CapLegal Bogholderi BRANCHEINDSIGT I SYSTEM CAPTO.DK

Transkript

1 CapLegal Bogholderi

2 Indhold Indledning... 3 Rollecenter...3 Udskriv/udskrifter...6 Finans-/kassekladde... 7 Bogføring sagskladde (sagsomkostninger)...8 Bogføringsskabelonkode...9 Anvendelse af bogføringsskabelonkoder Sagsposter og debitorposter Indtastning af åbningssaldi Vis kladdekontrol Genudskriv finans-/bogføringsjournal Finans-/bogføringsjournaler Indlæsning af FIK filer Oprettelse af bogf.skabelonkode Feltbeskrivelse Regulering af tilsvar Klientbankkonto Udskrift Pivot klienttilsvar Tilsvarspost Oplysninger Tilsvarsregulering Udlægskladde Udlægslinjer der ikke kan bogføres Flere klienter/debitorer pr. sag Aldersfordelte tilgodehavender

3 Indledning Rollecenter Afhængig af din medarbejderfunktion kan dit rollecenter se forskelligt ud. Rollecentret er det første du ser, når du åbner CapLegal. Nedenfor vises rollecenter for bogholderiet, jf. Figur 1. Figur 1 3

4 Yderst til venstre er der forskellige menupunkter, hvorfra du bl.a. kan se en kontoplan (din startside), Figur 2. Figur 2 Bogførte dokumenter er også en relevant menu, idet du herunder bl.a. finder bogførte salær- og kreditnotaer, finansjournaler m.v., Figur 3. Figur 3 Du kan evt. vælge at folde sammen eller udvide de menupunkter du ser, jf. nedenfor, hvor f.eks. Tidsregistrering er foldet sammen. Ved klik på pilen eller med genvej kan jeg vælge udvid igen, Figur 4. Figur 4 Du kan øverst til højre fra dit rollecenter søge på en funktion. Skriv hvilken funktion du leder efter f.eks. tilsvar - og du vil nedenunder få vist, hvor du finder denne funktion. 4

5 I eksemplet nedenfor er der søgt på tilsvar og ved at klikke på Klienttilsvar i Excel vil du komme direkte til klienttilsvar, Figur 5. Figur 5 Denne vejledning tager udgangspunkt i de funktioner som er specifikke for bogholderi i CapLegal, og ikke de gennerelle standardfunktioner, som er en del af NAV Du kan til en hver tid bruge søgefunktionen som beskrevet ovenfor under Figur 5 samt standardhjælpen, ved at klikke på spørgsmålstegnet, Figur 6., når du f.eks. er i en finanskladde for at få mere at vide. Figur 6 Figur 6 5

6 Udskriv/udskrifter Alle steder i CapLegal, hvor der kan udskrives, kan du vælge forskellige output formater, jf. nedenfor Figur 7. Figur 7 6

7 Finans-/kassekladde Du kan tilgå en kassekladde (finanskladder), dels på startsiden af dit rollecenter eller ved at vælge menupunktet finanskladder i navigationsruden til højre. Herefter vises en oversigt over dine finanskladdetyper Figur 8. Figur 8 Vælges f.eks. Sag vises en oversigt over de kladdenavne, der er opsat på den pågældende kladdetype, jf. Figur 9. 7

8 Figur 9 Bogføring sagskladde (sagsomkostninger) Forskellen på en almindelig finanskladde og en kladde med sag er, at der kan bogføres på sager i finanskladde med sag. I eksemplet nedenfor vises bogføringer med sagsnummer, jf. Figur 10. Figur 10 HUSK du altid kan tilføje kolonner, fjerne kolonner eller flytte kolonner ved at højreklikke på en kolonneoverskrift og vælge Vælg kolonner.. 8

9 Nu kan du via funktionerne Tilføje, Fjern, Flyt op og Flyt ned tilpasse din kladde. Du kan også altid gendanne standardindstillinger via knappen Gendan standardindstillinger. Bogføringsskabelonkode Ved at anvende Bogføringsskabelonkoder.., får du udfyldt nogle felter automatisk, herunder beskrivelse og modkonto. Fra kassekladden foretager du opslag i feltet Bogf. Skabelonkode med F4, der viser en oversigt, jf. Figur 11. Figur 11 9

10 Fra knappen Avanceret vises oversigt, hvorfra der også kan oprettes flere skabelonkoder (Figur 12.) til bogføring, jf. senere beskrivelse nedenfor. Figur 12 For at ændre noget i listen bruges knappen Rediger liste og der kan oprettes nye koder via knappen Ny, Figur

