Møde i kommunikationsgruppen. d. 4. juni, Hjørring

Transkript

1 Møde i kommunikationsgruppen d. 4. juni, Hjørring

2 Mødedeltagere Heidi Holler Aalborg Kommune Katrine Jacobsen Thisted Kommune Dorte Reinholdt Hjørring Kommune Anne Nøhr Ringgren Jammerbugt Kommune Lisbeth Bilde Hjørring Kommune Inge-Merete Nesgaard Region Nordjylland Claus Andreasen Vesthimmerland Kommune Anne Lundsted Poulsen Aalborg Kommune 2

3 Punkter på dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Kommunikationsstrategi 3. Økonomi 4. Hjemmeside 5. Organisering af arbejdsgrupper 6. Oprettelse af arbejdsgrupper 7. Eventuelt 8. Punkter til næste møde 3

4 Punkt 1 Godkendelse af dagsorden

5 Punkt 2 Kommunikationsstrategi

6 Kommunikationsstrategi Orientering om kommunikationsstrategien efter møde i sekretariatsledelsen d. 19. maj. Kommunikationsgruppen er opmærksom på efterspørgslen på klare rammer ift. intern kommunikation. Der er udarbejdet et Power-Point med grundlæggende info vedr. BRN. Endvidere er der oprettet et omfattende materiale-arkiv på den nye BRN hjemmeside, hvor der kan findes dagsordner, referater, vedtægter, kommunikationsstrategi etc. Præsentations PP og mulighederne i forbindelse med materiale-arkiv på hjemmesiden, pålægger det den enkelte kommune at informere sine medarbejdere om. Kommunikationsgruppen tager orienteringen om afsat antal timer på 10 timer/måned pr. medlem til BRN-arbejdsopgaver efterretning. 6

7 Punkt 3 Økonomi

8 Økonomi Kommunikationsgruppen drøfter budgetforslaget for kommunikationsindsatsen for hhv og 2016 med henblik på en indstilling til direktionen d. 12. juni. Budgetposterne tager udgangspunkt i handlingskataloget fra kommunikationsguiden, hvor der er lavet estimat for tiltagenes omkostninger. Kommunikationsgruppen godkender budgetforslagene. Budget 2015 Budget 2016 Kick-off (Bevilget kr.) (Forventes pris) Ca Hjemmesidelicens kr. Hjemmeside og visuel identitet (Bevilget kr.) (Forventet pris) Videonyheder kr. Kommunikationsnetværk kr. Kick-off kr. Intranet kr. Kommunikationsnetværk kr. Brandvideo kr. Hjemmesidelicens kr. Brochure I alt kr. Annoncering kr. Opdatering af hjemmeside I alt kr. 8

9 Punkt 4 Hjemmeside

10 Hjemmeside status og retningslinjer Orientering om og præsentation af hjemmesidens lancering, struktur og opbygning samt en drøftelse af det kommende driftsarbejde. Det blev besluttet, at der skal udarbejdes en vejledning for navngivning og upload af filer til den nye BRN hjemmeside. Denne udarbejdes af Anne, og udsendes til kommunikationsgruppen ultimo juni. Det blev besluttet, at der skal udarbejdes et forslag til fordeling af driftsansvar vedr. hjemmesiden. Se bilag. 10

11 Punkt 5-6 Organisering og oprettelse af arbejdsgrupper

12 Organisering og oprettelse af arbejdsgrupper Kommunikationsgruppen drøfter retningslinjer for arbejdsgrupper med henblik på at fastsætte rammer for arbejdsgruppers ansvarsområder, mødekadence og tovholderfunktion. Kommunikationsgruppen opretter ansvarshavere ud fra fordelingen af indsatsområderi forbindelse med hjemmesiden. Hvert medlem af kommunikationsgruppen tildeles et indsatsområde. Se bilag 1 Hvert kommunikationsmedlem tildeles ansvar for hjemmesideopdatering, pressehåndtering og Linked-In opdateringer for deres tildelte indsatsområde. Fordelingen af arbejdsopgaverne i relation til nyhedsbreve, brochurer og kommunikationsnetværk, udskydes til august. Det forventes at kommunikationsgruppen til den tid, har et bedre overblik over arbejdsopgaverne indhold. 12

13 Punkt 7 Eventuelt

14 Eventuelt Der skal udarbejdes en samlet presseliste. Heidi udarbejder et udkast, som udsendes til kommunikationsgruppen. Hvert medlem af kommunikationsgruppen har ansvar for at tilføje relevante pressekontakter, fra deres kommune/region/indsatsområde Presseindsatsen vedr. projekt Bedre Bredbånd i Nordjylland skal koordineres. Ansvaret tilgår personen der får ansvar for indsatsområdet Infrastruktur (Inge- Merete). 14

15 Punkt 8 Punkter til næste møde

16 Punkter til næste møde Status på driftsopgaver Igangsættelse af Kommunikationsnetværk, Brochurer og Videonyheder. 16

17 BILAG

18 Retningslinjer for kommunikation Ansvarshaver Inge-Merete Nesgaard Anne Nøhr Ringgren Dorthe Reinholdt Claus Andreasen Katrine Jacobsen Heidi Holler Ansvarsområde Infrastruktur Turisme Kvalificeret arbejdskraft Erhvervsudvikling og jobskabelse Internationalt Samarbejde Dagsordner, Referater, Generelle nyheder, Diverse driftsopgaver, Ad Hoc Beskrivelse af ansvar: Man bliver, sammen med formanden for tovholdergruppen, den synlige kontakt på hjemmesiden inden for sit tildelte indsatsområde. Kontakt til formand for tovholdergruppe (Sørge for at holde sig opdateret, arbejdsopgaver må gerne uddelegeres til formanden/tovholdergruppen fx indhold til pressemeddelelse, nye projektbeskrivelser el. lignende) Opdatering af indsatsområdes projekter på hjemmeside Opdatering af nyheder på hjemmeside, der relaterer til indsatsområdet Opdatering af Linked-In med nyheder inden for indsatsområdet Udarbejdelse og udsendelse af pressemeddelelser (I samarbejde med tovholdergruppen for indsatsområdet) (Skabelon for pressemeddelelser findes på BRN hjemmesiden under Materialer-> Værktøjskasse) 18