KRAVSPECIFIKATION. Miljøstyrelsens udbud af Referencelaboratorium på området støj og vibrationer

Transkript

1 Miljøstyrelsen KRAVSPECIFIKATION Miljøstyrelsens udbud af Referencelaboratorium på området støj og vibrationer Bilag 4 til udbudsbetingelser, EU-udbud: 2015/S

2 2 1. Indledning Miljøstyrelsen har ved udbudsbekendtgørelse af d. 12. september 2015 udbudt Referencelaboratorium på området støj og vibrationer. Vilkår, betingelser og vurderingskriterier er beskrevet i Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud af Referencelaboratorium på området støj og vibrationer. Fristen for at afgive tilbud er den 27. oktober 2015 kl. 12: Beskrivelse af tjenesteydelsen 2.1 Baggrund Miljøstyrelsen er forpligtet til at anvise de måle- og analysemetoder, som miljømyndigheder, virksomheder, støjlaboratorier m.fl. skal bruge i forbindelse med undersøgelse af støj og vibrationer. Miljøstyrelsen har gennem en årrække haft et referencelaboratorium på støj- og vibrationsområdet til at bistå med faglig og praktisk ekspertise. Referencelaboratoriet skal på Miljøstyrelsens vegne bidrage til at sikre kvaliteten af støj- og vibrationsmålinger. Dette indebærer afholdelse af sammenlignende støjmålinger og andre former for kvalitetskontrol samt opdatering af krav til "Miljømåling - ekstern støj". Desuden skal laboratoriet yde rådgivning og bistand til Miljøstyrelsen indenfor fagområdet støj og vibrationer samt efter nærmere aftale arbejde med udvikling og afprøvning af nye målemetoder og andet relevant udviklingsarbejde på nationalt og internationalt niveau indenfor fagområdet. 2.2 Formål Formålet med opgaven er at være referencelaboratorium for Miljøstyrelsen på området støj og vibrationer i en periode på fire år. 2.3 Beskrivelse af tjenesteydelsen Opgaver for referencelaboratoriet Referencelaboratoriets opgaver varierer fra år til år og udbydes derfor som en kontrakt, der fastlægger de generelle vilkår for udførelsen af de opgaver, som referencelaboratoriet løbende udfører. Miljøstyrelsen fastlægger sammen med en følgegruppe ved det årlige arbejdsprogram hvilke opgaver, der skal gennemføres. Det er et krav, at opgaverne udføres inden for en årlig beløbsramme på maksimum kr. ekskl. moms pr. år over en periode på 4 år. Bilag 1 til kravspecifikationen redegør for det tidsforbrug, der medgik til referencelaboratoriets opgaver i 2014 med en årlig beløbsramme

