December måned 2015 har budt på en lille julekalender med hints om ting der skal være med i årsafslutningen.

Transkript

1 Julekalender vedr. årsregnskab December måned 2015 har budt på en lille julekalender med hints om ting der skal være med i årsafslutningen. Den er her i en PDF udgave så du kan skrive den ud og bruge lidt som tjekliste. 1. December Er alle posteringer på vores bankkonto bogført. Det er vigtigt at afstemme alle bankkonti. Hvis ikke banken stemmer så er regnskabet ikke korrekt sådan er det. Men der kan være ting som mangler på banken. F.eks hvis man har en butik og har omsætning den 31/12 så er f.eks dankort salg eller kontanter puttet i bankboksen ikke med på bankens kontoudtog. Vi skal have bogført det på bankkontoen men også have det stående som åbne poster på bankafstemningen. Det er absolut kun den slags poster der må stå åbne på bankafstemningen. Ting der er trukket eller indsat i banken SKAL være bogført. 2. december Er alle udgifter med i regnskabet Udgifter vedr skal med i 2015 (skyldige omkostninger) lige som fakturaer der er betalt i 2015 men vedr skal med i 2016 (forudbetaling). Når vi gør regnskabet op skal vi tænke os om og overveje om vi har fået alle de fakturaer der skal med i regnskabet. Hvis vi f.eks ved at vi har bestilt og modtaget en vare i 2015 og mangler fakturaen er det fornuftigt at efterlyse den hos leverandøren for at få det korrekte tal med i regnskabet. F.eks skriver jeg fakturaer ud 31/12 og dem skal mine kunder huske at få bogført. Det gælder også selvom fakturaen ikke er betalt og faktisk også hvis fakturaen ikke er modtaget. Faktura dateret i Hvis man fører kreditorregnskab så sker det helt af sig selv når man bogfører fakturaen og den har dato 31/12 Dem der ikke fører kreditorregnskab de skal have bogført udgiften og ført fakturaen som skyldig omkostning med moms såfremt fakturaen er dateret i 2015.

2 Hvis man f.eks får en abonnementsfaktura der går både over 2015 og 2016 skal den del der vedrører 2016 føres som en forudbetaling eller en periodisering. Momsen må tages med i det år fakturaen er udskrevet. Faktura dateret i 2016 eller ingen faktura. Nu er det bare ikke alle leverandører der får faktureret pr 31/12. Derfor skal vi stadig have udgiften med i regnskabet. Det hedder at afsætte en skyldig udgift og det skal ske uden moms. Hvis man modtager en faktura med dato i 2016 skal man bogføre det korrekte beløb uden moms og hvis man ikke får en faktura inden regnskabet lukkes skal man afsætte et skyldigt beløb man forventer at modtale en faktura på Når man så kommer ind i 2016 regnskabet kan man føre momsen så man får fradraget for momsen Vigtigt er det også at gøre det på samme måde hvert år så det enkelte regnskabsår viser et sammenligneligt billede. Det skriver jeg fordi jeg ikke periodiserer 500 kr men sørger for at gøre det ens i alle regnskabsår. 3. December Er alle indtægter med i regnskabet Selvom det er utroligt fristende bare at holde juleferie og glemme alt om arbejde så bør du få ud faktureret ALT inden 31/12 eller senest ugen efter nytår med dato 31/ Det er bare så meget nemmere for alle parter hvis de rigtige tal kommer med i det rigtig regnskabsår. Selvom vi er i 2016 så har du ret til at ændre fakturadato til 31/12. Når det så er f.eks et abonnement du skal ud fakturere så er der jo mulighed for at det dækker 2015 og 2016 ja så er det modtageren af fakturaens opgave at få den rigtigt periodiseret. Igen er det her vigtigt at gøre det samme fra år til år. Hvis jeg får noget under 500 kr. der skal periodiseres ind i et andet regnskabsår ja så gør jeg det ikke men jeg gør det på samme måde hvert år så det er sammenligneligt.

