Statsforvaltningens brev til en journalist. Henvendelse vedr rende Odense Kommunes afg relser om afslag pе aktindsigt

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til en journalist Dato: Henvendelse vedr rende Odense Kommunes afg relser om afslag pе aktindsigt Du har i af 30. september 2014 klaget over Odense Kommunes afg relse af 29. september 2014 om afslag pе aktindsigt i samtlige telefonregninger, som kommunen er uenig med TDC om. Du har endvidere den 2. oktober 2014 klaget over kommunens afg relse af samme dato om afslag pе aktindsigt i samtlige chefers og byrеdsmedlemmers telefonregninger for perioden fra 19. marts 2007 til 14. juli Afg relserne er nsket pеklaget, og kommunen har herefter indbragt sagen for Statsforvaltningen, som i medf r af kommunestyrelseslovens 47 f rer tilsynet med kommunerne. ResumИ Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Line M. Christensen Telefon: EAN- Nr skriv til os via borger.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes pе Odense Kommunes afg relse af 29. september 2014 Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 33, nr. 5, ved at give afslag pе aktindsigt i kommunens telefonfakturaer vedr rende byrеdsmedlemmers og ansattes telefonforbrug. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 34, nr. 3, ved at give afslag pе delvis aktindsigt i de ovenn vnte telefonfakturaer. Endelig er det Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 14, stk. 1, ved at give afslag pе meraktindsigt i de ovenn vnte telefonfakturaer. Statsforvaltningen bem rker dog, at Odense Kommune ikke 1

2 ses at have taget stilling til retten til aktindsigt i aktlister vedr rende de ovenn vnte telefonfakturaer, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Odense Kommunes afg relse af 2. oktober 2014 Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 33, nr. 5, ved at give afslag pе aktindsigt i kommunens telefonfakturaer vedr rende byrеdsmedlemmers og kommunens chefers telefonforbrug. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 34, nr. 3, ved at give afslag pе delvis aktindsigt i de ovenn vnte telefonfakturaer. Endelig er det Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 14, stk. 1, ved at give afslag pе meraktindsigt i de ovenn vnte telefonfakturaer. Statsforvaltningen bem rker dog, at kommunen ikke har anf rt en vejledning i sin afg relse af 2. oktober 2014 om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale tilsynsmyndighed, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1. Statsforvaltningen bem rker endvidere, at Odense Kommunen ikke ses at have taget stilling til retten til aktindsigt i aktlister vedr rende de ovenn vnte telefonfakturaer, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. Her f lger en gennemgang af sagens baggrund og en n rmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Din anmodning om aktindsigt angеr f lgende forhold: Ved af 22. september 2014 anmoder du som journalist pе Metroxpress om aktindsigt i de regninger, som Odense Kommune er uenig med TDC om, i henhold til en vedlagt pressemeddelelse fra kommunen af 14. maj Odense Kommunes afg relse af 29. september 2014 Ved af 29. september 2014 meddeler Odense Kommune dig afslag pе aktindsigt i samtlige regninger, som kommunen er uenig med TDC om. Kommunen oplyser indledningsvist, at den har opfattet din aktindsigtsanmodning som en anmodning om aktindsigt i de fakturaer, som kommunen er uenig med TDC om, udover borgmesterens telefonregninger for perioden 19. marts 2007 til 14. juli Kommunen henviser sеledes til, at den tidligere har givet afslag pе en anmodning om aktindsigt i regningsspecifikationer vedr rende borgmesterens telefon for perioden med henvisning til offentlighedslovens 27, nr. 4, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter brevveksling med sagkyndige til brug for retssager eller ved overvejelse af, om en retssag b r f res. Kommunen oplyser, at der ikke g r sig lignende beskyttelseshensyn g ldende for de fakturaer, der er omfattet af din nuv rende aktindsigtsanmodning. 2

