Projektkommissorium for den elektroniske genoptræningsplan.

Transkript

1 Afdeling: Kommunesamarbejde Udarbejdet af: Tove Charlotte Nielsen Journal nr.: /07/801 Dato: 21. juni 2007 Telefon: Projektkommissorium for den elektroniske genoptræningsplan. Projektets titel: Projekt elektronisk udveksling af genoptræningsplan mellem sygehus og kommune. Baggrund: I forbindelse med strukturreformen 2007 skal genoptræning af patienter foregå i patientens hjemkommune. Denne genoptræning har indtil videre foregået på sygehuset. Det betyder, at der er behov for at videregive oplysninger fra sygehus til kommune. Der er udarbejdet en bekendtgørelse omkring genoptræning som beskriver indholdet i genoptræningen. Der er krav om, at patienten skal have en genoptræningsplan med hjem i forbindelse med udskrivelse og genoptræningsplanen skal med patientens accept - sendes til kommunen med kopi til egen læge. For at sikre en hurtig og smidig er målet, at kunne kommunikere genoptræningsplanerne elektronisk fra system til system (struktureret/standardiseret). MedCom det danske sundhedsdatanet har udviklet en standard for elektronisk af genoptræningsplaner. MedCom er p.t. ved at igangsætte pilotprojekter til aftestning af standarden. Region Syddanmark deltager i pilotprojektet med to piloter: Odense Universitets Hospital (OUH) og Odense kommune samt Sygehus Fyn (SF) Svendborg Sygehus og Svendborg Kommune. Når standarden er testet og godkendt påbegyndes implementeret i relevante kommunesystemer og sygehussystemer, hvilket forventes at ske over de kommende 2 år. I den mellemliggende periode vil der blive søgt etableret elektronisk af genoptræningsplaner via MedCom standarden den gode korrespondance, som er en tekstbaseret meddelelse (som en slags ). Formål: Projektets formål er, at understøtte Sundhedsaftalerne med kommunerne omkring genoptræning og dermed skabe bedre patientforløb for patienter med genoptræningsbehov. Dette søges realiseret ved at skabe mulighed for elektronisk af genoptræningsplaner, så nødvendig og relevant information om genoptræningsbehov kan flyde hurtigere og bedre mellem sygehus kommune praktiserende læger, og derved skabe bedre beslutningsgrundlag og hurtigere indsats for patientens genoptræning. Resultat: Genoptræningsplan fra sygehus er modtaget i kommunen inden patienten er udskrevet, så patienten oplever et sammenhængende forløb i forbindelse med behandlingen, og samarbejdet mellem primær og sekundær sektor er gjort nemmere og hurtigere for alle parter. Succeskriterier: Elektronisk af genoptræningsplaner er implementeret og anvendes 100% mellem sygehus og kommunernes genoptræningstilbud inden udgangen af At patientforløbene har fået en hurtigere gennemløbstid - tid fra henvisning til modtagelse/opstart på genoptræning er på xx dage. (kvalitetsmål).