3 på kr. Den nuværende beløbsramme er reduceret med kr. til udarbejdelse af projekter og orienteringer. Bilaget er kun vejledende, og begrænser ikke følgegruppens fremtidige prioritering og fordeling af opgaver. 3 Referencelaboratoriet skal udarbejde forslag til årlige arbejdsprogrammer, som behandles i og vedtages af følgegruppen. Funktionen som referencelaboratorium omfatter blandt andet følgende opgaver: - Arrangere og afholde sammenlignende støjmålinger eller andre former for kvalitetskontrol af støjlaboratorierne samt vurdere de deltagende laboratoriers besvarelser med 18 måneders interval. - Afholde årlig emnedag for støjlaboratorierne m.fl. om emner, som følgegruppen udvælger. - Udsende 1-2 årlige numre af "Orientering fra Referencelaboratoriet" om emner udvalgt af følgegruppen. - Vedligeholde og opdatere hjemmeside - Hjemmesidens indhold i form af filer og database samt domæne og drift skal kunne overdrages til Miljøstyrelsen, fremtidige rådgivere og andre tredjemænd. Ligeledes skal filer og database fra tidligere rådgiver sættes op til en ny hjemmeside. - Rådgivning og faglig assistance til Miljøstyrelsen i tekniske spørgsmål på støj- og vibrationsområdet, herunder vurdering af måle- og beregningsmetoder. Rådgivningen kan eventuelt tage udgangspunkt i mindre udviklingsprojekter, der fastlægges af følgegruppen. - Vedligeholde testeksempler til beregningsmetoden Nord2000 i det omfang, metoden justeres eller korrigeres. - Deltage i standardiseringsarbejde med betydning for ekstern støj i et omfang, som følgegruppen fastlægger. - Rådgivning og faglig assistance i forbindelse med krav til "Miljømåling - ekstern støj" - Bidrage til løsning af principielle spørgsmål om krav til "Miljømåling - ekstern støj", offentliggøre oplysninger om godkendelsesordningen samt listen over de godkendte laboratorier. - Yde faglig bistand om måle- og beregningsteknik samt rapportering til støjlaboratorierne samt til kommuner og Miljøstyrelsen. Bistanden ydes som telefonisk rådgivning / samt i begrænset omfang ved gennemsyn af støjrapporter. Referencelaboratoriet skal følge udviklingen indenfor fagområdet, herunder standardiseringsarbejdet. Laboratoriet følger med i de centrale faglige tidsskrifter og udarbejder et resume af de væsentligste nye artikler til Miljøstyrelsen. Referencelaboratoriet skal offentliggøre resultaterne af de sammenlignende støjmålinger eller andre former for kvalitetskontrol som rapporter, der publiceres elektronisk på laboratoriets hjemmeside. Resultaterne af laboratoriets udredninger offentliggøres på samme måde.

4 Desuden udarbejder referencelaboratoriet årligt 1-2 numre af "Orientering fra Referencelaboratoriet" om et teknisk/fagligt emne. Orienteringen offentliggøres ligeledes på laboratoriets hjemmeside. 4 Referencelaboratoriet sammenfatter besvarelser i forbindelse med faglig bistand og rådgivning til støjlaboratorierne og kommuner på hjemmesiden som FAQ Optioner Miljøstyrelsen ønsker optionsret på: 1. Forlængelse af den indgåede kontrakt med 1 år fra 1. januar 2020 til og med 31. december 2020, hvilket meddeles senest 30. september Yderligere bistand til projekter, orienteringer og rådgivning på op til maks kr. pr. år (ekskl. moms) som fastpris i hvert af årene 2016, 2017, 2018 og 2019, samt 2020, hvis optionsretten under nr. 1 udnyttes. Ad. 1: Kontraktperioden er 1. januar 2016 til 31. december Miljøstyrelsen meddeler senest den 30. september 2019, hvis styrelsen ønsker at gøre brug af optionsretten (nr. 1 afsnit i udbudsbetingelse) til at forlænge kontrakten med ét år. Ad. 2: Miljøstyrelsen har optionsret på bistand på op til maks kr. ekskl. moms pr. år i hvert af årene til udarbejdelse af vejledninger, orienteringer, baggrundundersøgelser, faglige udredninger og sparring samt deltagelse i følge- eller arbejdsgruppemøder m.v. I de kalenderår, hvor Miljøstyrelsen udnytter hele eller dele af optionsretten, kan den fordeles på et eller flere projekter/aktiviteter. Udnyttelse af optionsretten forudsætter, at Miljøstyrelsens direktions har prioriteret det eller de konkrete projekter/aktiviteter Følgegruppe Der nedsættes en følgegruppe for referencelaboratoriet. Tilbudsgiver deltager i følgegruppen og har sekretariatsopgaven. Følgegruppen forventes at afholde to møder af en halv dags varighed pr. år Leveringsfrister Tjenesteydelsen skal afsluttes med aflevering af leverancerne, jf. afsnit 2.4, i overensstemmelse med aftalte frister, og jf. afsnit