3 Kommunen meddeler dig afslag pе aktindsigt med henvisning til f lgende: De fakturer, du anmoder om aktindsigt i, relaterer sig til den enkelte medarbejder i Odense Kommune eller den enkelte byrеdspolitiker. Det fremgеr sеledes af fakturaen, hvilken person og hvilket telefonnummer der er tale om samt vedkommendes forbrug. Det fremgеr endelig af fakturaen, sеfremt vedkommende har anvendt telefonen i udlandet, herunder i hvilken periode. Den telefon, Odense Kommune stiller til rеdighed for ansatte og byrеdsmedlemmer, anvendes for de flestes tilf lde sеvel arbejdsm ssigt som privat, hvorfor det ikke er muligt at udskille, hvilke opkald mv. der henh rer under privatforbrug, og hvilke opkald mv., der er arbejdsrelateret. De pеg ldende beskattes derfor ogsе efter de g ldende regler. Oplysninger om den enkelte medarbejders og det enkelte byrеdsmedlems forbrug, herunder om vedkommende har v ret i udlandet og i givet fald i hvilken periode, mе efter Odense Kommunes opfattelse karakteriseres som oplysninger om private forhold, idet der er tale om oplysninger om, hvor meget vedkommende benytter sin telefon i en given periode, ligesom det vil fremgе, sеfremt vedkommende har v ret i udlandet. SЕdanne oplysninger vurderes at ligge inden for privatsf ren, hvorfor de er undtaget fra reglerne om aktindsigt, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder konomiske forhold. Kommunen henviser endvidere til hensynene bag bestemmelsen i offentlighedslovens 22, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter f relse af en kalender. Kommunen oplyser sеledes, at bestemmelsen bl.a. er begrundet i at sikre, at privatsf ren beskyttes. Kommunen mener, at en tilsvarende beskyttelse ogsе mе g lde for telefoner, der stilles til rеdighed for privat brug. Kommunen vurderer desuden, at der ikke kan gives aktindsigt i telefonfakturaerne efter reglerne om meroffentlighed i offentlighedslovens 14, stk. 1, da der efter kommunens opfattelse er tale om oplysninger, der ligger inden for privatsf ren. Endelig oplyser kommunen, at den har vurderet, om den ved at slette de personlige oplysninger kan give aktindsigt i den resterende del af dokumenterne, jf. offentlighedslovens 34. Det er kommunens opfattelse, at det henset til omfanget af dokumenter vil kr ve et uforholdsm ssigt ressourceforbrug, og at der derfor kan gives afslag pе aktindsigt efter offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Kommunen henviser herved til, at aktindsigten vurderes at udg re ca sider, og at det er kommunens vurdering, at en gennemgang af samtlige dokumenter med henblik pе at anonymisere dem, vil udg re et uforholdsm ssigt ressourceforbrug for kommunen, der langt vil overstige 25 timers arbejde, jf. Justitsministeriets vejledning nr af 19. december Kommunen oplyser endvidere, at det er dens opfattelse, at den s rlige interesse, som du som journalist mеtte have i de pеg ldende oplysninger, ikke vejer tungere end hensynet til kommunens forbrug af uforholdsm ssige ressourcer. Kommunen l gger herved v gt pе, at byrеdsmedlemmernes udgifter til telefoni l bende offentligg res pе kommunens hjemmeside, og at kommunen kan oplyse, at de samlede Еrlige udgifter til telefoni udg r ca. 7 mio. kr. 3

4 Afslutningsvis oplyser kommunen dig om muligheden for at rette henvendelse til kommunen igen med henblik pе en konkretisering af din aktindsigtsanmodning. Kommunen vedl gger desuden et eksempel pе en anonymiseret faktura. Kommunen ses ikke at have vedlagt aktliste(r). Ved af 30. september 2014 klager du til Odense Kommune over afg relsen af 29. september 2014 om afslag pе aktindsigt. Du oplyser i den forbindelse, at det ikke er et sagligt argument, at medarbejderne bruger deres telefon i fritiden, da den er arbejdsgiverbetalt. Du oplyser ogsе, at kommunen efter din opfattelse ikke kan anonymisere telefonregningerne i medf r af offentlighedsloven. Endelig oplyser du, at du for kommunens skyld gerne vil begr nse din anmodning om aktindsigt til at omfatte telefonregninger for samtlige politikere og alle kommunens ansatte med stillinger som kontorchef og derover. Ved af 30. september 2014 kvitterer Odense Kommune for modtagelse af din af samme dato og oplyser, at din klage vil blive sendt videre til Statsforvaltningen. Odense Kommunes afg relse af 2. oktober 2014 Den 2. oktober 2014 videresender kommunen din klage samt kommunens korrespondance med dig til Statsforvaltningen. Kommunen oplyser i sin fremsendelsesmail, at den fastholder sit afslag pе aktindsigt af 29. september 2014 med samme begrundelse. Kommunen oplyser ogsе, at den pе ny har givet dig afslag pе din seneste anmodning om aktindsigt af 30. september 2014 med henvisning til offentlighedslovens 30, nr. 1, og 9, stk. 2, nr. 1. Kommunen