2 Risici: Økonomi at der ikke afsættes tilstrækkelige midler til anskaffelse af IT-system med smuligheder til udvikling og implementering af standarden i IT-systemerne til projektgennemførelsen i kommunerne og på sygehusene til anskaffelse af tilstrækkeligt IT-arbejdspladser til brugerne af systemerne Tid I forbindelse med strukturreformen skal der ske mange tilretninger af IT-systemerne både på sygehus og i kommuner, hvilket måske kan betyde, at der ikke afsættes tilstrækkelig tid til at lave de nyudviklinger i IT-systemerne til projektgennemførelsen i kommunerne og på sygehusene til undervisning af brugerne Projektplan: Fase 0 deltage i MedCom s pilottest af GOP-standarden (genoptræningsplanen): Region Syddanmark deltager i MedCom s pilottest af standarden for genoptræningsplanen (GOP) med to piloter. Projektet startes op ultimo februar 2007 og forventes afsluttet i løbet af maj måned. De to pilotprojekter er: Odense Universitets Hospital (OUH) og Odense kommune samt Sygehus Fyn (SF) Svendborg Sygehus og Svendborg Kommune Fase 1 den hurtige: af genoptræningsplaner via den eksisterende MedCom standard den gode korrespondance-meddelelse Denne fase er teknisk set klar de fleste steder og kan succesivt startes op lige så snart der er indgået en aftale med de enkelte kommuner og sygehuse. Fase 2 både-og: af genoptræningsplaner via korrespondance og via den standardiserede MedCom XML-genoptræningsplan mellem de partere der er klar. I takt med at standarden er blevet pilottestet og implementeret i afsender og modtagesystemer vil denne standard blive taget i brug. Fase 3 den rigtige: af genoptræningsplaner via MedCom standarden den gode genoptræningsplan XML standard. Inden udgangen af 2008 forventes standarden implementeret og ibrugtaget i alle relevante ITsystemer i kommunerne og på sygehusene i Region Syddanmark. Projektopstart: Når kommissoriet er godkendt i IT-styregruppen startes projektet op. Det samlede projekt kommer til at involvere rigtig mange parter. For at gøre et forsøg på at sikre en fælles forståelse af projektet, er det planen at indlede med et stort kick off møde for hvert af de 6 sygehusområder, hvor repræsentanter fra sygehusenheden og alle de hertil knyttede kommuner er repræsenteret. Kick off møderne vil blive tilrettelagt i samarbejde med de lokale samordningsfora. Her vil blive fokuseret på formålet, ansvarsplaceringen og organiseringen. Forventes afviklet i løbet af marts-april måned Herefter vil afdelingen for indkalde til 1. tværgående projektgruppemøde med henblik på at få afdækket status på den teknologiske formåen og indgået aftaler for det videre forløb. Samt drøfte nedsættelse af evt. lokal overordnede projektgruppe og lokale arbejdsgrupper. Side 2 af 6

3 Fase 0 MedCom pilot Pilottest af GOP standarden Fase 1 Korrespondance Teknisk og organisatorisk implementering. Overgangsløsning til genoptræningsplaner Gennemført Fase 2 Korrespondance og den gode genoptræningsplan anvendes parallelt i takt med at GOP-standarden bliver implementeret og taget i brug Fase 3 Den gode genoptræningsplan Teknisk og organisatorisk implementeret i de relevante IT-systemer i kommunerne og på sygehusene i regionen Gennemført Leverancer: Hvilke opgaver skal afdelingen for levere? Gennemfører pilottest af MedCom standarden for genoptræning med OUH, Sygehus FYN, Odense Kommune og Svendborg Kommune. Afdække de tekniske muligheder med de enkelte kommuner hvilke systemer ønsker de at kommunikere med? - beskrivelse af status pr. kommune. Afdække de tekniske udfordringer og sveje med de 6 sygehusenheder. - beskrivelse af status pr. sygehusenhed. Være behjælpelig med organisering - etablering af lokale projektgrupper - - en overordnet projektgruppe / styregruppe pr. kommune / pr. sygehus - lokale projektgrupper pr. projekt Genoptræningsplan Opfølgning og evaluering. Side 3 af 6