11 Figur 13 Anvendelse af bogføringsskabelonkoder I CapLegal skal bogføringsskabelonkoder anvendes ved bogføring. Koderne er knyttet til den måde, som CapLegal håndterer bogføring af henholdsvis debitor- og sagsposter. Samtidig er skabelonkoderne knyttet til diverse konti i finanskontoplanen, som er vigtige i forbindelse med bogføring i CapLegal. Sagsposter og debitorposter Alle posteringer, som er indbetalinger (negative poster) er Debitorposter. Alle udlæg (positive poster) er Sagsposter. Indtastning af åbningssaldi Hvis kontoret ikke er migreret eller konverteret til CapLegal, vil der være tale om indtastning af åbningssaldi. Indtastning af åbningssaldi for finansposter håndteres på sædvanlig vis, men ved indtastning af åbningssaldi for sager (debitor- og sagsposter), skal dette håndteres på følgende måde: Saldo på sag (udlæg) positivt beløb uden fortegn Hvis en saldo på en sag er i debet med kr , som er en saldo i advokatkontorets favør, skal der ved indtastning i kladden anvendes bogføringsskabelonkoden for udlæg med angivelse af, at der er tale om tilsvar sag. Saldo på en sag (indbetaling) negativt beløb med fortegn Hvis en saldo på en sag er i kredit med kr , som er en saldo i klientens favør, skal der ved indtastning i kladden anvendes bogføringsskabelonkoden for Indbetaling af forudbetaling. Den vil som standard være have koden F5B. 11

12 Vis kladdekontrol På båndet under Handlinger kan du få vist/udskrevet en kontrol over den indtastede kladde, Figur 14. Figur 14 12

13 Kladden bogføres og evt. udskrives via fanen Start eller Handlinger, ligesom du også kan benytte genvejene F9 for bogfør eller Shift+F9 for bogfør og udskriv finansjournal. Genudskriv finans-/bogføringsjournal Du kan altid genudskrive en finansjournal under Finanskladder Finansjournal, eller under menuen Bogførte dokumenter Rapport - Finansjournal. Hvorefter der vises en oversigt (Figur 15.) og fra fanen Rapport kan du genudskrive den ønskede finansjournal. 13

14 Figur 15 14

15 Finans-/bogføringsjournaler Når der sker bogføring af poster, hvor der skal håndteres tilsvar/tilsvarsregulering, dannes der automatisk en ekstra finansjournal. I eksemplet ovenfor, er journal nr. 18 alle bogførte posteringer, jf. Figur 16. Figur 16 Journal nr. 19 viser posteringer, der har betydning for tilsvaret, jf. Figur 17. Figur 17 15

16 Indlæsning af FIK filer Når der sker bogføring af salærnotaer med oplysning om FIK-id, indlæses betalinger fra banken via en betalingsafstemningskladde. Når filen er udlæst fra banken og gemt et centralt placeret sted åbnes menupunktet Betalingsafstemningskladder. Vælg Afdelinger Økonomistyring Likviditetsstyring Betalingsafstemningskladder. Vælg Ny Importér FIK kontoudtog Du får nu en oversigt over kontorets bankkonti og vælger den korrekte bankkonto, hvor FIK indbetalinger er indgået og hvorfra betalingsfilen er udlæst. Herefter åbnes vinduen Importer/vælg fil automatisk og du vælger indbetalingsfilen til indlæsning. 16

17 Oprettelse af bogf.skabelonkode Der kan oprettes ny bogf.skabelonkode. Hvis ikke funktionen åbnes via en kassekladde finder du alle bogføringsskabelonkoder under Afdelinger Sagsbehandling Opsætning Sag, eller ved at søge på Bogf. Skabelon. Feltbeskrivelse De vigtigste felter under Bogføringsskabelonkoder beskrives nedenfor: Feltnavn Postspecifikation Funktionstype Beskrivelse Der kan vælges mellem Betaling, Udgift, Udlæg og Salær. Feltet kan valgfrit udfyldes Anvendes til Inkasso 17