begrunder sеledes ogsе dette afslag med, at der vil v re tale om et uforholdsm ssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Kommunen henviser i den forbindelse bl.a. til f lgende: -Odense kommune modtager i omegnen af regninger om Еret fra TDC alene for mobiltelefoni. Odense Kommune har sеledes ca telefonnumre, for hvilke der fremsendes kvartalsvise regninger. -Disse regninger samles i pakker af ca. 500 numre. Der findes ingen optegnelser over, hvilke numre der er knyttet til hvilke regnings- pakker. -Hver enkelt af de nskede regninger for byrеdsmedlemmer og chefer i Odense Kommune vil derfor skulle frems ges i potentielt 13 forskellige regnings- pakker i hvert eneste kvartal i perioden 19. marts 2007 til og med 14. juli I Odense Kommune er der aktuelt omkring 887 chefer. I den pеg ldende periode vil der alene for chefgruppen v re tale om min regninger og deraf individuelle s gninger i regnskabssystemet for at finde frem til de nskede oplysninger (887 chefer x 4 kvartaler x 6 Еr (Odense Kommune har endnu ikke modtaget alle regninger for indev rende Еr, hvorfor der kun ganges med 6 Еr). Kommunen oplyser endvidere, at alene frems gningen af de relevante regninger, efter kommunens opfattelse, udg r et uforholdsm ssigt ressourceforbrug, der langt vil overstige 25 timers arbejde, og at kommunen fortsat er af den opfattelse, at din 4

5 interesse som journalist i oplysningerne ikke vejer tungere end hensynet til kommunens forbrug af uforholdsm ssige ressourcer. Endelig anf rer kommunen, at telefonregningerne indeholder personlige oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 30, nr. 1, og kommunen henviser i den forbindelse til afg relsen af 29. september 2014, herunder til, at en gennemgang af regningerne med henblik pе at anonymisere personlige oplysninger i sig selv vil udg re et uforholdsm ssigt ressourceforbrug for kommunen, jf. offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Kommunen ses ikke at have vedlagt aktliste(r). Det fremgеr af sagen, at du ogsе klager over det seneste afslag pе aktindsigt af 2. oktober 2014, og at kommunen fastholder denne afg relse. Kommunens afg relse ses ikke at indeholde vejledning om muligheden for at indbringe afg relsen for Statsforvaltningen, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1. Odense Kommunes supplerende bem rkninger til afg relsernes begrundelser I forbindelse med Odense Kommunes afg relse af 12. maj 2015 i en anden sag vedr rende aktindsigt i borgmesterens specifikke telefonregning for perioden 1. august 2011 til 31. oktober 2011, sender Odense Kommune den 22. maj 2015 supplerende bem rkninger til Statsforvaltningen til sine afg relse af 29. september 2014 vedr rende henholdsvis afslag pе aktindsigt i samtlige telefonregninger, som kommunen er uenig med TDC om, og afslag af 2. oktober 2014 pе aktindsigt i samtlige chefers og byrеdsmedlemmers telefonregninger for perioden fra 19. marts 2007 til 14. juli Kommunen henviser blandt andet til, at sp rgsmеlet om aktindsigt i opkaldsspecifikationer er behandlet i Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, s. 514, hvor det blandt andet fremgеr, at det mе antages, at opkaldsspecifikationer, der indeholder oplysninger om arbejdsopkald og private opkald, som ikke kan udspecificeres, mе kunne undtages i sin helhed efter offentlighedslovens 33, nr. 5. PЕ baggrund af dette oplyser kommunen nu f lgende: er det sеledes Odense Kommunes vurdering, at fakturaernes oplysning opgjort inden for kortere perioder pе Иn til flere dage om: Hvor mange opkald der er foretaget fra telefonen, herunder om der er foretaget opkald til eller fra udlandet og i givet fald fra hvilke land Hvor mange SMS er der er sendt fra telefonen, herunder om der er sendt SMS er fra udlandet og i givet fald fra hvilket land Hvor meget data der er brugt fra telefonen, herunder om der er brugt data i udlandet og i givet fald fra hvilket land udg r oplysninger om enkeltpersoners private forhold, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1. Dette i hvert fald i forhold til de oplysninger, der mеtte relatere sig til den private brug af telefonen. Det er ikke muligt for Odense Kommune at udskille, hvilken brug af telefonen der henh rer under privatforbrug, og hvilken brug der er arbejdsrelateret, og da det f lger af den kommenterede offentlighedsloves s. 154, at der ikke af offentlighedslovens i almindelighed kan antages at f lge en pligt for myndigheden til at pеl gge den ansatte at udspecificere arbejdsopkald og private opkald til brug for 5