3 4. December Afstemning af lønninger - Skyldige lønninger Lønningerne skal afstemmes så vi er sikker på at det er bogført korrekt. Ud af diverse lønsystemer kan vi trække lister der kan afstemmes hvis de er bogført på en overskuelig og fornuftig måde. F.eks er det vigtigt at vi bogfører alle de skyldige lønudgifter som skyldig A skat, am bidrag, pension, samlet betaling mm korrekt. Det skal helt sikkert stemmes af til lønsystemernes afstemningslister. Det vil være svært at beskrive alle systemers lister. Det er nok en af de ting som jeg, hvis jeg ikke var fagligt udlært, ville købe mig hjælp til enten hos en bogholder eller revisor. Når jeg skriver det er det også fordi det med bogføring og afstemning af løn var en af de ting som jeg var laaaang tid om at lære og føle mig helt tryg ved. 5. December Afskrivninger. Når vi køber aktiver som f.eks en ny bil eller en stor maskine og købsprisen uden moms overstiger (2015 sats) Så må vi ikke tage hele udgiften med det første år. Men skal tage udgifterne med i regnskabet i takt med at aktivet bliver brugt. Det var meget forenklet skrevet for det med takten det er så forbundet med en masse forskellige regler og undtagelser. Der fines en lov der beskriver alle reglerne helt præcist nemlig afskrivningsloven som du kan finde her Lidt forenklet regner man med at en ting har en levetid på 4 år og så må man tage ¼ af værdien med som udgift i regnskabet over de 4 år. Der skal laves et anlægsregnskab som viser hvordan man beregner afskrivninger m.m. og det laves nemmest i et excel ark. Nogle fordeler udgiften hver måned og nogle tager afskrivningerne med pr. 31/12. Det er selvfølgelig mest korrekt at gøre det månedsvis men det kan være af så uvæsentlig en værdi at det ikke er arbejdet værd at gøre det hver måned. Når man blot husker at den udgift kommer når man ser på tallene igennem året.

4 6. December Km opgørelse Når året er omme så gør jeg mine km op og fører befordringsgodtgørelsen ind i regnskabet. Det er jo sådan at vi kan få befordringsgodtgørelse for at køre i vores private bil i firmaøjemed. F.eks kører jeg ud til en kunde og det kan jeg få befordringsgodtgørelse for. Satserne ændres hvert år og i 2015 var satserne. Op til km kr. 3,70 Over km kr. 2,05 Hvis du kører på cykel, knallert, 45 knallert eller scooter er der ligeledes mulighed for at få befordringsgodtgørelse på kr. 0,52 Betingelsen for at få det er at man laver km regnskab. Hvorfra hvortil og km tæller i bilen og ikke mindst ærinde. Jeg har et køreskema som du kan få hvis du sender mig en mail på tanja@taltanja.dk. Befordringsgodtgørelsen kan du udbetale til dig selv og du skal bogføre totalbeløbet som en udgift i driften. Jeg opretter som reglen en konto under enten bilomkostninger eller administrationsomkostninger der hedder KM penge. Hvis du ikke vælger at udbetale befordringsgodtgørelsen skal du stadig bogføre den da du jo ikke skal betale skat af det du kører i din private bil. Det skal blot bogføres som udgift i driften og på mellemregning med dig. 7. December Varelager Når vi når 31/12 skal vores varelager gøres op. Det er fordi vi skal have den korrekte værdi ind og stå i balancen. Det skal tælles op pr. 31/12 men du kan selvfølgelig gøre det inden eller for den sags skyld efter det er bare meget vigtigt at du sørger for at regulere din optælling for eventuelle tilgange eller afgange fra lageret så det virkelig viser lagerværdien 31/12. Lagerværdien skal gøres op til den samme værdi hvert år. Normalt vil jeg sige indkøbsprisen plus evt hjemtagelsesomkostninger minus moms.

