontakt til præstegårdskonsulent for besigtigelse og rådgivning da der er fugt i præstegårdens kælder. Provst har godkendt. 16 Torup MR - Bygherrerådgivning til Lynæs kirkes tag Sag: Lynæs kirke - Bygningssagkyndiges forespørgsel ifm. rådskade (963) - Torup Sogn Bygningssagkyndiges bekræftelse på anmodning vedr. Lynæs kirkes tag. Referat, Side: 5

6 Orientering Provstiets bygningssagkyndige vil bistå Torup MR, og sikre at der udformes rådgiverkontrakt på almindelige vilkår med igangværende arkitekt på opgaven, iht. PUs beslutning af Blistrup MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn fak 274 JGN_ ifm Blistrup bygherrerådgivning okt Bygningssagkyndiges fakt. for oktober 2014 ifm. bygherrerådgivning til Blistrup MR iflg. PUs beslutning Godkendt af PU-formand. 18 Villingerød MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Villingerød MR - Projekt for nybygning af menighedshus (703) - Villingerød Sogn fak 275 JGN_ ifm Bygherrerådgivning Vill menighedshus okt Bygningssagkyndiges fakt. for oktober 2014 ifm. syn og skøn iflg. PUs beslutning Godkendt af PU-formand. Mødet sluttede kl Referat, Side: 6

7 Underskrifter vedr. møde d Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat, Side: 7