6 behandlingen af aktindsigtsanmodningen, er det Odense Kommunes vurdering, at de oplysninger, der fremgеr af fakturaerne, jf. ovenfor, vil kunne undtages i sin helhed efter offentlighedslovens 33, nr. 5. Kommunen oplyser endvidere, at idet der er tale om oplysninger, der ligger inden for privatsf ren, er det kommunens vurdering, at der heller ikke kan gives meraktindsigt i fakturaerne efter offentlighedslovens 14. Kommunen foretager i den forbindelse en afvejning af pе den ene side hensynet til beskyttelsen af privatsf ren overfor hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt. Kommunen henviser endvidere til, at interessen i aktindsigten vurderes at v re tilgodeset via aktindsigt i de samlede udgifter til telefoni m.v. Afslutningsvis henviser kommunen til, at det vil v re i strid med forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 1, om tavshedspligt, hvis der gives meraktindsigt i de pеg ldende oplysninger, der mе anses som fortrolige og under privatlivets beskyttelse. Det bem rkes, at Odense Kommune i sin afg relse af 12. maj 2015 i den ovenn vnte sag vedr rende aktindsigt i borgmesterens specifikke telefonregning for perioden 1. august 2011 til 31. oktober 2011, der giver anledning til, at kommunen den 22. maj 2015 sender de ovenn vnte supplerende bem rkninger til Statsforvaltningen vedr rende sine afg relser af henholdsvis 29. september 2014 og 2. oktober 2014, ogsе behandler sp rgsmеlet om delvis aktindsigt efter offentlighedslovens 34. Kommunen henviser sеledes til, at der ikke kan gives delvis aktindsigt i de vrige specifikke oplysninger i borgmesterens telefonfaktura, idet der reelt ikke er noget indhold tilbage at give aktindsigt i, nеr de oplysninger, der henh rer under privatsf ren, er undtaget. Dette skyldes if lge kommunen, at det ikke er muligt at udskille henholdsvis det private og det offentlige telefonforbrug, hvorfor telefonfakturaerne er undtaget i deres helhed fra aktindsigt efter offentlighedslovens 33, nr. 5. Statsforvaltningen har forstеet Odense Kommunes henvendelse af 22. maj 2015 sеledes, at kommunens argumentation i forbindelse med 34-vurdering i den ovenn vnte sag om borgmesters specifikke telefonregning for perioden 1. august 2011 til 31. oktober 2011, ogsе g lder for kommunens vurdering af de to n rv rende afg relser om aktindsigt af henholdsvis 29. september 2014 og 2. oktober Statsforvaltningen har endvidere forstеet Odense Kommunes henvendelse af 22. maj 2015 sеledes, at den i vrigt supplerer de tidligere begrundelser i kommunens afg relser af henholdsvis 29. september 2014 og 2. oktober Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen f rer tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der s rligt g lder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Det tilsyn, som Statsforvaltningen ud ver over for en kommune, er et retligt tilsyn, der kun omfatter sp rgsmеl om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der s rligt g lder for offentlige myndigheder. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til sp rgsmеl vedr rende sk nsud velsen, sе l nge sk nnet ud ves inden for de rammer, der f lger af offentligretlig lovgivning og de offentligretlige retsgrunds tninger. 6

7 Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Sagen giver anledning til, at Statsforvaltningen behandler sp rgsmеlet om aktindsigt i oplysninger om byrеdsmedlemmers og offentligt ansattes, herunder chefers, arbejdsrelaterede og private telefonforbrug mv, herunder retten til delvis aktindsigt og aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. 1) Lovligheden af kommunens afslag af 29. september 2014 pе aktindsigt i oplysninger om byrеdsmedlemmers og offentligt ansattes arbejdsrelaterede og private telefonforbrug mv. Hjemmelsgrundlaget: F lgende fremgеr af offentlighedslovens 7, stk. 1 og 2, 30, nr. 1, 33, nr. 5, 34, og 14, stk. 1 (lov nr. 606 af 12. juni 2013): 7 Stk. 1. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgеet til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i n vnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedr rer den pеg ldende sag, og 2) indf relser i journaler, registre og andre fortegnelser vedr rende den pеg ldende sags dokumenter. 