Udbudsbetingelser. vedr. udbud af Ledsageordning for voksne med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne i henhold til Lov om Social Service 97.

Transkript

1 Udbudsbetingelser vedr. udbud af Ledsageordning for voksne med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne i henhold til Lov om Social Service 97.

2 1. Indhold 2. Indledning Udbudsmaterialet Udbuddets omfang Forbrug Tilbudsgivere Tidsplan Dokumentationskrav Tildelingskriterium Afgivelsen af tilbud Informations- og spørgemøde Alternative tilbud og delbud Formkrav til afgivelse af tilbud Sprog Omkostninger Åbning af tilbud Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Vedståelsesfrist Sammenslutning/konsortium Forbehold

3 2. Indledning Frederiksberg Kommune udbyder ledsagerordning til voksne borgere under 67 år med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. Borgere der er visiteret ved det fyldte 67. år jf. ledsageordning efter servicelovens 97 stk. 1, bevarer denne ret efter det fyldte 67 år. Formålet med ledsageordningen er, at Frederiksberg kommunen opfylder Servicelovens 97 og som tilskriver at medvirke til normalisering og integration i samfundet af personer med betydelig og varigt nedsat funktionsevne i Frederiksberg kommune. Ledsagelse bevilges både til borgere i private hjem og på institutioner. Udbuddet gennemføres som begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet 2004/18/EF 31. marts 2004 herunder omfattet af Bilag II B. Udbyder: Frederiksberg Kommune Frederiksberg Rådhus Smallegade Frederiksberg Ved udbudskonsulenter Mia Illemann Bützow 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende: Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Udkast til rammekontrakt Bilag 1. Kravspecifikation Bilag 2. Prisskema Bilag 3: Kontrakthavers tilbud (efter kontrakttildeling) Bilag 4: Eventuelle skriftlige spørgsmål og svar (efter kontrakttildeling) Erklæring på tro og love vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Erklæring på tro og love om forpligtigelser vedrørende arbejdsplads og arbejdsforhold 3

4 4. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter ledsagelse af borgere under folkepensionsalderen med nedsat funktionsevnebørn som ikke kan færdes alene på grund af betydelige og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne inden for Servicelovens timers ledsagelse kan bevilges om måneden til aktiviteter uden for hjemme. Udbuddet omfatter hele ledsageordningen herunder både ledsagerkorps samt administrationen af ledsagerordningen. 3.1 Forbrug Udbuddet skal føre til indgåelse af en rammekontrakt, hvor ordregivers forventede årlige forbrug er ca. 2 mio. kr. eksklusiv moms på rammeaftalen. Der er tale om et historisk estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det er en obligatorisk aftale, hvilket medfører at ordregiver forpligter sig til kun at købe de pågældende ydelser hos kontrakthaver, såfremt borgeren har et ønske herom. Det bemærkes at den enkelte borger (bruger) kan vælge at benytte sig af muligheden for selv at udpege en ledsager eller få udbetalt et kontant beløb til ansættelse af en ledsager. Der henvises i øvrigt til Servicelovens 97 stk. 30 og Tilbudsgivere Følgende virksomheder er prækvalificerede: ActivCare A/S Bruger-Hjælpe-Formidlingen A/S Dansk Husmorhjælp Aps Handicap Danmark Aps Servicefirmaet Globel Tryghedsplejen 4

5 6. Tidsplan Milepæle Dato Offentliggørelse af udbudsmateriale 11. feb Information og spørgemøde 26. feb. 2013, kl Frist for spørgsmål 15. marts 2013, kl Tilbudsfrist 26. marts 2013, kl Tildeling af kontrakt Medio april 2013 Kontraktstart 1. maj 2013 Implementering Primo maj 7. Dokumentationskrav Tilbudsgivers tilbud skal bilægges nedenstående dokumentation. Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. vedlagte skabelon Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om forpligtigelser vedrørende arbejdsplads og arbejdsforhold, jf. vedlagte skabelon 8. Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er Laveste pris. Tilbudsvurderingen sker på baggrund af de tilbudte priser angivet i prisskema. Af prisskemaet fremgår at priserne er inddelt efter en tidsramme ud fra om det er: Hverdag Weekend/helligdage Dags- og aftentimer Engangsvederlag for akutleverance Priserne vil blive vurderet som en samlet pris ex. moms ud fra den afspejlede vægtning af forbruget indenfor de enkelte tidsrammer/dage. 9. Afgivelsen af tilbud Tilbudsgiver skal udfylde og uploade prisskemaet under fanen Dokumenter ved tilbudsafgivelsen i Mercell-systemet. De estimerede mængder i prisskemaet er alene til brug for tilbudsvurderingen og vil ikke indgå i kontrakten. 5

6 10. Informations- og spørgemøde Der vil blive afholdt et informations- og spørgemøde den 26 feb kl på Frederiksberg Rådhus, Smallegade 1, Frederiksberg, udvalgsværelse Alternative tilbud og delbud Udbyder accepterer ikke alternative tilbud. 12. Formkrav til afgivelse af tilbud Systemet, som benyttes i udbudsprocessen, er det elektroniske udbudsværktøj Mercell Sourcing Service, som leveres af virksomheden Mercell Danmark A/S. Al kommunikation mellem udbyder og tilbudsgiver SKAL foregår gennem dette system. 9.1 Sprog Tilbud skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på dansk, svensk, norsk eller engelsk. 9.2 Omkostninger Alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen og afgivelse af tilbud bæres af tilbudsgiver. 9.3 Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.4 Ejendomsret Indkomne tilbud med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. 13. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres der til at stille spørgsmål. Tilbudsgiver opfordres i særdeleshed til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Derudover vil der blive afholdt et informations og spørgemøde, hvor der i høj grad vil være mulighed for at løfte og afklare eventuelle spørgsmål og uklarheder som tilbudsgivere måtte have. Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre supplerende oplysninger til udbudsmaterialet senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Herunder falder svar på spørgsmål til udbudsmaterialet. Ordregiver vil besvare alle spørgsmål, der stilles inden d. 15 marts. Spørgsmål der stilles herefter, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt under hensyn til ovenstående. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt via Mercell-systemet under fanen Kommunikation. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i Mercell-systemet i anonymiseret form og kan ses under fanen Ekstra Info. Dog opfordrer ordregiver til at deltage i information og spørgemødet, hvor tilbudsgiver aktivt kan få imødekommet alle de spørgsmål fremkommet under forberedelse til tilbudsmaterialet. 6

7 14. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 15. Sammenslutning/konsortium Flere tilbudsgivere kan i fællesskab vælge at gå sammen i et konsortium eller anden sammenslutning med henblik på at afgive tilbud. Hver aktør i konsortiet skal fremsende dokumentation for udvælgelseskriterierne. Sammenslutningens medlemmer skal hæfte solidarisk ved afgivelse af tilbud samt i hele kontraktperioden. Sammenslutningen skal udpege en beslutningsdygtig repræsentant blandt sine medlemmer, der med bindende virkning kan indgå aftaler på vegne af sammenslutningen samt forestå kontakten til udbyder i forbindelse med udbudsproceduren og i den efterfølgende kontraktperiode. Eventuel udskiftning af deltagere i sammenslutningen i kontraktperioden skal accepteres af udbyder. 16. Forbehold Tilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil ikke blive accepteret. Sådanne forbehold vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Forbehold for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret og lagt til den pris, tilbudsgiver har angivet. Denne pris vil herefter indgå i evalueringen af tilbuddet. Udbyder forestår kapitaliseringen af forbehold. 7