5 Det skal afspejle den værdi du kunne få for lageret hvis du solgte det i morgen så hvis du har varer du ikke forventer at få solgt kan du lave afskrivninger/nedskrivninger på dem. Der er specielle regler for hvornår man må afskrive en vare men er den datoudløbet eller i stykker skal det nedskrives. Man gør lageret op således Vareindkøb + hjemtagelsesomkostninger + varelageret ved regnskabsårets start varelageret ved regnskabsårets slutning = vareforbrug (den del af varekøbet, der er fradrag for i det aktuelle regnskab) Vareforbruget bogføres som en regulering hvert år således at varelageret fremgår af balancen. 8. December Periodisering Ikke nok med at alle fakturaer skal med i regnskabet så skal de også med i den korrekte periode det er det som periodisering handler om. Det er blevet lettere at periodisere hvis man kun se på den skattemæsige del. Der er loven nu ændret så vi gerne må taget beløbet med når fakturaen blot lyder på max 12 måneder. Det er blevet frivilligt at periodisere. Men for selskaber gælder stadig at Årsrapporten skal vise et retvisende billede så enhver revisor vil forlange at der bliver periodiseret. Nu er jeg lidt gammeldags og tænker ja vi kan jo lige så godt lave det rigtigt fra starten. Ligesom det giver et meget mere korrekt billede. Derfor siger jeg også til mine kunder at de skal periodisere. Dog periodiserer jeg af princip ikke under kr December Igangværende arbejde Når man udfører arbejde for andre kan man have lavet et stykke arbejde i 2015 som ikke er færdigt og derfor først bliver faktureret i Selvom det ikke er faktureret er det udførelsestidspunktet der er beskatningstidspunktet (altså det tidspunkt vi skal have indtægten ind i regnskabet) Det er typisk håndværkere der har igangværende arbejder.

6 Derfor skal der laves en liste (for nogle er det et projekt men for andre flere) Den skal indeholde opgaven Værdien af arbejdet der er udført men ikke faktureret Excl moms Denne værdi skal tages med som en indtægt på en særskilt konto under omsætning som man bør kalde igangværende arbejde. Tilsvarende skal man have den med i aktiverne under omsætningsaktiver gerne med navnet tilgode igangværende arbejder. Det er en post som man tilbagefører i efterfølgende regnskabsår da fakturaen jo dermed bliver lavet og indtægten skal vi jo ikke gerne beskattes af to gange. 10. December Private udgifter i regnskabet Når man har et firma er der nogle udgifter som flyder lidt i gråzonen om hvorvidt de er private eller firmarelaterede. Når jeg skriver gråzonen er det fordi det ofte er her der kan komme store diskussioner i gang mellem bogholder og kunde. Min telefon bruger jeg i firmaet og også lidt privat Internettet bruger jeg da i firmaet så skal det da med Jeg skal til julemesse og så skal jeg se pæn ud så jeg køber lige et jakkesæt Svaret er Delvis, delvis og NEJ. Det er sådan at blandede driftsmidler som man kalder ting der bliver brugt både i firmaet og privat kan man selvfølgelig tage med i firmaets regnskab MEN man skal lige huske i hvert fald til årsafslutningen at få fordelt udgiften så den private brug bliver fjernet fra firmaet. For f.eks telefon og internet gælder det i 2015 at man har vedtaget at der er en værdi for fri telefon på kr Det vil sige at du skal bogføre de 2600 som en indtægt gerne på en konto under telefon og så modkontere på mellemregning eller en konto for ikke fradragsberettigede omkostninger i aktiverne. Andre blandende driftsmidler som f.eks bil er der helt andre regler som man skal sætte sig ind i.