30 Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder konomiske, forhold 33. Retten til aktindsigt kan begr nses, i det omfang det er n dvendigt til beskyttelse af v sentlige hensyn til: [ ] 5) Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets s rlige karakter er pеkr vet. 34 Hvis de hensyn, der er n vnt i 30-33, kun g r sig g ldende for en del af et dokument, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets vrige indhold. Det g lder dog ikke, hvis 1) det vil medf re en prisgivelse af det eller de hensyn, der er n vnt i 30-33, 2) det vil indeb re, at der gives en klart vildledende information, eller 3) det resterende indhold i dokumentet ikke har et forstеeligt eller sammenh ngende meningsindhold. 14 Stk. 1. Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overvejes, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der f lger af Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil v re i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i lov om behandling af personoplysninger. 7

8 Enkeltpersoners private forhold Det er udgangspunktet, at retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder konomiske forhold, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1. Undtagelsesbestemmelsen er begrundet i hensynet til privatlivets fred, jf. bet nkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, side 643 og 700 f. Det fremgеr af de specielle bem rkninger til 30 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, side 78, og bet nkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, kapitel 17, pkt. 2 og 5., at ved vurderingen af, hvilke oplysninger der kan anses for at vedr re private forhold, mе der tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sеdan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet b r kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det afg rende er sеledes, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter vedr rer oplysninger om enkeltpersoners private, herunder konomiske, forhold. Det er derimod ikke en betingelse, at hemmeligholdelse i det konkrete tilf lde er af betydning for den person, oplysningerne angеr. Det fremgеr videre af de ovenn vnte forarbejder til offentlighedsloven, at s rligt f lsomme oplysninger, sеsom oplysninger om race, religion, strafbare forhold og helbredsforhold er omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 30, nr. 1. OgsЕ mindre f lsomme oplysninger, sеsom f.eks. CPR-nummer, beskyttede adresser i folkeregistret, beskyttede telefonnumre og oplysninger om eksamenskarakterer, er if lge lovens forarbejder omfattet af undtagelsesbestemmelsen. Uden for offentlighedslovens 30, nr. 1, falder oplysninger af rent objektiv karakter, sеsom oplysninger om udstedelse af pas og jagttegn og oplysninger om civilstand. Statsforvaltningen henviser i den forbindelse til FOB , der drejede sig om aktindsigt i momsrefusioner til kongehuset, og hvor Folketingets Ombudsmand udtalte, at refusionsanmodninger, der relaterede sig til bl.a. Dronningens tjeneste eller repr sentative opgaver, ikke kunne betragtes som oplysninger om private forhold. vrige hensyn til private og offentlige interesser Efter offentlighedslovens 33, nr. 5, kan aktindsigt begr nses i det omfang det er n dvendigt til beskyttelse af v sentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets s rlige karakter er pеkr vet. Det fremgеr af de specielle bem rkninger til 33, nr. 5, i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, at bestemmelsen har et sn vert anvendelsesomrеde og alene foruds ttes anvendt, hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart pеkr vet. If lge Offentlighed i forvaltningen af Jon Andersen, 1. udgave, 2013, s. 323, er det en betingelse, at der efter en konkret vurdering pеvises et behov for at hemmeligholde oplysninger, og i denne vurdering mе indgе, om oplysningerne i forvejen nyder beskyttelse mod aktindsigt. 8

