PERSONDATAPOLITIK Version Publiceret d

Transkript

1 PERSONDATAPOLITIK Version Publiceret d Din datasikkerhed er vigtig for Shipley. I vores persondatapolitik kan du læse om, hvordan vi behandler dine data: Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger eller af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte: Shipley Nordic ApS CVR som ejer 100 % af følgende datterselskaber: Shipley Denmark ApS CVR Shipley Sweden AB Org.nr Shipley Estonia OÜ Register code: (herefter samlet benævnt Shipley eller vi ) på adressen Toftebakken 15, 3460 Birkerød, Denmark Kontaktperson vedrørende persondata: Henning Simonsen Telefon: henning.simonsen@shipleynordic.com Shipley er dataansvarlig for de personoplysninger, vi af egen drift indsamler om dig; og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Shipley kan efter aftale med vores klinter tillige være databehandler for persondata, som vi behandler på vore klienters vegne. Også i den forbindelse sikrer vi, at vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Sådan indsamler vi oplysninger Hos Shipley behandler vi persondata for at give dig som klient - eller potentiel klient - bedre tjenesteydelser og en bedre brugeroplevelse. Endvidere behandler vi persondata til brug for ansættelsesforhold i Shipley. Side 1

2 Medmindre Shipley er forpligtet ifølge national lov eller EU-forordning, behandler Shipley som dataansvarlig ikke persondata, der er omfattet af GDPR artiklerne: 9 (særligt følsomme oplysninger som eksempelvis race, etnisk oprindelse m.m.), 10 (straffedomme og lovovertrædelser) eller 87 (cpr-numre). Således behandler Shipley som dataansvarlig alene almindelige persondata som defineret i GDPR artikel 6. Shipley foretager registreringen af dine personoplysninger med det formål at kunne levere den tjenesteydelse, du har bestilt samt overholde kravene for elektroniske fakturaer: Eksempel: Opfyldelse af din anmodning om tilbud på produkter og tjenesteydelser Forbedring af vores produkter og tjenesteydelser Tilpasning af vores kommunikation og markedsføring til dig Fakturering Intern administration af din relation til os Vi indsamler persondata på følgende måder: Oplysninger, som du giver til os; fx i forbindelse med henvendelser til Shipley vedrørende konsulentbistand eller kursustilmelding, tilmelding til nyhedsbrev eller orientering om Shipley s kurser. Oplysninger, som vi får gennem din brug af vores tjenester; fx din søgninger på vores websider. Oplysninger, vi får i forbindelse med din jobansøgning og eventuelle ansættelse i Shipley. Når der er tale om oplysninger, du giver os i forbindelse med ordre, vil vi typisk bede om følgende oplysninger: Navn Stillingbetegnelse / rolle i virksomheden Adresse (alene firmaadresse) adresse (alene firmarelateret adresse) Telefonnummer (alene firmarelateret telefonnummer) Betalingsoplysninger Evalueringer af Shipley s tjenesteydelser Når der er tale om oplysninger, du giver os i forbindelse med tilmelding til nyhedsbreve og kursusinformationer, vil vi bede om et uddrag af ovenstående oplysninger. Når der er tale om oplysninger, du giver os i forbindelse med jobansøgning eller ansættelse i Shipley, vil vi typisk bede om følgende oplysninger: Fulde navn Fødselsdata Cpr.nr. (til skatte- og pensionsmæssig behandling) Adresse (privatadresse) adresse (privat adresse) Telefonnummer (privat telefonnummer) Ægteskabelig status Side 2

