Bilag C - Beskrivelse af nuværende funktionalitet

Transkript

1 Bilag C - Beskrivelse af nuværende funktionalitet Dette dokument beskriver den funktionalitet i vores nuværende CMS, som vi synes fungerer godt, og som vi fortsat gerne vil kunne gøre brug af. Det betyder ikke, at den beskrevne funktionalitet skal laves : i et nyt CMS, men vi forventer at have lignende muligheder, og at brugeroplevelse for både eksterne og interne brugere som minimum er lige så god. Indhold Beskrivelse af nuværende funktionalitet... Artikelliste... Metadata: Artikellister... Metadata: Artikler... Metadatalogik... 4 Arrangementskalender... 5 Global liste... 5 Lokal liste... 6 Søgning simpelt og avanceret... 7 Visning af indhold fra Dialogportalen... 8 Brugeradministration... 9 Tildeling af roller... 9 Tildeling af brugere... 9 Vores nuværende centrale brugertyper er... 9 Find medarbejder... 0 Kontorlistevisning... 0 Personaliseret adviseringsmail/mit KL... Wizard til artikler... 4 Eksport af brugere... 5

2 Artikelliste (Jf. Kernekrav i Underbilag A ) En central funktionalitet på KL.dk er at pushe rette artikler til de rette artikellister. Vores artikler kan både optræde på specifikke undersider og på tværs af sitet. Vores artikler bliver gjort tilgængelige via artikellister, der består af:. Titel på listen. En række artikler, herunder billeder, dato, artikeltitler og resumé - her er alle undtagen artikeltitler valgfri. Et arkiv, som er valgtfrit Her ses både en artikelliste med og uden billeder, dato og resumé på artiklerne.

3 Metadata: Artikellister Hvilke artikler, der optræder i hvilke artikellister, styrer vi vha. metadata og søgninger vha. søgemaskinen Ankiro. Redaktører tilføjer metadata til den enkelte artikel. Når man opretter artikellister, sætter man metadata, og på baggrund af matchet mellem disse metadata bliver artiklen tilgængelig på forskellige artikellister på KL.dk. (I princippet laves der en søgning, når en artikelliste vises) Der er tre kategorier af metadata: ) Emneord ) Facetter ) Keywords. Metadata: Artikler

4 Metadatalogik Emne eller Emne Og Facet eller Facet Og Keyword og Keyword De tre kategorier af metadata og relationerne imellem dem følger enten en inklusiv eller eksklusiv logik. Denne sortering gør det lettere at kanalisere visning af rette artikler til rette lister. I tilfælde af flere emneord og facetter er de inklusive (dvs. at artikler med emneord x eller y bliver vist). Keywords er eksklusive (dvs. at kun artikler med både keyword x og y bliver vist). Ift. hinanden er de forskellige kategorier af metadata eksklusiv. Selve emneordene, facetterne og keywords ne vedligeholdes i tre excel-filer, der uploades til CMS et (via en webapplikation). 4

5 Arrangementskalender (Jf. Kernekrav i Underbilag A ) Global liste Vi har en xml-integration mellem Conference Manager (online arrangementhåndteringsprogram og vores arrangementskalender. Vi har to typer af arrangementskalendere. En global, der ligger under og lokale lister, som optræder under de forskellige fagområder. ) Arrangementerne på den globale liste sorteres på undersider også i Arrangementstyper: Seminarer og temadage, Møder og netværk, Kurser samt Konferencer og messer. Arrangementstyperne bliver trukket fra Conference Manager. ) I listerne trækkes titel, tilmeldingsfrist og dato for arrangementet fra Conference Manager. 5

6 Lokal liste De lokale arrangementslister er indsat på relevante fagområders undersider. ) Her en liste på Socialområdets forside. ) I listerne trækkes titel, tilmeldingsfrist og dato for arrangementet fra Conference Manager. ) Hvilke arrangementer, der skal optræde i en lokal liste, bestemmes via metadata. Man vælger et metatag til eget arrangement i Conference Manager som stemmer overens med keywordet på arrangementslisten. 6