9 If lge offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, s. 598, mе der ved bed mmelsen af, om oplysninger om enkeltpersoner kan undtages fra aktindsigt efter opsamlingsbestemmelsen, tages hensyn til, at lovgivningsmagten i 30, nr. 1, har fastsat, at alene oplysninger om enkeltpersoners private forhold kan undtages fra aktindsigt. Det mе antages at indeb re, at der skal foreligge (helt) s rlige hensyn, hvis oplysninger om enkeltpersoners forhold, der ikke kan karakteriseres som private, skal kunne undtages efter opsamlingsbestemmelsen. I FOB , der omhandler udlevering af et notat indeholdende en liste med personer, som var bragt pе tale som mulige bestyrelsesmedlemmer i en finansieringsfond, udtalte Folketingets Ombudsmand, at det er forudsat i forarbejderne, at offentlighedslovens (dag ldende) 13, stk. 1, nr. 6, kun finder anvendelse i tilf lde hvor hensynet til enkeltpersoners eller det offentliges interesser g r det klart pеkr vet. I det foreliggende tilf lde havde myndigheden efter hans opfattelse ikke godtgjort, at hensynet til de personer, der var anf rt pе listen, talte sе tungtvejende imod offentligg relse, at det kunne begrunde anvendelse af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 514, er blandt andet anf rt f lgende om fortolkningen af offentlighedslovens 33, nr. 5, i forbindelse med afsnittet om mindre f lsomme oplysninger i relation til offentlighedslovens 30, nr. 1: Som et s rligt eksempel kan n vnes det tilf lde, at der anmodes om aktindsigt i en opkaldsspecifikation vedr rende en ansats arbejdsmobiltelefon. I det omfang myndigheden er i besiddelse af en sеdan specifikation, vil oplysningerne om private opkald kunne undtages fra aktindsigt efter 30, nr. 1. Da myndigheden typisk ikke vil kunne udspecificere arbejdsopkald og private opkald og da der ikke af offentlighedsloven i almindelighed kan antages at f lge en pligt for myndigheden til at pеl gge den ansatte at udspecificere arbejdsopkald og private opkald til brug for behandlingen af aktindsigtsanmodningen mе det antages, at opkaldsspecifikationen vil kunne undtages i sin helhed efter 33, nr. 5. I det omfang opkaldsspecifikationen alene indeholder oplysninger om arbejdsopkald, vil der i et vist omfang kunne v re hjemmel til at undtage oplysningerne efter 33, nr. 5, med henblik pе at beskytte v sentlige hensyn til den interne og politiske beslutningsproces. Delvis adgang til aktindsigt Offentlighedslovens 33 giver ret til at undtage visse oplysninger, i det omfang det er n dvendigt til beskyttelse af de opregnede hensyn, herunder private og offentlige interesser. Bestemmelsen skal ses i sammenh ng med offentlighedslovens 34, hvorefter der er pligt til at give aktindsigt i de resterende oplysninger i et dokument, der ikke er omfattet af beskyttelseshensynene i 30-33, medmindre dette vil medf re en prisgivelse af de hensyn, der er n vnt i 30-33, det resterende indhold giver en klart vildledende information, eller det resterende indhold i dokumentet ikke har et forstеeligt eller sammenh ngende meningsindhold. En forvaltningsmyndighed, der efter en konkret vurdering har undtaget et eller flere dokumenter eller dele heraf fra aktindsigt i medf r af for eksempel 33, nr. 5, skal 9

10 udtrykkeligt underrette den aktindsigtss gende herom. Dette g lder dog ikke, hvis underretningen i sig selv vil afsl re forhold, som er undtaget fra aktindsigt efter bestemmelsen. Statsforvaltningen henviser i vrigt til de specielle bem rkninger til 34 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, og til bet nkning nr. 1510/2009 kapitel 17, afsnit 5.8. Meroffentlighedsprincippet Offentlighedsloven tager som udgangspunkt kun stilling til, om myndighederne er forpligtet til at give aktindsigt. Men offentlighedsloven er en minimumslov. Det betyder, at myndighederne kan udlevere oplysningerne, selvom de ikke skal, medmindre det vil v re i strid med anden lovgivning, herunder reglerne om tavshedspligt og reglerne i persondataloven, jf. offentlighedslovens 14. If lge bestemmelsens ordlyd skal myndighederne overveje sp rgsmеlet om meraktindsigt. Myndighederne er sеledes forpligtede til af egen drift at tage stilling til, om der i det enkelte tilf lde kan meddeles aktindsigt i de undtagne dokumenter eller oplysninger efter meroffentlighedsprincippet. Statsforvaltningen henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, pkt. 4.6 i lovforslagets almindelige bem rkninger, samt til de specielle bem rkninger til 14. I forbindelse med vurderingen af, om der kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, skal der foretages en afvejning af modstеende interesser. Der skal pе den ene side tages hensyn til styrken, svagheden eller frav ret af den aktindsigtss gendes interesse i at fе aktindsigt i de pеg ldende dokumenter eller oplysninger, og pе den anden side styrken af den beskyttelsesinteresse, der ligger bag den pеg ldende undtagelsesbestemmelse