3 Uddannelse(r) Kurser Stillingbetegnelser / roller i nuværende og tidligere virksomheder Bankoplysninger om registrerings- og kontonummer Referencer Sådan anvender vi de oplysninger, vi indsamler Shipley behandler dine data som nedenfor beskrevet: Dataminimering Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Data holdes ajour Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os, hvis dine data er ukorrekte, eller hvis der er relevante ændringer i dine data. Opdager Shipley af egen drift, at dine oplysninger er forkerte, vil vi opdatere oplysningerne. Periode for opbevaring Oplysningerne opbevares højst i det tidsrum, det er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes. Eksempel: 1. Materiale, som indeholder persondata - og som vi behandler på vore klienters vegne som databehandler - slettes senest 12 måneder på det seneste tidspunkt efter kontraktens afslutning eller seneste endelige fakturering eller afslutning på en tvist om kontrakten. 2. Oplysninger om kursusdeltagelse, evaluering af kurset og relaterede personoplysninger slettes senest 60 måneder efter kursets afslutning. Kursister kan give Shipley tilladelse til at opbevare disse oplysninger i længere tid (f.eks. for optagelse på senere kurser, planlægning af kursusforløb m.m.). 3. Klientdata som alene benyttes i Shipley s CRM-system og ikke benyttes til f.eks. udsendelse af nyhedsbreve om uddannelsestilbud eller fremsendelse af kursuskataloger slettes senest efter 60 måneder fra optagelsen i CRM-systemet. Ad punkt 2 og 3: Hvis Shipley finder forretningsmæssigt behov for fortsat at behandle disse data, skal Shipley inden udløbet af den angivne tidsfrist kontakte den registrerede person for et frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt samtykke til at Shipley fortsat må behandle disse oplysninger. Videregivelse af oplysninger Shipley anvender cookies om din brug af websitet, hvilke sider du evt. klikker på, din geografisk placering m.v., disse data behandles af tredjeparter til brug for Shipley s målretning af vores markedsføring. Side 3

4 Vi benytter herudover en række tredjeparter, såkaldte databehandlere, til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. Hvor Shipley benytter sig af tredjeparter, har vi i alle tilfælde indgået en databehandleraftale, som sikrer dine rettigheder, som var behandlingen foretaget af Shipley. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse. Sikkerhed Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Dine rettigheder om personoplysninger, som vi har om dig Generelt har du altid ret til at gøre indsigelse mod registreringen af data om dig. Du har også ret til indsigt i hvilke oplysninger, der er registreret om dig. Skulle du ønske data slettet, gør vi dog opmærksom på, at forskellige funktioner på Shipley og andre tjenester ikke længere vil fungere eller være tilgængelige. Henvendelse i forbindelse med persondata rettes til Shipley som anført ovenfor under Kontaktoplysninger vedrørende persondata. Nedenfor er dine rettigheder specificeret: Ret til indsigt Du har med lovens begrænsninger blandt andet ret til indsigt i personoplysninger, ret til at få ændret ukorrekte oplysninger, ret til at få slettet oplysninger, ret til at få begrænset oplysninger, ret til dataportabilitet og ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne, herunder ift. automatiseret, individuel beslutningstagning. Ret til at tilbagekalde samtykke Dit samtykke til modtagelse af nyhedsbrev / orientering om kurser er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at afmelde det nederst i nyhedsbrevet. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger eller ønsker at trække øvrige samtykker tilbage. Ret til indsigelse Du har ret til at gøre indsigelse mod Shipley s behandling af dine personoplysninger, hvor hjemmelen er legitime interesser, som angivet ovenfor. Shipley må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre Shipley påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Ret til at klage Skulle du være uenig i Shipley s behandling af dine personoplysninger eller din kontakt vedrørende disse, har du også ret til at klage til det nationale datatilsyn. Adresserne er i alfabetisk orden følgende: Side 4

5 Datatilsynet DANMARK Borgergade 28, København K Tel dt@datatilsynet.dk ESTLAND Andmekaitse Inspektsioon Väike-Ameerika Tallinn Tel info@aki.ee SVERIGE Datainspektionen Drottninggatan 29, plan 5 Box Stockholm Tel datainspektionen@data inspektionen.se -o0o- Side 5