18 Feltnavn Kontotype Summere Kontonr. Bogføringstype Momsproduktbogføringsgruppe Modkonto Regulér tilsvar (debitor) Regulér tilsvar (sag) Tillad konti må ændres Beskrivelse Typisk vælges her Finanskonto eller Debitor Hvis beløb med samme Bogf.skabelonkode skal sammentælles ved f.eks. inkasso, angives flueben her Ved udgifter og udlæg vælges relevant finanskonto, hvor kontotypen også vil være Finanskonto Skal der håndteres moms ved f.eks. bogføring af udlæg, opsættes koden med Køb Er der angivet bogføringstype Køb udfyldes dette felt med MOMS eller INGENMOMS Ved kontotype Debitor udfyldes relevant modkonto, som f.eks. bank (klientkonto) I opsætningen kan det styres, hvorvidt en post med valgt bogf.skabelonkode skal bogføres, så regulering af tilsvar sker på debitorniveau (på tværs af alle sager) I opsætningen kan det styres, hvorvidt en post med valgt bogf.skabelonkode skal bogføres, så regulering af tilsvar alene sker på sagsniveau Ved angivelse af Begge tilladt kan der ændres i angivelse af både kontonr. og modkontonr. 18

19 Regulering af tilsvar Udskrift af den daglige regulering sker under startsiden på rollecenter eller under Afdelinger Økonomistyring- Periodiske Aktiviteter Klienttilsvar. Klientbankkonto Inden rapporten udskrives første gang skal du sikre dig, at bankkonto for generel tilsvarsregulering er opsat. Ved et CapLegal standardregnskab, er der opsat én bankkonto, som er tilknyttet den generelle klientbankkonto i finans/kontoplanen. Oprettes der separate bankkonti, skal disse også tilknyttes et bankkontokort med angivelse af der er tale om en klientbankkonto, der skal medtages i reguleringen, se Figur 18.. samt tilknyttes en Bankbogføringsgruppe. Figur 19 19

20 Udskrift Udskrift af tilsvarsregulering og specifikation sker til Excel, jf. nedenfor Figur 19. Excel projektmappen består af flere ark som kan være opdelt således: Figur 19 Pivot Klienttilsvar Tilsvarspost Oplysninger Tilsvarsregulering Nedenfor vises eksempler på de forskellige punkter, jf. ovenfor: Pivot klienttilsvar Figur 19 Tilsvarspost Figur 19 20

21 Oplysninger Figur 19 Tilsvarsregulering Figur 19 Udlægskladde Brugerne kan direkte fra sagskort eller sagsoversigt indtaste poster i en udlægskladde, som efterfølgende bogføres af bogholderiet. Funktionen findes under sagsoversigten og giver brugerne mulighed for at indtaste relevante oplysninger. Derved spares bogholderiet for manuelle bogføringer samt mails med diverse oplysninger om bogføring af sagsposter. Udlægskladden kan benyttes til f.eks. rejseafregninger eller ved betaling af gebyrer m.v. 21

22 22

23 Hent udlægslinjer 23

24 Når funktionen Hent udlægslinjer øverst i båndet under START anvendes, hentes udlægslinjer fra alle udlægskladder, som har registreret udlæg. Kladden kan herefter bogføres. Udlægslinjer der ikke kan bogføres Hvis udlægslinjer mangler informationer eller på anden vis ikke kan bogføres via kassekladden, vil det i den aktuelle brugers udlægskladde vises med farvemarkering samt en fejlmeddelelse der viser, hvorfor udlægget ikke kan bogføres. 24

25 Flere klienter/debitorer pr. sag I Caplegal er det muligt at tilknytte mere end en klient pr. sag. Som anført ovenfor under Bogf.skabelonkoder kan regulering af tilsvar påvirkes enten på sags- eller klient- /debitorniveau, afhængig af valg ved oprettelse af skabelonkoden. Selve tilsvarsreguleringen er derfor så specificeret, så det altid er let at holde styr på, hvordan og hvorfor der sker regulering. På sagskortet angives, hvorvidt sagen skal medtages i Regulering af tilsvar, jf. fanen Fakturering. Som standard vil der altid være flueben i feltet, ligesom klienttilsvarsberegning udfyldes med Normal. Her kan også vælges Specifik. Aldersfordelte tilgodehavender Under Rollecenter Rapport ligger diverse udskrifter, herunder Aldersfordelt saldo. Nedenfor ses et eksempel. 25

26 26

27 Index Bogføring sag... 8 Bogførings- og summeringskoder... 9 Bogføringsjournal Bogføringskoder... 9 Bogført faktura... 4 Bogførte dokumenter... 4 Bogholderi rolle... 3 Daglig regulering Inkasso Kassekladde... 7 Kladdekontrol Klientbankkonto Kolonnetilretning...8 Kontoplan...4 Standardtekster...9 Søgning...5 Tilretning kolonner...8 Tilsvar... 15; 18 Tilsvarsregulering Udskrifter