ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 28. februar 2013 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 21. februar 2013 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Ole Skrald Rasmussen, Flemming Larsen, Palle Nielsen Åben del Sag 8113 Godkendelse af referat Sag 8114 Revisionsprotokol Sag 8115 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning Sag 8116 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8117 Udlejningsforhold Sag 8118 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8119 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8120 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8121 Buddingeparken Sag 8122 Søborgparken afgørelse på regnskabs- og budgettvist Sag 8123 Styringsdialog 2013 Sag 8124 Fjernvarme Sag 8125 Varmeregnskab 2012 for afdelinger med LKV-anlæg Sag 8126 Selskabets beretning Sag 8127 Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2013 Sag 8128 Bowlingturnering Sag 8129 Orientering fra administrationen Sag 8130 Kredsudvalget Sag 8131 Fritidsudvalget Sag 8132 BL-cirkulærer Sag 8133 Eventuelt Sag 8134 Næste møde Sag 8135 Øvrige datoer Lukket del Sag 8136 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8113 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 24. januar 2013 er udsendt den 31. januar Godkendt Revisionsprotokol B-sag Revisionsprotokollatet af 8. december 2011 vedrørende regnskabet for 2010/11, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 23. februar Videre foreligger revisionsprotokollat siderne knyttet til regnskabets afslutning for 2011/12. Der henvises til nærværende dagsordenspunkt Godkendt Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning B-sag Regnskabsmaterialet for selskabet og dets afdelinger for perioden 1. oktober 2011 til 30. september 2012 foreligger til underskrift af bestyrelsen på mødet. Kopi af endeligt regnskab for selskabet 2011/12, spørgeskema 2011/12 samt revisionsprotokol for 2011/12 siderne vedrørende årsregnskabet udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Statsautoriseret revisor Bjarne Ingstrup, Revisionsinstituttet A/S, deltager i mødet under punktets behandling. Afdelingsregnskaberne behandles i januar og februar 2013 på afdelingsmøderne subsidiært afdelingsbestyrelserne (afhængig af, hvilken ordning de enkelte afdelinger har vedtaget). Endelig behandling af selskabets regnskab sker af Repræsentantskabet på mødet den 12. marts

3 I henhold til beslutning på Repræsentantskabsmødet i 1997 er endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber henlagt til bestyrelsen. Det indstilles endvidere, at Organisationsbestyrelsen på mødet godkender og underskriver regnskab for 2011/2012 for følgende afdelinger, da disse ikke har en afdelingsbestyrelse: * 06 Hulegårdsparken * 19 Buddingeparken * 34 Stationsparkens børneinstitution * 38 Kiplingsgaarden * 40 Buddinge Mølle På mødet var der en dialog om spørgeskema note 7 hvor forklaringen herpå fremgår af revisionsprotokollen side 582. Regnskab for 2011/2012 samt revisionsprotokol og spørgeskema for boligorganisationen inkl. regnskab for ovenstående afdelinger blev godkendt og underskrevet De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på mødet den 24. januar 2013 * Annonce vedrørende Åbent Hus arrangement i Buddingeparken den 29. januar Udsendt den 31. januar 2013 * Skrivelse af 31. januar 2013 til afdelingsbestyrelserne vedrørende afdelings- /budgetmøder i april og maj måned Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for januar 2013 er udsendt den 7. februar

4 b. Fælles fleksibel udlejningsaftale i Høje Gladsaxe B-sag Der har været afholdt flere møder omkring en ny udlejningsaftale. Det nyeste udkast til udlejningsaftale udsendtes med dagsordenen til orientering. Der skal være en afklaring af, hvorledes vi forholder os til kommunens udmelding omkring almindelig ventelisteprincip / Gladsaxe Kommunes hæftelse for tomgangsleje. Godkendt med beslutning om at der ikke tildeles boliger via den almindelige venteliste, men at der kun udlejes via fleksibel venteliste og kommunale anvisning 8118 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål B-sag a. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe - Husorden Jf. beslutning om tilretning af Efterskrift skal husordenen for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe tilrettes som følger: Selskabets/afdelingens funktionærer har pligt til at observere og informere over for beboerne om eventuelle overtrædelser af gældende bestemmelser, og såfremt givne informationer siddes overhørig at indberette sagen for selskabet. Afdelingsbestyrelsen har ret til at observere og informere over for beboerne om eventuelle overtrædelser af gældende bestemmelser, og såfremt givne informationer siddes overhøring at indberette sagen for selskabet Det indstilles, at selskabets husorden tilrettes jf. ovenstående. Godkendt. b. Afdeling 15 Kongshvileparken Beboerhåndbog og Vedligeholdelsesregler B-sag Beboerhånd hæfte 3 Forbedringer og ændringer af boligen og hæfte 4 Vedligeholdelsesregler med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 5. februar 2013 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Godkendt med bemærkning om et meget flot materiale. 4