7 Søgning simpelt og avanceret (Jf. Kernekrav 5 i Underbilag A ) Vores søgning bliver drevet af Ankiro. ) Vi har en simpel søgning tilgængelig i et søgefelt i den statiske topmenu på KL.dk. Søgeresultaterne vises på en søgeside, hvor søgningen let kan filtreres. På søgesiden kan man: ) Sorter efter relevans, dato og alfabetisk. ) Søgeresultaterne kan filtreres efter dato, Indlægstype, fagområde (defineret i metadata: Keywords) og type (defineret i metadata: Facetter) 7

8 Visning af indhold fra Dialogportalen (Jf. Basiskrav 44 i Underbilag A) Det centrale i denne funktionalitet er, at man kan vise indhold fra Dialogportalen på undersider på KL.dk. Vi viser lister med relevante grupper, kommentarer eller emner fra Dialogportalen. ) Liste af relevante grupper på: ) Modul til visning af indhold fra Dialogportalen. ) Man kan vise emner og kommentarer fra en bestemt gruppe vha. Dialoggruppens ClubID. Og man kan vise en bestemt kategori af grupper ud fra den metadata, de er knyttet op på. 4) Ift. grupper kan man sortere imellem åbne, lukkede og offentlige grupper. Selve listen kan man skjule for anonyme brugere (besøg der ikke er logget ind) på KL.dk. 4 8

9 Brugeradministration (Jf. Kernekrav 6 i Underbilag A) Tildeling af roller KL.dk deler brugerregister med Dialogportalen, dvs. at hvis man er oprettet som bruger på det ene site, så er man automatisk også oprettet som bruger på det andet. Derudover er der en integration med KL s Activ directory. Ansatte i KL bliver automatisk oprettet som brugere på KL.dk. ) Roller kan tildeles den enkle bruger Vores nuværende centrale brugertyper er - Forfatter - Redaktør - Forsideredaktør - Godkender - Administrators 9

10 Find medarbejder (Jf. Basiskrav 4 i Underbilag A) Kontorlistevisning Man kan finde medarbejderprofiler på KL.dk i en medarbejdersøgning. Her kan man søge på: ) Fornavn, Efternavn, Stilling og Telefonnummer som er angivet i vores medarbejderdatabase. ) Kontoret (dropdown) ) Arbejdsområde som trækkes fra intranettet, hvor medarbejderen selv skriver det i deres profil. Man kan også få overblik over KL s medarbejdere sorteret og listet på, hvilke kontorer og centre de er tilknyttet. På kontor/ centersiderne er der angivet: ) Navnet på kontoret/centret ) En beskrivelse af kontoret/ centret der hentes fra vores Intranet. ) Hver enkelt medarbejder. Angivet med billede, navn, kontor/centre, e- mailadresse, telefonnummer, der alle trækkes fra AD. 4) Arbejdsområde (som er angivet på intranettet. 4 0

11 Personaliseret adviseringsmail/mit KL (Jf. Kernekrav 4 i Underbilag A) Første side i tilmeldingsflowet På Mit KL kan man tilmelde sig som bruger på siden og tilmelde sig nyhedsbreve og fagsegmenteret adviseringsmails. Når man opretter sig som bruger på KL.dk bliver man også automatisk oprettet som bruger på Dialogportalen. På den første side angiver man: ) Navn, stilling og ansættelsessted (dropdown), , adgangskode (og gentage kode), gagområde (dropdown) ) Når man tilmelder sig får man tilsendt en mail med et godkendelseslink. ) Mailen. Velkomkomstmail med godkendelseslink

12 Anden side i tilmeldingsflowet Godkendelseslinket fører brugeren tilbage til tilmeldingsflowet: ) Den anden fane i flowet, hvor man vælger, hvilke advisering man ønsker. Nyt fra KL -mail Hvilke artikler, der skal med i adviseringsmailen bliver skabt ud fra, hvilke valg man træffer her (det kan ændres senere af brugeren selv). Det styres vha. metadata ligesom artikellisterne. ) Alt efter hvilke adviseringer man vælger, får man en Nyt fra KL -adviseringsmail med nyheder fra de fagområder, man har valgt at følge. Mailen udsendes automatisk dagligt, mailen akkumuleres og sendes kun, hvis der er nyheder inden for eget valgte fagområder. Vi har mulighed for at ændre tidspunktet for udsendingen og kan derved udsætte udsendelsen, når det er nødvendigt.