7 For tøj gælder det at der SKAL være tydeligt logo påsyet og det skal være reelt arbejdstøj før der er nogen form for fradragsret. Hvem køber et Armani jakkesæt med f.eks tømrermester fiks trygt på? 11. December Kasseopgørelse Hvis der i firmaet er en kontantkasse skal denne tælles op og afstemmes med regnskabet. Det skal være den sidste åbningsdag i året der skal optælles. Der kan jo være differencer som skal undersøges og rettes. Ind eller udbetalinger der er bogført forkert eller i værste fald ind eller udbetalinger der ikke er bogført. 12. December Gavekort og tilgode beviser Hvis du har en virksomhed der udsteder gavekort og tilgodebeviser skal du lave en opgørelse af dem således at man i regnskabet kan se den forpligtigelse du har, altså hvor stor en gæld du har. Man lister dem op med nummer og værdi. I regnskabet skal du så afstemme dem med kontoen for gavekort og tilgodebeviser. Hver gang et gavekort bliver solgt bliver det jo bogført som salg og modpost gavekortkontoen i passiverne. Det samme gør sig gældende for tilgodebeviser. Når det efterfølgende bliver indløst bliver det bogført væk fra gavekortkontoen. Nogle har en konto for gavekort og en for tilgodebeviser. Men det er normalt større virksomheder med rigtig mange gavekort og tilgodebeviser. Hvis man nu har så lille en forretning at de ikke bliver bogført der hver gang så skal man lave en regulering på kontoen for gavekort/tilgodebeviser. Reguleringen /kredit gavekort og modkonto regulering gavekort som ligger i gruppen vareforbrug.

8 13. December Afstemning skattekontoen Alle virksomheder har en skattekonto. Det er en konto SKAT har oprettet og ALLE ind og udbetalinger fra SKAT foregår fra skattekontoen. Den skal selvfølgelig afstemmes ligesom alle andre gæld/tilgodehavender. Du kan læse meget mere om skattekontoen hos SKAT og nederst finder du en lille film om hvordan du udskriver materiale til brug for afstemningen. Jeg opretter altid skattekontoen i passiverne sammen med kassekreditten så ved jeg den skal stemmes af. 14. December Afstemning af momsen Momsen skal jo ikke kun afstemmes når vi laver årsafslutning men hver gang vi afregner moms. Men når vi laver vores årsafslutning laver vi en årsafstemning og får det hele med. En momsafstemning er en afstemning af at alle de momspligtige indtægter, og alle de momspligtige udgifter er med i afregningen til SKAT. I gamle dage kunne det være et kæmpe arbejde at sidde og stemme momsen af og få alle poster med men i dag kan man lave en momsafstemning i mange af økonomisystemerne. MEN det kræver at man bruger systemerne rigtig. Momskoder skal være korrekt sat op og man skal postere korrekt. Hvis man f.eks har bogført Aviser (der er ikke moms på) på fagblade hvor der er moms. Så kommer der fejlagtigt et momsbeløb med og det kan de automatiske afstemninger IKKE fange. Hvis man undertrygger en momskode som økonomisystemet er sat op til så vil afstemningen udvise en difference. Det kan godt være korrekt hvis der er tale om en periodisering så er det blot det man skal forklare i forhold til differencen. SKAT eller revisoren vil forlange der er forklaringer på alle afvigelser.