5 8119 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Status på byggesagen er, at alle indvendige arbejde færdige. Der udestod 50 % smedearbejde på altanerne, og derefter manglede der nedtagning af byggeplads, Belægning på P-plads og få andre ting. Entreprenøren har derfor haft mulighed for egenkontrol med efterfølgende mangeludbedring. Arkitekt og ingeniør foretog deres gennemgange den 7. februar 2013, og entreprenøren her derefter mulighed for at foretage mangeludbedring. Afleveringsforretning er planlagt til afholdelse mandag den 25. februar Herefter har entreprenøren til den 28. februar til den sidste mangeludbedring. Indflytning kan foregå fra fredag den 1. marts De kommende beboere har modtaget brev om nøgleoverdragelse m.m. Det må forventes, at der ved indflytning ikke er etableret bærelag og slidlag (asfalt) på P-pladsen. Frem mod indflytning forventes det fortsat at være for koldt til dette arbejde Buddingeparken E-sag Byggesagen forløber fortsat planmæssigt med indflytning 15. april Der blev afholdt et succesfuldt Åbent Hus arrangement den 29. januar 2013 med mange fremmødet og positive tilbagemeldinger. Alle boliger er udlejet. Nu arbejdes der på at optimere afleveringen, således at vi får en optimal og gnidningsfri indflytning. 5

6 8122 Søborgparken afgørelse på regnskabs- og budgettvist E-sag Efter Gladsaxe Kommunes afgørelse på regnskabs- og budgettvist, har der været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen i Søborgparken omkring Ejerforeningen Søborgparken, hvor Gladsaxe Kommunes afgørelse også blev behandlet. Afdelingsbestyrelsen i Søborgparken havde taget afgørelsen til efterretning, men de havde dog enkelte udeståender, som de vil afklare med LLO (Lejernes Landsorganisation). Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende godkendt og underskrevet afdelingens regnskab 2011/ Styringsdialog 2013 E-sag Brev fra Gladsaxe Kommune af den 10. januar 2013 vedrørende invitation til Styringsdialog 2013 udsendtes til bestyrelsen den 17. januar Heraf fremgår det for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe: Aflevering af styringsrapport, ultimo april Afholdelse af møde den 28. maj 2013 Tidsplanen internt i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe vil derfor være følgende: Regnskabet afsluttet 30. september 2012 Indberetning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase, medio marts 2013 Information og gennemgang på repræsentantskabsmødet 12. marts 2013 Oplysningsskemaerne udsendes til afdelingsbestyrelserne, ultimo marts 2013 Tidsfrist for tilbagemelding fra afdelingsbestyrelserne, ultimo april 2013 Aflevering af styringsrapport til kommunen, ultimo april 2013 Afholdelse af møde med kommunen den 28. maj 2013 Som det fremgår af tidsplanen, vil der igen i år ske en inddragelse af afdelingsbestyrelserne i Styringsdialogen, og da der er anden gang, håber vi, at der sker en mere kvalificeret dialog i afdelingsbestyrelserne. 6

7 8124 Fjernvarme E-sag Konvertering til fjernvarme Tinghøjparken, Vadgårdsparkens ungdomsboliger og Buddingeparken har konverteret til fjernvarme og er i drift. Stengårdsparken samt Egeparken 1 og 2 er primo januar 2013 overgået fra LKV til naturgas indtil der kan konverteres til fjernvarme. Stengårdsparken forventes at konvertere til fjernvarme i marts/april 2013, mens Egeparken 1 og 2 indgår i en fremtidig etape under Gladsaxe Fjernvarme. Vi håber, at Egeparken 1 og 2 kan konvertere til fjernvarme i løbet af Lyngparken 1 og 2 samt Mølleparken 1 og 2 konverterer fra LKV til fjernvarme med udgangen af februar Afvikling af samarbejde med E.ON Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe engagement med energiselskabet E.ON afslutter jf. ovennævnte med udgangen af februar Herefter henstår en afklaring med E.ON vedr. følgende: Boligselskabets anke vedr. generelt høje energipriser for varmen leveret af E.ON E.ONs krav om slutafregning Fjernelse af LKV-anlæg Retablering efter fjernelse af LKV-anlæg 8125 Varmeregnskab 2012 for afdelinger med LKV-anlæg E-sag Med henvisning til beslutning og orientering på Organisationsbestyrelsens møder i december 2012 og januar 2013, er status på afdelingsbestyrelserne tilbagemelding på Organisationsbestyrelsens beslutning om afvikling af varmeregnskab 2012 følgende: 6 ud af 7 boligafdelinger med LKV-anlæg har for varmeregnskab 2012 skriftligt tilkendegivet, at de accepterer, at varmeregnskab udarbejdes jf. indstillingerne i vores brev af 3. januar 2013 til afdelingsbestyrelserne. Den syvende boligafdeling har afgivet positiv tilkendegivelse pr. mail fra formanden, og vi har efterfølgende anmodet om skriftlig tilkendegivelse fra afdelingsbestyrelsen i en rapport. 7