5 5 2.4 Leverancerne Tjenesteyderen skal levere følgende: - Løsning af referencelaboratoriets opgaver som anført i afsnit 2.3.1, og som nærmere specificeret af Miljøstyrelsen og følgegruppen. - Løbende løsning af referencelaboratoriets opgaver, herunder arbejdsprogram som skal foreligge senest 1. november hvert år - Elektronisk publicering af referencelaboratoriets resultater og rapporter på hjemmesiden. - Regelmæssig elektronisk publicering af "Orientering fra Referencelaboratoriet". - Vedligeholdelse af liste over laboratorier, der er godkendt til "Miljømåling - ekstern støj". - Løbende sekretariatsfunktion for følgegruppen, jf. afsnit Løbende opdatering af referencelaboratoriets hjemmeside. - Hjemmeside filer og database fra tidligere rådgiver skal sættes op til en ny hjemmeside inden for kontraktperiodens første kvartal. - Leverandøren skal samtidig med den kvartalsvise afregning, eller på anmodning sende en kort beskrivelse og vurdering af Projektets fremdrift samt angive forbruget på de enkelte aktiviteter i perioden fra år til dato. Alle leverancer skal være i overensstemmelse med kontraktens vilkår. Alle skriftlige leverancer skal være kvalitetssikrede og affattet på dansk, dog evt. visse leverancer efter aftale med Miljøstyrelsen på engelsk. Arbejdssproget i forhold til Miljøstyrelsen skal være dansk. Bilag 1 til denne kravspecifikation viser tidsforbruget fra 2014 fordelt på ingeniør timer og sekretær timer for Krav til kvalitetssikring Alle leverancer beskrevet i afsnit 2.4 skal kvalitetssikres af faglig medarbejder, der har relevante faglige kvalifikationer i forhold til den konkrete leverance. 2.6 Betalingsplan Miljøstyrelsen betaler bagud, kvartalsvis for de specificerede ydelser. Ved yderligere bistand, som nævnt under optioner i afsnit 2.3.2, aftales betalingsbetingelser for hvert projekt. 2.7 Afrapportering Referencelaboratoriet afrapporterer til følgegruppen på gruppens 2 årlige møder og i forbindelse med aflevering af opgaver. 2.8 Kommunikation i forbindelse med projektets fremdrift Leverandøren skal samtidig med den kvartalsvise afregning, eller på anmodning sende en kort beskrivelse og vurdering af Projektets fremdrift samt angive forbruget på de enkelte aktiviteter i perioden fra år til dato.

6 6 BILAG 1 til Kravspecifikation Forbrug af timer til Referencelaboratoriet i 2014 Ingeniør Sekretær Styringsgruppe, møder, administration mv. 78,00 20,50 Hjemmeside: Vedligehold og opdatering 7,00 21,25 Orientering: Togstøjsmanual, OR43 Opdatering 45,00 2,00 Emnedag ,50 12,00 Kontakt til myndigheder og laboratorier 98,00 1,25 Projekter: Kursus krav, Metodeliste til hjemmeside 125,00 18,00 Godkendelsesordning 41,00 1,00 Forberedelse af sammenlignende støjmåling (ikke aktuel) 2 0,00 0,00 Opdatering af ny viden 55,50 1,00 Vedligehold af beregningsmetoden Nord ,00 2,00 Standardisering (deltagelse) 0,00 0,00 I alt 529,00 79,00 Redegørelse af tidsforbrug, der medgik til referencelaboratoriets opgaver i 2014 med en årlig beløbsramme på kr. Den nuværende beløbsramme er reduceret med kr. til udarbejdelse af projekter og orienteringer til kr. Bilaget er kun vejledende, og begrænser ikke følgegruppens fremtidige prioritering og fordeling af opgaver. 1 Der indgår deltagerbetaling, som også dækker nogle af timerne 2 Der indgår deltagerbetaling, som også dækker nogle af timerne