9 15. December Visuel Gennemgang driftskonti Når jeg laver et årsregnskab er det første jeg gør faktisk at gennemgå alle driftskonto for logiske fejl og mangler. Ved gennemgang mener jeg at kikke alle posteringer på hver enkelt konto i driften igennem. Jeg gør det i e-conomic som jeg jo bruger og der kan man under kontoplanen gå ind og se alle posteringer på kontoen nemt og overskueligt. F.eks skal en konto for husleje jo indeholde 12 måneders husleje ellers er der en fejl. Jeg bruger også altid som minimum leverandørens navn og evt. periode i tekst. F.eks Tryg ansvarsforsikring så ved jeg der skal være en periodisering og tjekker at det er lavet og at det selvfølgelig er på forsikringskontoen. Hvis der f.eks på konto for brændstof står Tryg er det jo også logisk at det er bogført forkert da Tryg jo normalt fakturerer forsikringer. Det giver også lidt forståelse for hvor vigtigt det er at lave nogle fornuftige tekster. Det kan redde mange fejl og det tager ikke mange kvarter at løbe alle driftskonti igennem visuelt på enkeltmandsvirksomheder. 16. December Opbevaring af bilagsmateriale Når vi er færdige med at lave årsregnskabet så skal vi sørge for at opbevare bilagsmaterialet betryggende så vi kan fremvise det for SKAT på forlangende. Vi har også selv mulighed for at kikke tilbage i gamle bilag. Det er sådan i Danmark at vi skal gemme bilag i 5 år efter regnskabsårets udløb. 17. December Afstemning tilgodehavende fra Mastercard/Visacard Hvis du tager imod Mastercard/Visacard bliver disse ikke afregnet på dagen hvor du modtager kortet. Det kan være forskelligt hvor ofte du får afregnet det vælger du når du opretter aftalen.

10 Fra Teller modtager du en opgørelse der viser hvilket tilgodehavende du har pr. en given dato. Det skal være den dato der ligger tættest på den 31/12 så du kan gøre det korrekt op. Det er den første afregning du modtager i Den skal udvise det samme beløb som du har stående på kontoen for kreditkorttilgodehavende i aktiverne. 18. December Balancen Det er en god ide at lave en balance der laver sammenligning med sidste års tal. Det kan give dig et billede af om det er nogenlunde de samme udgifter hvis der så er store afvigelser så er det en oplagt fejlmulighed. Der kan være en rigtig god forklaring men så er alt jo ok. At gennemgå balancen på den måde giver dig også et lille indblik i om der skulle være nogle indtægter eller udgifter der ikke udvikler sig som du havde regnet med. F.eks hvis annonceomkostningerne er steget væsentligt. Så er det værd at overveje om det er ok eller omvendt hvis annonceomkostningerne er faldet hvordan ser det så ud med omsætningen og sammenligne med sidste år. Det kan give et billede af om din virksomhed går den vej du gerne vil have den til. 19. December Revisorassistance Det kan måske virke mærkeligt at jeg som selvstændig bogholder anbefaler nogle kunder at bruge en revisor. Er jeg ikke dygtig nok selv eller hvad går der galt for mig. Jeg har den faste overbevisning at man skal gøre det man er bedst til. Der er en årsag til at en Revisor læser i mange år. Ofte har de en organisation stående bag sig der kan opdatere dem på de nyeste regler og love. Derfor vælger jeg at sige at skattespørgsmål dem må kunderne tage med en revisor.

11 Hvis f.eks jeg har en kunde hvor jeg kan blive i tvivl om hvorvidt det egentlig er nok for dem at drive en personlig eget virksomhed fordi de tjener for meget eller de har nogle forretningsforhold der gør det skattemæssigt kompliceret vil jeg til enhver tid henvise til en revisor. Det er i kundens bedste interesse og dermed min interesse. Jeg har også et princip at ALLE der driver selskab som får lavet bogholderi hos Taltanja skal have det afsluttet hos en Revisor. Jeg er rigtig god til at lave materialet klart til revisor så omkostningerne i den forbindelse er så små så mulige. Men skattemæssigt kan der være forhold som jeg ikke har sat mig ind i. 20. December Forskudsregistrering Når vi nu er ved at få gennemgået vores regnskab og lagt budget og i det hele taget har fået overblikket så er det tid til at komme ind og regulere din forskudsregistrering. Som selvstændige med et enkeltmandsfirma skal vi betale B-skat af vores overskud. Vi betaler et acontobeløb i SKAT 10 gange om året og det bliver reguleret via vores forskudsregistrering. Vi betaler ikke B skat i juli og december. Mange synes det er svært at forudsige og ja det er svært men det eneste der sker når du får lavet en forkert forskudsregistrering er at du kommer til enten at få penge tilbage eller får en ekstraskat. Når det er sagt så var der engang en klog mand fra SKAT der fortalte at man jo har lov at regulere sin forskudsregistrering så tit man vil. Dog er det for sent at gøre noget efter november da vi jo ikke betaler B skat i december. 21. December Forretningsgange / arbejdsgange Nu når vi er ved at være sidst på året er det på tide at overveje om vi gør alting rigtigt. Får vi opdateret regnskabet ofte nok? Forstår vi regnskabet?

