Kollegieboligselskabet. Referat fra bestyrelsesmødet onsdag den 31. august kl på Hinderupgaard, Niels Bohrs Allé 21, 5230 Odense M.

Transkript

1 Kollegieboligselskabet Referat fra bestyrelsesmødet onsdag den 31. august kl på Hinderupgaard, Niels Bohrs Allé 21, 5230 Odense M. Dagsorden: 1. Protokol 2. Revisionsprotokol 3. Meddelelser fra formanden/bestyrelsen 4. Meddelelser fra administrationen 5. Boligsamarbejdet Odense 6. Økonomi 7. Generel husorden 8. Budgetter Byggeri Cortex Park 10. Næste møde 11. Eventuelt Formand: Per Andersen Næstformand: Jan Lynge Pedersen Medlemmer: Kenneth Nielsen (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) Mathias Mathiasen (beboervalgt, Tornbjergkollegiet) Paul-Stefan Harder (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) Kenneth Laustsen (beboervalgt, J. B. Winsløwkollegiet) Arne Thodsen (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) Sonny Søgaard (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) - fravær Lars Høst-Madsen (udpeget af uddannelsesinstitutionerne) 1. Protokol Referat fra mødet den 13. april blev underskrevet Referat er offentliggjort på webside, jfr. praksis herfor. 2. revisionsprotokol Revisionsprotokol blev gennemgået på bestyrelsesmødet den 13. april og blev udleveret i forbindelse med repræsentantskabsmødet. Der er ikke kommet yderligere siden. 3. Meddelelser fra formanden/bestyrelsen Bestyrelsesmedlem Casper Spur har opsagt lejemål og er ikke beboer i KBS regi. På den baggrund er han udtrådt af bestyrelsen og suppleant Arne Thodsen er indtrådt.

2 PCA orienterede kort om det afholdte styringsdialogmøde med Odense Kommune. Et positivt møde med fokus på de emner, vi har anført i de indberettede rapporter. Herunder fokus på energi og CO2, udviklingen i Odense Vest (Rasmus Raskkollegiet mm), samarbejdet om udvekslingsstuderende, vores ambition om én fælles opnotering i Odense mm. Vi fik positiv anerkendelse for de indberettede rapporter. 4. Meddelelser fra administrationen. Meddelelser fra direktør Peter Kjærsgaard Samarbejdsaftaler om udvekslingsstuderende Der er indgået nye aftaler om ca. 244 udvekslingsstuderende til indflytning omkring studiestart 1. september. Det er på niveau med tidligere år. Der er p.t. registreret 294 lejemål med udvekslingsstuderende/degreestuderende. Aftalerne er primært indgået med SDU, Tietgenskolen og UCL. Der er hovedsagelig tale om aftaler om mærkede værelser (møblerede værelser og aftale gældende indtil ). Bankforbindelser Administrationen orienterede om overvejelser i.f.m. bankforretninger Overenskomster Boligselskabernes Landsforening forhandler overenskomst med HK m.fl. Overenskomsten er udløbet med udgangen af marts i år. Der har ikke endnu kunnet opnås enighed om vilkår for ny overenskomst. Udlejningssituationen Vi betragter situationen p.t. som fuldt udlejet. Der er pr. 30. aug. registreret 9 opsigelser frem i tid, således: Ved udsendelse af dagsorden er der ca. 129 ansøgere som opfylder betingelserne for at komme under tag-over-hovedet-garantien Meddelelser fra Teknisk chef Ib Christensen Oversigt over afsluttede og igangværende arbejder er vedlagt som bilag 1. IC oplyste, at besøg fra Arbejdstilsynet var uden problemer og har resulteret i en grøn smiley. Vi har udbudt opgaven med udskiftning af varmemålere til elektroniske fjernaflæselige målere og den tilhørende drift mm heraf og afventer tilbud fra leverandører. Det er et led i den løbende digitalisering af arbejdsrutiner. 5. Boligsamarbejdet i Odense Boligsamarbejdet i Odense har nu besluttet at etablere et fælles sekretariat med støtte fra Landsbyggefonden. Der er annonceret efter sekretariatsleder. der forventes ansættelse og opstart ultimo år 2012.