13 Tredje side i tilmeldingsflowet ) På tredje side i tilmeldingsflowet, vælger man, hvilke redaktionelle nyhedsbreve man ønsker at abonnere på. ) Sidste side i flowet, hvor der er angivet, hvilke adviseringer og nyhedsbreve man har valgt til sit abonnement. Derudover informationer om vilkår og anbefaleringer. ) Links til hhv. Mine oplysninger (egne oplysninger) og Min forside (en oversigt med et feed af nyeste adviseringer og arrangementer). Bekræftelse (sidste side i tilmeldingsflowet)

14 Wizard til artikler (Jf. Kernekrav i Underbilag A) Artikeloprettelse Når man opretter en artikel, starter man i en wizard, hvor forfatteren udfylder grundlæggende informationer. Alle oplysninger kan redigeres senere. 4 ) Overskrift og afpubliseringsdato er obligatoriske. ) Send artikel ud med Mit KL betyder, at artiklen sendes ud med næste adviseringsmailen. Der er som default sat hak i denne boks, som forfatteren kan vælge at slette, hvis artiklen fx først skal sendes ud som advisering senere. ) Der skal angives metadata. Et emneord, en facet og et keyword. 4) Man klikker næste for at komme videre i Wizard en. 5) Ældre funktionalitet, hvor man kan vælge om en artikel skal være offentlig eller bag login. Vi ønsker ikke artikler bag login, så dette trin er unødvendigt. 5 4

15 Eksport af brugere (Jf. Kernekrav 6 i Underbilag A) ) Det er muligt at hente en CSV-fil med alle brugere, deres oplysninger, hvilke nyhedsbreve/ adviseringer de abonnerer på og hvilke grupper de er medlem af i Dialogportalen. En kopi af denne fil kan udleveres ved kontraktindgåelse. 5

16 Ændring af kontaktperson på artikler (Jf. Kernekrav i Underbilag A) Vi bruger denne funktion, når en medarbejder stopper hos os. ) Man angiver initialer for brugeren, hvis artikler man ønsker at ændre. ) Man vælger (i en dropdown) initialer for brugeren, man ønsker skal være forfatter for artiklerne. ) Man klikker på "Ændre kontaktperson" 4) Funktionen giver en status på, hvor mange artikler der bliver ændret. Man klikker gennemfør. 4 6

17 Udtræk af alle artikler og sider (Jf. Kernekrav i Underbilag A) ) Man vælger Indholdssider eller Artikler og arrangementer. ) På fanen Downloads kan man hente xlsx-filer. Filerne er navngivet med datoen, de er skabet. ) I Indholdssider.xlsx er der kolonnerne: Fagområde, Genveje, Sidetitel, Sidetype, Stamlokation, Publiceringsdato, Status, Synlighed, Link, Indholdtype (modultype), Filer (bilag), Kontaktperson (ansvar), Antal artikler (kun for sider/artikellister), Kommentarer, SideId, Sti Et eksempel på filen kan udleveres ved kontraktindgåelse. 4) I Artikler og arrangementer.xlsx er der kolonnerne: Fagområde, Genvej, Sidetitel, Emne (fra metadata), Sidetype, Webkeyword (fra metadata), Publiceringsdato, Status, Synlighed, Link, Facet (fra metadata), Filer (bilag), Kontaktperson (ansvar), Antal Artikler (kun for sider/artikellister), Kommentarer, SideId Et eksempel på filen kan udleveres ved kontraktindgåelse. Indholdssider.xlsx Artikler og arrangementer.xlsx 4 7

18 Masseafpublicering og sletning af sider og artikler (Jf. Kernekrav i Underbilag A) ) Alle sider, artikler og arrangementer har et ID-nummer. Man uploader en liste med ID-numre, når man skal slette flere sider, artikler og arrangementer i samme operation. Bemærk også fanen Logs ) Man laver en simpel txt-fil med de ID-numre, der skal slettes. ) På fanen Logs finder man logs. I en log beskrives, hvilke sider, artikler og arrangementer der er blevet slettet, og om der er andre sider, artikler eller arrangementer, der henviser til den slettende. 8