2) Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde Rene havde rettelser, som Finn tilføjer til sit referat og medbringer på næste møde.

Transkript

1 Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag d. 9. marts 2010 kl Afbud: Camilla 1) Godkendelse af dagsorden Godkendt med tilføjelser. Fælles Forum Konklusion Loftsrum Kælderrumsopgørelse 2) Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde Rene havde rettelser, som Finn tilføjer til sit referat og medbringer på næste møde. 3) Valg af referent Thomas Fly må være den næste heldige i rækken? Thomas Fly skriver referat fra aftenens møde. 4) Økonomi Procedure for rykker, inkasso og tvangsaktion. Mikkel har snakket med Sjeldani og med Martin ved Advokat Dahl. Sjeldani kører en standardrykkerprocedure med én rykker, hvor der gives 14 dage til betaling. Hvis ikke regningen betales sendes den videre til Inkasso ved Irene, som sender inkassobrev til skyldneren med 10 dages betalingsfrist. Hvis ikke regningen betales sender umiddelbart efter de 10 er gået begæring til fogedretten om godkendelse tvangsauktion. Her kan der desværre gå 3-4 måneder før der kommer et svar og derefter yderligere 8-9 måneder før lejligheden kommer på tvangsauktion. Proceduren er godkendt. I forbindelse med den lejlighed, der pt. står til tvangsauktion skulle vi gerne have modtaget et brev fra Irene Dahl, om at tvangsauktion er afsluttet og der laves en opgørelse, så snart Irene er tilbage fra ferie. Brevet er modtaget, men opgørelse endnu ikke modtaget, vi afventer til næste møde. Mikkel har informeret dan ejendomme om fejl i faktura for snerydning (9 datoer for snerydning, opkrævning for 10 gange). De lovede at rette fejlen. MLA fra Dan Ejendomme har sagt, at han gør noget ved det. Vi afventer svar og vi holder øje med at de ikke rykker for betaling. 5) Indkomne ting fra beboere, vicevært og administrator Containere: (ansvarlig: Camilla) Det ser ud til, at vi betaler for en 600 liters papircontainer for meget og en 500 liters dagrenovation er der blevet fulgt op på dette? Camilla deltog ikke og vi kender derfor ikke svaret før næste møde. Dyretilladelser (rekvirering ved Sjeldani Mikkel) 1

2 Aftalen med Sjeldani da vi i sin tid oprettede en stribe dyretilladelser efter frit lejde blev, at dyretilladelser bliver lagt i den enkelte lejligheds sagsmappe. Sjeldani kan da i tilfælde af en klage kigge i sagsmappen og se om der er indhentet dyretilladelse. Sjeldani har ikke tid til at gennemgå alle 79 sagsmapper for at se, hvem der har dyretilladelser, og betragter ikke dette som en opgave, der ligger under administrationsaftalen. Hvis vi ønsker at føre en liste over dyretilladelser foreslår Mikkel at vi går tilbage i referaterne, hvor det gerne skulle stå opført hvem der har fået dyretilladelser. Alternativt kan vi fremadrettet begynde at opbevare en kopi af dyretilladelser vi giver fra nu af. Vi besluttede at vi lader det være som det er og tager stilling ved evt. klager fra beboere. Postkasser skovløbervej 2: Safety Låse medbringer reservedele til vores postkasser (Mefa 700), når de kommer for at lave porten og fikser dem i samme omgang. Mikkel undersøger om det er dækket af forsikringer og giver Safety låse besked. Mikkel tilføjede at det ville blive lavet den komende uge. Henvendelse omkring påtegning af lejekontrakt. Er der modtaget nogen kontrakt? Rene rykker for kontrakten. Henvendelse vedr. opsætning af parabol. Afvist af bestyrelsen. Brev til Ista. De fleste opgørelser er modtaget og de afsendes nu til Ista. 6) Besvarelse af henvendelse fra beboere (Rene) Hvem svarer og hvor lang svartid er acceptabel? (Rene) Vedr. henvendelse om påtegnelse af lejekontrakt: Hvad er vores politik? (Mikkel) (Hidtil har vi accepteret at folk blot sender kontrakten til orientering, når den er underskrevet og ikke håndhævet at vi skal godkende den på forhånd Mikkel foreslår vi fortsætter med blot at stille krav om, at vi og administrator orienteres.) Mht. svartid osv., så er det aftalt at det fremover er mødets referant som besvarer mails fra hjemmesiden og beboere. Vi laver derfor inden næste mødes vores fælles mail om til intern@ef-birkedommervej.dk i stedet for bestyrelsen@ef-birkedommervej.dk. Så er det referanten som passer mails indtil næste møde og så skifter vi rolle. Det blev ligeledes aftalt at beboere skal have svar inden 7 dage på deres mails. Mht. lejekontrakt, så blev det aftalt at Mikkel tjekker med Sjeldani om hvorledes vi er stillet i forhold til. ejer og lejer. 7) Kassererposten 2