4 Organisation: Projektet for implementering og udbredelse af standardiseret elektronisk i Region Syddanmark foreslås organiseret således: IT- Styregruppe Overordnet projektkoordination og sekretariat. De 6 Lokale samarbejdsfora Projektgruppe for elektronisk genoptræningsplan Lokal projektgruppe for elektronisk genoptræningsplan Vejle og Give Lokal projektgruppe pr. sygehusområde Lokal projektgruppe for elektronisk genoptræningsplan i Vejle Kommune.. Lokal projektgruppe pr. kommune I alt lokale projektgrupper Beskrivelse af organisationen: Projektet refererer overordnet til styregruppen, som er svarende til Styregruppen for IT til understøttelse af samarbejdet mellem sygehuse, kommunerne og praksis i Region Syddanmark. Desuden refereres til de decentrale samordningsfora, der i henhold til grundaftalerne for sundhedsaftaler er etableret mellem sygehuse, kommuner og praksis omkring hvert af Regionens 6 Sygehusområder. De decentrale samordningsfora er ikke formelt set en del af projektets organisation, men har en koordinerende og opfølgende opgave i relation til den lokale planlægning, driftstilpasning og kvalitetsovervågning af gennemførslen af sundhedsaftalerne herunder opfølgning på den lokale udrulning af elektronisk. De decentrale samordningsfora orienteres af projektkoordinatoren i afd. for kommunesamarbejde om status for projektet generelt og specifikt for det enkelte sygehusområde. Kommunesamarbejde forestår den overordnede projektkoordination og sekretariat og er ansvarlig for arbejdet i Projektgruppen for elektronisk genoptræningsplan projektet, der sammensættes med en repræsentant for hver kommune og hvert sygehusområde (Eksempelvis de lokale projektledere) samt en repræsentant for IT-afdelingen i Region Syddanmark. Fra projektsekretariatet kan hentes støtte og vejledning til projektgennemførelsen. Der oprettes 22+6 lokale projektgrupper som er ansvarlig for den tekniske og organisatoriske implementering af e-en indenfor egen kommune, respektive sygehusområde, under ledelse af de lokale projektledere i Region Syddanmark varetager den overordnede projektkoordineringen af projekterne vedrørende e- mellem sygehus og kommuner i Region Syddanmark. Side 4 af 6

5 Handlings- / aktivitetsplan: Projekt elektronisk udveksling af genoptræningsplaner Aktiviteter/leverancer: Status tidsplan MedCom standard for elektronisk udveksling af genoptræningsplan Pilottest af MedCom genoptræningsplanen - pilot OUH/Svendborg og Odense/Svendborg kommuner Projektbeskrivelse Opstartsmøde Organisering Uddannelse Igangsætning Aftestningsperiode Afslutning Udviklet 2006 MedCom pilot Dorthe Skou L / Bente Falk Pilot Region Syddanmark Tove Charlotte Nielsen Februar juni 2007 Møde med Region Syddanmark s IT-afdeling m.h.p. aftale om forløb og samarbejde Opstartsmøder med kommunerne runde m.h.p. afklaring af valg af sstrategi i kommunen Hvor skal planen lande? Aftale med systemleverandør Programmering / implementering af standarden i modtagesystemet Test godkendelse af standard hos MedCom Anskaffelse af smoduler Organisering af projekter lokal projektstyregruppe Opstartsmøde Uddannelse Igangsætning Afslutning Opstartsmøder med sygehusene runde m.h.p.aftale om sstrategi (med repr. Fra IT-afd. I reg.) Aftale om sveje Aftale med systemleverandører Programmering og impl. Af standarden - udvikling af modul til skrivning af genoptræningsplanen i EPJ status / muligheder? - moduler i EPJ til korrespondance - integration mellem PAS og EPJ? så indlæggelsessvar integreres i EPJ Anskaffelse af computere til relevant personale Test godkendelse hos MedCom Organisering af projektet lokal projektstyregruppe? Opstartsmøde Uddannelse Igangsætning - tidstro registrering Afslutning Snarest 19/ April/maj April/maj Side 5 af 6

6 Tværgående projektgruppe 1. opstartsmøde 14. juni 2007 Indkalde til møde / dagsorden Udsende referat Orientering af Samarbejdsfora og styregruppe vedr. status 2. projektgruppemøde september 2007 Indkalde til møde / dagsorden Udsende referat Orientering af Samarbejdsfora og styregruppe om status 3. projektgruppemøde december 2007 Indkalde til møde / dagsorden Udsende referat Orientering af Samarbejdsfora og styregruppe om status Organisering af de enkelte projekter Nedsættelse af lokale projektgrupper/teams Opstartsmøde for det lokale projekt Opfølgning på projekterne Milepæle Tidsplaner Team e- Kommunerne og sygehusene Primo maj 21. juni 2007 April-juni løbende Inden udgangen af 2008 Side 6 af 6