12 Skal vi lave bogholderiet selv eller skal vi få en bogholder/revisor til det? Er der nogen ting der kunne lette dagligdagen? Ja jeg kunne blive ved. Personligt er December måned for mig en tid hvor jeg tænker tanker og laver overvejelser. Det er altid godt med en ny start når det er nytår 22. December. Virksomhedsordningen Virksomhedsordningen er en måde at fordele din skat. Du får mulighed for: - At trække din virksomheds renteudgifter fra i din personlige indkomst. - At spare op i virksomheden mod at betale en foreløbig skat. På den måde kan du spare op i gode år og hæve opsparet overskud i dårlige år. Når det er sagt så giver det noget mere arbejde end bare et almindeligt bogholderi. Jeg vil klart anbefale at få hjælp af en revisor til at afslutte regnskabet hvis du vælger virksomhedsordningen. Sparer du op i virksomheden, betaler du skat af den del af overskuddet, som du sparer op, med 23,5 procent i Satsen nedsættes til 22 procent for indkomståret 2016 og efterfølgende indkomstår. Når du hæver af opsparingen, betaler du skat som af personlig indkomst, og får fratrukket den skat, du allerede har betalt. Jeg synes det er svært at gennemskue og derfor har jeg talt med Revisor Peter Nørgaard Kjær fra Peter giver mig ret i at der er muligheder, men mener at de er blevet begrænset. Det lyder simpelt men for at føre regnskabet kræver det at man gennemgår den juridiske vejledning fra skat om emnet. Man er velkommen til at kontakte Peter hvis man vil have hjælp til at finde ud af om det er den rette løsning. 23. December Opstart nyt regnskabsår Når vi har fået lavet regnskabet skal vi have lukket regnskabsåret og åbnet et nyt. Det foregår forskelligt i de forskellige regnskabssystemer men det er vigtigt at få lukket det gamle og få nulstillet driften så man kan starte på et rent blad.

13 Rent faktisk er mange af os i gang med et nyt regnskab inden vi helt lukker det gamle da vi jo skal vente på fakturaer m.m. Når man starter et nyt regnskabsår så er det også tid til nye nummerrækker for nogle af vores bilag. Fakturaer vi udsteder skal følge den nummerrække den hele tiden har haft. Finansbilag, kreditorfakturaer bør få nye nummerrækker. Nogle kører en samlet nummerrække for både finansbilag og kreditorfakturaer da de bogføre i den orden ting bliver betalt / indbetalt i banken Har man mange leverandører vil jeg anbefale at de køres i kreditorsystemet for får deres egen nummerrække. Når man kører kreditorregnskab får man en bedre periodisering da fakturaer bliver bogført med fakturadato. Når de så bliver betalt bliver denne betalt via finansbilagene. Det giver bedre analyse muligheder og bedre overblik. 24. December Så nåede vi frem til den 24. december i min lille regnskabsjulekalender. Jeg håber du synes det har været lidt sjovt at følge med. Nogle ting har du måske allerede vist, men mon ikke der har været et enkelt punkt eller to som var nyt for dig. Jeg vil ønske Jer alle sammen en rigtig glædelig jul og et godt nytår. Jeg lover Jer fortsat at komme små gode tips og vejledninger i Hvis du nu sidder og tænker jeg kunne da godt tænke mig at vide noget om xxx så skriv endelig til mig så laver jeg måske et lille opslag. Imellem jul og nytår vil hele julekalenderen kunne downloades på min hjemmeside så du har den så du kan kikke det igennem.