3 I referat af 15. december (som godkendt over og nu anvendt i tinglysningsretten i forbindelse med Dittes underskrift og kan derfor ikke ændres) glemte jeg at Ditte blev valgt til kasserer. Det bør føres til referat. Det blev aftalt at det føres til referat og at det blev godkendt i December via mail, fra Mikkel, Finn og Thomas. 8) Vicevært til beslutning Tilbud fra viceværter gennemgås og der træffes beslutning om, hvem vi skal gå videre med. På tidspunkt for udsendelse af dagsorden er ét tilbud rundsendt til bestyrelsen, dette vedhæftes. Dan Ejendomme er opsagt med udgangen af Maj. Mikkel laver udkast til kravliste og sender denne rundt inden næste møde. 9) Generalforsamling 20. april Er der bestilt lokale? (ansvarlig: Rene) Lokale ikke bestilt, men Mikkel sørger for dette i indeværende uge. Indkaldelse Sjeldani udarbejder forslag til indkaldelse Bestyrelsens forslag? - anvendelse af op til kr. af egenkapital til slibning og lakering af bagtrapper. - Fastholdes - anvendelse af op til kr. af egenkapital til (på det tidspunkt) allerede etableret port og låseomstilling. - Fastholdes - nye vedtægter? - Fjernes - forhøjelse af pris på tørretumbler til 2 kr./6 minutter. Fastholdes - Resultat for 2009 overføres til tagfond. Tilføjet. 10) Budget 2010 Sjeldani fremsender regnskab 2009 og budget 2010 inden mødet. Aftalt at vi forsøger at holde møde med Sjeldani 16 el. 17 Marts. 11) Handlerum som bestyrelsesmedlem (til kort diskussion og overvejelse til næste møde) Der lader til at være skabt en praksis for, at et bestyrelsesmedlem intet kan foretage sig uden at få andres accept og godkendelse (fx diskussionen om indkøb af dymo for 299 kr.) Det blev aftalt at hvert bestyrelsesmedlem kan bruge 1000 kr uden foregående aftale. 12) Bestilling af børnebordsæt 3

4 Slog fejl sidste år, fordi leverancen aldrig dukke op. Lad os være i god tid i år så det er klart til sommeren hvem bestiller? Tanja Undersøger til mødet i April. 13) Ét-årsgennemgang af renovering - orientering Der blev foretaget 1-årsgennemgang af trappeopgangene d. 27. august Mikkel har modtaget referat fra Bergelin. Thomas har vist tidligere påtaget sig at scanne og rundsende referat fra gennemgang af vinduer status? Thomas har ikke nået det, men bliver sendt rundt på mail. 14) Status på port og låse - orientering Arbejdet sættes i gang mandag d. 8. marts. Der bør opsættes et skilt ved porten og sedler på opslagstavler umiddelbart efter opsætningen, hvor der står hvordan porten fungerer (albuetryk indefra, nøglehul i mur udefra) 15) Retningslinjer for leje af gæstelejlighed Ansvarlig for udkast: Ditte Ditte laver udkast og sender rundt på mail inden næste møde. 16) Hjemmeside Bør der være liste over kontaktpersoner i bestyrelsen, så beboere og ejere ved hvem de skal henvende sig til om bestemte sager? Opdateres på hjemmesiden inden næste møde Gæstelejlighedskalender? (Ditte) Denne eksisterer allerede. - Farvekoder (døre, opgang, panel etc.) (står i vedtægter at bestyrelse kan oplyse om dette hvis forespurgt) Vi afventer svar fra Camilla på møde i April - Branddøre har fået fjernet låse, så vær opmærksom på at lukke dørene indtil dørpumper er monteret. Er skrevet på hjemmesiden. - Loftrum tømt. Mangler du noget, så kan der rettes henvendelse til vicevært/bestyrelse. Er skrevet på hjemmesiden 17) Hængende sager - status 4

5 a) Energimærkning Har René snakket med Hedvig? Se tidligere referat b) Byfornyelsesmidler Har Ditte kigget på det? Ditte undersøger c) Stophaner Mikkel gider ikke slås med det mere. - Opgave gives til ny vicevært d) Tilbageføring af lånesagsomkostninger Mikkel Drøftes på budgetmøde e) Tegninger over loftsrumsfordeling Hvem har ansvaret og er der sket noget? Ditte har ansvaret og undersøger nærmere. 18) Evt. Mikkel har meddelt Assurance Partner at han er kontaktperson for forsikringssager og overtager dermed behandlingen af disse. Kælderrumsbetaling liste rundsendt til bestyrelsen (Rene) Her var en del diskussion i bestyrelsen, men blev aftalt at tage denne op senere i ny bestyrelse. Dog skal det tilføjes at bestyrelsen ikke ser det som en merindtægt, men blot en service til beboerne. Ditte har fortsat problemer med Varmt vand. Ditte undersøger om det er et lokalt problem eller et problem med foreningens anlæg. Elorapport Hvad aftalte vi her? Jeg har noteret vi undersøgte det, men ikke nærmere end det. Fremtidige møder/arbejdsplan: Dato: Tirsdag d. 13. april Emner: Afbud: Thomas Kontaktpersoner: Kasserer: Ditte Vicevært: Camilla/Finn Administrator: Mikkel Motionsrum: Ditte Hjemmeside: Thomas Vaskemaskiner: Camilla Nøgler: René Gæsteværelse: Ditte 5