8 8126 Selskabets beretning E-sag En samlet beretning blev forelagt på mødet Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2013 E-sag I henhold til tidligere aftale på bestyrelsens møde den 25. oktober 2012, sag nr. 8031, er det aftalt, at der afholdes ekstraordinært møde (formøde) samme dag kl i mødelokalet på administrationens kontor. Efter mødet deltages der i den fælles spisning fra kl til kl på Marielyst Skole i aulaen inden Repræsentantskabsmødet starter kl Der er indgået aftale med Vestegnens Politi omkring indlæg omkring tyveri- /tryghedssikring. Herudover vil der være en kort orientering om de praktiske gaver til repræsentantskabsmedlemmerne til brug for afdelingsbestyrelsesarbejdet Bowlingturnering B-sag Ejendomsfunktionærernes Klub har ved brev af 8. februar 2013 ansøgt om et tilskud på kr. til afholdelse bowlingturnering, der afholdes den 15. marts 2013 i Gladsaxe Bowlinghal. Kopi af ansøgning udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Godkendt. 8

9 8129 Orientering fra administrationen O-sag a. Virksomhedsnævnet Virksomhedsnævnet har afholdt møde den 15. januar Referat herfra udsendtes med dagsordenen til orientering. b. Medarbejderseminar den 17. april 2013 Invitation til medarbejderseminar 2013 er udsendt til samtlige medarbejder den 1. februar Kopi heraf udsendtes med dagsordenen til orientering. c. Samarbejde med Danske Bank Som det er de fleste bekendt, har der i den sidste tid været en del omtale af Danske Bank og deres gebyrpolitik. Der henvises herudover til kronik fra Politiken (udsendtes med dagsordenen), hvor andre beboerdemokrater udtrykker deres mening omkring Danske Bank. Der ønskes en dialog omkring hvorledes Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe skal forholde sig til dette, da Danske Bank er vores hovedbankforbindelse. Det blev aftalt, at administrationen undersøger markedet og fremkommer med en benchmarking af vores bankforbindelse herunder muligheder samt fordele og ulemper Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 13. december Referat herfra er udsendt den 7. februar Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 20. marts

10 8131 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 28. januar Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste møde i udvalget afholdes den 28. februar b. Ansøgning fra Torveparken afdeling 22 - om tilskud til anlæggelse af udendørs fitnessredskaber B-sag Torveparkens legepladsudvalg har ved ansøgning af 31. oktober 2012 (udsendtes med dagsordenen) søgt om midler til anlæggelse af udendørs fitnessredskaber. Fritidsudvalget har på mødet den 28. januar 2013 behandlet ansøgningen. Der kan ikke gives støtte til et projekt af dette omfang. Projekter af denne art er anlægsomkostning, der skal finansieres af afdelingen, og Fritidsudvalget anbefaler, at afdelingen søger midler fra Gladsaxe Kommune eller Realdania-kampagnen Det gode boligliv. Indstillingen fulgtes BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 1 af den 2. januar 2013 vedrørende Oversigt over udsendte BL informerer i 2012 * BL informerer nr. 2 af den 9. januar 2013 vedrørende Maksimumbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr * BL informerer nr. 3 af den 9. januar 2013 vedrørende Ungdomsboligbidrag i 2012 og 2013 * BL informerer nr. 4 af den 18. januar 2013 vedrørende TV-overvågning - Databeskyttelsesdag den 28. januar 2013 og ny vejledning for almene boligorganisationer * BL informerer nr. 5 af den 22. januar 2013 vedrørende Snart sidste frist for deltagelse i Bedste boligorganisation på nettet 2013 * BL informerer nr. 6 af den 22. januar 2013 vedrørende Nye regler om ajourføringsgebyrer træder i kraft 23. januar 2013 påmindelse før sletning 10

11 * BL informerer nr. 7 af 23. januar 2013 vedrørende Ændring af reglerne om præmie. Løntilskud m.m. * BL informerer nr. 8 af den 1. februar 2013 vedrørende Ny pjece om Boligstøtten 2013 * BL informerer nr. 9 af den 5. februar 2013 vedrørende Råderetsbeløb, beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklage-nævnsgebyr regulering af satserne 8133 Eventuelt O-sag Der blev givet en kort orientering om situationen i Høje Gladsaxe Næste møder O-sag a. Ekstraordinært bestyrelsesmøde Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes den 12. marts 2013 kl b. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 21. marts

12 8135 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 21. februar 2013 er udsendt den 14. februar * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 21. februar 2013 udsendes den 28. februar 2013 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 7. marts * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 8. marts

13 Lukket del 8136 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 13

14 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x 14