3 Tilskud fra LBF dækker ikke hele driften. Boligforeningerne skal bidrage med midler i forhold til antal boliger i administration (egne). Et skøn for KBS vil være kr årligt. Vi har tilsluttet os boligsamarbejdet, byaftalen og handlingsplanerne aftalt med kommunen og må bidrage på lige fod. Boligforeningen Kristiansdal meddelte, at de ikke ønskede at deltage i den del af boligsamarbejdet. Der var møde den 29. august i boligsamarbejdet (beboerdemokratiet). KBS ønskede under mødets punkt 6 at orientere om visioner og muligheder i modernisering af portalen og åbne op for dialogen om en fælles anvisning af ungdomsboliger. Forsamlingen ønskede ikke at høre om mulighederne eller se den udarbejdede powerpoint præsentation. 6. Økonomi Budgetopfølgningen for afdelingerne blev kort gennemgået og gav ikke anledning til bemærkninger, bilag 4. Budgetopfølgning for 1. halvår for boligorganisationen forelå ikke i sædvanlig form. Men ville blive eftersendt. Budgetopfølgning pr er derfor vedlagt til orientering som bilag Generel husorden Vi ønsker at indføre en generel husorden enslydende for alle afdelinger. Oplæg var udsendt med indkaldelsen. Husordenens indhold fastlægges og vedtages af repræsentantskabet. Bestyrelsen tilsluttede sig ønsket om general husorden. 8. Budgetter år 2012 Kollegieboligselskabet Kollegieboligselskabets budget er vedlagt som bilag 3. Administrationsbidraget foreslås uændret på. kr pr. lejemålsenhed. Administrationshonoraret er over en 7-årig periode steget med 1 % (altså 1/100-del) Lønudgifter er budgetteret med uændret personalestab, men reguleret overenskomstmæssigt. Der er lidt besparelse på kontorhold, som følge af tiltag indenfor IT. Der er budgetteret med nedlukning af afd. 5 teknisk Kollegium efter 1. halvår (intet adm. honorar). Der er medregnet 3 måneder med drift af Cortex Park. Og der er forsøgt taget højde for flytning af kontor (husleje, belåning mm). Der er budgetteret et mindre beløb til byggesagshonorar fra nyt byggeri. Sideaktiviteter er budgetteret som nettoindtægt efter moms. Afdelingerne Ændringer i afdelingernes budgetter ses i nedenstående tabel. Der er ved udsendelse af denne dagsorden afholdt budgetmøder med Pjentedam, Bredstedgade og Hans Tausenkollegiet, som indstiller budget til vedtagelse på beboermødet i september. Afdelinger med fælles forbrug af el, vand eller varme er budgetteret ud fra forventet forbrug til forventet 2012 pris. På Rasmus Rask og Tornbjerg forsøger vi vedtaget budget uden varme, da posten overgår til særskilt regnskab.

4 Budget 2012 afd. navn husleje ændring % kr. 2 RRK 3, JBW 2, TK BRED 1, CN 2, PJED 3, ÅLØKKE HT 1, LINDE 2, SLOT 0, BLANG 3, TORN 4, Generelt er der tale omstigninger indenfor følgende konti energi (el, vand og varme) vedligeholdelse konto 115 og henlæggelse samme konto 120 afvikling underskud tidligere år Bestyrelsen tiltrådte budgetter for år Byggeri Cortex Park På baggrund af afholdte licitationer var Skema B indgivet med sum på kr Kommunal godkendelse forelå den Oversigt over entrepriser og summer blev forelagt bestyrelsen. 10. Næste møde Møde Ugedag Dato Tidspunkt Bestyrelsesmøde onsdag 26. oktober 17 Bestyrelsesmøde/julefr. torsdag 15. december Evt. Ingen drøftelser Peter Kjærsgaard

5 Bestyrelsens underskrift: Referat fra bestyrelsesmøde den Odense den / / Per Andersen Jan Pedersen Arne Thodsen Sonny Søgaard Kenneth Nielsen Kenneth Laustsen Mathias Mathiasen Paul-Stefan Harder Lars Høst Madsen