og andre lovlige hensyn. Det fremgеr af de specielle bem rkninger til 14 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, at det mе antages, at afvejningen i de tilf lde, hvor der er tale om at undtage oplysninger fra retten til aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i 30-33, i almindelighed vil f re til, at der ikke kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Det skyldes, at de oplysninger, der kan undtages med hjemmel i 30-33, i almindelig vil v re underlagt tavshedspligt efter forvaltningslovens 27. If lge bet nkning om offentlighedsloven s vil myndigheden dog, uanset om en oplysning er omfattet af en tavshedspligtsbestemmelse i forvaltningslovens 27 eller en s rlig tavshedspligtsbestemmelse, kunne give meroffentlighed, hvis den pеg ldende tavshedspligtsbestemmelse varetager hensynet til en interesse, som myndigheden selv kan rеde over, for eksempel hensynet til det offentliges konomiske interesser, jf. 33, nr. 3. I det omfang den n vnte afvejning f rer til, at der ikke kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet skal forvaltningsmyndigheden begrunde afslaget n rmere. Begrundelseskravet kan opfyldes ved, at forvaltningsmyndigheden oplyser, at myndigheden har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, men at afvejningen af pе den ene side hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag den pеg ldende undtagelsesbestemmelse, eller andre lovlige hensyn, og pе den anden side hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt, har f rt til, at myndigheden ikke finder grundlag for at give aktindsigt 10

11 efter meroffentlighedsprincippet. Statsforvaltningen henviser til de specielle bem rkninger til 14 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen. Ret til aktindsigt i aktlister Retten til aktindsigt fremgеr af offentlighedslovens 7. I lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen er f lgende blandt andet anf rt under de specielle bem rkninger til 7, stk. 2: Bestemmelsen i stk. 2, nr. 2, giver som hidtil adgang til aktindsigt i indf rsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedr rende den pеg ldende sags dokumenter (journalindf rslen/aktlisten). Det g lder uanset, om journalen m.v. f res manuelt eller elektronisk. Bestemmelsen indeb rer, at den pеg ldende myndighed m.v. pе eget initiativ og samtidig med sagens vrige dokumenter skal meddele aktindsigt i journalindf rslen (aktlisten). Den aktindsigtss gende har sеledes et selvst ndigt krav pе aktindsigt i journalindf rslen, og afslag herpе kan alene meddeles, hvis den pеg ldende indf rsel indeholder oplysninger, der i sig selv er omfattet af de bestemmelser i loven, der undtager oplysninger fra retten til aktindsigt, jf. lovforslagets 30-35, eller hvis oplysningerne er omfattet af s rlovgivningens undtagelsesbestemmelser. Der g lder dog ikke en ret til aktindsigt i journalindf rslen, hvis aktindsigtsanmodningen angеr en sag, f.eks. en straffesag, der som sеdan er undtaget fra loven, jf. lovforslagets 19, stk. 1. If lge Offentlighedsloven med Kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 201, kan der dog efter omst ndighederne i s rlige tilf lde meddeles afslag pе indsigt i hele aktlisten efter offentlighedslovens 33, nr. 5. Statsforvaltningens vurdering af lovligheden af kommunens afslag af 29. september 2014 pе aktindsigt i oplysninger om byrеdsmedlemmers og offentligt ansattes arbejdsrelaterede og private telefonforbrug mv. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at offentlighedslovens 30, nr. 1, kun giver hjemmel til at undtage oplysninger om private, herunder konomiske forhold, fra aktindsigt. Oplysninger om byrеdsmedlemmers og kommunalt ansattes private telefonforbrug, herunder oplysninger om de pеg ldende personers eventuelle udlandsophold, kan efter en generel betragtning anses som oplysninger om enkeltpersoners private forhold, der er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 30, nr. 1. Statsforvaltningen er sеledes enig i kommunens vurdering af, at oplysninger om byrеdsmedlemmers og offentligt ansattes private telefonopkald og eventuelle private udlandsophold, er omfattet af undtagelsesbestemmelsen i 30, nr. 1, jf. det ovenfor beskrevne. Kommunen oplyser videre, at den telefon, som kommunen stiller til rеdighed for byrеdsmedlemmer og ansatte, for de flestes vedkommende anvendes til bеde private og arbejdsrelaterede opkald. Vi har sеledes lagt til grund, at kommunens telefonfakturaer bеde indeholder oplysninger om private opkald og private udlandsophold og om arbejdsrelaterede telefonopkald. 11

12 Det er Statsforvaltningens opfattelse, at offentlighedslovens 33, nr. 5, giver hjemmel til at undtage telefonfakturaer i deres helhed, i det omfang det ikke er muligt at udskille henholdsvis private og arbejdsrelaterede opkald, jf. Offentlighedsloven med kommentarer, Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 514. Statsforvaltningen er sеledes enig i kommunens vurdering af, at byrеdsmedlemmers og de ansattes telefonfakturaer kunne undtages i deres helhed efter offentlighedslovens 33, nr. 5, idet kommunen har oplyst, at det ikke er muligt at udskille henholdsvis privat og arbejdsrelateret forbrug. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 34, ved at give afslag pе delvis aktindsigt de ovenn vnte telefonfakturaer. Vi har herved lagt v gt pе, at kommunen oplyser, at der reelt ikke er noget indhold tilbage at give aktindsigt i, jf. 34, stk. 3, henset til, at de oplysninger, der vedr rer de pеg ldendes private forbrug, er undtaget fra aktindsigt, og henset til, at det efter det oplyste ikke er muligt at udskille henholdsvis privat og arbejdsrelateret forbrug, hvorfor fakturaerne er undtaget i deres helhed efter 33, nr. 5, jf. ovenfor. Endelig er det Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 14. Statsforvaltningen har herved lagt v gt pе, at kommunen har foretaget en afvejning af pе den ene side de hensyn, der ligger bag undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 33, nr. 5, og pе den anden side den berettiget interesse, som du som journalist mе antages at have i, at anmodningen om aktindsigt i kommunens telefonfakturaer vedr rende byrеdsmedlemmers og ansattes telefonforbrug im dekommes. Statsforvaltningen har endvidere lagt v gt pе, at kommunen har oplyst, at det vil v re i strid med reglerne om tavshedspligt, jf. forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 1, idet det ikke er muligt at udskille oplysninger om privatforbrug fra oplysninger om det arbejdsrelaterede forbrug. Statsforvaltningen bem rker, at Odense Kommune ikke ses at have taget stilling, til i hvilket omfang du har ret til aktindsigt i aktlister for de sager/dokumenter, der er omfattet af aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. 2) Lovligheden af kommunens afslag af 2. oktober 2014 pе aktindsigt i oplysninger om telefonregninger for samtlige byrеdsmedlemmer og kommunalt ansatte med stillinger som kontorchef og derover Hjemmelsgrundlaget: Offentlighedslovens 7, stk. 1 og 2, 30, nr. 1, 33, nr. 5, 34, og 14, stk. 1, herunder s rligt adgangen til at undtage oplysninger om enkeltpersoners private forhold fra aktindsigt, er omtalt ovenfor. Vejledning om muligheden for sagens indbringelse for det kommunale tilsyn F lgende fremgеr af offentlighedslovens 38, stk. 1: 12

13 38 Stk. 1. En afg relse om afslag pе aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt f llesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal v re ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmеde, der er n vnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pеg ldende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i 37, stk. 2. Statsforvaltningens vurdering af lovligheden af kommunens afslag af 2. oktober 2014 pе aktindsigt i oplysninger om telefonregninger for samtlige byrеdsmedlemmer og kommunalt ansatte med stillinger som kontorchef og derover Statsforvaltningen henviser til vores vurdering af kommunens afg relse af 29. september 2014, jf. ovenfor, hvorefter vi vurderer, at kommunen har truffet en lovlig afg relse om afslag pе aktindsigt efter offentlighedslovens 33, nr. 5, 34, stk. 3, og 14. Statsforvaltningen bem rker dog, at kommunen ikke har anf rt en vejledning i sin afg relse af 2. oktober 2014 om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale tilsynsmyndighed, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1. Vi bem rker endvidere, at kommunen ikke ses at have taget stilling, til i hvilket omfang du har ret til aktindsigt i aktlister for de sager/dokumenter, der er omfattet af aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Odense Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort pе i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Line Mussegaard. Christensen 13